Một thông cáo báo chí (TCBC) gồm bảy phần:

1. Nguồn tin: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra

TCBC

2. Tên văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”…

3. Tiêu đề

4. Ngày tháng năm, thời điểm ra thông báo

5. Nội dung chính

6. Thông tin về công ty

7. Thông tin liên hệ

Ví dụ:

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2010

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU

GEMALINK – CÁI MÉP

TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, TP.HCM.

Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính phủ về phát triển hệ thống cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Năng lực xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm.

Ông Đỗ Văn Minh – Tổng Giám đốc Gemedept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốt quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”.

Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi hơn cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam.

Thông tin công ty Gemadept:

Công ty Gemadept tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước thành lập năm 1990. Cùng với chính sách đổi mới kinh tế, năm 1993 Gemadept trở thành một trong ba công ty đầu tiên được cổ phần hóa và hiện nay đang là một trong những công ty hàng đầu niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam trong các lĩnh vực: vận tải, khai thác cảng, logistics.

Thông tin về tập đoàn Samwhan

Samwhan Corporation là một trong những nhà thầu xây dựng Hàn Quốc tiên phong có mặt rất sớm tại Việt Nam và đã tham gia xây dựng thành công rất nhiều công trình cơ sở hạ tầng như công trình nâng cấp 19 cây cầu trên Quốc lộ 1 nối liền TPHCM và Cần Thơ, công trình nâng cấp đường Quốc lộ 18 từ Bắc Ninh đi Chí Linh dài 30km… Cùng với thực lực về tài chính, kỹ thuật và công nghệ xây dựng hiện đại, và bề dày kinh nghiệm, Samwhan Corporation được kỳ vọng mang đến những công trình xây dựng chất lượng cao tại Việt Nam.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Nguyễn Thị A – PR Planning Manager

Công ty:…………………………

Địa chỉ:…………………………

Điện thoại:………………………

Fax:……………………………

Hand phone:……………………..

Email:………………………….

1. Nguồn tin

Nguồn tin bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC.

Đây thường là logo và địa chỉ của công ty có thông tin muốn gửi đến công chúng. Chức năng của phần này nhằm giúp cho phóng viên, khi nhìn vào TCBC, có thể xác định được ngay TCBC này viết về công ty nào.

2. Tên văn bản

Cần ghi rõ thể loại văn bản là THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “Thông tin chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”.

Cách trình bày chữ TCBC nên viết chữ in có gạch dưới (THÔNG CÁO BÁO CHÍ) và ở bên lề trái. Theo cách viết TCBC cũ, dưới dòng chữ TCBC là dòng for immediate release (để đăng ngay), hoặc là Embargo Until… (Chờ đến…). Hiện nay, dòng để đăng ngay ít được sử dụng, tốt nhất là không nên sử dụng trên bất cứ tin tức thông báo nào vì câu này đã lỗi thời và không có nghĩa. Vì đối với nhà báo, khi nhận được TCBC là họ sẽ viết và gửi đăng ngay chứ không trì hoãn. Tuy nhiên, có những trường hợp, người viết yêu cầu thời gian đặc biệt cho thông cáo báo chí của mình. Ví dụ, bạn có thể viết: “Sử dụng sau 21 giờ ngày 16 tháng 1”. Câu này thường được sử dụng khi nội dung của thông cáo báo chí có liên quan đến bài phát biểu hoặc giải thưởng sẽ được thông báo vào thời điểm xác định trước. Hoặc bạn muốn tin tức được đưa lên vào ngày bạn sẽ tung ra sản phẩm.

3. Tiêu đề

Mục đích của tiêu đề là giúp cho biên tập viên hoặc phóng viên có sự nhìn nhận nhanh chóng về nội dung của thông cáo báo chí. Tiêu đề được xem là phần quan trọng nhất của TCBC, nêu khái quát nội dung chính của bản thông cáo.

Vị trí của tiêu đề nằm dưới chữ THÔNG CÁO BÁO CHÍ cách 2 dòng. Tiêu đề nên được viết chữ in hoa, bôi đậm và cỡ chữ lớn hơn trong phần nội dung.

4. Thời gian, địa điểm

Dòng thời gian, địa điểm xuất hiện lúc bắt đầu đoạn một. Dòng ghi thời gian và địa điểm đơn giản là thành phố nơi mà thông cáo được viết cộng với ngày tháng viết TCBC. Địa điểm thì luôn được viết hoa tất cả các chữ, và ngày tháng thì viết nhỏ hơn. Dòng ghi thời gian, địa điểm luôn được in đậm để làm nổi bật. Đây là ví dụ về ngày tháng:

SANFRANCISCO, 28 April 1999 – Visa, global sponsor of Rugby Worl Cup…

Việt Nam, ngày 17 tháng 6 năm 2008 – Công ty…

Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2009 – Công ty…

Châu Á Thái Bình Dương, ngày… – Công ty…

5. Nội dung chính

Nội dung chính của TCBC thường gồm bốn đoạn.

