Màu sắc có thể phai nhạt, đền chùa có thể đổ nát, đế chế có thể suy tàn nhưng những lời sáng suốt thì còn mãi.

–Edward Thorndike

Bản đồ tư duy là kỹ thuật kiến tạo và tổ chức ý tưởng tuyệt vời trước khi bắt tay vào viết. Đây là cách gỡ “bí” cho người viết. Gabriele Lusser Rico, giáo sư Nghệ thuật Sáng tạo trường Đại học San Jose, đã sáng tạo ra phương pháp ghi chép không sử dụng dòng kẻ dành cho các sinh viên học môn viết của mình. Bà đặt tên cho phương pháp này là “cụm ý tưởng” và cho biết: “Thông qua cách này, tự nhiên chúng ta nảy ra vô số lựa chọn xuất phát từ phần trí não diễn ra sự hòa quyện các trải nghiệm trong một giai đoạn cuộc đời. Phương pháp viết này chấp nhận cả những nỗi băn khoăn (không phải là cái đã biết rõ) hỗn độn và sắp xếp lại khi các ý tưởng bắt đầu hình thành.”

Thông thường, phần khó nhất của công việc viết lách là biết được mình muốn viết cái gì — chủ đề của bài viết là gì và bắt đầu như thế nào. Khi bạn lập bản đồ tư duy và viết ra các ý tưởng, suy nghĩ kín hết trang giấy, bạn sẽ tìm được điều mà mình muốn viết. Đó là cảm giác kiểu như: “A ha, chính là cái này!” Một ý tưởng hoặc hồi ức đã đem lại chủ đề cho bài viết của bạn. Khi bạn đã có cảm giác đó thì việc bắt tay vào viết sẽ dễ dàng hơn. Bạn bị lôi cuốn vào bài viết và trở ngại ban đầu tan biến.

Dưới đây là cụm ý tưởng về “hành tây” của một học viên và bài viết tương ứng. Bạn có thể cảm nhận được hồi ức về việc nấu món hành tây đã đánh thức các hình ảnh và chi phối bài viết như thế nào. Mặc dù học viên này tự coi mình “không phải là nhà văn” nhưng hình ảnh được miêu tả sống động đến mức bạn dường như có thể chạm tay vào được.

Cụm ý tưởng về “hành tây”

“Tôi là một đứa trẻ sống ở nông thôn. Vào các buổi chiều muộn, tôi nhớ mình thường nằm úp bụng trên ghế đu quay và xoay tròn một cách lười biếng, quay vòng theo chiều này rồi lại theo chiều kia. Ngón chân trần của tôi vẽ ra vô số những vòng tròn trên nền đất của sân chơi. Lũ gà mái khe khẽ cục tác. Tôi nghe thấy tiếng cửa mở và tiếng mẹ gọi về ăn tối. Tôi trở nên hòa hợp với mọi thứ và ngửi thấy mùi thơm của món sườn lợn với hành tây.”

–Helen Andrewson

Bỏ qua

Hai đoạn văn dưới đây của hai học sinh lập bản đồ tư duy về chủ đề “bỏ qua”. Hãy để ý đến hai kết quả hoàn toàn khác nhau.

“Em vẫn nhớ những vụ đánh nhau chí chóe, những giọt nước mắt, những lần hai chị em ngủ chung giường, giành nhau cái chăn. Bố yêu em hơn nhưng chị luôn là người xinh đẹp hơn, nổi tiếng hơn. Em lúc nào cũng là đứa em gái nhỏ của chị. À nhưng bây giờ mọi thứ thật ngọt ngào, hai chị em mình vẫn dành thời gian bên nhau… bỏ qua mọi chuyện cũ. Chia sẻ những kỷ niệm, cười khúc khích và trò chuyện suốt đêm, lại được làm trẻ con một lần nữa, ôn lại những cảm xúc ngây ngô ngày xưa. Cảm thấy yên tâm và được yêu thương. Thật là vui khi bỏ qua bộn bề lo toan và dành thời gian bên người bạn thân yêu nhất… chị của em.”

–Terrell Hedstrom

“Tôi đứng trước cửa kho, lật qua lật lại những cái móc treo. Không biết nên giữ cái nào và bỏ cái nào. Không còn chỗ trống nữa… Tôi phải cho đi thôi vì ngày mai sẽ có buổi bán đồ cũ tại Nordstrom!”

