“Này, anh có rảnh phút nào không?”

Chắc hẳn bạn đã nghe câu hỏi dường như ngây thơ vô tội này phải đến vài lần một ngày. Thi thoảng bạn vui vẻ đón nhận điều này, nhưng khi sự ưu ái của bạn dành cho những sở thích vượt quá các nguyên tắc chung, thì thời gian biểu của bạn sẽ kín đặc.

Tất nhiên, hầu hết các tập đoàn coi “khả năng cộng tác với đồng nghiệp” là một yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên. Vì vậy, mọi người cố gắng trở nên hòa đồng, cởi mở
− điều này nhìn chung tương đối dễ dàng vì họ thấy vui vẻ với đồng nghiệp của mình và thích được là một mắt xích trong quy trình công việc.

Một khi bạn thiết lập một mô hình sẵn sàng cho những gián đoạn ngẫu nhiên, bạn sẽ mất khả năng kiểm soát một ngày của mình. Mọi người cũng nhận ra rằng những người “có-một-phút” dường như về nhà đúng giờ, trong khi “vị chủ nhà sốt sắng” chia sẻ sự thông cảm với nhóm lại làm việc suốt đêm.

Có hai điều bạn biết chắc chắn:

1. Những cuộc viếng thăm bất ngờ luôn kéo dài hơn một phút. Thực tế là những nghiên cứu của Alec Mackenzie trong ấn bản trước của Kiểm soát thời gian – Chu toàn mọi việc thì trung bình mỗi lần xuất hiện bất ngờ ấy sẽ kéo dài mười phút, và dĩ nhiên là thực tế ấy hiện nay cũng không hề khá khẩm hơn.

2. Cứ với mỗi phút bạn cho phép ai đó gián đoạn công việc của mình, bạn sẽ cần đến bốn phút để lấy lại được sự tập trung. Khi chấp nhận hai phút gián đoạn bạn có thể cần đến tám phút để quay trở lại làm việc, cho dù bạn đã đánh dấu vào chỗ đang làm

dở đó.

TẬP TRUNG VÀO CÔNG VIỆC

Nếu ai đó gián đoạn công việc của bạn, hãy dành thời gian để chuẩn bị cho sự quay lại của bạn. Nói với người đó: “Đợi tôi một giây và tôi sẽ trở lại ngay với bạn.”

Sau đó làm những gì cần thiết. Hoàn thành câu của bạn, thêm một cột số, tóm tắt lại cuộc điện thoại, hoặc ghi việc vào những tờ giấy nhớ. Sau đó chào đón vị khách với một nụ cười.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Bart Denison, Giám đốc điều hành của một công ty sản xuất phần mềm lớn, quản lý vấn đề dân chủ như thế này:

Tôi thích sử dụng Outlook với danh sách các việc cần làm và lịch nhằm quản lý thời gian đối với từng nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp mọi người nhìn thấy tôi đang làm việc và sẽ không làm phiền. Nó cũng giúp tôi tập trung để hướng tới các kết quả.

Nếu bị làm phiền, tôi sẽ cố gắng kết thúc dòng suy nghĩ hay ý tưởng của mình trước khi nhận ra sự gián đoạn. Tôi có thể tạo một chú thích về những bước tiếp theo để bắt kịp được những việc tôi đang làm dở.

Thời gian của ai quan trọng hơn?

Một vị khách xuất hiện bất ngờ mâu thuẫn với những mối ưu tiên của bạn. Hãy xem xét một số ví dụ điển hình:

2h45 chiều. Bạn đang chuẩn bị những thông tin cuối cùng cho một buổi thuyết trình sẽ diễn ra trong mười lăm phút nữa. Một vị quản lý đồng cấp nghiêng đầu và hỏi, “Anh có rảnh một phút không?”

