Tình huống 1

Những cuộc họp báo, hay sự kiện có sự xuất hiện của những phóng viên không mời mà đến.

Cách xử lý

Nếu chưa quen biết:

Xin danh thiếp để kiểm tra thông tin.

Nếu phóng viên đến từ tòa soạn danh tiếng và có nhu cầu thông tin thực sự: gửi cho phóng viên đó Press kit và có phong bì dự trù kèm theo, mời họ vào tham gia sự kiện.

Phóng viên từ báo lá cải thì gửi TCBC và mời vào tham dự sự kiện.

Nếu phóng viên đến từ báo lá cải vẫn muốn có phong bì: tế nhị nói tiếng xin lỗi vì chương trình có dự trù phát sinh nhưng hết/Kinh phí doanh nghiệp có giới hạn nên chỉ chuẩn bị cho phóng viên được mời hoặc đặt thẳng vấn đề “khi tin được lên trang bên em sẽ chuyển kinh phí”.

Phóng viên cố tình gây rối sự kiện. Yêu cầu bảo vệ mời ra ngoài.

Nếu phóng viên quen mà bạn không mời nhưng lại đến tham dự:

Gửi Press kit có phong bì cho phóng viên và xin lỗi vì chương trình này nhỏ nên không mời anh/chị, hoặc khách hàng của em yêu cầu và duyệt danh sách báo, em chỉ là người thực hiện.

Cho lễ tân mời anh/chị phóng viên vào khu vực tổ chức.

Tình huống 2

Doanh nghiệp đưa phóng viên quen biết vào danh sách mời sự kiện,

người phụ trách PR ở Agency quen một phóng viên khác.

Phương án 1: Mời cả hai phóng viên cùng một tòa soạn báo tham gia nếu kinh phí cho phép và được sự chấp thuận của cấp trên.

Phương án 2: Không có kinh phí – bạn nên tự hỏi mình các câu hỏi sau:

Mức độ quen biết của cấp trên/doanh nghiệp với phóng viên?

Phóng viên đang phụ trách mảng nào?

Liệu sau sự kiện phóng viên đó có đưa tin không?

Đến đây, người làm PR sẽ phải xem lại yêu cầu từ cấp trên/doanh nghiệp: Nếu chương trình không đảm bảo tin thì vấn đề này dễ giải quyết, người phụ trách PR chỉ cần xin số điện thoại của phóng viên từ cấp trên/doanh nghiệp và mời tham dự. Nếu chương trình cần đảm bảo tin – phần tin trên báo này, chúng ta không chịu trách nhiệm. Người phụ trách PR cần có sự thỏa thuận trước với cấp trên/doanh nghiệp. Mọi việc cần được xác nhận bằng văn bản hoặc ít nhất cần được xác nhận qua email.

Tình huống 3

Doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo 100% báo đăng tin.

Thông thường Agency chỉ đảm bảo 70 – 80% tin được đăng tải. Phóng viên không có quyền quyết định tin đăng hay không, tuy nhiên khi gặp tình huống này chúng ta có thể xử lý như sau:

Khi lập ngân sách, cần dành một khoản kinh phí dự trù đảm bảo mua tin booking (mua tin qua phòng quảng cáo của tòa soạn)

Lập chi phí mời phóng viên nên để dư ra một khoản.

Khi tin rớt (không được đăng tải) chúng ta có thể bù tin sang các báo có vị thế tương đương hoặc mua tin trên những báo bị rớt tin.

Tình huống 4

Khi phóng viên vòi tiền doanh nghiệp?

Người phụ trách PR công ty cần phải tiến hành những bước sau:

1. Tổ chức buổi họp với Ban lãnh đạo.

Tìm hiểu xem công ty có điểm yếu nào?

Mức độ sai phạm đến đâu?

Tìm phương án cùng giải quyết.

2. Ngồi lại với phóng viên: Dĩ hòa với phóng viên (nếu thỏa hiệp được).

3. Báo cáo với cấp lãnh đạo của Tòa soạn.

4. Đưa ra cơ quan chính quyền xử lý.

Kết luận

Tạo dựng quan hệ thân thiết với phóng viên là công việc rất quan trọng đối với một chuyên viên PR. Vì phóng viên là chiếc cầu nối đưa tin tức của công ty bạn về tòa soạn và sau đó đến công chúng. Hơn nữa, nếu chúng ta tạo dựng được mối quan hệ tốt với phóng viên mỗi khi khai thác đề tài liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty, thì phóng viên thường sẽ ưu tiên phỏng vấn Giám đốc công ty bạn để lấy ý kiến như một chuyên gia trong lĩnh vực này. Thật vậy, mối quan hệ với phóng viên góp phần rất lớn cho thành công của doanh nghiệp, vì khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty bạn đa phần là nhờ xem thông tin trên báo/đài. Tuy nhiên, mối quan hệ này không phải dễ dàng có được và cũng khó duy trì. Điều quan trọng là bạn có nắm được các kỹ năng để tiếp cận, phát triển và duy trì các mối quan hệ này hay không?