Đối với doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện, lập chiến lược truyền thông, xây dựng hình ảnh thương hiệu…, nhưng băn khoăn không biết tổ chức như thế nào, chọn loại hình sự kiện nào là tốt nhất, họ sẽ tìm đến các Agency. Ví dụ đối với việc tổ chức sự kiện, có rất nhiều loại hình sự kiện và mỗi sự kiện sẽ hướng đến một mục tiêu riêng, tìm đến Agency, doanh nghiệp sẽ được tư vấn chọn các loại hình sự kiện phù hợp với đơn vị của mình nhất. Chẳng hạn, doanh nghiệp phân vân trong sự kiện có nên mời báo chí tham dự hay không và mời những báo/đài nào? Mời bao nhiêu là đủ? Chi phí hợp lý nhất dành cho gói báo/đài là bao nhiêu?… họ sẽ tìm đến sự trợ giúp của Agency quen thuộc. Và rất nhiều vấn đề khác, chẳng hạn như khi doanh nghiệp cần lập một chiến lược truyền thông, muốn thực hiện phim tự giới thiệu, phim phóng sự, TVC quảng cáo, thiết kế Maquette quảng cáo, viết bài PR, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu… Họ cần sự trợ giúp của Agency.

Tại sao phải thuê Agency?

Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu và hầu như doanh nghiệp nào cũng có ít nhất một nhân viên PR hoặc nhân viên marketing kiêm nhiệm luôn công việc của PR. Tùy thuộc vào quy mô và chiến lược hoạt động của các công ty mà họ sử dụng PR trong nội bộ công ty hoặc là thuê Agency. Tuy nhiên, đa số các công ty tại Việt Nam, từ các tập đoàn rất lớn như Unilever, P&G, Pepsi, vẫn sử dụng các PR Agency. Có một số lý do mà các công ty cần phải sử dụng các dịch vụ của Agency trong hoạt động truyền thông của mình.

Tính chuyên nghiệp

Doanh nghiệp thuê Agency bên ngoài công ty vì họ cần có một sự chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức chương trình và xây dựng thương hiệu. Agency có kinh nghiệm trong quá trình tổ chức, họ biết cách phân bổ nhân sự và lên chi phí một cách hợp lý nhất. Bên cạnh đó, họ tổ chức nhiều sự kiện trong năm, tổ chức trong những hoàn cảnh khác nhau, vì thế Agency có thể đưa ra những phương án phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Có nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí trả cho Agency, nên tự tổ chức sự kiện của công ty mình. Tuy nhiên, với đội ngũ nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa hiểu rõ về quy trình tổ chức sự kiện, và các hạng mục trong tổ chức sự kiện như: thiết bị, nhân sự, nghệ thuật và rất nhiều vấn đề khác liên quan, nên dẫn đến việc sự kiện được tổ chức không tốt, nhiều khi chi phí còn cao hơn nhiều lần so với thuê Agency.

Tính hiệu quả

Nếu doanh nghiệp chưa hiểu hết sức mạnh của truyền thông và các phương tiện truyền thông sẽ dẫn đến lúng túng trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp không nắm được tiêu chí về nội dung của từng báo/đài, nhu cầu thông tin của độc giả sẽ dễ dẫn đến tin về doanh nghiệp không được xuất hiện trên mặt báo, hoặc những bài PR viết không khéo léo sẽ đem đến cảm giác ngán ngẩm và không còn tin tưởng nơi công chúng. Trong khi đó, Agency có kinh nghiệm hơn so với doanh nghiệp trong quá trình làm việc với giới truyền thông, họ hiểu được nhu cầu thông tin của từng báo, giúp thông tin doanh nghiệp xuất hiện kịp thời và chỉ tập trung vào việc phát triển truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là Agency có cái nhìn khách quan hơn vào công việc kinh doanh của bạn, một số người trong Agency có thể là khách hàng đang sử dụng sản phẩm của bạn, cho nên sẽ đưa ra cho công ty nhiều ý tưởng hơn. Hơn nữa, Agency có mối quan hệ rất tốt với các cơ quan truyền thông, nhờ đó họ cũng sẽ giúp tin tức của bạn xuất hiện trên các phương tiện này một cách dễ dàng hơn là bạn tự làm lấy. Thêm vào đó, các Agency có đội ngũ những chuyên viên không chỉ giỏi về kỹ thuật, mà còn nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ khi có những yêu cầu đặc biệt từ doanh nghiệp hoặc chia sẻ kinh nghiệm để đưa ra được những giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Thành công của khách hàng chính là thành công của Agency. Vì thế, họ dành nhiều thời gian và tâm huyết thực hiện kế hoạch cho doanh nghiệp. Chính sự phụ thuộc vào thành công của khách hàng nên họ sẽ là người bạn đồng hành trong quá trình xây dựng và phát triển thương hiệu của công ty. Chính khách hàng/doanh nghiệp mang lại doanh thu cho Agency, nên họ sẽ nỗ lực để đem đến những gì tốt nhất cho doanh nghiệp.