Cho dù bộ dạng của bạn nói lên rằng, “Không phải bây giờ”, anh ta vẫn chăm chăm

nhìn bạn vì anh ta cần đưa ra quyết định cho một vấn đề vào lúc 4h, và anh ấy biết rằng bạn sẽ không quay lại cho đến lúc đó. Bạn cảm thấy hơi khó chịu vì rõ là anh chàng này đợi đến những phút cuối cùng để hỏi hết thứ này đến thứ khác. Nhưng bạn vẫn mềm mỏng nói: “Thôi được, nhanh lên. Tôi không thể muộn cuộc họp được.”

Khi anh ấy đưa ra các vấn đề với bạn, một vài thứ trở nên rõ ràng:

• Đây là vấn đề ưu tiên thấp hơn.

• Nó không khẩn cấp.

• Anh ấy có thể hỏi nó từ vài ngày trước.

• Anh ấy có thể tự quyết.

Nhưng bây giờ, để không làm mất lòng ai, bạn bắt đầu đưa ra một vài lựa chọn nhanh chóng trong khi cầm lấy tập tài liệu, điện thoại, điều khiển từ xa và máy tính xách tay của mình. Bạn nói rằng anh ấy nên tự quyết, hoặc đợi cho đến khi bạn có thời gian cho một cuộc thảo luận thích hợp. Bạn vội vã với cuộc họp của mình, cố gắng lấy lại sự tập trung của bạn vào những người đang ngồi đợi trong phòng hội thảo.

Năm cách để quản lý sự gián đoạn

1. Nếu ai đó đề nghị bạn “một phút thôi”, hãy học cách nói: “Tôi sẽ dành cho anh năm phút nếu chúng ta có thể trao đổi trong vòng đúng năm phút. Nếu không, hãy để sau đi, trừ khi anh có thể tự giải quyết nó.”

2. Nếu họ đề nghị trao đổi ngay, bạn phải sẵn sàng dành ra năm phút. Sau đó nói: “Thôi nào. Hết giờ rồi. Tôi phải đi ngay bây giờ.”

3. Trước khi tham gia bất cứ cuộc trò chuyện nào, bạn cần nói “không” một cách rõ ràng: “Nếu biết trước việc này, tôi đã lên kế hoạch trao đổi với anh rồi. Nhưng bây giờ thì tôi không có thời gian. Xin lỗi, tôi phải đi rồi!”

4. Bạn có thể nói: “Tôi cần hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên này trước đã. Chúng ta gặp nhau sau được không?”. Sau đó bạn hãy nói rõ đó là lúc nào.

5. Với một nhân viên cấp dưới hoặc một người đồng cấp, bạn có thể nói: “Chúng ta có thể nói chuyện khi tôi quay lại vào lúc 4 rưỡi. Anh hãy chịu trách nhiệm dàn xếp việc trì hoãn với nhà thầu chứ đừng đẩy nó sang tôi.”

Bạn lo lắng mất lòng đồng nghiệp?

Nếu bạn không dám bỏ mặc những người bất ngờ tìm đến bạn để giúp họ đưa ra quyết định vì bạn nhìn thấy trước những rủi ro đối với dự án hoặc công ty của mình, bạn có thể vẫn phải trao đổi với họ, thậm chí dưới sức ép về thời gian.

CẢNH BÁO: Một khi bạn thắc mắc không hiểu người làm phiền bạn đang nghĩ gì − bạn đã bị mắc bẫy. Tùy thuộc vào những gì bạn khám phá ra, bạn có thể áp dụng một trong bốn hướng giải quyết khả thi, đều sẽ liên quan đến một vài điều gây phiền toái cho bạn:

1. Đối phó với vấn đề này. Nếu đó là “vấn đề cần giải quyết nhanh” hoặc thực sự cấp bách, bạn đã đúng khi giải quyết nó ngay. Thông thường bạn có thể dành ra một khoảng gián đoạn ngắn để giải quyết vấn đề, chỉ dẫn trực tiếp và định hướng sự tự quyết trong những lần sau.

