Làm việc trên một chiếc bàn sạch sẽ

Một trong những quy tắc xã giao văn phòng là hãy giữ cho bàn làm việc sạch sẽ. Khi bạn có một chiếc bàn sạch sẽ và một văn phòng ngăn nắp, bạn sẽ có vẻ ngoài của một người thành đạt. Mặt khác, khi bàn làm việc ngổn ngang với đủ loại đồ vật bạn sẽ có vẻ thiếu ngăn nắp và không có năng lực. Căn cứ vào đó, khách hàng có thể kết luận rằng làm ăn với bạn không an toàn.

Bất kỳ lúc nào bạn cũng chỉ nên có một đồ vật trên bàn, thứ mà bạn đang làm việc tại thời điểm đó. Mọi thứ khác bạn nên cất trong ngăn kéo, tủ hoặc các cặp hồ sơ, cũng có thể để mọi thứ trong túi và để túi dưới chân hay sau ghế. Hãy luôn giữ mặt bàn sạch sẽ.

Tăng gấp đôi năng suất

Trong hai mươi năm quản lý thời gian và năng suất cá nhân, tôi đã nhận ra rằng những người có bàn làm việc ngăn nắp sẽ có năng suất gấp đôi, gấp ba những người có bàn làm việc lộn xộn. Khi bạn làm việc với một chiếc bàn ngăn nắp, bạn sẽ tập trung tốt hơn nhiều.

Những người làm việc với một chiếc bàn ngăn nắp sẽ có năng suất gấp đôi, gấp ba những người có bàn làm việc lộn xộn.

Bạn luôn phải sắp xếp lại giấy tờ và công việc trên chiếc bàn lộn xộn, bạn sẽ mất nhiều thời gian vào việc tìm kiếm mọi thứ. Phần lớn thời gian, bạn chỉ đi tới đi lui và làm toàn việc lặt vặt. Chỉ tập trung vào một việc là bí quyết để có được năng suất cao và một chiếc bàn sạch sẽ, ngăn nắp lại chính là bí quyết để có thể tập trung cao nhất.

TẠO ẤN TƯỢNG VỀ GIÁ TRỊ

Khi trông bạn thật sự chuyên nghiệp, ăn mặc đúng cách, chải chuốt đúng mức, bài thuyết trình chặt chẽ và hiệu quả, khách hàng sẽ có cảm nhận sản phẩm của bạn rất giá trị, rất đáng đồng tiền bát gạo. Khi niềm tin của khách hàng vào bạn và công ty tăng lên, việc mặc cả giá sẽ ít đi.

Các công ty hàng đầu, đại diện là những người hàng đầu, dễ đưa ra giá cao hơn là những đối thủ hạng hai.

Cách bạn nhìn nhận là cách bạn sẽ trở thành

Để thành công, bạn phải tự nhìn nhận bản thân là một người thật sự chuyên nghiệp về mọi mặt. Vậy hãy cư xử với bản thân và khách hàng của mình như thể bạn là một trong những người được đào tạo tốt nhất, thông thái nhất trong doanh nghiệp.

Bạn hãy thử nghĩ đến cách cư xử của một kế toán hoặc một nhà tư vấn quản lý. Trong mỗi trường hợp cụ thể, những chuyên gia này không nói chuyện với bạn bằng một phong cách bất kỳ mà bằng một loạt những câu hỏi theo một trật tự nhất định. Họ tìm kiếm những khả năng và lượng thông tin cụ thể từ phía bạn một cách có hệ thống. Và họ càng tập trung hỏi han về bản thân bạn và hoàn cảnh của bạn, bạn càng trở nên tự tin khi làm việc với họ.

Bạn là chuyên gia tầm quốc tế

Hãy tưởng tượng bạn là một chiến sỹ bán hàng. Bạn càng đưa ra nhiều câu hỏi lô gíc, thông minh và chặt chẽ cho khách hàng thì họ càng cảm thấy bạn chuyên nghiệp. Sự phản kháng nghi ngờ giảm đi và sự tin tưởng tăng lên. Họ sẽ thoải mái và cởi mở hơn với bạn. Họ nhận ra bạn ở đó là để giúp họ giải quyết một vấn đề để đạt tới mục tiêu. Thay vì quay lưng lại, họ bắt đầu hợp tác với bạn.

Dẫn dắt cuộc nói chuyện

Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng trong việc bán hàng. Theo Tiến sỹ Tâm lý Albert Mehrabian của UCLA, trong một cuộc chào hàng có khoảng 55% thông điệp được truyền đi bằng ngôn ngữ cử chỉ, 38% bằng giọng nói và chỉ có 7% bằng từ ngữ. Chúng ta rất chú ý đến vẻ ngoài nên thường bị ảnh hướng bởi thông điệp dễ nhận thấy nhất, và thông điệp này thường được diễn tả bằng ngôn ngữ cơ thể.