Giúp tiết kiệm thời gian

Khi thuê một Agency làm việc, họ có rất nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông như đã nói ở phần trước. Họ cũng thường xuyên tổ chức các sự kiện, viết bài PR cho nhiều công ty khác nhau. Họ biết quy trình sáng tạo, tìm ra ý tưởng. Vì thế, họ sẽ dễ dàng và nhanh chóng giúp công ty bạn có được một sự kiện, một chiến lược phù hợp với đối tượng mục tiêu. Nếu công ty bạn tự làm lấy, nó sẽ tốn rất nhiều thời gian và nguồn nhân lực, vì chúng ta không thường xuyên tổ chức các hoạt động truyền thông như Agency. Hơn nữa, việc triển khai các hoạt động truyền thông, ví dụ như tổ chức họp báo, theo dõi tin tức của công ty trên các phương tiện truyền thông không hề dễ dàng, nếu bạn không quen với công tác cơ quan báo/đài, công việc này cũng sẽ làm bạn mất thời gian và phải huy động toàn bộ nhân lực của công ty. Khi sử dụng Agency, chúng ta chỉ cần phối hợp, theo dõi công việc của họ. Còn nhân viên của mình có thời gian để làm những công việc khác trong công ty.

Một lý do nữa, các công ty sử dụng Agency là giúp họ tiết kiệm thời gian nhờ giảm sự phức tạp về giấy tờ, kế toán. Các thủ tục xin phép tổ chức sự kiện, xin phép họp báo, kiểm duyệt nội dung thông tin hoặc làm hợp đồng với các nhà cung cấp cũng chiếm của doanh nghiệp rất nhiều thời gian. Khi làm qua Agency, các Agency sẽ là người làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, với các cơ quan chức năng thay cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu các thủ tục rườm rà.

Hiệu quả trong sử dụng ngân sách

Một số doanh nghiệp còn nhầm lẫn khi cho rằng thuê Agency bên ngoài thì kinh phí sẽ tăng cao so với việc sử dụng nguồn lực của công ty. Nhưng trên thực tế thì hoàn toàn ngược lại.

Agency có rất nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, và họ thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp này, nên họ sẽ được mức giá thấp hơn nhiều so với doanh nghiệp khi thực hiện trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ. Bạn cứ hình dung giống như mua lẻ và mua sỉ. Doanh nghiệp tự thực hiện nghĩa là lâu lâu mình mới sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp (mua lẻ) nên giá sẽ cao hơn Agency là người sử dụng thường xuyên, sử dụng nhiều (mua sỉ) và Agency sẽ tính cho bạn mức giá hấp dẫn.

Cùng vấn đề như trên, khi làm việc với Agency, bạn có thể mua được những trang báo tốt trên các báo để viết những bài PR hoặc đăng quảng cáo. Hoặc mua được những giờ vàng trên các kênh truyền hình hoặc phát thanh. Vì hầu như mỗi năm, các Agency sẽ làm việc với các cơ quan truyền thông để mua trang, mua sóng của họ. Chính vì thế khi doanh nghiệp thông qua Agency để mua sóng, mua trang sẽ được giá hấp dẫn hơn khi mua trực tiếp từ các cơ quan truyền thông. Một điều quan trọng nữa là bạn sẽ khó mua được những trang báo trên các tờ báo quan trọng, hoặc các giờ vàng nếu bạn tự làm một mình, vì các Agency đã mua những vị trí đó trước.

Chọn Agency như thế nào?

