Trong một tuần, bao nhiêu lần bạn nghe thấy đồng nghiệp của mình than vãn rằng:

“Tôi không biết thời gian chạy đi đâu mất rồi?!”

Rất nhiều người thở dài đầy cam chịu; họ tin rằng chẳng hề có liều thuốc nào chữa được căn bệnh này. Nhưng bởi vì bạn đang đọc cuốn sách này, bạn có thể quả quyết rằng mình có thể tìm ra thời gian thực sự đã biến đi đâu. Trong chương này, bạn sẽ được cung cấp hai “phương thuốc”: đầu tiên hãy tìm ra những thứ đã lấy hết thời gian của bạn, thứ hai là hãy tìm cách bảo vệ và duy trì các thứ tự ưu tiên của bạn.

Khi bạn bận rộn thì thời gian dường như bốc hơi mất. Nếu tìm ra được thời gian của bạn đã thực sự chạy đi đâu, bạn có thể nắm bắt được nhiều giá trị hơn từ đó, và kiểm soát được sự rò rỉ thời gian.

NHẬT KÝ MANG TIẾNG XẤU RA SAO?

Công cụ đơn giản nhất trong việc kiểm soát này là nhật ký thời gian. Nhưng quá nhiều người sử dụng và các tác giả sau khi hiểu sai những ứng dụng của nhật ký, đã gán cho nó một thứ tiếng xấu. Họ sợ hãi điều gì chứ?

Sự buồn tẻ: Đúng thế, nhật ký thời gian sẽ thật sự rất tẻ nhạt nếu bạn viết dài. Nhưng bạn sẽ không viết dài đâu!

Thiếu chính xác: Người ta quên không tạo ra các đầu mục, sau đó lại vò đầu bứt tai tìm lại từ trí nhớ… và sau đó bỏ không viết nữa. Nhưng bạn không nhất thiết phải viết vào tất cả các đề mục. Trong hệ thống của chúng tôi, bạn chỉ nhập vào những điều xao lãng mâu thuẫn trực tiếp với những ưu tiên hàng đầu của bạn.

Tội ác: Con người sẽ sốc nếu họ nhìn thấy khoảng thời gian của mình bị mất; họ sẽ mắng nhiếc bản thân không thương tiếc. Nhưng bạn có thể vui vẻ khi lại viết nhật ký với niềm tin rằng mình không phải một cỗ máy. Khi không thể quản lý thời gian của mình hoàn hảo và toàn diện, việc lưu lại nhật ký một cách ngắn gọn và chọn lọc sẽ giúp bạn bảo vệ các ưu tiên hàng đầu của mình. Đó chính là điều chúng ta muốn.

Ngay lúc này, sự phủ nhận của bạn có thể đã thành hình, kèm theo những điều dễ làm người ta nản lòng như: “Tôi nghĩ mình có thể bỏ qua phần này”. Hoặc, “Tôi biết một ngày mình có thể giải quyết khối lượng công việc như thế nào, ngày nào cũng vậy mà thôi.”

Ngược lại: không ai có khái niệm rõ ràng về việc một ngày có thể xảy ra những sự kiện gì. Chính vì thế một người viết nhật ký thời gian luôn cảm thấy ngạc nhiên. Họ học được rằng, không những viết nhật ký thời gian không hề làm con người kiệt sức, tốn thời gian hay gây bối rối như họ vẫn lo sợ, mà còn có thể nhanh chóng chỉ rõ việc gì đang thực sự xảy ra. Nếu bạn chọn ghi lại những sự việc bị gián đoạn (những thứ đã tấn công các thứ tự ưu tiên của bạn), bạn sẽ khám phá ra một số điều thú vị!

Đừng để Sự phủ nhận trì hoãn khởi đầu của bạn

Một khi đã bắt đầu, bạn cũng đừng lo lắng bởi những thực tế mà bạn khám phá được. Bạn có thể phản đối rằng: “Ồ không, tôi biết điều này có vẻ hơi tệ, nhưng hôm nay không phải là một ngày bình thường.”