–Linda Cannon

Việc lập bản đồ tư duy giúp bạn tiếp cận phần trí óc còn ngủ yên trước khi bắt tay vào viết; nó làm nảy sinh nơi bạn nhiều cảm xúc, sắc màu, nhịp điệu. Khi đó, bài viết của bạn sẽ phản ánh được những nét độc đáo của chính mình.

Điều duy nhất chúng ta cần trong bài viết của mình là tất cả trải nghiệm cá nhân đã được thanh lọc qua việc kết hợp tài năng, đánh giá chủ quan và ý thức của người viết. Khi cái “tôi” chân thật nổi lên trong bài viết tức là chúng ta đang sáng tạo. Khi có thể diễn đạt sao cho cái tôi chạm tới sợi dây tình cảm ở người đọc tức là chúng ta đã đạt tới giao tiếp sáng tạo.

Để phát triển kỹ năng viết sáng tạo, bạn cần tận dụng mọi cơ hội để viết. Viết thư cho bạn bè kể về những biến cố trong cuộc sống. Tìm một chủ đề bạn quan tâm và viết bài tiểu luận. Khi bạn thấy một người thú vị, hãy dành vài phút để vẽ một bức tranh bằng ngôn từ về họ. Hãy ghi lại những suy nghĩ vào sổ tay – dù chỉ là vài nét miêu tả về buổi hoàng hôn, một bông hoa hay cảm giác khi bị sếp la mắng.

Cũng giống như các kỹ năng khác, kỹ năng viết cũng đòi hỏi phải thường xuyên luyện tập và bài tập của môn viết chính là viết. Hơn thế nữa, đó cũng là quá trình khám phá trí tuệ của bạn. Cũng như hội họa là sự chuyển dịch trí tuệ của người nghệ sĩ thành màu sắc, hình khối và đường nét, công việc viết lách là sự chuyển dịch trí tuệ của người viết thành từ ngữ, nhịp điệu và cấu trúc. Bạn cần làm quen với cách thức hoạt động của trí óc – không phải để phân tích mà để hiểu rõ hơn các quá trình của trí óc.

Bản đồ tư duy giúp bạn khám phá trí tuệ. Trí tuệ của bạn là vũ trụ… vũ trụ của riêng bạn. Việc khám phá vũ trụ ấy cũng đem lại niềm vui, sự thích thú và băn khoăn, giống hệt như việc khám phá thế giới xung quanh. Bởi vì chỉ cần ít phút là có thể lập bản đồ tư duy cho phần lớn chủ đề nên bạn phải thường xuyên rèn luyện kỹ năng này. Hãy chọn và sử dụng bất cứ từ nào gây ấn tượng mạnh cho bạn làm trọng tâm. Lập bản đồ tư duy cho từ đó trong vài phút, ghi lại mọi mối liên hệ ngay cả khi chúng không thật sự phù hợp. Khi bạn đạt tới điểm “a ha”, hãy viết vài câu cho đến khi có được ý tưởng cơ bản về điều bạn thật sự muốn truyền tải.

Bài tập

Dưới đây là một vài ý tưởng có thể thúc đẩy việc lập bản đồ tư duy và cho ra những bài viết hay. Chọn bất cứ ý tưởng nào dưới đây, dành vài phút lập bản đồ tư duy rồi viết một đoạn ngắn về nội dung đó. Những ý tưởng này dùng làm bài khởi động rất tốt để chuẩn bị cho trí não trước khi thật sự bắt tay vào viết.

Hãy nhớ:

• Viết các từ khóa và nối chúng với từ trung tâm;

• Ghi lại tất cả mối liên hệ xuất hiện trong đầu – không đánh giá đúng sai;

• Để cho các liên tưởng này kích thích các liên tưởng khác xuất hiện;

• Dùng đường nối liên kết các ý với nhau;

• Khi bạn đạt tới điểm “a ha” hoặc khi năng lượng gần cạn kiệt, viết một vài câu về chủ đề tìm được;

Bạn có thể ghi các bài luyện tập này vào sổ tay để theo dõi quá trình tư duy của mình.

Việc lập bản đồ tư duy giống như chơi trò chơi vậy – một trò chơi có tác dụng tốt – và trí não của chúng ta phản hồi lại sự vui đùa và thích thú. Do có niềm vui, màu sắc và đầy hình ảnh nên bản đồ tư duy luôn kích thích não bộ của người lập ra nó. Bản đồ tư duy kích hoạt và đem lại năng lượng cho bộ não.