Hiện tại trên thị trường Việt Nam có hàng nghìn công ty truyền thông và tổ chức sự kiện. Để tìm được một Agency có thể giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh và nâng cao uy tín doanh nghiệp không phải là dễ dàng. Các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian trong quá trình tìm kiếm Agency và biến Agency trở thành đối tác chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp của mình. Nhiều người ví von việc chọn Agency cũng giống như chọn bạn đời, và mối quan hệ giữa Agency và doanh nghiệp giống như một cuộc hôn nhân. Bạn phải chọn được một Agency thật sự thấu hiểu được doanh nghiệp của mình và phát triển một mối quan hệ lâu dài.

Để tìm kiếm một Agency cho doanh nghiệp mình, trước tiên bạn phải có một chiến lược rõ ràng, hoạt động marketing nói chung và PR nói riêng luôn đòi hỏi sự sáng tạo và khác biệt. Và để tìm được một Agency có thể đưa ra được những ý tưởng, giải pháp độc đáo, mới lạ có hướng đi riêng, trước tiên doanh nghiệp cần phải xác định được thật cụ thể, rõ ràng mục tiêu, mục đích của mình khi tiếp xúc với Agency. Nếu bạn không có được mục tiêu, chiến lược rõ ràng, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và Agency sẽ rất khó duy trì lâu dài vì sẽ gây ra những tranh cãi do chưa hiểu nhau dẫn đến tình trạng xung đột về ý tưởng.

Nếu bạn là một khách hàng chuyên nghiệp, thì không khó để có một Agency chuyên nghiệp với bạn. Có nhiều công ty, hôm nay thì muốn xây dựng hình ảnh này, ngày mai lại thay đổi hình ảnh khác. Đôi khi các doanh nghiệp rất mông lung, chưa định hình mình muốn gì. Những yêu cầu chung chung đến những thay đổi liên tục, thậm chí chỉ còn 2 ngày nữa tổ chức sự kiện vẫn yêu cầu thay đổi. Điều này sẽ gây khó khăn rất lớn cho Agency trong quá trình thực hiện. Doanh nghiệp cần có sự nhất quán trong chiến lược mình đưa ra, và trong những lần làm việc với Agency. Sự thay đổi thường xuyên không thể dẫn đến kết quả là một mối quan hệ lâu dài. Mong ước lớn nhất của Agency là được làm việc với những khách hàng chuyên nghiệp, biết con đường đi rõ ràng, không thường xuyên thay đổi chiến lược. Chị Thu Quyên – Giám đốc điều hành công ty Galaxy cho biết: “Với những yêu cầu rõ ràng về mục tiêu, kết quả hoặc chất lượng, chúng tôi sẽ đỡ mất thời gian tìm hiểu để có thể biết rõ khách hàng cần gì và như vậy con đường đi tới thành công trong hợp tác giữa hai bên sẽ ngắn hơn”.

(http://quanlykhachhang.vietmos.com/tabid/73/News/187/Cung-khach-hang-thuc-hien-chien-dich-.aspx)

Khi lựa chọn Agency cần phải lưu ý đảm bảo các tiêu chí sau:

Có tư duy sáng tạo khác biệt & phù hợp

Có kinh nghiệm

Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp & đam mê với nghề

Có cam kết lâu dài

Đam mê công việc kinh doanh của doanh nghiệp

Tự hào về sự thành công của doanh nghiệp

Sẵn sàng chia sẻ những quan tâm, lo lắng, niềm vui của bạn

Cùng mục tiêu lâu dài

Chi phí phù hợp

Dịch vụ chất lượng

Agency là người nắm giữ thông tin bí mật của doanh nghiệp nên yêu cầu phải tuyệt đối giữ bí mật.

Làm việc phải đúng tiến độ.

Các bước lựa chọn Agency

Tìm hiểu thông tin về Agency qua website, báo chí, đối tác, bạn bè.

Gọi điện đến một số Agency phù hợp, đề nghị họ gửi thông tin, profile tự giới thiệu về các dịch vụ của mình đến doanh nghiệp.

Trong quá trình tìm kiếm Agency, doanh nghiệp cần:

Chọn lọc ba Agency tiềm năng nhất trong số các hồ sơ gửi về và hẹn gặp trực tiếp. Trong buổi gặp gỡ này, các Agency sẽ chứng minh thế mạnh của mình với doanh nghiệp. Trong buổi gặp gỡ, doanh nghiệp tiếp tục đưa ra kế hoạch sắp tới của mình là tổ chức một sự kiện, hoặc tổ chức sự kiện kèm theo một chiến lược truyền thông. Doanh nghiệp sẽ nêu ra mục đích và mục tiêu của chương trình, yêu cầu 3 Agency tham gia đấu thầu. Sau lần gặp mặt và nêu yêu cầu, doanh nghiệp thường cho các Agency thời hạn một đến hai tuần để gửi dự án hay còn gọi là proposal. Proposal phải bao gồm ý tưởng chương trình, thiết kế, báo giá và tiến độ thực hiện.

