Cuộc sống không chia thành các học kỳ, bạn cũng không có các kỳ nghỉ hè để nghỉ ngơi, cũng chẳng có mấy ông chủ sẵn sàng giúp đỡ để bạn khám phá bản thân, bạn phải sắp xếp thời gian để tự làm.

Hãy là người biết quý thời gian như vàng

Bạn có thể không giàu có như Bill Gates, nhưng có một thứ mà bạn cũng có như người khác, đó chính là thời gian. Thời gian công bằng với mọi người, dù là người giàu hay người nghèo, nam hay nữ, người thông minh hay kẻ ngu ngốc, thời gian của họ đều như nhau, mỗi ngày đều có 24 giờ.

Nhưng thời gian cũng có mặt không công bằng, đó chính là có người biết trân trọng nó nhưng có người lại phung phí nó. Sử dụng quỹ thời gian một cách không kế hoạch là một sự vô cùng lãng phí, chúng ta không có cách nào để tìm lại – dù chỉ là một phút khoảng thời gian mà chúng ta đã vô tình lãng phí.

Chúng ta không thể đuổi theo để lấy lại khoảng thời gian đã bị lãng phí, nhưng nếu học được cách nắm bắt thời gian, theo đuổi hiệu suất một cách khoa học thì bạn có thể hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian thích hợp. Những việc cần làm trong kế hoạch càng nhiều, hiệu suất càng cao, bạn càng nâng cao được năng lực nắm bắt thời gian.

Không ai có thể lựa chọn những việc sẽ xảy đến với mình nhưng đa số thời gian bạn đều có thể lựa chọn, đây là những điều mà bạn phải cố gắng để hoàn thành.

Không ai là không có thời gian. Mỗi người đều có đủ thời gian để làm những việc cần làm, ít nhất là những việc quan trọng nhất. Có nhiều người xem ra còn bận rộn hơn bạn rất nhiều nhưng lại có thể làm được nhiều việc hơn bạn. Không phải họ có nhiều thời gian hơn bạn mà là họ biết cách tận dụng thời gian hơn bạn.

Những người thành công trên con đường sự nghiệp đều là những người quý thời gian như vàng. Cho dù là ông chủ hay người làm thuê, một người làm việc có kế hoạch luôn đánh giá được giá trị của mình trong vụ làm ăn trước khách hàng, nếu có nhiều lời nói không cần thiết, họ đều tìm ra cách để rút lui. Đồng thời, họ cũng tuyệt đối không nói với đối phương những chuyện trên trời dưới biển chẳng liên quan gì đến công việc trong giờ làm, bởi vì trên thực tế, những chuyện như vậy sẽ gây trở ngại đến công việc của người khác, lãng phí thời gian của người khác. Những người đang chờ đợi khách luôn dự tính trước thời gian. Tổng thống Roosevelt là một điển hình, mỗi khi có một vị khách đã xa cách lâu ngày xin được gặp mặt, sau khi bắt tay hàn huyên, ông thường nói với họ rằng ông còn rất nhiều những vị khách khác phải gặp mặt. Như vậy, khách của ông sẽ nhanh chóng hiểu ý và xin phép cáo từ.

Một trong những bản lĩnh đáng quý của người kinh doanh là dù giao thiệp với bất cứ ai đều có thể nhanh chóng và thẳng thắn. Đây là tấm giấy thông hành mà tất cả những người thành đạt đều có. Trong giới doanh nghiệp hiện đại ở Mỹ, người đạt được hiệu suất lớn nhất trong một thời gian ngắn nhất khi đàm phán thương lượng với đối tác chính là ông vua trong ngành tiền tệ – Morgan. Chỉ vì tiết kiệm thời gian mà ông đã chuốc lấy rất nhiều oán giận từ người khác, nhưng thực ra mọi người đều nên coi Morgan là một tấm gương, bởi vì mọi người đều nên có đức tính biết trân trọng thời gian.

Mỗi ngày Morgan luôn đến văn phòng đúng vào 9 giờ 30, trở về nhà vào lúc 5 giờ. Có người sau khi tính toán về tài sản của Morgan đã nói, thu nhập trong mỗi phút của ông là 20 USD, nhưng Morgan cho rằng không phải chỉ có vậy. Bởi vậy, ngoài việc tiến hành đàm phán với những người có mối quan hệ đặc biệt trong kinh doanh, ông không bao giờ nói chuyện với người khác quá 5 phút.