2. Hướng dẫn “vị khách của bạn” tìm kiếm đúng nguồn tham khảo.

3. Hoãn lại vấn đề lại bằng cách bố trí cuộc gặp vào thời gian khác. Sau đó, bạn có thể đưa ra một vài chỉ bảo, hướng dẫn.

4. Phân công người làm phiền bạn tìm kiếm giải pháp và sau đó hỏi lại ý kiến của bạn sau.

Trong cả bốn tình huống trên, quyết định của bạn thể hiện rằng: lòng tự trọng giữ vai trò độc tôn.

Thiết lập các ranh giới

Bây giờ hãy quan tâm tới những lời nói có thể bảo vệ những ranh giới của bạn mà không ảnh hưởng đến các mối quan hệ. Hãy xem xét các kịch bản sau:

Kịch bản 1: Giải quyết nhanh vấn đề (và dạy một kỹ năng):

Nhân viên cấp dưới bất ngờ xuất hiện: “À, sếp ơi, tôi vừa nhận ra rằng chiều nay là hạn chót cho lựa chọn giảm giá. Xin lỗi, tôi đã phải gạt nó sang một bên vì tôi không chắc làm thế nào để…”

Bạn: “Nhanh lên nào, hãy ngồi xuống và chúng ta sẽ xem xét các con số. Chúng ta cần áp dụng chính sách giảm giá. Để tôi chỉ cho anh xem.” (Bạn chỉ vào những mặt hàng được xét đến.)

Nhân viên cấp dưới bất ngờ xuất hiện: “Ồ, tôi hiểu rồi. Chúng ta phải tính toán cả mức thừa cũng như lượng hàng tồn kho để đạt được mức tổng đó… Sau đó, thực hiện giảm giá.”

Bạn: “Đúng vậy. Nhớ chú ý điều đó để lần sau anh có thể chủ động xử lý. Và đồng thời hãy gửi bản kế hoạch ngay bây giờ, trước hạn chót.

Kịch bản 2: Sử dụng bản giới thiệu khái quát

Người đồng cấp bất ngờ xuất hiện: “Này anh, công ty đã đưa ra giá cuối cùng cho thiết bị đó chưa nhỉ?”

Bạn: “Có rồi đấy, nếu truy cập vào trang web dự án, anh sẽ nhìn thấy giá mới.”

Người đồng cấp bất ngờ xuất hiện: “Được rồi, tôi sẽ xem. Cảm ơn nhé!”

Bạn quay trở lại với công việc.

Kịch bản 3: Trì hoãn

Đồng nghiệp bất ngờ xuất hiện: “Cậu có rảnh một phút không?”

Bạn: “Chào, có chuyện gì thế?”

Đồng nghiệp bất ngờ xuất hiện: “À, tôi không thể giải quyết được trường hợp của Petro D. Trước đây cậu đã gặp tình huống nào thế này chưa?”

Bạn: “Rồi, Judge Winstom hay Ninth Circuit ấy.”

Đồng nghiệp bất ngờ xuất hiện: “Cậu có thể nói cụ thể cho tôi biết được không?”

Bạn: “Dĩ nhiên rồi. Tôi có một vài ý tưởng dành cho cậu. Nhưng không phải bây giờ. Tôi phải làm một số việc trước đã. Hẹn cậu 10 giờ sáng mai nhé? Hãy hỏi luật sư của cậu về tài liệu. Nhớ nghiên cứu chúng trước để chúng ta có thể đưa ra quyết định chính xác nhé?”

Với đồng nghiệp, bạn không cần thiết phải xin lỗi vì sự trì hoãn của mình và hoàn toàn bình thường khi bạn yêu cầu họ nghiên cứu trước vấn đề.

Kịch bản 4: Phân công một vài bước tiếp theo để thực hiện nhiệm vụ

Người đồng cấp bất ngờ xuất hiện: “Anh có rảnh một phút không?”