Sau khi nhận được proposal, bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ xem ý tưởng nào phù hợp với sản phẩm, dịch vụ, chiến lược của công ty nhất thì sẽ chọn Agency đó. Nếu cả ba Agency đều có ý tưởng tốt như nhau, doanh nghiệp sẽ thực hiện bước tiếp theo là để các Agency cạnh tranh về vấn đề giá cả và dịch vụ.

Hoàn tất chương trình, doanh nghiệp cần ngồi lại đánh giá mức độ Agency đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp mình đến đâu.

Họ có ý tưởng sáng tạo, khác biệt và phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp không?

Những ý tưởng của họ có kích hoạt và tạo được hưng phấn cho bạn không?

Bạn có muốn làm việc với những người này hàng ngày không?

Họ có “đáng giá đồng tiền” không?

Để trở thành đối tác lâu dài, ngoài vấn đề Agency phải am hiểu thị trường nắm bắt kịp thời tầm nhìn, định hướng chiến lược của khách hàng, Agency còn là người bạn tâm giao, người nắm chìa khóa bí mật của doanh nghiệp. Chính vì thế, Agency được xem như người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình phát triển và định vị thương hiệu.

Những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng Agency

Thuận lợi

Các Agency luôn cố gắng mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Họ có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dày dặn trong quá trình tổ chức sự kiện, lên chiến lược truyền thông và quá trình xây dựng thương hiệu.

Agency luôn thể hiện tinh thần hợp tác trong công việc. Mọi thay đổi đều xin ý kiến từ phía khách hàng. Họ luôn lắng nghe và chịu khó tiếp thu những đóng góp tích cực từ phía khách hàng. Niềm vui của các Agency là sau mỗi chương trình nhận được lời khen và sự chia sẻ chân thành từ phía khách hàng.

Các Agency luôn chịu khó theo dõi thông tin đối thủ hoạt động trong cùng lĩnh vực và gửi cho khách hàng của mình để họ nắm bắt được tình hình và tìm ra phương án cho sản phẩm/dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, ở vị trí của người sử dụng dịch vụ, các doanh nghiệp đi thuê cũng không phó mặc hoàn toàn cho đối tác mà luôn theo sát hỗ trợ, phối hợp cùng giải quyết các vấn đề để đạt hiệu quả công việc cao nhất.

Khó khăn

Hầu hết các PR Agency Việt Nam chưa hiểu hết được tầm quan trọng của việc duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng thân thuộc và biến khách hàng thành những người bạn tâm giao để có thể chia sẻ mọi niềm vui cũng như khó khăn của doanh nghiệp mình. Đây là điểm yếu của PR Agency Việt Nam, vì lợi ích kinh tế nên họ sẵn sàng ký hợp đồng với bất kỳ doanh nghiệp nào kể cả đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp khách hàng. Ngược lại, các Agency nước ngoài có mặt ở Việt Nam, họ ý thức và hiểu được tâm tình, nỗi lo lắng của khách hàng và họ muốn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng và trở thành đối tác lâu dài. Ví dụ: Với các đại gia như JWT, Lowe, Ogilvy… một khi đã làm Agency cho Pepsi thì không bao giờ họ ký hợp đồng với Coca-Cola, dù cho lợi nhuận có lớn đến đâu. Đó là những nguyên tắc thuộc “đạo đức nghề nghiệp”. Với các Agency trong nước thì điều này vẫn còn xa lạ. Vì thế các doanh nghiệp khi thuê Agency Việt Nam, họ vẫn còn e ngại vì sẽ bị tiết lộ bí mật kinh doanh của đơn vị mình.

Doanh nghiệp Việt Nam vẫn thường gặp tình trạng các Agency bê ý tưởng vừa làm cho một doanh nghiệp cùng ngành sang chương trình của mình hoặc họ thấy một chi tiết ấn tượng trong sự kiện khác mang về áp dụng trong sự kiện nhưng không thành công.