Thành thực mà nói, trong suốt những năm giảng dạy về quản lý thời gian, chúng tôi vẫn chưa thấy một ai có thể chứng minh nổi một ngày “bình thường” là như thế nào. Trái lại, chúng tôi thấy rõ ràng phần đông mọi người có thể chứng tỏ một ngày bình thường của họ hóa ra lại bất thường ra sao.

Sau một ngày ghi chép nhật ký thời gian, một nhân viên bán hàng đã choáng váng khi phát hiện ra rằng anh ta đã dành ít hơn 20% thời gian cho ưu tiên số một, và vì thế dẫn tới việc giao phát trễ: “Nếu tôi vẫn tiếp tục một ngày ‘bình thường‘ như thế này, tôi sẽ bị sa thải mất thôi!”

Vì thế, hãy tiếp tục viết nhật ký. Đơn giản là không có cách nào tốt hơn để có được hình ảnh tốt nhất bằng cách viết nhật ký. Quan trọng hơn, bạn sẽ có động lực mạnh mẽ để bắt đầu áp dụng những phương thức này ngay lập tức.

TÍNH CHỌN LỌC: BÍ QUYẾT QUAN TRỌNG NHẤT

Nếu cố gắng ghi chép lại những thứ bạn làm trong ngày, bạn sẽ không những phải chịu đựng sự buồn tẻ, mà còn chẳng hoàn thành được việc nào ra hồn. Nhưng đó không phải là điều chúng ta suy nghĩ. Làm thế nào mà nhân viên bán hàng ở trên có thể nắm bắt được rõ ràng rằng ưu tiên số một của anh ta cứ liên tục bị khuất lấp trong cả đống thứ như thế? Anh ta đã tập trung nhật ký của mình vào một danh sách ngắn gọn ba mục tiêu quan trọng nhất. Sau đó, anh ta ghi lại “những thay đổi phương hướng”, chỉ chú thích những việc đã vi phạm vào những ô thời gian đã được đặt trước cho các ưu tiên. Dưới đây chính là cách thiết kế nhật ký thời gian của bạn:

1. Bắt đầu với bố cục hai cột đơn thuần.

2. Ở cột bên trái – chúng ta gọi nó là Vùng Ưu tiên – bạn chỉ liệt kê những nhiệm vụ ưu tiên tối ưu trong ô thời gian được phân.

3. Bạn hy vọng rằng cột bên phải sẽ được giữ trắng. Nhưng ở đây, bạn chỉ ghi lại những sự việc cho phép bạn chuyển hướng từ các nhiệm vụ thuộc Vùng Ưu tiên.

Đánh dấu Ba mục tiêu hàng đâu

Vậy là, giữa rất nhiều các cuộc hẹn, cuộc họp và công việc hàng ngày, bạn chỉ đánh dấu ba ưu tiên hàng đầu cho một ngày của mình. Phân bố những khoảng thời gian tốt nhất cho ba nhiệm vụ đó, hoặc cho các phần công việc mà bạn đã dự tính cho ngày hôm đó. Một vài người cống hiến tối thiểu 20% thời gian trong ngày để tạo ra những tiến triển nhất định cho các nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên, thậm chí cả những người với thời hạn đã được khoan nhượng. Những ưu tiên hàng đầu được xếp vào cột bên trái; mỗi lần bạn chuyển sự chú tâm của mình thì viết sang bên phải. Điều này có khó khăn quá không?

Hãy ghi lại bất cứ sự chuyển hướng trọng tâm nào, cho dù việc đó ngắn gọn hay tầm phào đến mức nào. Hãy chú thích nguyên nhân gây ra sự gián đoạn và bạn dành cho nó bao nhiêu thời gian. Một vài lần chuyển hướng sẽ thật bõ công, còn những lần khác thì không.

Với hệ thống này, bạn vẫn sẽ có một vài giờ mỗi ngày dành cho việc phân ô những nhiệm vụ thứ cấp. Nếu “đi lạc” vì những nhiệm vụ này, bạn không cần ghi lại bởi sự chuyển hướng này không gây ra thiệt hại trong ngày của bạn. Tính chọn lọc này sẽ loại bỏ lời phàn nàn rằng việc ghi chép nhật ký đã lấy hết thời gian trong ngày của bạn. Bạn chỉ cần quan tâm tới những sự chuyển hướng liên quan tới các hoạt động trong Vùng Ưu tiên.

