Nếu bạn được sinh ra với nhiều may mắn, đầy tham vọng, năng lượng và trí thông minh, bạn có thể trở thành “nhân viên cưng” của nhà quản lý và là “nhân viên cưng” của cấp trên với hàng tá công việc cần xử lý. Sức mạnh của bạn có thể được duy trì suốt sự nghiệp. Nhưng nếu những đức tính trên bị lạm dụng quá đà, bạn có thể bị đẩy đến chiếc bẫy thời gian cuối cùng trong chuỗi những chiếc bẫy thời gian của chúng tôi

− cố gắng quá sức.

TRỞ NÊN MỆT MỎI

Bạn đã bao giờ đạt đến điểm mà mọi người tiếp nhận nhiệm vụ phục vụ bạn như một sự ban ơn? Bạn có làm cho mọi người hạnh phúc? Bạn có cho phép mình giết chết các ưu tiên quan trọng bằng cách thuyết phục bản thân rằng “nó cần phải được hoàn thành dù bất cứ giá nào”?

Tình trạng này kéo dài bao lâu rồi?

Trong ấn bản thứ ba của Kiểm soát thời gian – Chu toàn mọi việc, Alec Mackenzie đã nhận định rằng cách mà chúng ta quản lý bản thân và thời gian của mình, cho dù làm nó tốt hơn hay xấu đi, đang bị rối tung trong một chiếc kính vạn hoa phức tạp của các hành động và phản ứng liên kết và được mọi người hiểu hết sức mơ hồ.

Khi bị đè nặng bởi quá nhiều yêu cầu, các nhân viên tận tụy sẽ phát triển theo hướng vô tổ chức. Thời hạn thì bị lỡ. Sự phân công công việc thất bại bởi không thể có đủ thời gian để đào tạo bất cứ ai. Những người cố gắng quá nhiều sẽ bị mất điểm tựa.

Nhưng nếu phần việc của bạn quá nhiều, quá mơ hồ và từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể đồng ý cho đến khi tự mang về cho mình sự thất bại, suy sụp. Nếu như bạn vừa tham vọng lại vừa năng nổ, bạn sẽ liên tục rơi vào tình trạng mất phương hướng, rồi tự hỏi bản thân rằng bạn có nên phục tùng những yêu cầu của họ hay những ưu tiên của chính mình.

Nhiều khả năng bạn sẽ lựa chọn phục tùng họ và dồn nén những nhu cầu của bản thân hàng giờ! Một khi bạn tin rằng mọi thứ phải hoàn tất! Ngay bây giờ! Bởi chính bạn! Bạn sẽ rơi vào cái bẫy của sự cố gắng quá sức.

THẬN TRỌNG VỚI THỬ NGHIỆM TRỞ THÀNH “SIÊU NHÂN”

Các nhà quản lý ở cả hai giới đều có thể trở thành những con mồi cho tham vọng. Nó không phải là vấn đề của riêng đàn ông. Trong ấn phẩm trước của cuốn sách, Alec Makenzie đã viết:

“Các nữ siêu nhân” phải vừa là những bà chủ nhà, là một người bạn đời, và là người mẹ trong thời gian họ ở nhà, trong khi vẫn phải cạnh tranh trong công việc với những đối tác nam giới có lợi thế về kinh nghiệm, hàng loạt sự động viên, hỗ trợ và sự thiên vị tràn lan. Phụ nữ phải làm việc chăm chỉ gấp đôi để đạt được một nửa thành công trong khi được trả ít hơn ba lần.

Đó là những nhận định của Alec chứ không phải của tôi. Nhưng hầu hết phụ nữ đều nhận ra hoàn cảnh của chính mình.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Nhà quản lý quy trình Andrea Cifo, đã nhìn thấy tham vọng của tuổi trẻ thông qua lăng kính cá nhân sắc nét.

Cha tôi qua đời năm tôi khoảng mười tám tuổi. Ông đã luôn nói về niềm khao khát đối với rất nhiều thứ mà ông dự định thực hiện khi nghỉ hưu.