Viết trong kinh doanh…Đưa mình vượt lên trước mọi người

Ngay khi bạn tiến lên phía trước thêm một bước, kết quả phụ thuộc vào khả năng bạn đuổi kịp người khác thông qua ngôn ngữ nói hoặc viết.

–Peter Ducker

Khả năng viết có thể thấy rõ như người ta trông thấy cái tủ quần áo. Ấn tượng về văn bản viết được lưu giữ lâu hơn khi đọc nhiều lần. Bạn sáng dạ, tham vọng và chăm chỉ (thẳng thắn, trung thành và đáng tin cậy) nhưng kỹ năng viết kém lại là một nhược điểm cản trở bước tiến sự nghiệp. Bằng những bản ghi nhớ và báo cáo được cân nhắc và viết cẩn thận, bạn có thể thuyết phục, định hướng và gây ảnh hưởng lên hoạt động của tổ chức và phát trỉên sự nghiệp.

Điều này không có nghĩa là bạn phải viết hay như Hemingway mới có thể thành công. Bạn phải có khả năng diễn đạt chính xác ý tưởng của mình sao cho người khác có thể đọc và hiểu đúng nó. Bài viết của bạn phải thoáng, đủ ý, có tổ chức và mạch lạc.

Nhà bình luận thể thao người Mỹ Red Smith nói: “Việc viết lách chẳng có gì ghê gớm. Tất cả những gì bạn làm là ngồi trước máy chữ và khơi nguồn.” Nhưng cũng không cần phải khó đến mức ấy.

Dưới đây là ba bước đơn giản cải thiện kỹ năng viết của bạn:

Lắng nghe… Tổ chức… Truyền tải bằng kí hiệu

Điều này nghe có vẻ quá đơn giản, nhưng đúng là như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn nhớ và luyện tập hệ thống LOT cùng những bí quyết, kỹ xảo cho trong cuốn sách thì kỹ năng viết sẽ trở thành một công cụ đắc lực… công cụ giúp bạn vượt lên nhiều người.

Bước 1: Lắng nghe

Một người biết lắng nghe không những được nhiều người biết đến mà còn biết thêm nhiều điều.

–Wilson Mizner

Không bao giờ bắt tay ngay vào viết bất cứ báo cáo hay bản ghi nhớ nào trong kinh doanh nếu chưa lắng nghe cẩn thận từ phía những người có liên quan. Hãy giải quyết mọi vấn đề bắt đầu bằng việc lắng nghe, và như Gerry Mitchell, Chủ tịch Tập đoàn Diana, nói: “Nói chung, các nhà quản lý người Mỹ không giỏi nói chuyện và lắng nghe người khác.”

Chúng ta dành bao nhiêu thời gian trong ngày để thật sự lắng nghe thay vì lên tiếng? Chắc chắn là không nhiều như chúng ta nên làm. Quá trình giao tiếp có hai chiều: người phát thông tin (người nói) và người nhận thông tin (người nghe). Nếu một trong hai vế bị thiếu thì sẽ không có giao tiếp.

Để lắng nghe tốt hơn, bạn nên làm theo những hướng dẫn sau:

• Học cách chịu đựng sự im lặng — Chúng ta thường cảm thấy bất an khi không khí trở nên im lặng và tìm cách lấp khoảng trống. Nhưng trong khi cố gắng lấp đi một khoảng lặng, có thể chúng ta đã đánh mất cơ hội nghe được điều người khác đang cố gắng nói ra.

• Đặt câu hỏi — Những câu hỏi thăm dò và câu hỏi mở đem lại cơ hội bộc bạch và hé lộ các thông tin cho người nói mà trong những trường hợp khác họ sẽ không tiết lộ.

• Hãy tỏ ra tích cực và ủng hộ — Người nói sẽ cảm thấy thoải mái và cởi mở nếu bạn thể hiện thái độ thông cảm với họ.

• Tránh phán xét — Sự phán xét sẽ kết thúc giao tiếp. Ngay cả khi bạn không đồng tình với người nói nhưng nếu vẫn giữ thái độ cởi mở, bạn sẽ nghe được nhiều hơn là bày tỏ ngay quan điểm của mình.