Còn đối với khoảng thời gian còn lại của ngày – bạn không cần thiết phải cố gắng hoàn hảo làm gì. Sống và cứ sống như thế thôi! Cuối ngày, bạn sẽ nhìn lại và xem bao nhiêu phần trăm khoảng thời gian dự định của bạn thực sự được dành cho các ưu tiên hàng đầu. Bạn có thể sẽ có tư duy không khoan nhượng về những sự chuyển hướng mà chính bạn đã cho phép chiếm các ưu tiên của bạn.

Với tỷ lệ rõ ràng còn lại trong ngày dành cho các ưu tiên thứ cấp cũng như những gián đoạn thích đáng, bạn sẽ cảm thấy hào hứng vui vẻ hơn khi giao tiếp với mọi người. Và khi bạn chắc chắn rằng các nhiệm vụ trong vùng ưu tiên đang được hoàn thành, cả ngày bạn sẽ thấy tập trung và ổn định hơn khi giao tiếp với mọi người.

GỘP VÙNG ƯU TIÊN VỚI ĐỆM LIÊN LẠC (CONTACT CUSHIONS)

Bạn có thể đã để ý rằng trong biểu đồ Vùng Ưu tiên khá đơn giản phía trên, nhà quản lý đã cố gắng phân bố các khoảng thời gian hợp lý cho ba nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của anh ta. Nhưng bạn cũng có thể nhận thấy rằng khoảng thời gian tuyệt nhất trong ngày chưa hẳn đã là khoảng thời gian sớm nhất.

Cũng như anh ta, bạn có thể bắt đầu một ngày của mình bằng cách bảo vệ 20% công việc hàng đầu trong những ô đại diện cho những khoảng thời gian tuyệt nhất để hoàn thành công việc. Tiếp đó, để đảm bảo rằng những người gây gián đoạn tiềm tàng sẽ không ảnh hưởng tới Vùng Ưu tiên của mình, bạn có thể cung cấp cho họ những tấm “đệm liên lạc” về cả hai bên của Vùng Ưu tiên, những thời điểm họ có thể dễ dàng liên lạc được với bạn.

Dưới đây là một minh họa cho điều này:

1. Sử dụng một biểu đồ thời gian thông dụng (bố trí theo các khoảng thời gian 15 phút) để minh họa.

2. Hãy giả sử là vào một ngày nhất định nào đó, bạn chỉ dành được tổng cộng hai giờ cho các nhiệm vụ Vùng Ưu tiên.

3. Lựa chọn những khoảng thời gian mà bạn hy vọng sẽ được yên tĩnh như giữa buổi sáng hay giữa buổi chiều, cho những nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên.

Hãy chỉ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất (hoặc các phần nhiệm vụ) cho ngày hôm đó. Và đừng quên biểu đồ hóa cả những “tấm đệm liên lạc” của bạn nữa.

Hãy để người khác nhận ra rằng bạn đã ghép những nhiệm vụ Vùng Ưu tiên với những “tấm đệm liên lạc” mở để những người lo lắng hay nôn nóng có thể liên lạc kịp thời với bạn mà không làm gián đoạn thời hạn công việc. Bạn đã vừa tạo ra một dấu hiệu dễ dàng nhìn thấy giúp bạn bảo vệ ít nhất 20% thời gian trong ngày, và giúp những người khác nhận ra rằng họ vẫn có thể liên lạc với bạn trong phần lớn thời gian. Sau đó, bạn có thể mở rộng phần Vùng Ưu tiên thêm một vài tiếng, nhưng bây giờ, hãy luyện tập việc duy trì những khoảng thời gian trong ngày, và để cho người khác thấy đó là điều hoàn toàn hợp lý.

Gián đoạn hợp lệ: Ưu tiên hàng đầu mới?

