Họp báo được định nghĩa là một cuộc họp/gặp gỡ, đối thoại, trao đổi của một chủ thể (doanh nghiệp, cá nhân, quốc gia) với giới truyền thông nhằm mục đích đưa thông tin của cuộc họp đến với công chúng.

Các doanh nghiệp tổ chức họp báo (TCHB) nhằm đánh bóng thương hiệu của mình, họ mong muốn rằng thông qua họp báo công chúng sẽ biết đến mình nhiều hơn và muốn củng cố, tạo niềm tin với đối tác và người tiêu dùng. Thêm vào đó, chính nhờ TCHB mà thông tin về doanh nghiệp được đưa ra thị trường, tạo điều kiện và cơ hội để họ có thể mời gọi đầu tư, hợp tác. TCHB cũng là cơ hội để doanh nghiệp kết nối với giới truyền thông và cộng đồng, xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với giới truyền thông, tạo thiện cảm với công chúng. TCHB được xem là một kênh đối thoại quan trọng bổ trợ cho chiến lược truyền thông của doanh nghiệp.

Chúng ta thường tổ chức họp báo khi:

Có sự kiện như: khai trương, động thổ, kỷ niệm ngày thành lập, hoặc đón nhận bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương Lao động,…

Khi cần công bố sản phẩm/dịch vụ mới, hoặc công ty có một dây chuyền, thiết bị công nghệ mới vừa được lắp đặt tại nhà máy, hứa hẹn cung cấp cho thị trường những sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh…

Doanh nghiệp tổ chức chương trình từ thiện với quy mô lớn, gây được tiếng vang trong xã hội, ví dụ: Năm 2008, Viettel kết hợp với bệnh viện Răng hàm mặt Trung Ương tổ chức họp báo ra quân chiến dịch phẫu thuật nụ cười trẻ thơ tại 13 tỉnh miền Tây Nam Bộ.

Khi công ty tổ chức chương trình khuyến mãi lớn, ví dụ: đến Vincom mua sắm có cơ hội trúng kim cương…

Khi có khủng hoảng cũng là lúc chúng ta sẽ tổ chức họp báo để đưa ra những lời giải đáp thắc mắc cùng các giải pháp. Ví dụ: Toyota gặp sự cố về lỗi kỹ thuật, đã tổ chức họp báo để đưa ra giải pháp là sửa chữa miễn phí tất cả các xe trong diện gặp sự cố.