Điểm đau lòng nhất ở Agency Việt Nam, họ đưa ý tưởng tốt, giá cả hợp lý nhưng khi chương trình thể hiện trên thực tế không đảm bảo chất lượng hoặc để cạnh tranh với các đối thủ, họ đưa ra chi phí thấp nhưng trong quá trình chuẩn bị hạng mục và dàn dựng họ lại đưa ra quá nhiều hạng mục phát sinh. Sau chương trình hạng mục phát sinh cộng lại còn cao hơn các Agency khác. Chính vì những lý do đó, hiện nay các doanh nghiệp khi tìm Agency họ ngày càng trở nên thận trọng hơn.

Một số lưu ý khi làm việc với Agency

Không nên xen vào chuyên môn của người làm sáng tạo: chúng ta có thể gợi ý nhưng đừng “cầm tay chỉ” những người ở Agency phải làm gì. Công việc của họ là giúp chúng ta tìm ra giải pháp, ý tưởng tốt nhất. Nếu bạn tham dự quá sâu vào công việc sáng tạo của họ, sẽ hạn chế rất nhiều khả năng họ đưa ra ý tưởng tốt cho bạn. Chưa kể đến việc mối quan hệ có thể sẽ gặp khó khăn.

Luôn làm việc với Agency thông qua người phụ trách trực tiếp khách hàng (account). Tập trung vào một đầu mối chính, không làm trực tiếp với nhân viên thiết kế, nhân viên phòng sản xuất, nhân viên phòng PR…

Luôn cổ vũ, động viên và đặt tin tưởng vào Agency

Hãy chia sẻ mọi vui buồn cùng với Agency

Cần có sự đồng cảm giữa Agency và khách hàng

Duy trì mối quan hệ đối tác chân thành & cởi mở

Có quan điểm về hoa hồng rõ ràng.

Đối với Agency

Không chỉ doanh nghiệp gặp khó khăn khi làm việc với Agency. Nhiều Agency cũng thường xuyên gặp các tình huống “dở khóc dở cười” với các doanh nghiệp.

Đánh giá đúng mức giá trị những ý tưởng sáng tạo là điều mà mỗi Agency luôn mong mỏi khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Kế hoạch truyền thông là nhằm giới thiệu hình ảnh sản phẩm, định vị thương hiệu trong lòng người tiêu dùng. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thấy được hiệu quả trong chiến dịch truyền thông vì họ quan niệm, chiến dịch truyền thông là phải giúp doanh nghiệp của họ tăng doanh số.

2.1. Quy trình làm việc của Agency đối với doanh nghiệp

Để thực hiện một chiến dịch truyền thông đầu tiên, Giám đốc Account sẽ trực tiếp gặp gỡ và trao đổi với các khách hàng, đây là người nắm rõ các công đoạn của một sự kiện hoặc một chiến dịch truyền thông. Sau khi thỏa thuận xong với khách hàng, Giám đốc Account sẽ tổ chức một cuộc họp với các nhân viên để giải thích và truyền đạt lại những yêu cầu của khách hàng một cách cẩn thận các yếu tố chính của dự án và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nếu trong giai đoạn này nảy sinh những khúc mắc hay vấn đề, Giám đốc Account sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng để thỏa thuận lại. Trong một dự án, họ phải xử lý rất nhiều nhiệm vụ để đáp ứng yêu cầu của các khách hàng. Cuối cùng khi đề xuất được ý tưởng hay bộ phận này sẽ trao đổi với khách hàng. Thật ra, không phải ý tưởng nào của Agency cũng được khách hàng nhận lời ngay và đánh giá cao, giữa họ còn thực hiện nhiều trao đổi khác đến khi nào khách hàng đồng ý với ý tưởng mà công ty đưa ra thì dự án được bắt đầu. Nhưng nếu khi thuyết trình không được chấp nhận thì xem như công việc của dự án này đến đây là kết thúc.

Bên cạnh việc động não để bắt đầu những ý tưởng mới theo yêu cầu của khách hàng, các thành viên trong đội cũng chịu trách nhiệm những khâu khác như tính toán tổng chi phí cho toàn bộ dự án, giám sát trang web sản phẩm và diễn đàn trực tuyến. Để thực hiện được công việc này, tất cả nhân viên phải nắm rõ cũng như thể hiện sự quen thuộc với các sản phẩm của doanh nghiệp để truyền tải cho khách hàng hiểu biết về sản phẩm bằng ngôn ngữ dễ hiểu và phù hợp với đối tượng khách hàng nhất. Khác với những mẫu quảng cáo trên truyền hình, PR là sự trải nghiệm thực tế vì các bài PR ở Việt Nam thường được công chúng tin tưởng cao nên công đoạn này mất khá nhiều thời gian và tâm huyết.