Khi bạn đi lại, hãy tưởng tượng đầu bạn đang đung đưa trên một sợi dây, và hãy giữ toàn bộ cơ thể thẳng đứng. Bạn nên thở sâu, vai ngả về phía sau, xương sống thẳng, nâng cằm và nhìn thẳng về phía trước.

Bạn hãy đi lại, di chuyển khỏe khoắn và tự tin. Bạn hãy duy trì nhịp bước đừng đi loanh quanh dọc theo cái gì đó. Bạn hãy di chuyền thật nhanh, như bạn đang từng đi gặp ai đó. Như vậy, ấn tượng toàn bộ con người bạn sẽ là một người bận rộn, năng động, tự tin, làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Bắt tay thật chặt và mạnh mẽ

Khi bạn gặp ai đó hãy bắt tay thật chặt và mạnh mẽ. Sự tiếp xúc ban đầu này đôi khi cũng quyết định việc bạn bán được hàng hay không. Khi chạm vào tay bạn, khách hàng sẽ đoán được tính cách của bạn. Với cái bắt tay thật chặt và mạnh mẽ, họ sẽ cho rằng bạn là người tốt và, hơn thế nữa, bạn bán một sản phẩm tốt.

Một vài người bán hàng mà tôi gặp có cái bắt tay yếu và thờ ơ như thể họ là người kiêu kỳ lạnh lùng vậy. Một số khác, đặc biệt là phụ nữ, lại có cái “bắt tay nửa vời”, đưa ngón tay thay vì cả bàn tay. Điều đó cho thấy bạn đang gặp một người nửa vời.

Cách đây không lâu, trong buổi thuyết trình, một người đàn ông lịch lãm đến gặp tôi và hỏi tại sao ông ta lại gặp quá nhiều vấn đề trong việc kinh doanh. Ông ấy rất chuyên nghiệp trong việc hẹn gặp khách hàng qua điện thoại, nhưng sau cuộc gặp đầu tiên, mọi chuyện chẳng đi đến đâu cả.

Có thứ gì đó bạn không thể che giấu

Ngay sau khi ông ta bắt tay, tôi đã biết vấn đề nằm ở đâu. Ông ta xuất thân từ Ấn Độ, nơi người ta không bắt tay khi gặp nhau. Do đó, cái bắt tay khách hàng của ông rất yếu và thờ ơ. Với cái bắt tay đó, khách hàng lập tức mất đi sự quan tâm đến ông và sản phẩm của ông ta.

Cho đến trước lúc gặp tôi, chưa có ai nói cho ông ta biết điều này. Ông ta không nhận thức được rằng, đôi lúc, cái bắt tay thật chặt chính là sự mở đầu cho việc kinh doanh trong văn hóa của chúng ta, và cho rằng bắt tay chỉ là nghi thức, chẳng có ý nghĩa gì. Khi biết được tầm quan trọng của hành động này, ông ta bắt đầu học cách bắt tay thật chặt với mọi người ông ta gặp. Sau đó, ông ta có viết thư cho tôi và báo rằng doanh thu đã tăng lên nhiều ngay từ tuần đầu tiên, sau khi ông ta thực hành kỹ năng mới này.

Cách xưng hô với khách hàng

Một số người thường viết thư cho hộp thư tư vấn hỏi cách xưng hô đúng mực khi gặp một người lạ thì nên dùng “Rất vui lòng được gặp bạn” hay “Xin chào!”.

Họ nhận được câu trả lời, nói “Xin chào!” là đúng. Thật hài hước là thư trả lời còn nói thêm rằng bạn không dùng “Rất vui lòng được gặp bạn!” vì thật ra, bạn vẫn chưa biết bạn có vui lòng không.

Khi gặp khách hàng lần đầu tiên, bạn hãy đưa tay ra, nhìn thẳng vào mắt họ và nói “Xin chào!”. Sự tiếp xúc ban đầu này giống như cú phát bóng mở màn cho một trận bóng đá. Nếu làm đúng cách nó có thể giúp bạn tiến xa trong sự nghiệp bán hàng.

Ngồi thẳng và nhìn thẳng

Khi tiếp xúc với khách hàng, bạn hãy luôn ngồi đối diện với họ. Hãy ngồi thẳng lưng, hơi ngả về phía trước. Bạn hãy tập trung toàn bộ tâm trí vào cuộc nói chuyện. Bạn nên tỏ ra giống như một vận động viên trong một cuộc chạy đua, chỉ chờ tiếng súng khai cuộc.