Sau đó ông qua đời, ba tháng trước khi nghỉ hưu – và ông đã không bao giờ có cơ hội để làm tất cả những điều đó. Sự ra đi của ông chính là động lực để tôi cố gắng hết mình: Chắc chắn rằng tôi đã làm tất cả mọi thứ mình muốn, hoặc dốc sức làm việc để đạt được tất cả mọi mục tiêu. Tôi đã ngủ rất ít: điều này có nghĩa là tôi có hàng tá thời

gian để làm việc.

Tôi đặt ra những mục tiêu cao cả cho cuộc đời mình và đạt được chúng ở tuổi bốn mươi. Trớ trêu thay, chính điều này đã mang đến cho tôi hàng loạt cuộc khủng hoảng. Tôi cảm thấy có điều gì đó không cân bằng và thấy chênh vênh như không còn điểm tựa.

Sự khủng hoảng trong cuộc sống ấy đã được nhân đôi với một tai nạn ô tô nghiêm trọng, nhưng có lẽ đây là điều tốt nhất đã từng xảy ra trong cuộc sống của tôi. Tai nạn thừa sống thiếu chết ấy chính là chất xúc tác khiến tôi nhìn nhận lại giá trị của cuộc sống. Tôi nhìn lại tất cả các thành quả của mình mà không hề hối tiếc.

Tuy nhiên sức hấp dẫn của sự cố gắng vì lợi ích của riêng mình đã bị đẩy lùi. Sau tai nạn tôi đã có những ý tưởng đột phá mới mẻ để theo đuổi. Người ta đã nói rằng tôi sẽ không thể đi lại được. Nhưng tôi đang bước đi trở lại.

Những nhân tài, cả phụ nữ lẫn nam giới, cần phải thận trọng khi làm kiệt quệ bản thân như thể tất cả các mục tiêu đều được đánh giá công bằng. Cuộc sống thật ngắn ngủi và chứa đựng đầy rẫy những bất ngờ.

Quá nhiều việc phải làm trong khoảng thời gian quá ngắn ngủi

Áp lực thời gian liên tục sẽ làm tăng vọt nỗi căng thẳng trong bạn. Nếu hôm nay bạn làm việc muộn chỉ để sửa những lỗi đã gây ra do quá mệt mỏi vào tối hôm trước, sự thất vọng sẽ sớm chôn vùi bạn. Khi sự căng thẳng leo thang, sức khỏe của bạn sẽ giảm sút một cách vô hình nhưng không hề bị xoay chuyển khi bạn trở nên ngột ngạt.

Nếu công ty của bạn chịu sức ép từ sự cạnh tranh hoặc từ các điều kiện khác và buộc phải giao nhiệm vụ hết tuần này đến tuần khác, bạn dường như sẽ không thể phục hồi năng lượng cho bản thân chỉ đơn giản bằng cách sử dụng phòng tập của công ty.

Bạn có thể gỡ bỏ những điều gây hại đó bằng việc sao chép công nghệ, đếm đến mười trước khi trả lời, thoát khỏi sự căng thẳng, chơi nhạc nhẹ nhàng, uống thuốc huyết áp

theo đúng chỉ dẫn. Nhưng tất cả những hành động này, khi còn hữu ích, có thể trì hoãn một vụ nổ không thể tránh khỏi.

Sẽ tốt hơn bao nhiêu nếu nó có thể chuyển thành nguồn năng lượng của bạn và ngăn ngừa căng thẳng. Tất nhiên bạn không thể hoàn toàn loại bỏ được áp lực. Nhưng bạn có thể chú ý và ngăn chặn những hành vi này và tự nhủ rằng bạn loại bỏ các thói quen mù quáng: ý niệm không còn hàng tá công việc là đủ tốt rồi, ý niệm rằng làm việc chăm chỉ và đạt được thành quả chính là mục tiêu hàng đầu.