Đôi khi bạn sẽ quyết định rằng một gián đoạn khẩn đủ hiệu lực để đưa một nhiệm vụ ra khỏi Vùng Ưu tiên của bạn. Nếu biết rằng điều đó đáng để bạn hy sinh, vậy bạn hãy cho chính mình những tiêu chuẩn để có thể phán đoán và đánh giá chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ ghi lại những nhiệm vụ thắng thế trong lần đánh giá. Bạn cần nhớ rằng uy tín của bạn có được không phải từ việc giải quyết các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp hơn, mà từ những nhiệm vụ có hiệu lực cao hơn – tức là rủi ro và giá trị cao hơn những nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên mà bạn đã thiết lập trong ngày.

CHÚ Ý: Nếu việc này lặp lại – tức là những nhiệm vụ mới tiếp tục đào thải những nhiệm vụ cũ – thì mô tả công việc của bạn đã thay đổi – thường là công việc của bạn yêu cầu bạn phải giải quyết các công việc có giá trị cao hơn.

Cung cấp thêm hai tùy chọn

Hãy xem xét đưa thêm vào hai phương tiện khác để tăng tốc cho những người gián đoạn bạn:

1. Bạn có thể cung cấp một “thùng thư” hoặc một địa chỉ email đặc biệt, với khoảng thời gian trả lời được đảm bảo. Như vậy những người đưa ra yêu cầu có thể “vứt” vấn đề của họ vào đó, rồi ra đi mà không làm phiền hay gián đoạn công việc của bạn. Bạn hãy đảm bảo chắc chắn thời điểm họ sẽ nhận được câu trả lời.

2. Bạn cũng có thể khuyến khích mọi người “tự thân vận động” trước khi tìm tới bạn. Sau đây sẽ là một cách điển hình hữu ích trong trường hợp này: Bất cứ khi nào bạn tư vấn hay đào tạo cấp dưới hay đồng nghiệp về việc làm thế nào để giải quyết một vấn đề, khi đó bạn có thể chấp thuận việc đăng một thông báo trên trang nội bộ, vạch ra cách thức để họ có thể tự giải quyết việc này lần tới.

LỰA CHỌN GHI CHÉP: CÔNG NGHỆ THẤP HOẶC CAO

Hãy sử dụng bất cứ phương tiện nào dễ dàng hơn cho bạn. Tự viết nhật ký dễ hơn bạn nghĩ, đặc biệt là nếu bạn mã hóa hoặc sử dụng các ký hiệu viết tắt trong khi ghi chú. Vì ngoài bạn thì sẽ không ai đọc những thứ này, do đó những người khác cũng không cần phải hiểu được chúng. Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản:

• Ghi lại những gián đoạn khi chúng xảy ra. Nếu không có thể bạn sẽ quên mất.

• Sáng tạo hay điều chỉnh một số ký hiệu viết tắt.

• Sử dụng các chữ cái đầu, chữ ký nháy hoặc các con số để chỉ người hay dự án.

• Chỉ ra những gián đoạn với một dấu “x” hoặc một kiểu đánh dấu nào đó.

• Khi ai đó gián đoạn công việc của bạn bằng một câu hỏi, hãy sử dụng một dấu chấm hỏi với những chữ cái đầu tên của người đó.

• Với các cuộc gọi, bạn có thể sử dụng chữ C hoa với một mũi tên chỉ tới hoặc đi từ những chữ cái đầu tiên của người đó. (C ->TB có thể mang ý nghĩa là bạn đã gọi cho TB, trong khi C

NĂM CẢNH BÁO HỮU ÍCH

Ví dụ sau đây sẽ cho bạn thấy nhà quản lý Samantha Gregorio đã biết được thời gian của mình biến đi đâu mất chỉ với một nhật ký viết tay đơn giản như thế nào. Nếu bạn có thể làm cho suy nghĩ của mình đơn giản và cởi mở như cô, bạn sẽ khám phá ra một số lĩnh vực mà bạn có thể đạt được thành quả ngay lập tức.

Trước khi bắt đầu, cô đã xem xét một vài cảnh báo hữu ích dưới đây:

1. Cô sẽ không ghi lại tất cả mọi việc xảy ra trong ngày, mà sẽ chỉ tập trung vào các nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên cũng như những gián đoạn có thể xảy ra.

2. Cô sẽ chỉ quan tâm tới những thứ cụ thể. Nếu cô ghi lại một lần gián đoạn dài 10 phút chỉ với vỏn vẹn hai chữ “Điện thoại”, thì cô sẽ không tài nào hiểu và đánh giá nổi lần gián đoạn đó liệu lãng phí hay hữu ích.

