CÔNG THỨC 5W+H

Đây là công thức mà bất cứ nhà báo nào cũng biết và cũng sử dụng trong khi viết, đặc biệt là viết tin tức. Do đó, trong TCBC, nhân viên PR cũng nên viết theo công thức 5W+H: Who, What, When, Where, Why và How. Cũng giống như tin tức báo chí, một TCBC hiệu quả phải trả lời được năm câu hỏi về Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Và như thế nào? Nếu bạn có thể trả lời những câu hỏi này một cách rõ ràng thì bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.

Who (Ai): Để xác định rõ ai là chủ thể của bản tin? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động nào đó.

What (Cái gì): Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết. Thông tin này có thu hút họ không?

Where (Ở đâu): Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện.

When (Khi nào): Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và thời điểm phải thật cụ thể và rõ ràng.

Why (Tại sao): Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thông hay công chúng phải quan tâm?

How (Như thế nào): Sự kiện này diễn ra như thế nào? Sản phẩm mới như thế nào?…

Mô hình tháp ngược

Một TCBC có giá trị tin tức và tiềm năng thu hút sự quan tâm của cơ quan truyền thông phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí và theo mô hình tháp ngược. Khi viết theo mô hình này thì những thông tin quan trọng nhất sẽ để ở những đoạn đầu tiên, càng về cuối thì mức độ quan trọng của thông tin càng giảm dần.

Mô hình tháp ngược làm nổi bật các thông tin quan trọng, giúp người đọc không bị bỏ sót thông tin.

Có ba lý do để sử dụng mô hình này. Thứ nhất, nếu biên tập viên hoặc phóng viên không tìm thấy điều gì hấp dẫn trong những dòng đầu tiên, họ sẽ không đọc nữa. Thứ hai, biên tập viên hoặc phóng viên thường cắt bớt độ dài của các câu chuyện, của TCBC và họ thường bắt đầu biên tập, cắt bỏ từ dưới lên trên. Thật vậy, Business Wire – một tổ chức chuyên đăng tải TCBC của các công ty – chỉ ra rằng các thông cáo báo chí thường được rút ngắn lại hơn 90% so với nguyên bản. Lý do thứ ba để sử dụng cấu trúc này là công chúng thường không đọc toàn bộ câu chuyện. Các nghiên cứu cho thấy, người đọc báo thường chỉ sử dụng ít hơn 30 phút để đọc báo địa phương hàng ngày. Điều này có nghĩa là họ đọc tất cả các tiêu đề, một vài đoạn mở đầu, và rất ít câu chuyện được đọc toàn bộ. Do đó, khi để những thông tin quan trọng lên đoạn đầu, người đọc sẽ nhận được những ý chính, còn nếu để ở những đoạn cuối, có thể người đọc sẽ bỏ qua.