Kiềm chế ham muốn để chứng tỏ bản thân

Một nhà kinh doanh rất thành công và chăm chỉ đã xuất hiện tại một trong những chuỗi hội thảo của chúng tôi (được chồng và sếp của cô ấy khích lệ nhiệt thành). Trong bốn năm, cô ấy làm việc từ 7 giờ sáng đến 7 giờ tối, và cảm thấy rất tội lỗi về những công việc còn gác lại chưa được hoàn thành. Nhưng cô ấy đã học được nguyên tắc thiết lập các ưu tiên, và bắt đầu thực hành chúng thật cẩn trọng. Một hôm không lâu sau cuộc hội thảo, cô nhìn bàn làm việc của mình, lúc ấy đã 5 giờ chiều và các nhân viên của cô bắt đầu rời công ty. Cô nhìn lại kế hoạch hàng ngày của mình, cô đã hoàn thành năm trên sáu mục tiêu đặt ra và tự nhủ với chính mình: “Thế là đủ rồi, giờ là lúc về nhà!”

Nhưng lo lắng nhen lên trong cô khi chuẩn bị ra về, cô lại chất đầy túi bằng những tài liệu cho công việc vào thứ Sáu. Cô dừng lại lần nữa và tự hỏi: “Tại sao mình lại làm những việc này? Nó ở mức ưu tiên thấp nhất, vì thế có thể làm sau mà.”

Khi cô ấy về tới nhà đúng giờ, không mang theo cặp tài liệu của mình, chồng cô hỏi:

“Có điều gì không ổn ư?”.

“Dĩ nhiên là không”, cô hào hứng đáp. “Mọi thứ đang rất tuyệt. Tại sao vợ chồng ta không ra ngoài ăn tối nhỉ? Chúng ta kiếm cũng khá mà.”

Vì vậy họ đã ra ngoài dùng bữa, và thực sự tận hưởng buổi tối hôm ấy. Sau khi kể lại chuyện này, cô ấy nói với Alec rằng tối hôm đó cô cảm thấy ổn hơn những năm trước

đó ngoại trừ sự run rẩy ban đầu về tội lỗi. Với cô, đó thực sự là một bước ngoặt.

Chủ nghĩa lạc quan: một ưu điểm quá mức

Vị giám đốc điều hành thứ hai ở trong tình trạng kém tốt đẹp hơn. Hãy chú ý đến những điều sau:

Một người bạn khác của Alec Mackenzie, chủ doanh nghiệp đồng thời là chủ tịch một hiệp hội xuyên quốc gia ở châu Âu. Anh ta thích có thanh danh và được mọi người thừa nhận như một vị chủ tịch, nhưng cũng chờ đợi đến khi kết thúc nhiệm kỳ để có thể quay lại chăm chút cho công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, khi thời gian đến, không có một ứng cử viên sáng giá nào xuất hiện. Bạn bè thuyết phục anh giữ chức thêm một nhiệm kỳ nữa. Đánh vào lòng trung thành và cái tôi trong anh, họ đã nhận rằng anh là người duy nhất có thể duy trì tổ chức này.

Chắc chắn rằng năng lực và kinh nghiệm của anh có thể giúp anh quản lý tốt công việc. Và anh đã đồng ý giữ chức thêm một nhiệm kỳ nữa. Quá muộn màng, anh nhận ra rằng mình đã cố gắng quá sức không đúng thời điểm. Việc kinh doanh của anh đã thực sự bị bỏ bê, tụt hậu so với các đối thủ. Cuối cùng, anh buộc lòng phải từ bỏ nó và bắt đầu kinh doanh ở một lĩnh vực liên quan. Cái bẫy anh mắc phải là đã quá tự tin, anh cho rằng mình có thể làm tất cả chỉ cần cố gắng hơn.

CHỦ NGHĨA HOÀN HẢO

Thực tế, hãy cùng thẳng thắn xem xét từng phần một của chủ nghĩa hoàn hảo. Bạn có thể đổ lỗi cho những thiếu sót của mình. Cố gắng đạt đến sự hoàn thiện do tố chất ăn sâu trong bản thân mỗi người, nhưng nó cũng được tiếp thu qua lời nói và ví dụ. Bạn đã nghe nói đến một nguyên tắc kinh điển: “Nếu điều gì đó đáng được làm, thì nó đáng được làm tốt.”