3. Cô sẽ ghi chép lại những thứ như: mơ mộng, uống cà phê hoặc giao thiệp, ngay cả khi những việc này có vẻ nhỏ nhặt và “rất con người”. Mục đích của cô là có thể nhanh chóng nắm bắt được ảnh hưởng của khoảng thời gian những việc nho nhỏ “đánh cắp” các nhiệm vụ ưu tiên.

4. Cô sẽ ghi lại trong trường hợp đi đâu quá lâu, bởi cô nhận ra nếu không ghi chép lại sẽ khó có thể xây dựng lại được các chi tiết chính xác sau này.

5. Cô nhìn thấy trước rằng ham muốn biến bản thân trở nên tốt đẹp sẽ là điều gần như không thể cưỡng lại được. Vì thế, sẽ không ai được xem quyển sổ nhật ký này trừ cô. Cô sẽ ngay lập tức tự sửa chữa những nhược điểm của bản thân nếu ghi chép thành thật mọi việc. Điều đó sẽ giúp cô mắc ít lỗi hơn để rồi khỏi cảm thấy áy náy trong khoảng thời gian còn lại trong ngày.

Lịch trình của Samantha tiết lộ điều gì?

Samantha, giám đốc bán hàng của một công ty dược phẩm đã ghi lại thành thực các phản ứng của mình với một số câu hỏi.

Chúng ta sẽ ký hiệu chúng như sau:

H: Hỏi

T: Trả lời

B: Biện minh

N: Nhìn nhận về bản thân (Cách nhìn của Samantha sẽ giúp chúng ta bảo vệ được thời gian tại Vùng Ưu tiên của mình).

H: Bạn đã bắt đầu mục tiêu đầu tiên theo đúng thời điểm dự kiến?

T: Không. Thực ra đến tận 4 giờ chiều tôi mới thực sự bắt tay vào làm việc đó. (Ngừng…)

B: Nhưng hôm nay không phải là một ngày bình thường như bao ngày khác.

H: Điều gì đã khiến bạn xao lãng?

T: À, thực ra một cuộc khủng hoảng của khách hàng đã khiến tôi bị gián đoạn. Việc này bắt đầu lúc 2 giờ chiều. (Yên lặng…)

N: Hừm, tôi nên thừa nhận rằng thực ra đến lúc đó thì tôi đã bị muộn rồi. Tôi đã trì hoãn mục tiêu số một của mình cho mục tiêu ưu tiên thứ hai dễ hơn, vì nghĩ rằng tôi sẽ có nhiều thời gian để quay lại sau.

H: Lẽ ra bạn đã có thể tránh được sự xao lãng đó như thế nào?

T: Tôi không thể tránh được, tôi không thể trì hoãn các vấn đề của khách hàng! (Yên lặng…)

N: Nhưng tôi đã có thể bắt đầu giải quyết nhiệm vụ ưu tiên vào buổi sáng, và sẽ thuận

lợi hơn vào buổi chiều khi tự nhiên “quả bom công việc” đó rơi xuống.

H: Khi bị phân tâm, bạn mất bao lâu để có thể tiếp tục quay trở lại với công việc của mình?

T: Thực ra tôi không thể, bởi vì nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của tôi đã biến mất.

H: Khoảng thời gian dài nhất dành cho Vùng Ưu tiên của bạn, mà không bị gián đoạn, là bao lâu?

T: 30 phút, dành cho công việc đầu tiên trong ngày vào buổi sáng.

H: Thời gian làm việc năng suất nhất của bạn?

T: Lúc tôi thực hiện công việc đầu tiên vào buổi sáng; rồi sau đó là đến ngay sau bữa trưa.

N: Tôi cũng thường làm việc muộn trong ngày, nhưng không phải hôm nay. Hôm nay tôi đã quá mệt mỏi và bực bội rồi.

H: Giai đoạn làm việc kém hiệu quả nhất của bạn?