Bạn nên lắng nghe ai? Không chỉ lắng nghe các chuyên gia – họ thường đại diện và bảo vệ cho những người ở địa vị cao. Hãy lắng nghe cả những người có liên quan đến vấn đề – những người thực hiện công việc, những người làm việc trực tiếp với khách hàng, những người giải quyết các khiếu nại. Nhà tỷ phú Ross Perot nói: “Thông điệp đầu tiên của tôi là: Lắng nghe, lắng nghe và lắng nghe những người trực tiếp thực hiện công việc.” Nếu muốn có bước tiến mới trong việc giải quyết tình huống, bạn phải có tiên liệu mới, nói chuyện với những người mới và tiếp cận vấn đề từ một khía cạnh khác.

Văn bản chỉ có thể hay ngang với suy nghĩ đi trước nó

Suy nghĩ chỉ có thể rõ ràng như văn bản giải thích nó

Bước 2: Tổ chức

Khi bạn thu thập xong thông tin và nắm được tình hình, đã đến lúc bắt đầu tổ chức tài liệu để viết. Thời điểm này rất thích hợp để lập bản đồ tư duy – phương pháp tổ chức huy động sự tham gia của cả bộ não. Bản đồ tư duy nhanh chóng gom tất cả các ý tưởng, kí ức, các mối liên hệ và liên kết vào trong một “cụm tư duy”. Bản đồ tư duy mang lại cơ hội khám phá thông tin một cách sáng tạo, thiết lập các liên kết mới và tổ chức thông tin thành những mảng hay nhánh cơ bản và những chủ đề nhỏ, chi tiết phù hợp.

Kết quả đầu tiên của việc lập bản đồ tư duy là SỰ TẬP TRUNG. Sự tập trung vào một bản báo cáo hay ghi nhớ của doanh nghiệp chính là mục đích của bạn – đó cũng là lý do tại sao bạn phải lo lắng về việc viết lách. Tập trung trong khi viết cũng quan trọng như tập trung khi chụp ảnh nghệ thuật. Tập trung tạo ra sự khác biệt giữa người chuyên nghiệp và dân nghiệp dư. Hầu hết các văn bản trong kinh doanh đều không tập trung – tất cả đều thiếu mục đích, mong muốn và kết quả, đi vào không kêu gọi được người đọc phải hành động. Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Đối tượng người đọc của tôi là ai?

• Tôi muốn họ làm gì?

• Lý do gì khiến họ không muốn làm theo ý muốn của tôi?

• Điều gì ngăn cản họ làm theo gợi ý của tôi?

• Có người nào khác sẽ ra quyết định không?

• Vấn đề này sẽ đụng chạm đến ai? (Có những trở ngại gì?)

Trước khi bắt đầu viết bất cứ điều gì, bạn cần phải hoàn thiện câu sau: Tôi muốn (AI) làm (GÌ) bởi vì(LÝ DO). Nếu không viết được câu này tức là bạn chưa sẵn sàng để viết. Nếu có thể viết được tức là bạn đã sẵn sàng quyết định chiến lược hành động.

Nắm bắt độc giả

Việc biết độc giả là ai và dự đoán được thái độ tiếp nhận thông điệp của họ là rất quan trọng. Nếu bạn đồng cảm với độc giả, bạn có thể nghe thấy những gì mà họ nghe. Những người viết giỏi thường là những thính giả tuyệt vời. Họ cẩn thận lắng nghe độc giả và biết cách viết để độc giả nhiệt tình đón nhận. Cách nhanh chóng đánh mất độc giả là tỏ vẻ hạ cố. Tránh những cụm từ như: “Như các bạn đã rõ” (Làm sao anh biết tôi đã rõ?), “Tôi tin chắc các bạn sẽ đồng ý” (Sao anh có thể chắc chắn như vậy?) và “hiển nhiên là” (Có thể như vậy nhưng…).

Việc hiểu rõ độc giả sẽ giúp bạn tổ chức tài liệu sao cho những gì bạn viết ra sẽ được lắng nghe và hiểu chính xác nhất.