Bạn: “Thực sự tôi đang rất bận. Anh cần gì?”

Người đồng cấp: “Tôi có vài thắc mắc về báo cáo của kiến trúc sư nhưng cô ấy đi công tác suốt tuần.”

Bạn: “Và…?”

Người đồng cấp: “Trong khi chúng ta hẹn ngân hàng vào thứ Sáu.”

Bạn: “À, nhưng lúc này tôi đang làm dở một số việc. Thế anh đã biết ai là người chịu trách nhiệm phần việc của kiến trúc sư đó trong thời gian cô ấy vắng mặt chưa? Anh có thể hỏi Art Macklin. Anh ấy cũng tham gia các cuộc thảo luận và biết những người

ở ngân hàng. Tôi sẽ tìm anh nếu nghĩ ra điều gì khác. Trong lúc đó, anh có thể đưa ra vài hướng giải quyết.”

Nếu bạn phải giám sát những người mới đến, bạn cần giúp đỡ, hỗ trợ họ trong khoảng thời gian thử thách của họ để họ có thể bắt kịp với công việc. Nhưng với những nhân viên nhiều kinh nghiệm hơn, bạn nên yêu cầu họ tự thực hiện những công việc đơn giản. Một khi những người mới có được một vài kinh nghiệm, bạn có thể giúp họ đạt được những điều hơn thế bằng những câu hỏi như:

• Anh/chị đã hỏi ai về điều này?

• Anh/chị có câu trả lời nào khác?

• Tại sao không nghĩ ra một giải pháp thích hợp nào đó và đề xuất với tôi vào sáng mai?

Kiểm soát và điều chỉnh những việc dang dở

Tiếp theo là tình huống khi bạn rất muốn giúp đỡ nhưng lại không phải là người có thể giúp đỡ được.

Đã chiều muộn, và bạn phải “cày” một đống việc đến hạn chót trong khi Marianne, nhân viên copywriter (người viết lời quảng cáo) của phòng Quan hệ công chúng, xuất hiện ở cửa:

Marianne: “Sếp có rảnh một lát không ạ?”

Bạn: “Nhanh thì được. Có chuyện gì thế?”

Marianne: “Anh đã gợi ý cho tôi nên thu thập thông tin về ngân sách hội đồng thành phố trước khi viết thông cáo báo chí này. Tôi thấy những con số này thật khó hiểu.”

Bạn: “Hãy nói về nó trong mười lăm phút sáng mai nhé!”

Marianne: “Tôi cho là chuyện này cần nhiều thời gian hơn thế.”

Bạn: “Thế thì đúng là vấn đề đấy. Hãy nhớ rằng: các dữ liệu về ngân sách chỉ nên đưa vào phần cuối của bản thông cáo. Vì vậy hãy làm nổi bật nội dung của nó, phân tích dữ liệu ngân sách với nhóm tài chính để từ đó làm sáng tỏ các dự thảo trong vòng mười lăm phút. Được chứ?”

Trong tình huống này, nếu bạn là sếp của cô ấy nhưng không phải là một chuyên gia tài chính, Marianne có thể biết được mình nên hỏi những đồng nghiệp nào hoặc cô ấy nên tìm kiếm lời khuyên hay những chỉ dẫn từ ai trước khi cô ấy đến gặp bạn vào ngày hôm sau.

Xem xét lại sự lạc quan của bạn

Đôi khi, một nhiệm vụ tưởng chừng như một điệu nhảy hóa ra lại không phải thế. Nếu sau một vài phút, bạn thấy ảnh hưởng đến thời gian của mình, bạn có thể nói với cấp dưới: “Stephanie, thứ lỗi cho tôi. Tôi đã tưởng tìm ra giải pháp cho vấn đề này thật dễ dàng. Nhưng nó thực sự mất nhiều thời gian. Tôi cần phải hoàn thành một việc trước 10 giờ, nên chị có thấy phiền không nếu hoãn cuộc trao đổi của chúng ta lại? Thành thực mà nói giờ tôi không còn thời gian nữa.”