Đoạn 1: Phần quan trọng nhất của bất kỳ thông cáo báo chí nào là đoạn mở đầu, tóm ý tất cả những thông tin chính. Chỉ từ 1 đến 2 câu, bạn phải đưa cho người đọc các chi tiết cơ bản của câu chuyện. Phần mở đầu là phần quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ TCBC nào.

Đoạn 2: Nêu các chi tiết khá quan trọng của thông tin, phát triển thêm ý của đoạn mở đầu.

Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của người có chức vụ trong công ty. Câu trích dẫn phải liên quan đến chủ đề của TCBC. Câu trích dẫn này làm cho TCBC có giá trị tin tức hơn. Theo kinh nghiệm của tác giả thì khoảng 70% các câu trích dẫn trong TCBC đều được nhà báo sử dụng trong khi viết bài tin tức của họ.

Đoạn 4: Kết thúc TCBC bằng cách nhắc lại tiêu đề theo cách viết khác, hoặc những thông tin không quan trọng lắm về công ty.

Chúng ta sẽ xem hướng dẫn cách viết nội dung ở phần sau.

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

LỄ KÝ KẾT XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK – CÁI MÉP

TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK – tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép giữa công ty Gemalink và Liên danh Dealim – SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton, TP.HCM.

Cụm cảng nước sâu Cái Mép (Bà Rịa-Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của Chính Phủ về phát triển hệ thống cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm 2013. Sau khi giai đoạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ tăng lên 72 ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m. Khả năng xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm.

Ông Đỗ Văn Minh – Tổng Giám đốc Gemedept cho biết: “Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mốt quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển Hệ thống Cảng biển và dịch vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”.

Cảng nước sâu Gemelink Cái Mép sau khi hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi cho việc vận chuyển trên biển trong khu vực phía Nam.

6. Thông tin về công ty

Chức năng của phần này là đưa ra những thông tin cơ bản về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên nhằm giúp phóng viên hình dung ra được mục tiêu, độ lớn, lĩnh vực kinh doanh của tổ chức.

Thông tin về công ty được soạn thảo chính xác một lần và sử dụng thống nhất cho tất cả TCBC của công ty và được cập nhật số liệu hàng năm hoặc khi có thay đổi. Phần này chúng ta chỉ nên viết ngắn gọn khoảng 4 đến 5 dòng trên giấy A4 (dưới 100 từ).

Ví dụ 1

McDonald’s là công ty cung cấp thực phẩm lớn nhất thế giới, với gần 25.000 nhà hàng phục vụ hơn 40 triệu người mỗi ngày tại 115 quốc gia. Khoảng 85% nhà hàng McDonald’s ở Mỹ là sở hữu và hợp tác bởi những người nhượng quyền độc lập.

Ví dụ 2

Vietnamworks.com là trang web việc làm lớn nhất Việt Nam, nhà tiên phong về tuyển dụng, nhịp cầu kết nối người tìm việc và nhà tuyển dụng trên Internet từ năm 2002. Với người tìm việc, chúng tôi giúp họ tiếp cận nhiều cơ hội việc làm nhất, với những công ty danh tiếng và cung cấp cho họ hành trang để phát triển tối đa nghề nghiệp của mình, một cơ sở dữ liệu với hơn 160.000 hồ sơ mới.

7. Thông tin liên hệ của người phụ trách PR hoặc chịu trách nhiệm về thông tin

Chúng ta cần phân biệt sự khác nhau giữa phần 1 là nguồn tin và phần 7 này. Ở phần 1 là thông tin của công ty, còn phần thông tin liên hệ này là một người cụ thể, thường là người viết TCBC. Nếu doanh nghiệp tự viết, phần này thường để tên của phụ trách PR trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thuê Agency viết thì phần này để tên của người viết TCBC bên Agency hoặc tên của cả người viết TCBC bên Agency lẫn tên người phụ trách PR của doanh nghiệp.

Phần này hết sức quan trọng, vì khi phóng viên cần thêm thông tin, họ sẽ biết phải gọi đến đâu để hỏi, vì thế thông tin trong phần này phải tuyệt đối chính xác và không được tùy tiện, phải chọn người có nhiều thông tin nhất và được ủy quyền trả lời báo chí. Khi viết thông tin liên hệ, không được viết sơ sài, cần đầy đủ tin: họ tên, chức vụ, điện thoại bàn công ty, fax, điện thoại di động, email và trang web.

Ví dụ (mang tính minh họa):

Nguyễn Văn A – Giám đốc đối ngoại

KPH Communications

Đường Lê Duẩn, Quận 1, TP.HCM

Tel: 08.81111111– Fax: 08. 81111112

Hand phone:

Email: [email protected]

Website: