Khái niệm Agency

Agency là một loại hình công ty dịch vụ truyền thông, marketing, tổ chức sự kiện. Hiểu nôm na là đơn vị trung gian hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện các chương trình, chiến dịch marketing, lên chiến lược truyền thông và tổ chức các loại hình sự kiện. Thế mạnh của Agency đó là kinh nghiệm, chuyên nghiệp và quan hệ rộng… Ngoài ra, sự tư vấn chiến lược thương hiệu cũng là yếu tố quan trọng mà nhiều doanh nghiệp muốn tìm đến Agency.

Tại Việt Nam hiện nay, số lượng Agency rất nhiều nhưng chỉ có vài công ty nổi tiếng và thường dành những hợp đồng lớn như, T&A, XPR Campaing Golden, Masso PR, Vietba Media,… và các Agency nước ngoài như Arc Marketing Service, JWT Vietnam, Saatchi & Saatchi, Chuo Senko, Daiko VN, Dentsu Alpha, Ogilvy & Mather… Những Agency này thường có dịch vụ trọn gói gồm nghiên cứu thị trường, thiết kế nhận diện thương hiệu, thiết kế chương trình quảng cáo, thực hiện phim tự giới thiệu, phim phóng sự, TVC quảng cáo, tổ chức sự kiện, lập chiến lược truyền thông… Bên cạnh những Agency có thể cung cấp trọn gói các dịch vụ, đa số các Agency tại Việt Nam, chủ yếu có thế mạnh trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện, hoặc có những Agency chuyên về TVC quảng cáo và mua sóng, mua trang trên các phương tiện truyền thông.

Trong phạm vi quyển sách này, chúng tôi chỉ đề cập đến các công việc của PR Agency, không đi sâu phân tích các loại hình Agency khác như advertising Agency…

Một số chức danh cơ bản trong các PR Agency

Tùy vào tính chất công việc mà mỗi Agency sẽ có những chức vụ và loại hình công việc khác nhau. Tuy nhiên, đa số các PR Agency đều có những chức danh sau:

Chief Executive Officer (CEO)

Đây là bộ phận cao nhất chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty cũng như đề ra những phương hướng hoạt động cho công ty trong những thời kỳ khác nhau. Thời gian của CEO thường dành để họp với khách hàng, họp với các nhóm dự án, sáng tạo ra những phương án, đánh giá các ý tưởng và lên chiến lược hoạt động của công ty.

Bộ phận account và dịch vụ khách hàng

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trước khách hàng. Họ là chiếc cầu nối giữa Agency và doanh nghiệp. Họ gặp gỡ và tiếp xúc với khách hàng bằng các thông tin hữu ích về công ty, trả lời các thắc mắc hay câu hỏi của khách hàng về công ty, lắng nghe những ý kiến và yêu cầu của khách hàng để truyền tải những yêu cầu đó với những thành viên còn lại. Đây là một người am hiểu các hoạt động của Agency mình và là người thông minh, nhanh nhạy và xử lý thông tin tốt. Họ giúp cho các bộ phận còn lại trong công ty có thể thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng nhằm đem lại sự hài lòng. Và chính bộ phận này sẽ trình bày các kế hoạch hoặc ý tưởng của Agency cho khách hàng. Agency có khách hàng nhiều hay ít phụ thuộc rất lớn vào khả năng thuyết phục và cách thức làm việc với khách hàng của bộ phận account.

Bộ phận event/activation

Bộ phận này chuyên lên nội dung chương trình, kịch bản của các sự kiện, làm việc với các nhà cung cấp hạng mục, lên báo giá, soạn hợp đồng và phối hợp với các bộ phận khác để chạy chương trình.

Bộ phận PR

Bộ phận này chuyên lo phần xin phép tổ chức các sự kiện, viết bài PR, dự trù chi phí phù hợp với sự tham gia của các nhà báo (báo in, báo online, truyền hình, phát thanh) và gửi thông cáo báo chí cho các nhà báo có chứa các thông tin cần thiết để công chúng biết đến thương hiệu của khách hàng hay nhắc lại trong nhận thức của họ về giá trị của sản phẩm mà họ đang sử dụng. Mục đích là để đáp ứng yêu cầu tin tức của báo chí cũng như nâng cao hình ảnh của khách hàng trong mắt công chúng. Ngoài ra, những chuyên viên PR này còn phối hợp với các bộ phận khác để tổ chức các sự kiện. Bộ phận này cũng sẽ thiết lập mối quan hệ mật thiết với giới truyền thông để đảm bảo tin tức của khách hàng được đăng tải trên các cơ quan thông tấn báo chí.