Stephanie có thể cảm thấy thất vọng − nhưng bây giờ cô ấy sẽ nỗ lực hơn để kiếm tìm giải pháp thực tế, do đó những buổi gặp sau của bạn trở nên hiệu quả hơn. Vấn đề là cô ấy phải thôi thúc nó.

Bạn cần chỉ cho cấp dưới rằng họ phải chuẩn bị thật tốt, nhằm tốn ít thời gian hơn cho những phê duyệt của cấp trên. Vị sếp tiếp theo của cô ấy có thể sẽ gặp nhiều khó khăn hơn bạn.

TẠO LẬP SỰ NHẠY BÉN ĐỂ GIẢM THIỂU NHỮNG CUỘC GẶP TÙY TIỆN

Bạn hãy tham khảo tình huống dưới đây để nhận thấy những điều một nhóm có thể học được thông qua việc chú ý tới các thói quen.

Sau buổi hội thảo về quản lý thời gian với Alec Mackenzie, một quản lý bệnh viện và nhóm làm việc hàng đầu của ông đã có thêm hiểu biết về thói quen của họ khi họ thực hiện một Nhật ký thời gian trong một tuần. Họ khám phá ra rằng mình đã lãng phí gần hai tiếng đồng hồ mỗi ngày vào những cuộc trò chuyện bên lề. Họ đã cùng làm việc quá lâu và rất khó để nhận ra những thói quen về những gián đoạn ngẫu nhiên với từng người, bất cứ khi nào một ý tưởng mới hay một câu hỏi xuất hiện.

Ngạc nhiên về những điều phát hiện ra, họ quyết định thay đổi toàn bộ “sự cởi mở” thành “khả năng bị ảnh hưởng”. Họ không có ý định giảm thời lượng mà là sự ngẫu nhiên của những cuộc trò chuyện. Vì vậy, mỗi người bắt đầu ghi nhớ các câu hỏi không cấp bách, và biến nó thành một vài cuộc gặp ngắn hơn mỗi ngày.

Trong vòng hai tuần, công cuộc “ghi chép thời gian” cho thấy số lần nói chuyện của họ đã giảm xuống còn 30 phút mỗi ngày, và với nội dung phong phú hơn rất nhiều.

Tiếp theo, họ đồng ý cho phép mỗi người có những khoảng thời gian “đóng cửa” khi họ có thể thực hiện những công việc ưu tiên mà không bị làm phiền. Họ sớm quản lý được hơn 50% các vấn đề và sẵn sàng cho các quyết định.

Sau đó các đơn vị và phòng ban nhận ra rằng họ đã có được các yêu cầu và những câu trả lời nhanh chóng hơn vì ban điều hành đã cấm những cuộc trò chuyện “vu vơ”.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc đồ họa để báo hiệu sự kết thúc

Nếu một người đến thăm bạn vì một lý do xác đáng, hãy bớt thời gian trò chuyện với họ. Bạn có thể đứng dậy như một dấu hiệu báo “đã hết thời gian trao đổi”. Hoặc bắt đầu chuyển từ một tư thế dễ chịu sang tư thế bồn chồn, lóng ngóng khi đứng dậy và nói: “Bây giờ hãy nói về phần cuối cùng trước khi bạn đi”, hoặc “Cảm ơn vì đã cho tôi biết điều đó. Tôi sẽ xem xét nó, nhưng bây giờ tôi cần…”

Nếu vị khách làm gián đoạn bạn vẫn khăng khăng với mẩu chuyện khác, bạn có thể nói: “Tôi rất muốn nghe nhiều hơn về việc đó, nhưng chúng ta có thể tiếp tục sau giờ làm được không? Hiện giờ tôi đang phải xử lý một cuộc gọi của khách hàng.”