Bước 3: Truyền tải thông điệp bằng tín hiệu

Quyết định 1: Bạn có thật sự cần phải viết bản ghi nhớ hay báo cáo này không? Nếu có thể báo cáo bằng miệng thì nên làm như vậy. Tập đoàn ATI Medical (150 nhân viên, doanh số 14 tỷ đô-la) đã bỏ hẳn các bản ghi nhớ và hãn hữu mới viết báo cáo chính sách và thủ tục của tập đoàn. Chủ tịch Tập đoàn Paul Stevenson cho biết: “Mọi người đã học được cách nói chuyện với nhau.” Nói chuyện với mọi người có nhiều ưu thế hơn hẳn so với viết: bạn có phản hồi tức thì; bạn củng cố các mối quan hệ xã hội; và bạn bảo vệ được cây cối.

Đối với hầu hết các tổ chức, việc loại bỏ giao tiếp bằng văn bản là không phù hợp. Tuy nhiên, bất cứ khi nào có thể, chúng ta hãy nói chuyện với nhau và để dành sự giao tiếp bằng văn bản cho những vấn đề phức tạp đòi hỏi phải giải thích nhiều hoặc phải lưu giữ.

Ba câu cách ngôn về việc viết trong môi trường kinh doanh

Có ba nguyên tắc mà chúng ta cần nắm vững khi soạn thảo văn bản kinh doanh:

Nguyên tắc đầu tiên: Không ai muốn đọc văn bản đó!

Nguyên tắc thứ hai và rất quan trọng: không ai đọc hết cả văn bản!

Nguyên tắc thứ ba và có tính then chốt: Mọi người sẽ hiểu nhầm một phần nào đó trong văn bản!

Không phải chúng ta đang viết một cuốn tiểu thuyết vĩ đại. Thay vì giúp người đọc giải trí, chúng ta đang yêu cầu họ phải hành động, phải ra quyết định và kéo dài thời gian biểu vốn đã kín đặc của họ. Và điều đầu tiên ta yêu cầu họ là đọc những gì ta viết. Vì thế, ta bắt đầu bằng câu: “Theo yêu cầu của ngài, tôi gửi kèm báo cáo về khả năng tăng cường quản lý trong…” Ngáp. Z-z-z-z.

Bạn đang phải chạy đua với thời gian của những người bận bịu. Nếu không phải là chủ tịch hội đồng hay chủ tọa thì bạn chỉ có khoảng 30 giây để gây thu hút sự chú ý của độc giả. Nếu không, văn bản của bạn sẽ bị xếp vào đống tài liệu “sẽ đọc” mà thôi.

(Và chẳng mấy khi ta đọc các văn bản “sẽ đọc”!)

Chúng ta nên sử dụng các công cụ của ngành quảng cáo – tiêu đề; tiểu mục; gạch đầu dòng; từ ngữ ngắn gọn, súc tích, chủ động; hình ảnh minh họa; nghệ thuật thuyết phục và cách truyền tải năng động. Chúng ta nên truyền tải thông điệp bằng những tín hiệu phi ngôn ngữ và trình bày thông điệp càng hiệu quả càng tốt nhằm thu hút sự chú ý .

Bản đồ tư duy giúp chúng ta tổ chức thông tin và tín hiệu hóa thông điệp. Nó làm rõ trọng tâm và tập trung vào các từ khóa ngắn gọn, chủ động. Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn gói gọn thông tin một cách sắc sảo, chính xác và hiệu quả.

Các tiêu đề phải thâu tóm được thông tin

Các tiêu đề là vàng – đừng lãng phí. Một tiêu đề báo cáo có thể là “Tóm tắt về lợi nhuận” hay “Ba tỷ đồng lãi”. Tiêu đề nào thu hút sự chú ý hơn?

Nếu bạn sử dụng tinh tế các tiêu đề và tiểu mục, bạn có thể ký hiệu hóa phần lớn thông tin cho ngay cả một người chỉ đọc lướt – và luôn nhớ, không ai đọc hết những gì bạn viết. Thứ tự viết báo cáo là bắt đầu bằng tiêu đề chính, tiếp đến là các bảng biểu và tiểu mục, khi các phần trên đã hoàn thiện thì hãy viết phần nội dung chính. Quy trình này sẽ giúp bạn giữ đúng trọng tâm và tránh được những chi tiết lạc đề.