Bộ phận sáng tạo/ Creative

Có thể nói hầu hết các giám đốc sáng tạo đều xuất phát từ trường mỹ thuật, nghệ thuật sân khấu. Nhưng để đáp ứng được yêu cầu công việc trong PR Agency, họ phải là một người có kiến thức rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực: tâm lý học, xã hội học, văn hoá bản địa, ngôn ngữ, âm thanh, hình ảnh, màu sắc, tạo dáng mỹ thuật, hiểu được cách phối hợp các hiệu ứng âm thanh/ánh sáng tạo hiệu ứng tối đa… Ngoài ra các vị này cũng hiểu biết khá nhiều về marketing, thương hiệu và truyền thông. Và họ luôn không ngừng học hỏi để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Bộ phận tài chính và quản trị mạng (Admin)

Theo dõi tình hình tài chính của công ty, theo dõi các hợp đồng thanh lý, thanh toán tiền cho các nhà cung cấp và nhắc khách hàng thanh toán tiền cho công ty, cũng như quản lý việc tính toán tiền lương hàng tháng cho mỗi nhân viên. Quản lý nhân sự và cơ sở vật chất của công ty. Ngoài ra, bộ phận này cũng tham gia vào khâu hậu kỳ của mỗi dự án truyền thông.

Designer/3D Designer

Designer là người phụ trách thiết kế từ việc lên layout, sắp xếp chữ, chọn kiểu chữ, cỡ chữ, hình ảnh minh họa và giao diện… sao cho phù hợp với từng phương tiện truyền thông. Trong một PR Agency, công việc của designer và PR writer luôn gắn liền với nhau và họ là một cặp bài trùng, ăn ý với nhau. Để có được những bài viết hay, những profile và brochure đẹp, PR writer là người sáng tạo, phụ trách về mặt chữ nghĩa còn designer là người chịu trách nhiệm truyền tải nội dung của PR writer thành hình ảnh sao cho đặc sắc và ấn tượng nhất. Ngoài việc là một cặp bài trùng với PR writer, designer còn phải thiết kế theo yêu cầu của từng sự kiện khác nhau.

3D designer là người chịu trách nhiệm phối cảnh 3D tạo nên không gian thật trong các mẫu thiết kế và đây là nhân vật không thể thiếu ở mỗi công ty tổ chức sự kiện. Nếu trong mẫu thiết kế phối cảnh một chương trình, chúng ta chỉ dùng thiết kế 2D, sức thuyết phục với khách hàng thấp hơn so với chương trình có phối cảnh 3D. Người xem tuy không hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nhưng khi được Agency trình bày ý tưởng và xem thiết kế, họ sẽ hình dung ra được không gian thực tế của chương trình.

Dịch vụ PR Agency cung cấp

Thường thì các Agency sẽ tư vấn cho khách hàng tùy vào định hướng chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty để lập chiến lược dài hạn (1 năm), hoặc ngắn hạn hơn (3 tháng đến 6 tháng). Chiến lược kéo dài trong

thời gian bao lâu còn phụ thuộc vào ngân sách của công ty chi cho truyền thông. Tùy thuộc vào quy mô, các Agency sẽ cung cấp các dịch vụ khác nhau. Tuy nhiên, đa số các PR Agency đều cung cấp các loại dịch vụ sau:

Về lĩnh vực PR

Dịch vụ PR trọn gói: thực hiện phóng sự báo chí, truyền hình, các câu chuyện PR xây dựng thương hiệu. Thực hiện bản tin nội bộ. Sáng tác bài hát riêng cho DN, sản phẩm hoặc thương hiệu.

Tư vấn PR, lập chiến lược PR ngắn hạn và dài hạn

Tạo sự kiện PR và truyền thông đến khách hàng

Kết nối đối tác: gặp gỡ và xúc tiến thương mại, tham quan doanh nghiệp

Tổ chức họp báo

Viết bài PR

Đào tạo kỹ năng truyền thông, PR

Thực hiện phim phóng sự, phim tự giới thiệu

Xử lý khủng hoảng

Về lĩnh vực sự kiện

Tổ chức và quản lý các sự kiện trọn gói

Cung cấp các ý tưởng tổ chức sự kiện, tư vấn kịch bản sự kiện

Truyền thông trọn gói các sự kiện đến đối tượng mục tiêu

Về lĩnh vực thiết kế quảng cáo

Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu: logo, brochure, profile, website, bản tin nội bộ, các bài PR,…