Kế hoạch hàng ngày được soạn thảo và dán lên bảng dự án của bạn lúc này có thể trở thành đồng minh tốt của bạn. Bạn có thể chỉ vào kế hoạch đó trong khi tiễn vị khách của bạn ra về.

Chặn đứng họ ngay từ khi bắt đầu: Nếu bạn thấy một người thích trình bày dài dòng, hãy rời khỏi chỗ làm việc, chào đón vị khách và đề nghị anh ta đi cùng bạn đến nơi bạn đang định tới trong phạm vi văn phòng. Bạn có thể nói: “Đi với tôi nào và chúng ta có thể trao đổi một vài phút trên đường tới phòng kế toán.” Thường thì những kẻ dông dài sẽ thích một sự sắp đặt dễ chịu hơn như vậy, và sẽ tới làm phiền một người khác.

Để những vị khách của bạn làm việc

Nếu vị khách vô tình bỏ qua tất cả những tín hiệu của bạn, hãy đề nghị họ làm việc. Chúng tôi từng gặp gỡ một người đã phát triển và áp dụng phương pháp này. Anh ấy luôn có sẵn một thư mục chứa đựng những công việc tẻ nhạt mà anh ấy có thể đưa cho đồng nghiệp mỗi khi họ không nhận thấy những dấu hiệu kết thúc. “Trước khi nói chuyện, tôi có một vài công việc cần được hoàn thành ngay bây giờ. ” Anh nói.

“Trước khi chúng ta bắt đầu trao đổi, anh có phiền nếu giúp tôi thu thập những thông tin này? Để tôi chỉ cho anh cách làm.”

Sau đó, vị khách này sẽ sớm nhắc đến một cuộc hẹn ở nơi khác.

Hãy bảo vệ những ưu tiên của bạn

Một số người có sở trường là lặng lẽ và kín đáo thoát khỏi một nhóm ngay cả khi cả nhóm đang làm một việc gì đó. Họ mỉm cười, nhún vai như thể muốn nói: “Thực sự tôi cũng chẳng biết làm gì trong tình huống này,” rồi thản nhiên quay lưng và bỏ đi.

Khi vị khách đòi hỏi sự tôn trọng

Nếu bạn đang gấp rút hoàn thành công việc, hãy tỏ thái độ và kết thúc cuộc viếng

thăm. Sự thành công sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với sếp. Hãy để ngôn ngữ cơ thể chỉ ra rằng bạn đang “bận” trong khi nói “giúp đỡ”: “June, chúng ta có thể trao đổi sau được không? Tôi rất muốn biết rõ hơn vấn đề, nhưng lại sắp bị trễ dự án này rồi… tôi cũng biết là anh sẽ cần thông tin này cho buổi họp chiều nay. Thứ lỗi cho tôi khi đã không nói vậy ngay từ khi bắt đầu.”

Khi bạn chính là vị khách bất ngờ ghé thăm

Nếu bạn đang ở phòng của sếp và cuộc nói chuyện đang trôi đi một cách mất kiểm soát, hãy nói: “Thứ lỗi cho tôi vì đã lấy đi bao nhiêu là thời gian của anh. Thật vui khi nói chuyện với anh, đến nỗi quên mất cả thời gian.” Hoặc “Tôi còn một vài thứ khác dành cho anh ở trên mặt bàn đấy và tôi thực sự cần phải trở lại đó rồi.”

Sau đó hãy đứng lên và lỉnh đi.

Đối với những ông chủ và các nhà tư vấn

Thật khó để đánh giá như thế nào là quá thân thiện với khách hàng. Thông thường những cuộc nói chuyện cởi mở, gần gũi đang xây dựng một mối quan hệ sẽ mang lại cho bạn những bản hợp đồng trong năm tới. Tương tự những kỹ năng khác của bạn (dự báo, lập kế hoạch, tạo dựng mối quan hệ, quảng bá), giao tiếp xã hội cũng là một kỹ năng mà bạn có thể phát triển và cải thiện được cùng với kinh nghiệm của mình. Cũng như khi lập kế hoạch cho những chiến lược khác, bạn nên xem xét những kỹ năng giao tiếp xã hội và tạo dựng mối quan hệ của mình.