Thuận lợi và khó khăn khi làm việc với doanh nghiệp

Thuận lợi

Doanh nghiệp luôn tạo mọi điều kiện để Agency làm tốt công việc của mình.

Sẵn sàng hỗ trợ và cung cấp mọi thông tin theo yêu cầu của Agency

Thời gian triển khai công việc thường tùy thuộc vào tiến độ công việc của Agency

Đặt niềm tin tuyệt đối vào Agency đã được lựa chọn

Khó khăn

Ngoài việc hỗ trợ hết lòng, đôi lúc họ hiểu nhầm Agency là “người giúp việc”. Bất kể thời gian nếu cần là họ gọi Agency. Không sắp xếp lịch trước, bất chợt gọi đến tham gia cuộc họp hoặc muốn đáp ứng mọi yêu cầu. Điều mà các Agency mong muốn là doanh nghiệp hãy xem họ là một đối tác trong chiến lược phát triển chứ không phải với tư tưởng “anh là một Agency thì anh phải đáp ứng mọi yêu cầu của chúng tôi”.

Khi quan điểm của khách hàng và Agency không gặp nhau. Ví dụ: trong tổ chức họp báo, trường hợp Agency muốn mời nhà báo này, khách hàng lại muốn mời một nhà báo khác. Hoặc khi viết bài PR, doanh nghiệp cứ muốn tung hô sản phẩm, nhưng Agency lại muốn lồng ghép khéo léo, khó nhận diện hơn. Chính do quan điểm không thống nhất, nên các Agency thường phải mất thời gian giải thích, chỉnh sửa lại cho hài hòa và hài lòng khách hàng. Việc làm theo ý khách hàng đã khó, thuyết phục được khách hàng tin tưởng vào kế hoạch của mình càng khó hơn.

Việc siết chặt ngân sách quảng bá của các doanh nghiệp đã khiến doanh thu của các Agency sụt giảm đáng kể. Bên cạnh đó, các Agency mọc lên như “nấm sau mưa” cũng khiến việc cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bên cạnh tính sáng tạo, năng lực quản lý và tổ chức, giá cả thực hiện, dịch vụ khách hàng luôn là những tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá và đo lường khả năng tiến tới ký kết hợp đồng.

Khó khăn nhất vẫn là thực hiện một kế hoạch truyền thông theo ý khách hàng phải vừa “hoành tráng”, vừa “chi phí thấp”. Anh Nguyễn Quang Huy trưởng phòng event Công ty TNHH Truyền Thông MiO tâm sự: “Thật khó khi giá cả mỗi thời điểm mỗi khác, thế mà khách hàng lại đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với thời điểm hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ, khách hàng nào thông cảm thì vấn đề dễ thở hơn. Khách hàng nào khó tính thì ngân sách đã duyệt là không thay đổi. Điều chỉnh cách thực hiện, thay phương án… là việc thường xuyên phải tranh luận. Bộ phận hậu cần event phải rà soát lại toàn bộ hạng mục, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, thương lượng lại với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện để có được chi phí đầu vào tốt hơn. Không đơn giản chút nào khi phải cân bằng lợi ích của khách hàng và sự sống còn của công ty. Dân event chỉ có nước “cười như mếu” khi ý tưởng bay bổng trong chi phí hạn hẹp”.

Những lưu ý khi làm việc với doanh nghiệp

Trước khi lên bất cứ một kế hoạch gì cho khách hàng, chúng ta cần nắm rõ thông tin về họ: từ vị trí của doanh nghiệp trong ngành, đối thủ họ từng làm gì để xây dựng thương hiệu cho chính mình, mối quan hệ của họ với giới truyền thông và chính quyền địa phương. Những thông tin này, Agency có thể tìm hiểu trực tiếp từ họ, tìm kiếm trên mạng…

Kinh nghiệm của chúng tôi khi làm việc với doanh nghiệp là hãy đặt ra cho họ nhiều câu hỏi và hãy để họ nói về chính mình thật nhiều. Như thế chúng tôi có được nhiều thông tin để viết kế hoạch hoặc lên nội dung một chương trình. Đừng viết chương trình theo kiểu suy đoán hoặc áp đặt tư tưởng của mình cho doanh nghiệp.