Thông thường, Morgan thường ngồi trong một căn phòng làm việc rất lớn, cùng làm việc với rất nhiều nhân viên, ông không ngồi một mình trong phòng làm việc. Morgan có thể chỉ huy nhân viên dưới quyền làm theo kế hoạch của ông bất cứ lúc nào. Nếu bước vào căn phòng làm việc lớn đó, bạn sẽ rất dễ dàng nhìn thấy ông, nhưng nếu bạn không có việc gì quan trọng thì chắc chắn ông sẽ không chào đón bạn.

Morgan có thể phán đoán một cách chính xác người nào đến đàm phán về việc gì. Khi bạn nói với ông, tất cả những cách nói vòng vo đều không thể phát huy hiệu lực, ông có thể lập tức phán đoán ra ý đồ thực sự của bạn. Khả năng phán đoán siêu việt này đã giúp Morgan rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian quý báu. Có những người chẳng có việc gì quan trọng cần bàn bạc, chỉ muốn kiếm một người để tán gẫu mà làm tiêu tốn rất nhiều thời giờ quý báu của những người bận rộn. Morgan ghét nhất là hạng người này.

Ở vào thời đại thông tin thay đổi hàng ngày hàng giờ như hiện nay, mọi người thường trở nên căng thẳng và bận rộn với hàng núi công việc. Nếu muốn điều chỉnh cuộc sống của mình, bạn phải học được cách tận dụng thời gian một cách có hiệu quả. Dù là trong công tác hay trong học tập, nếu bạn có thể làm được nhiều việc nhất trong một thời gian ngắn nhất thì thời gian còn lại bạn có thể dành để làm việc khác. Bởi vậy, biết cách tận dụng thời gian không chỉ có thể hoàn thành được rất nhiều việc mà còn có thể có được một cuộc sống ung dung tự tại.

Bạn có thể sẽ cảm thấy nghi ngờ việc một số nhà doanh nghiệp, những chính trị gia nổi tiếng mỗi ngày có bao nhiêu việc cần phải giải quyết mà họ vẫn có thể sắp xếp thời gian của mình một cách rất có trật tự. Họ không những có thể đọc các cuốn sách mình thích, dùng những thú vui giải trí để thư giãn tinh thần mà còn có thời gian để đưa gia đình đi du lịch, chẳng lẽ một ngày của họ không phải là 24 giờ ư? Câu trả lời chính xác là, họ làm được những điều đó bởi vì họ biết cách tận dụng thời gian, đồng thời vận dụng nó một cách có hiệu quả hơn những người khác.

Cảnh giác với tên trộm thời gian của bạn

Khi còn nhỏ, chúng ta thường chẳng có mấy cảm xúc mỗi khi nhìn mặt trời lặn, tuy nhiên chúng ta càng lớn, giá trị của thời gian đối với chúng ta càng cao. Đặc biệt là những khi lễ tết, chúng ta càng cảm thấy thời gian không chờ đợi mình.

Thời gian cũng giống như tiền bạc, những người càng biết cách sử dụng nó thì càng thấy nó có giá trị; những người càng nghèo khó thời gian lại càng thấy nó quý giá. Vấn đề là khi chúng ta giàu có về thời gian, chúng ta thường tiêu xài hoang phí, cho đến khi thực sự cần đến thì đã chẳng còn lại bao nhiêu.

Giáo sư môn quản lí học Peter Durak đã từng nói: “Không biết quản lý thời gian thì không thể quản lý được cái gì. Thời gian là nguồn tài nguyên ngắn ngủi nhất trên thế giới, nếu không biết quản lý nghiêm ngặt thì sẽ chẳng đạt được gì”.

Theo nghiên cứu, thời gian của con người thường bị những “tên trộm thời gian” dưới đây đánh cắp:

1. Tìm đồ vật

Theo kết quả điều tra nhân viên của 200 công ty ở Mỹ, nhân viên các công ty mỗi năm đều lãng phí 6 tuần để tìm những thứ bị vứt lung tung. Điều này có nghĩa là mỗi năm họ đã mất đi 10% số thời gian. Để đối phó với tên trộm này, có một nguyên tắc rất hiệu quả: những thứ không dùng đến thì nên vứt bỏ, những thứ không vứt đi thì phân loại để cất giữ.