Hình ảnh minh họa phản ánh thông điệp

Các tranh ảnh, biểu đồ hay hình minh họa đóng vai trò rất quan trọng nếu bạn muốn truyền tải ý tưởng nhanh chóng hoặc nhấn mạnh một điểm cụ thể nào đó. Một hình ảnh hay biểu đồ hiệu quả có thể thuyết phục ngay lập tức. Tuy nhiên cũng cần phải lưu ý một số điều:

• Các biểu đồ, sơ đồ gây được ấn tượng lớn hơn các bảng;

• Mỗi biểu đồ, sơ đồ hay hình ảnh chỉ nên minh họa cho một ý. Tốt hơn là nên dùng nhiều biểu đồ, mỗi cái minh họa một ý thay vì dùng một biểu đồ rối rắm nhưng có ít tác dụng;

• Thêm màu sắc nếu có thể;

• Để các biểu đồ hay tranh ảnh càng gần đoạn văn bản có liên quan càng tốt. Ngắn gọn là tốt nhất

Từ ngắn… câu ngắn… đoạn ngắn. Mẹo ở đây là viết ngắn nhưng không giống kiểu trẻ con lớp hai. Từ ngắn không nhất thiết là tẻ nhạt. Các từ có thể chính xác, thuyết phục, có màu sắc, giàu chất nhạc, thơ và sinh động. Chúng có thể nâng cao, dậm nhịp, đá, kéo lê hay thổi hồn vào cuộc sống. Những câu ngắn là câu chủ động và được hiểu nhanh chóng.

Biệt ngữ và từ viết tắt có thể hữu dụng hoặc tai hại

Mọi ngành nghề đều có các thuật ngữ, từ viết tắt và biệt ngữ. Khi mọi người đều hiểu thuật ngữ đó, ta có thể viết tắt nhanh và hiệu quả. Không thể tránh được việc sử dụng biệt ngữ và từ viết tắt. Nhưng bạn nên định nghĩa các viết tắt hoặc thuật ngữ khi nhắc đến chúng lần đầu tiên trong bài.

Cách trình bày phải phù hợp với chức năng

Cách trình bày văn bản phải phù hợp với chức năng của nó. Nếu bạn nhận được thư báo và phản hồi chỉ là vài dòng ngắn ngủi thì bạn có thể chỉ cần viết lên tờ giấy rồi gửi lại. Nhưng nếu phải trình bày những phân tích về thị trường mới, bạn cần có một bản báo cáo trang trọng với đầy đủ biểu đồ, sơ đồ và tài liệu trích dẫn. Thứ bậc trình bày cần phải được xem xét lại để đảm bả rằng phản hồi của bạn phù hợp với các yêu cầu – bạn không cần phải tăng thứ bậc trừ phi tình huống bắt buộc phải như vậy.

Bằng lời – không trang trọng, không lưu lại.

Viết tay – không trang trọng, có lưu lại.

Thư báo/giấy ghi nhớ – đòi hỏi phạm vi thông báo rộng (hơn ba người) và có lưu lại.

Báo cáo – phạm vi thông báo rộng, các vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có dẫn chứng minh hoạ, các quyết định cần phải được lưu lại.

Thư báo

Các thư bảo phải ngắn gọn (tối đa là một trang giấy); sử dụng mọi cách có thể để thông báo một cách nhanh chóng:

• Các tiêu đề;

• Đoạn ngắn;

• Đánh dấu đầu dòng;

• Cách trình bày dàn ý đã được cải tiến. Các tiêu đề thường được dùng là: Ngày:

GỬI CHO: TỪ:

VẤN ĐỀ:

VIỆC CẦN LÀM:

Dòng “VIỆC CẦN LÀM” nhắc nhở người viết phải thông suốt mục đích của thư báo. Nếu có quá nhiều thư báo “Chỉ có thông tin” thì phải xem xét lại. Dòng này khiến cho người đọc hiểu rằng người viết chờ đợi một hành động.

Tránh dùng các từ gây kì thị giới tính

Một nghiên cứu gần đây đối với 500 sinh viên đại học (50% nữ và 50% nam) cho thấy, khi họ đọc một câu chuyện có dùng từ “anh ta” hoặc “của ông ta” trong khi người đó có thể là nam hoặc nữ thì có đến 65% số người được khảo sát cho rằng nhân vật này là nam. Gần đây, người ta trở nên nhạy cảm với việc phân biệt giới tính khi viết; do đó, bạn nên tránh dùng những từ gây thành kiến giới tính. Tuy nhiên, việc sử dụng các cấu trúc câu kiểu như: Anh ấy/cô ấy hoặc (anh) cô có thể làm gián đoạn mạch viết của họ và khó đọc.