Nếu bạn đang cố gắng để duy trì quan điểm đúng đắn của mình, hãy đổi nó thành: “Nếu thứ gì đó đáng được làm, nó đáng được làm tốt như là nó xứng đáng được như vậy.” Cách nói đầu kết hợp với cảm giác thầm kín của bạn rằng không ai có thể làm

việc đó tốt như bạn, có thể buộc bạn phải kiên trì theo đuổi các tiêu chuẩn chính xác của bản thân. Mở rộng hơn ý tưởng này. Nó sẽ dẫn bạn đến sự quản lý vĩ mô, và cuối cùng là dẫn đến thất bại.

Hãy học cách yêu thích cách nói thứ hai. Chấp nhận một kết quả hợp lý và vừa đủ để bạn có thể tiết kiệm nguồn năng lượng đáng kinh ngạc cho những cơ hội cao hơn.

Thời điểm mà bạn học được rằng điều này thật khó khăn cũng chính là khi sếp hay khách hàng của bạn bỏ qua công việc mà bạn đã dồn hết tâm huyết vì cho dù nó đã được thiết kế để quản lý bất cứ rủi ro nào thì nó đã không còn ý nghĩa với họ, hoặc dự án đã bị trượt dốc từ một vị trí nào đó.

Bốn thói quen nguy hại của tư duy

Trong các cuộc hội thảo kéo dài hàng giờ về quản lý thời gian do chúng tôi tổ chức, những người tham dự thú nhận:

1. “Tôi cần phải thật xuất sắc, cho dù là dưới áp lực, để nâng cao giá trị bản thân, nhưng những người khác rõ ràng không quan tâm đến kết quả. Họ nói rằng tôi đã hành động quá trớn, thậm chí cho đến ngày hôm nay.”

2. “Tôi không muốn giao phó công việc cho bất cứ ai, thậm chí là tôi thấy thiếu niềm tin vào người khác, thiếu kinh nghiệm khi giao phó nhiệm vụ, hoặc là không hài lòng về những gì tôi đã làm trước đó và thất bại.”

3. “Hầu như tất cả các ngày, tôi lên kế hoạch làm việc quá sức, với những quan điểm phi thực tiễn rằng có thể hoàn thành được rất nhiều việc mỗi ngày.”

4. “Chủ nghĩa hoàn hảo đã đẩy tôi đến những mối quan tâm vô ích vào tiểu tiết và thực hiện lại mọi việc. Nếu như tên tôi gắn liền với một nhiệm vụ, nó phải thật sự hoàn hảo nếu không thì tôi không thể chịu đựng được.”

Thay đổi tư duy và hành động

Bạn có thể làm gì để thay đổi tư duy và hành động của mình?

1. Như chúng ta đã thảo luận ở những chương trước, bạn phải xóa tan viễn tưởng rằng mình có thể làm việc tốt hơn dưới áp lực. Con người không thể làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực, mà họ sẽ làm việc nhanh hơn. Và điều đó có thể dẫn tới những sai sót, khi phát hiện ra thì đã quá muộn.

2. Bạn đừng cho rằng “mọi thứ phải được hoàn thành” − chí ít là không phải bởi chính bạn. Phân biệt giữa mức độ ưu tiên các nhiệm vụ. Sau đó, giao phó và chỉ bảo những công việc có ưu tiên thấp hơn cho nhân viên của bạn. Cho phép học hỏi và thời gian. Cần nhận ra rằng kết quả không thể quá cao nếu sự ưu tiên thực sự thấp.

3. Với nhóm của bạn, hãy xây dựng một tiêu chuẩn để thời gian biểu chỉ ra một cách chung nhất các nhiệm vụ trùng lặp, nhờ đó người yêu cầu sẽ biết cách đưa ra các đòi hỏi hợp lý. Đăng thời gian biểu đó lên một website chia sẻ. Đồng nghiệp và những người yêu cầu sẽ tham khảo nó trước khi làm phiền bạn.