T: Từ 9 giờ sáng tới 11 rưỡi sáng, và từ 3 giờ kém 15 tới ba rưỡi chiều. (Tổng cộng là 2 tiếng 45 phút kém hiệu quả nhất.)

B: Cả hai đều là những khoảng thời gian cố định cho công việc ưu tiên, nhưng sếp gọi tôi đi họp đột xuất. Cuộc họp kéo dài đến giữa buổi sáng, và rồi vấn đề của vị khách hàng nọ xuất hiện vào buổi chiều. Tôi đã ở lại công ty muộn, nhưng vẫn không hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên của mình. (Yên lặng…)

N: Lẽ ra tôi nên nhìn thấy trước là cuộc họp nội bộ sẽ không giúp ích gì cho mình. Tôi đã có thể xin miễn họp. Cuộc họp kéo dài quá 30 phút. Vì sếp vẫn đang ở đó, nên tôi nán lại thêm 20 phút nữa để lấy được câu trả lời mà tôi sẽ cần cho ngày mai. Tôi nghĩ lẽ ra mình có thể làm việc này qua email, cho dù gặp gỡ trực tiếp với sếp cũng không phải là một điều đảm bảo cho lắm. Dù sao tôi cũng đã hy sinh các ưu tiên của mình.

Chúng tôi rất biết ơn những “lời khai” của Samantha, và những nhìn nhận thành thực của cô ấy; bởi chúng giúp chúng ta hiểu được tất cả mọi người đã để thời gian của mình rò rỉ như thế nào. Nhưng những rò rỉ thực sự nguy hại chính là những thứ trực tiếp ảnh hưởng tới các ưu tiên của chúng ta. Hãy dũng cảm bảo vệ các nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng giảm thiểu sự rò rỉ thời gian của bản thân.

Ghi chép nhật ký giúp bạn hiểu rõ tình thế

Samantha đã đưa ra một cảnh báo xa hơn cho tất cả chúng ta: chúng ta có xu hướng thành thực với các thiệt hại, những vẫn cố gắng hợp lý hóa nguyên nhân gây mất thời gian bằng cách đổ lỗi cho người khác. Ghi chép là bước đầu tiên của Samantha nhằm làm nổi bật các vấn đề tưởng chừng vô hình về thời gian của cô, và thực ra đây cũng có thể là bước đầu tiên của bạn.

PHÂN TÍCH NHẬT KÝ ĐỂ DUY TRÌ ĐỘNG CƠ

Để có thể đạt được giá trị lớn nhất từ bài tập ghi chép nhật ký này, bạn hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi mà Samantha đã sử dụng. Hãy thực hiện việc này khi bạn nghiên cứu biểu đồ đã hoàn tất của mình. Thực chất, hãy tiếp tục đặt ra những câu hỏi đó ngay cả khi bạn đã ngừng viết nhật ký. Chúng sẽ giúp bạn có những nhìn nhận đánh giá và duy trì được những thói quen đã được cải thiện.

Mười câu hỏi sống còn

1. Bạn đã bắt đầu mục tiêu số một vào đúng thời điểm dự kiến? a. Điều gì khiến bạn phân tâm không bắt tay vào làm việc?
b. Lẽ ra bạn đã có thể làm thế nào để tránh được sự xao lãng đó?

c. Khi bị xao lãng, bạn mất bao lâu để có thể “phục hồi” và tiếp tục công việc?

2. Khoảng thời gian lâu nhất bạn tập trung vào các ưu tiên mà không bị gián đoạn?

3. Khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất? Tại sao?

4. Khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất? Tại sao?

5. Bạn đã đạt được mục tiêu chính của mình ở mức độ nào? Những tính toán thời gian của bạn có thích đáng? Bạn có nên điều chỉnh nó trong tương lai? Hoàn thành bảng dưới đây có thể sẽ giúp bạn nhìn rõ bức tranh tổng thể.

6. Bạn giữ công việc nào mà lẽ ra có thể ủy thác cho người khác?

7. Tập trung vào những gián đoạn:

a. Có gián đoạn nào giá trị hơn những nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn không? Nếu có – và nếu chúng có khả năng lặp lại, hãy ghi thêm chúng vào danh sách các ưu tiên.

b. Gián đoạn nào “nặng nề” nhất? Điện thoại?… Những người đặt yêu cầu?… Các cuộc khủng hoảng?… Tự áp đặt bản thân?

c. Bạn có làm gián đoạn ai khác một cách vô ích không?