Thật thú vị, trong giao tiếp chúng ta thường bị ảnh hưởng nhiều từ ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Với tư thế ngồi thẳng, hơi ngả về phía trước và tỏ sự quan tâm đến mọi thứ xung quanh. Bạn đã khiến khách hàng trở nên quan tâm hơn và tỉnh táo hơn. Họ sẽ để ý đến bạn và thông điệp của bạn.

Một cách vô thức, khách hàng cho rằng những gì bạn muốn truyền đạt đều quan trọng và giá trị. Do đó, khách hàng sẽ tập trung vào bạn hơn nếu bạn ngả người về phía sau và thoải mái trong suốt cuộc nói chuyện.

Khiến khách hàng tiềm năng cởi mở

Nếu khách hàng ngồi yên và khoanh tay, đó không phải là một dấu hiệu tốt. Có thể là do phòng quá lạnh, nhưng đa số trường hợp, đây là dấu hiệu của sự không quan tâm. Một người khoanh tay thường có nghĩa là đâu óc họ cũng đóng kín. Khoanh tay là ngôn ngữ cử chỉ thể hiện sự ngăn chặn việc lĩnh hội thông tin từ bên ngoài. Khi họ buông tay có nghĩa là họ cũng đang cởi mở.

Hãy khiến cho khách hàng duỗi tay. Thật may, điêu này hết sức đơn giản. Để khiến cho khách hàng cởi mở hơn với thông điệp của bạn, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi. Nếu họ không thoải mái mà vẫn khoanh tay, hãy đưa cho anh ta cái gì đó ví dụ như một cuốn catalog hay một đơn giá và đề nghị họ làm một phép tính, hoặc bạn hỏi xin họ tấm card. Hãy trổ tài để khiến họ phải duỗi tay, điều đó họ cởi mở hơn và chấp nhận bạn cũng như thông điệp của bạn.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Việc vắt chéo chân cũng truyền tải một thông điệp tương tự. Khi khách hàng vắt chéo chân, điều đó thường có nghĩa họ đang giữ lại những thông tin của mình. Nếu họ vắt chân quá mắt cá chân, thường có nghĩa họ sẽ không nói cho bạn biết những điều cần thiết.

Trong quá trình “soi gương và bắt chước”, khách hàng có xu hướng bắt chước cử chỉ của bạn. Bạn hãy cố tình buông tay và bàn tay mở, chân để trên sàn nhà, không vắt chéo chân, khách hàng cũng sẽ có cử chỉ tương tự.

Khi bạn ngồi hơi nghiêng về phía trước, để tâm nghe khách hàng nói, gật đầu, mỉm cười và lắng nghe, khách hàng sẽ cư xử tương tự. Họ cũng sẽ bắt đầu nói chuyện, hỏi lại bạn và chăm chú lắng nghe hơn.

Giảm thiểu tiếng ồn và sự ngắt quãng

Cùng một lúc, con người chỉ có thể tập trung vào một việc. Đó là lý do cần phải giảm thiểu tiếng ồn và yếu tố gây mất tập trung khi bạn nói chuyện với khách hàng. Bạn hãy cố gắng giữ cho cuộc đối thoại không bị ngắt quãng. Nếu bạn gặp khách hàng ở chỗ họ và có nhiều thứ đang diễn ra xung quanh, bạn hãy đề nghị được nói chuyện ở chỗ khác: “Tôi chỉ cần khoảng mười phút. Có chỗ nào để chúng ta có thể ngồi nói chuyện mà không bị quấy rầy không?”

Bạn có thể yên tâm vì đa số khách hàng đều đồng ý ngay với điều này.

Tránh để cuộc giao tiếp gặp cản trở

Khi bạn ngồi với khách hàng của mình, hãy cố tránh những rào cản như bàn, ghế. Nếu khách hàng đang ngồi sau ghế, hãy đề nghị họ ngồi cùng bàn để bạn có thể cho họ thấy những thứ bạn đem theo. Tôi chưa từng gặp khách hàng nào từ chối đứng dậy và chuyển chỗ nếu người bán hàng yêu cầu họ một cách lịch sự và vui vẻ.

Khi bạn ngồi gần khách hàng, hãy luôn để họ ngồi phía bên tay trái để khi bạn lật trang bản thuyết trình, họ có thể theo dõi dễ hơn. Khi bạn yêu câu họ chuyển chỗ và nếu họ đồng ý, tức là họ bắt đầu đáp ứng những yêu cầu hợp lý của bạn. Điều này giúp bạn đến gần tới việc yêu cầu đặt hàng.