4. Cuối cùng, hãy duy trì sự cầu toàn của bạn cho những nhiệm vụ đảm bảo điều đó. Đưa ra quyết định thận trọng về việc kết quả phải tốt đẹp ra sao. Xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng cho các nhiệm vụ sống còn, sau đó đánh dấu mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ thông qua các lá cờ. Máy tính của bạn sẽ chú ý đến những điều đó.

TIẾNG NÓI THỰC TẾ

Kris Todisco, Giám đốc một công ty đầu tư, đã tự dạy cho chính mình cách theo đuổi các nhiệm vụ quan trọng. Cô đã thực hiện như sau:

Từ danh sách đầy đủ những việc cần làm, tôi lọc ra “một danh sách ngắn” những việc cần làm trong ngày. Điều này giúp tôi giữ được sự tập trung. Nếu một ngày của tôi kết thúc sau khi hoàn thành danh sách đó, tôi sẽ về nhà với tâm lý thoải mái, và dành thời gian để làm những việc tôi yêu thích nhất. Thi thoảng tôi phải rút phích cắm điện và để cho những con chíp rơi ở bất kỳ vị trí nào. Điều thú vị là dường như tôi là người duy nhất lo lắng về chuyện này. Những quản lý cấp cao của tôi không bao giờ phàn

nàn cả.

DÀNH CHO CÁC ÔNG CHỦ: QUAN TÂM ĐẾN NHỮNG NHÂN VIÊN CHĂM CHỈ CỦA BẠN

Nhiều người nói vui rằng bản thân họ là những người tham công tiếc việc xứng đáng nhận được nhiều danh hiệu.

Họ chia thành hai nhóm:

Doanh nhân

Nhóm đầu tiên − “người đam mê công việc” − là các doanh nhân, mặc dù anh ta không làm thuê cho ai ngoài chính mình. Bạn có thể bắt gặp rất nhiều người như vậy ngay chính trong văn phòng của mình, có thể ngồi bàn kế bên hoặc thậm chí bạn thấy anh ta trong hình ảnh phản chiếu của mình. Bạn có thấy họ có những đặc điểm dưới đây không:

• Họ làm việc trong hàng giờ liền.

• Họ yêu công việc.

• Họ được sinh ra với một “sứ mệnh” một trách nhiệm.

Họ không phải là những người tham công tiếc việc. Mặc dù tất cả những người tham công tiếc việc làm việc trong thời gian dài không phải vì yêu nghề hay vì nhiệm vụ.

Người bình thường

Nhóm thứ hai là những người bình thường, những người có nguồn tài chính bấp bênh. Trong nền kinh tế hiện nay, rất nhiều người lao động tìm kiếm những việc làm thêm giờ hoặc làm công việc thứ hai để kiếm sống. Công việc thứ hai này có thể bắt đầu là một “thước đo tạm thời” − nhưng gánh nặng sẽ trở thành lâu dài nếu các điều kiện không được cải thiện. Nếu xoay xở tốt, họ sẽ cảm thấy rất vui mừng, thậm chí quên đi

mệt mỏi.

Những người thuộc cả hai nhóm tham vọng cao này có sức mạnh nội lực đáng ngạc nhiên, mặc dù các doanh nhân có lợi thế ở đây. Họ thường làm việc trong nhiều ngày, nhưng hiếm khi biểu lộ sự chán nản hay mệt mỏi. Họ cảm thấy vui vẻ với hàng loạt mối quan tâm, cả về công việc lẫn cá nhân. Họ ăn ngon ngủ tốt. Và nguồn năng lượng dồi dào của họ đã thu hút nhiều người sẵn sàng ủy thác, chính thức hoặc không.

NHẬN RA MỘT NGƯỜI ĐAM MÊ CÔNG VIỆC

Những người tham công tiếc việc cũng có những khoảng thời gian ảm đạm. Những thói quen bất di bất dịch (như là nghiện rượu, nghiện thuốc, nghiện game hay bất cứ sự lôi kéo nào) sẽ làm hao tổn và giảm năng lượng hơn là phát triển họ. Để thỏa mãn tình trạng bận rộn, những người tham công tiếc việc đã tự chôn vùi chính bản thân mình vào những nhiệm vụ mà hầu như là một thói quen và ngốn thời gian. Họ tự hào về lòng trung thành với công ty nhưng lại không nghĩ tới giá trị thực sự của công việc đã ngốn hết cả một ngày của mình. Họ cho rằng lòng trung thành không mệt mỏi của mình sẽ được đền đáp, như thể thời gian họ làm việc chính là mục tiêu của công ty thay vì kết quả.