Dưới đây là một vài cách tránh dùng các từ gây thành kiến về giới tính mà không ảnh hưởng đến việc đọc:

• Xác định rõ đối tượng nhận thư;

• Sử dụng số nhiều. Ví dụ:

Một người giám đốc nên lắng nghe nhân viên.

Các giám đốc nên lắng nghe nhân viên.

Hài hước

Sự hài hước có hiệu quả trong các kiểu viết ít trang trọng. Tuy nhiên, chỉ pha trò khi bạn tin chắc rằng nó không gây bực mìnhdung. Nếu bạn là sếp viết cho nhân viên dưới quyền, sự hài hước có thể tạo ra giọng văn ấm áp và gần gũi. Nhưng nếu bạn là dưới cấp, sự pha trò có thể bị coi là thiếu tự tin hoặc yếu kém.

Ngay cả khi bạn rất có khiếu hài hước thì cũng nên hạn chế sử dụng trong bài viết. Người đọc sẽ quen với việc đó và sau này bạn sẽ rất khó trình bày các vấn đề nghiêm túc với họ.

Làm ơn viết cho dễ đọc

Những bí quyết dưới đây giúp cho các bản ghi nhớ và báo cáo của bạn trở nên dễ đọc:

• Căn lề rộng — Một cột hẹp thường dễ đọc hơn là một dòng dài. Để lề rộng sẽ giúp người đọc dễ ghi chú trong khi đọc. Lề rộng giúp trang giấy thoáng đáng và chuyên nghiệp;

• Hạn chế dùng chữ hoa — Thường thì chữ thường và hoa xen kẽ nhau. Do đó nếu ta để vài dòng toàn chữ hoa thì sẽ gây khó đọc. Thay vào đó, ta nên dùng chữ đậm, nghiêng hoặc gạch chân;

• Các con số được viết theo cách dễ đọc — Viết 4 triệu sẽ dễ đọc hơn là 4.000.000;

• Đánh số trang là yêu cầu bắt buộc đối với các báo cáo dài trên ba trang — Việc các báo cáo không đánh số trang đã làm hỏng rất nhiều buổi họp;

• Các gạch nối giúp ngắt quãng nhưng khiến văn bản khó đọc hơn — Nên tránh sử dụng gạch nối. Nếu không thể tránh được thì phải cân nhắc xem chúng có ngắt mạch văn không;

• Sắp chữ thẳng hàng là cách thông dụng — Cách này thường được sử dụng trên báo và tạp chí nên văn bản trông có vẻ “chuyên nghiệp” hơn. Tuy nhiên, người ta dùng cách này chỉ vì nó xếp được nhiều chữ vào một không gian nhỏ và tiết kiệm giấy. Khoảng cách không đều giữa các chữ lại gây khó khăn trong khi đọc. Nên tránh, nếu có thể.

Soát lại, chỉnh sửa, soát lại

Không có ai viết mà không soát lại. Người viết thư báo hoặc báo cáo mà không soát lại và chỉnh sửa văn bản thì chẳng khác nào dân chơi ru-lét Nga chuyên nghiệp. Những sai sót trong một bản báo cáo quan trọng thường nằm ở những chỗ quan trọng nhất. Sai tên của chủ tịch; cột số liệu, phần cốt lõi của toàn bộ báo cáo không chính xác. Với những báo cáo quan trọng, hãy nhờ người khác kiểm tra lại. Nếu có thể, hãy viết bản báo cáo quan trọng vài ngày trước thời hạn nộp (Nếu bạn đã từng viết báo cáo, bạn sẽ biết là vài ngày nghỉ có thể cải thiện bản báo cáo nhiều đến mức nào).

Soát lại ngữ pháp và dấu câu cho đúng. Nếu bạn có phần mềm soát lỗi chính tả, hãy sử dụng. Đọc to bản báo cáo để phát hiện các cụm từ và đoạn văn khó hiểu hoặc xa chủ đề.

Kết luận phải khẳng định lại thông điệp

Kết luận phải tóm tắt lại các điểm quan trọng và kêu gọi hành động. Ở phần kết này, đôi khi người đọc cảm thấy hẫng, không biết phải làm gì tiếp theo. Phải đảm bảo bạn đã yêu cầu người đọc phải hành động theo ý mình một cách rõ ràng.

Ngôn ngữ là thứ thuốc công hiệu nhất của con người.

–Ruydard Kipling