Khi triển khai chương trình, Agency phải thường xuyên liên lạc với doanh nghiệp. Có gì chưa hiểu phải hỏi ngay. Tuyệt đối tránh sơ suất về mặt thông tin.

Khi đưa ra một ý tưởng hay cho một sản phẩm yêu cầu nhân viên PR phải giải thích hay nêu những ưu điểm của phương pháp đó, ý tưởng đó để thuyết phục khách hàng đồng ý với ý tưởng của mình. Công việc này đòi hỏi sự kiên nhẫn cũng như khả năng thuyết phục khách hàng của người làm PR. Vậy nên, mỗi chiến dịch hay ý tưởng cần phải được trau chuốt vì đó là cũng hình ảnh của công ty khách hàng.

Một số khách hàng chỉ muốn nói, đề cập đến những ưu điểm về sản phẩm của họ với những chi tiết khá tỉ mỉ và rối rắm mà quên tập trung vào những điều người tiêu dùng muốn nghe, chính vì thế không tạo được ấn tượng cho người xem. Vì vậy, nhiệm vụ của PR phải làm vừa lòng cả khách hàng và công chúng.

Cần phải lập một bảng tiến độ thực hiện thật cụ thể cho kế hoạch, để theo dõi công việc và cũng để theo dõi thông tin mà khách hàng buộc phải cung cấp cho phía Agency.

Đảm bảo chiến dịch/chương trình PR phải được thực hiện đúng tiến độ. Kiểm soát rủi ro và có các phương án xử lý rủi ro trong suốt quá trình thực hiện chiến dịch.

Cần có một hợp đồng nêu rõ những ràng buộc giữa doanh nghiệp và Agency.

Có những báo cáo gửi cho khách hàng sau mỗi lần thực hiện chương trình. Báo cáo phải đảm bảo trung thực về nội dung và trình bày bản báo cáo bắt mắt nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp.

Hồ sơ đấu thầu

Trước khi ký được hợp đồng với khách hàng, Agency thường phải trải qua thủ tục đấu thầu. Khi muốn tổ chức sự kiện, hoặc thực hiện bất kỳ chiến dịch marketing nào, khách hàng sẽ chọn khoảng 3 đến 5 Agency và viết thư đề nghị các Agency đó nộp hồ sơ doanh nghiệp về tham gia dự thầu.

Doanh nghiệp có một buổi brief với các Agency – Agency chuẩn bị hồ sơ, ý tưởng trong khoảng 2 tuần – đến thuyết trình và doanh nghiệp chọn lựa – ký kết hợp đồng nếu thắng thầu (đây thường chỉ là một quy trình đấu thầu đơn giản cho những chiến dịch/chương trình ngắn hạn).

Hồ sơ đấu thầu

Giấy phép kinh doanh – giấy phép thành lập công ty

Hồ sơ giới thiệu năng lực (nhân sự, các chiến dịch/chuơng trình đã thực hiện, năng lực tài chính)

Kế hoạch thực hiện (ý tưởng, kế hoạch triển khai, kinh phí thực hiện)

Thư bảo lãnh dự thầu (nếu khách hàng yêu cầu)

Có những doanh nghiệp đơn giản hóa hình thức đấu thầu. Họ gửi thư mời thầu đến cho Agency và Agency chỉ cần nộp đơn xin đấu thầu và doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu.

Tp Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 02 năm 2011

THƯ MỜI THẦU TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH HỌP MẶT HỘI VIÊN QUÝ I – 2011

Kính gửi: Các DN Hội viên trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Chương trình Họp mặt Hội viên hàng quý là dịp để Hội tổng kết lại hoạt động quý vừa qua và là dịp để các doanh nghiệp hội viên giao lưu, chia sẻ. Dự kiến ngày Họp mặt Hội viên Quý I năm 2011 sẽ được tổ chức vào lúc 15g00 đến 21g00, Thứ Sáu, ngày 15/4/2011, với quy mô gần 300 DN tham dự, khách mời từ đại diện lãnh đạo thành phố, các hiệp hội, bạn và báo đài.