Các ông chủ có thể làm gì?

Các nhà quản lý phải chống lại những ham muốn để thực hành liệu pháp tâm lý mà không cần giấy phép. Với bất cứ động lực vô thức nào của những người đam mê công việc, những hành động họ thể hiện là điều duy nhất mà bạn − với tư cách là một cấp trên − có thể giúp đỡ họ. Các hành động con người thể hiện dễ dàng bị phát hiện:

• Sử dụng một thời gian rất dài để đạt được những kết quả không quan trọng.

• Từ chối hoặc kháng cự khi bạn đưa ra lời khuyên hay đề nghị giúp đỡ.

Trong rất nhiều cuộc trò chuyện với những nhà quản lý nản chí, chúng tôi được nghe họ phản ánh về mặt trái của chứng nghiện này trong các thành viên nhóm. Một vài

người nói với chúng tôi:

• Những người tham công tiếc việc này dành nhiều thời gian hơn yêu cầu − hoặc thậm chí họ được cho phép trong một số trường hợp. Chúng tôi không muốn mọi người làm việc ở một ngôi nhà tối tăm và vắng vẻ. Đó là rủi ro an ninh.

• Họ tập trung quá nhiều vào sự hoàn hảo của các tiểu tiết, rất lâu sau khi công việc không cần đến những chi tiết đó nữa. Sự tỉ mỉ này là không cần thiết.

• Họ vẫn bận rộn với những điều vụn vặt, và không sẵn sàng cho những nhiệm vụ mới.

• Họ cắm đầu vào những công việc giấy tờ đã tạo nên danh tiếng của họ trước đó, và từ chối đảm nhiệm bất cứ điều gì.

Có lẽ nhận thức này đã dẫn các nhà quản lý tới sự thay đổi dần dần trong việc từ chối làm việc chăm chỉ và trung thành. Họ sẽ không còn nhìn thấy sự cống hiến ở nhân viên khi ngày ngày họ rời công ty với một chiếc cặp chất đầy tài liệu hoặc những người đến công ty vào cuối tuần để dọn dẹp. Ngược lại, những người này đang được nhìn nhận, không phải là một người nắm bắt nhanh, mà như một người lao dịch, có khả năng bỏ lỡ các cơ hội của công ty, vì người đó đã tập trung vào những điều không cần thiết, tích tụ công việc, từ chối giao phó, ủy thác và sợ phải đào tạo hay phát triển nhân viên của mình.

Chắc chắn rằng các nhà quản lý cấp cao vẫn đánh giá cao những nhân viên dành thời gian cần thiết để giải quyết một cuộc khủng hoảng hiếm gặp. Những ông chủ tốt bụng sẽ chuẩn bị pizza và món tráng miệng cho những nhóm ở lại muộn. Họ đánh giá cao một nhóm chung sức để đạt được những kết quả vượt trội. Họ được tuyên dương và khen thưởng cho những cố gắng này.

Nhưng những ông chủ tốt cũng biết rằng sự mệt mỏi đó có thể là mầm mống của những sai lầm đáng xấu hổ, là hậu quả của sự sửa chữa tẻ nhạt, chán ngắt và niềm tự hào rẻ tiền. Vì vậy, rất nhiều nhà lãnh đạo sẽ nói khi đã muộn: “Thôi nào, mọi người, chúng ta hãy ra khỏi đây! Nghỉ ngơi và hãy trở lại làm việc với đầy năng lượng vào ngày mai.”

TỰ ĐÁNH GIÁ

Làm thế nào bạn đánh giá được khả năng thoát khỏi cái bẫy “cố găng quá sức”? Tự đánh giá dựa trên những câu hỏi dưới đây; sau đó lặp lại quy trình trong vòng 30 ngày. Chỉ cần trả lời Có/Không.