8. Các mối liên lạc:

a. Những liên lạc theo kế hoạch của bạn có nhằm mục đích phục vụ các ưu tiên?

b. Các liên lạc đó có lâu hơn dự tính? Dữ liệu của bạn đã sẵn sàng?

c. Bạn có liên lạc với đúng người? Người đó đã sẵn sàng cho công việc?

9. Công việc giấy tờ và email:

a. Bạn có dành thời gian check mail trong những ô thời gian dự tính cho các ưu tiên?

b. Bạn có mất thời gian vào giấy tờ bởi chúng được sắp xếp rất lộn xộn, phân loại kém hay thất thoát dữ liệu?

10. Giám sát:

a. Bạn có một bản theo dõi hợp lý dành cho việc giám sát tiến trình, đặc biệt là giám sát các yếu tố trong các nhiệm vụ ưu tiên của mình?

b. Bạn có sử dụng hay cung cấp một mẫu đơn giản nào đó để những người cùng nhóm báo cáo tiến độ?

CHÚ Ý: Sau này, trong Phần Ba, bạn sẽ tìm thấy một bản Kiểm tra nhanh dựa trên 10 câu hỏi thiết yếu này. Hãy sử dụng nó và chia sẻ với đồng nghiệp.

Cho dù bạn thiết lập kỷ luật tốt đến đâu, sẽ luôn có những người và sự việc làm gián đoạn kế hoạch ban đầu của bạn, vì thế bạn cần phải có chiến lược phục hồi sẵn sàng và chờ đợi.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Đây là những gì Richard Shirley, quản lý hệ thống công nghệ thông tin dân sự trong quân đội tại San Diego, đã nói:

Thế còn những “nhân tố X” không thể trốn thoát thì sao? Những người và sự việc ngoài dự đoán có thể và sẽ ảnh hưởng tới chúng ta? Chúng ta phải chỉ ra được những thứ tiềm tàng, sau đó mang tới cho kế hoạch của mình một chút linh hoạt và sự sẵn sàng. Tất cả chúng ta đều có sếp – người sẽ đòi một câu trả lời ngay lập tức cho một sự việc không lường trước và chúng ta bắt buộc phải đưa ra câu trả lời đó.

Phòng ban của tôi có thể hoạt động rất hoàn hảo, giải quyết các vấn đề nhanh chóng

và hiệu quả, nhưng nếu có vấn đề với hệ thống điện, chúng tôi sẽ phải giảm nhẹ nhân tố X này, sao cho không ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của bất cứ ai. Dù cho chúng ta quản lý thời gian tốt thế nào, thì khả năng phục hồi và phản ứng linh hoạt vẫn luôn là một thách thức.

Chúng tôi hoàn toàn đồng ý với Richard. Để hiểu được bạn sẽ phải đi đâu, bạn cần phải biết mình đang ở đâu – đặc biệt là để phát hiện những hình thức có khả năng tấn công liên tiếp vào những giờ vàng của bạn. Đó chính là lúc việc ghi chép chọn lọc sẽ giúp ích bạn rất nhiều.

TIẾN BƯỚC

Hãy viết nhật ký Vùng Ưu tiên của bạn trong ba ngày, phân tích xem nó đã thể hiện điều gì về những thói quen hiện tại của bạn, và bạn sẽ thu được lợi ích từ việc tự nhìn nhận bản thân sâu sắc hơn. Sau đó, hãy từ bỏ hoặc thay đổi một vài thói quen dễ dãi. Hãy tạo cho mình danh tiếng vì những thói quen tốt – những thói quen chẳng hạn như việc lên kế hoạch dự phòng của Richard – để đảm bảo rằng bạn sẽ phản ứng và phục hồi nhanh. Hãy củng cố những thói quen tốt đó, và rồi tận hưởng!

Đây chính là công việc nền tảng bạn cần để tiếp tục đến với Phần Hai của cuốn sách:

Thoát khỏi những chiếc bẫy thời gian của ngày hôm nay.