Bán hàng trong nhà

Khi bán hàng trong nhà, có một vài điều bạn cần chú ý. Trước hết, đừng bao giờ bàn chuyện bán hàng trong phòng khách. Khách hàng thường không bàn chuyện kinh doanh quan trọng hay đưa ra quyết định liên quan đến gia đình trong phòng khách. Nhà bếp hoặc bàn ăn là những nơi thích hợp để nói về những vấn đề quan trọng có ảnh hưởng đến họ.

Cho dù bạn đã được mời ngồi trong phòng khách, nhưng để thay đổi, bạn nên nói: “Sao chúng ta không ngồi trong phòng bếp, có lẽ sẽ thoải mái hơn?” và đứng lên. Việc bạn đứng dậy chờ được dẫn vào phòng bếp ảnh hưởng rất mạnh mẽ và khách hàng không thể cưỡng lại.

Chỉ ngồi khi được mời

Khi đã vào phòng bếp hoặc bàn ăn, bạn hãy đợi họ chỉ cho bạn chỗ ngồi. Mỗi người đều có một chiếc ghế yêu thích. Bạn cần biết chắc đó không phải là chiếc ghế bạn đang ngồi. Khi đã ngồi vào bàn, hãy làm mọi cách đế duy trì ánh mắt từ cả hai phía. Trong quá trình trao đổi về sản phẩm, bạn và khách hàng hãy luân phiên nhau nói để cả hai bên cùng tham gia đầy đủ vào cuộc nói chuyện.

Luôn tỏ ra lịch sự

Cuối cùng, về phần phép xã giao, bất kể là ở đâu, bạn đừng bao giờ quên để ý cách cư xử của mình. Hãy luôn lịch sự, nhã nhặn và ý tứ với khách hàng, với nhân viên, với người bạn đời và với những người khác trong công ty.

Khi bạn tới chỗ hẹn công việc, hãy luôn đối xử với nhân viên lễ tân một cách lịch sự và ý tứ. Hãy đối xử với mọi người như thể họ là người có giá trị và quan trọng, như thể họ là khách hàng đáng giá hàng triệu đô-la hoặc họ sẽ trở thành người như vậy.

Phần thưởng cho việc đối xử tốt với người khác

Có lẽ phần thưởng lớn nhất của việc đối xử tốt với mọi người là: Bất cứ khi nào bạn làm việc để nâng cao lòng tự tôn người khác thì lòng tự tôn của bạn cũng sẽ tăng lên tương ứng. Khi bạn lịch sự và tỏ ra lễ độ, bạn sẽ yêu thích và tự trọng hơn, đồng thời cũng làm cho những người khác yêu thích và tôn trọng bản thân họ hơn. Bạn càng tích cực thực hành những yếu tố quan trọng, có tính hướng đạo này thì bạn càng mạnh mẽ, tích cực và tự tin, do vậy bạn càng bán được nhiều hàng hơn.

LUYỆN TẬP

1. Tất cả mọi thứ đều có giá! Hay kiểm soát mọi yếu tố mà khách hàng tiềm năng có thể nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, hay lập kế hoạch ngay từ trước.

2. Hãy tưởng tượng bạn là một tiến sỹ bán hàng, một viên chức cao cấp, kiến thức toàn diện, bán những sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời.

3. Hãy ăn mặc sang trọng vì mục đích thành công, hãy vận trang phục như những bậc thầy thành công nhất và có thu nhập cao nhất trong ngành của bạn. Hãy ăn mặc sao cho khách hàng có thể hoàn toàn tin tưởng khi xin tư vấn.

4. Hãy lịch sự với tất có những người mà bạn gặp gỡ từ nhân viên lễ tân đến thư ký và khách hàng; hãy luôn tỏ ro vui vẻ.

5. Hãy luyện tập trí óc trước khi tiến hành mỗi cuộc chào hàng; hãy bình tỉnh, lạc quan và thư giãn. Cách bạn nhìn nhận bản thân chính là cách bạn sẽ trở thành.

6. Hãy làm mọi điều có thể để tránh tiếng ồn hay sự phân tán khi bạn đang nói chuyện với khách hàng, để khách hàng di chuyển nếu cần thiết, nhờ thế, họ có thể tập trung vào bạn và sân phẩm của bạn.

7. Đi thẳng, ngẩng cao đầu, bắt tay chặt và tự tin; hãy thể hiện bản thân như một chuyên gia trong lĩnh vực của mình.

Bằng việc tưởng tượng ra mục tiêu, bạn có thể bắt tiềm thức hoạt động để biến những hình ảnh trong tiềm thức thành sự thật.

TẠP CHÍ SUCCESS