Sự nhận thức là chìa khóa, vì vậy bạn cần ghi chép lại thời gian trong ngày phục vụ cho việc giao tiếp xã hội, đặc biệt khi công việc kinh doanh của bạn phát triển và thời gian của bạn trở nên eo hẹp hơn bao giờ hết.

Thử nghiệm với nhóm “Thời gian yên tĩnh”

Khi một số công ty thiết lập “Thời gian yên tĩnh” trong toàn bộ tổ chức, họ sẽ đạt được thành quả đáng kể trong sản xuất. Những người bên trong tổ chức nhất trí rằng

những cuộc gọi nội bộ hay các cuộc viếng thăm bất ngờ không được phép diễn ra trong khoảng thời gian đó, mà chỉ dành riêng cho các kế hoạch cần được tập trung và không bị gián đoạn. Nếu như Thời gian yên tĩnh được lên kế hoạch vào một thời điểm không quá bận rộn, và nếu một người hỗ trợ tốt nhận một vài cuộc gọi đến thì khách hàng hay người ngoài không bao giờ biết được rằng đó là “Thời gian yên tĩnh”.

Nhưng, cũng giống như tất cả các sáng kiến, một vài người (thường là những người trong cuộc) sẽ bắt đầu cắt xén quy trình, hệ thống (“Đó là vấn đề của tôi và tôi chỉ cần một phút thôi…). Như vậy thì mô hình Thời gian yên tĩnh sẽ dần bị phá vỡ. Đừng nản lòng. Ngay cả khi bạn cần làm mới và làm sống lại “Thời gian yên tĩnh”, đừng bỏ rơi nó.

TIẾN HÀNH KẾ SÁCH PHÒNG THỦ CUỐI CÙNG

Đã khi nào bạn thấy hối hận về việc đi sớm về muộn, hay thậm chí bỏ qua bữa trưa của mình chỉ để có một vài phút suy nghĩ? Hãy coi chừng những sự hy sinh đó. Một khi mọi người nhìn thấy ô tô của bạn ở bãi đỗ xe, từ sáng sớm cho đến tối muộn, họ bắt đầu làm sớm và về muộn để chiếm được thời gian của bạn. Họ rất đông trong khi bạn chỉ có một mình. Thay vào đó, hãy thử một trong số những lựa chọn sau:

Hòm thư: Hòm thư đã được nhắc tới (chương 5), nhưng chúng chỉ là giải pháp kỹ thuật đơn giản mà họ sử dụng để phục vụ cho tình huống thứ hai được nhắc tới.

• Đặt một hòm thư ở bên ngoài văn phòng của bạn sao cho thật nổi bật để mọi người có thể để lại giấy tờ và những thứ khác. Trong hòm thư này, hãy ghi rõ thời gian bạn hứa xem xét những giấy tờ đó, nhờ vậy mọi người sẽ biết khi nào họ cần lưu tâm.

• Đặt một hòm thư có khóa để mọi người có thể “đưa tận tay” những tài liệu nhạy cảm mà không cần gặp bạn.

Bảo vệ thời gian và công việc của bạn. Một số chuyên gia cao cấp tiếp nhận tất cả các cuộc hẹn với nhóm có thẩm quyền và sức mạnh của người yêu cầu. Theo cách đó, họ có thể rời đi khi họ buộc phải làm vậy mà không cần phải “đuổi” một vị khách nào.

TỰ ĐÁNH GIÁ

Bạn có thể đánh giá được khả năng thoát khỏi chiếc bẫy đối phó với những vị khách ghé thăm bất ngờ bằng cách nào? Tự đánh giá dựa trên những câu hỏi dưới đây; sau đó lặp lại trong vòng 30 ngày bắt đầu từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.