Văn phòng Hội kính mời các Doanh nghiệp hội viên có quan tâm đến việc tổ chức sự kiện “Họp mặt HV quý I 2011” này tham khảo chi tiết nội dung và mục đích của chương trình như file đính kèm và gửi thầu về VPH trước ngày 5/3/2011. Tiêu chí lựa chọn gồm:

Về nội dung: Phong phú, mang tính trẻ và phù hợp với doanh nhân, cách tổ chức chuyên nghiệp, chu đáo và truyền tải được mục đích của chương trình.

Về chi phí: Phù hợp với ngân sách của hội và ưu tiên cho các đơn vị có cam kết vận động tài trợ tốt cho chương trình.

Văn phòng hội rất mong sớm nhận được phản hồi tích cực của các anh/chị! Mọi thông tin chi tiết liên quan đến chương trình, xin vui lòng liên hệ:

Văn phòng Hội Doanh nhân trẻ Tp. HCM – 04 Alexandre De Rhodes, Q.1

Ông Nguyễn Văn A

Tel:……………………….

Fax:……………………….

Email:……………………….

Website:……………………..

Bà Trần Thị B

Tel:……………………….

Fax:………………………..

Email:………………………..

Website:………………………..

Phát triển mối quan hệ lâu dài

Trong kinh doanh, có được một khách hàng đã khó, giữ chân được khách hàng đó còn khó hơn. Ngoài việc làm thật tốt công việc của mình khi đã ký hợp đồng, Agency cũng nên thường xuyên liên lạc và cập nhật những thông tin mới cho khách hàng. Một kinh nghiệm trong quá trình làm việc với doanh nghiệp, Agency nên lưu trữ lại tất cả tài liệu mà doanh nghiệp đã cung cấp, hoặc Agency thực hiện cho doanh nghiệp. Vì đến lần thứ hai thực hiện cho doanh nghiệp đó, câu nói mà Agency thường nghe doanh nghiệp nói khi mình yêu cầu cung cấp thông tin là: “Em cứ dùng file hình ảnh, tư liệu mà lần thực hiện chương trình trước anh/chị đã chuyển”.

Cần thường xuyên viết email và gọi điện hỏi thăm khách hàng. Tạo dựng muốn quan hệ thân thiết. Ngoài công việc chúng ta có thể làm bạn ngoài xã hội. Trao đổi những vấn đề bên lề cuộc sống.

Cập nhật thông tin của khách hàng: thông qua báo chí, website và người quen… gửi đến doanh nghiệp những lời chúc mừng. Họ sẽ cảm động khi chúng ta luôn quan tâm đến họ.

Hãy biết nhận sai. Nếu làm sai, chúng ta nên thẳng thắn nhận lỗi, không nên tìm mọi cách biện minh để lấp liếm, khách hàng sẽ mất niềm tin với bạn.

Không được nói xấu khách hàng. Đừng quên nhiệm vụ của công ty bạn là đang xây dựng hình ảnh của công ty họ bên ngoài xã hội.

Khi làm việc với những khách hàng thường xuyên thay đổi ý kiến và sợ trách nhiệm. Bí quyết của chúng tôi là: Hãy lưu trữ tất cả email của khách hàng gửi, nếu là chat qua yahoo, hãy cài đặt cho yahoo chế độ lưu trữ thông tin, còn điện thoại hãy lưu lại nội dung các cuộc đối thoại. Khi tất cả được duyệt mà người phụ trách yêu cầu bạn thay đổi, bạn thấy không hợp lý và cũng không thể cãi lại người đó, cách tốt nhất trong tình huống này là hãy đưa cho họ cây bút và cuốn sổ yêu cầu họ ghi vào đó và ký tên. Tất cả những thay đổi không nên chỉ nói miệng, vì “lời nói gió bay”, hôm nay nói thế này, mai nói thế khác thì dễ gây ra tranh cãi.

Kết luận:

Nếu bạn chọn được một Agency phù hợp, tốt, thấu hiểu và luôn chăm lo cho bạn, có thể nói cuộc hôn nhân của bạn đã khá viên mãn. Và dĩ nhiên điều đó sẽ giúp hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng hơn, các chiến lược marketing, truyền thông của bạn có thể khác biệt, có đủ sáng tạo, đủ mạnh mẽ để thuyết phục khách hàng. Để mối quan hệ này thật sự tốt đẹp, doanh nghiệp không nên xem đây là mối quan hệ “cho – nhận”, hay “chủ – tớ” như nhiều doanh nghiệp vẫn đang làm mà hãy xem nhau như đối tác, một mối quan hệ chân thành và cởi mở.