2. Sự lười nhác

Phương pháp để đối phó với tên trộm này là:

• Sử dụng thời gian biểu.
• Làm việc ở ngoài khu vực nhà ở.
• Bắt đầu làm việc sớm.

3. Làm việc không liền mạch

Nghiên cứu cho thấy, cách làm việc không liền mạch của nhân viên công ty gây tiêu phí nhiều thời gian nhất, bởi vì khi bắt đầu lại, nhân viên cần phải mất một thời gian để điều chỉnh hoạt động của não bộ và sức chú ý mới có thể tiếp tục làm việc từ phần trước đó đã dừng lại.

4. Nằm mơ giữa ban ngày hoặc nuối tiếc quá khứ

Luôn chỉ nghĩ đến những lỗi lầm đã mắc phải hoặc những cơ hội đã bỏ lỡ trong quá khứ, mơ mộng hão huyền về tương lai hoặc than thở về quá khứ, hai kiểu tâm trạng này đều làm mất rất nhiều thời gian của bạn.

5. Kéo dài công việc

Loại người này tốn rất nhiều thời gian suy nghĩ về những việc cần làm, hết lo cái này đến lo cái khác, tìm cớ để trì hoãn hành động, rồi lại ân hận vì không hoàn thành được nhiệm vụ. Trong thời gian đó lẽ ra họ đã có thể hoàn thành nhiệm vụ và tiếp tục chuyển sang một công việc khác.

6. Chưa kịp tìm hiểu vấn đề đã vội vã hành động

Loại người này đối lập với loại người thích kéo dài công việc ở trên: trước khi có được những thông tin đầy đủ về vấn đề, họ đã vội vàng hành động, để rồi lại phải bỏ đi và làm lại từ đầu. Loại người này phải tự bồi dưỡng khả năng kiềm chế bản thân.

7. Không phân biệt được mức độ công việc

Dù là người có thể tránh được phần lớn những vấn đề trên, nhưng nếu không biết phân biệt mức độ công việc thì cũng không thể có được hiệu suất làm việc cần có.

Phân biệt được mức độ công việc là vấn đề then chốt trong quản lý thời gian. Rất nhiều người trong quá trình xử lý các công việc hàng ngày không cân nhắc xem sau khi hoàn thành xong một nhiệm vụ nào đó thì họ sẽ có được những lợi ích gì. Họ cho rằng nhiệm vụ nào cũng giống nhau, chỉ cần sử dụng hết thời gian cho công việc là họ đã cảm thấy vui vẻ rồi; hoặc là họ thích làm những công việc có vẻ thú vị mà không để ý đến những công việc khác. Họ không biết phải sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm trong cuộc đời mình theo mức độ quan trọng. Trước khi xác định xem cụ thể mỗi ngày phải làm những gì, bạn phải tự hỏi bản thân 3 câu hỏi sau:

• Mình cần làm gì? Xác định việc gì mình bắt buộc phải làm.
• Cái gì có thể mang lại cho mình hiệu quả lớn nhất? Bởi vì, con người nên tập trung thời gian và tinh lực vào những việc có thể đem lại cho mình hiệu quả lớn nhất.
• Cái gì có thể đem lại cho chúng ta nhiều cảm giác thỏa mãn nhất? Trong tất cả những việc có thể đem lại cho chúng ta hiệu quả cao nhất, phải ưu tiên làm trước những công việc đem lại cho bản thân cảm giác thỏa mãn và niềm vui.

Phải luôn luôn cảnh giác với những tên trộm thời gian, nên nhớ rằng, trân trọng thời gian chính là trân trọng sinh mạng của mình. Thời gian là vốn quý của cuộc sống, một người lãng phí thời gian chính là lãng phí sinh mệnh của bản thân. Thời gian đến vội vàng mà đi cũng vội vàng, muốn cuộc sống của bản thân có thêm nhiều ý nghĩa thì phải biết trân trọng quãng thời gian ngắn ngủi của cuộc đời mình.

Thời gian đối xử với mọi người rất công bằng. Ai biết quý trọng thời gian thì sẽ có nguồn của cải vô tận, còn những người lãng phí thời gian sẽ chẳng có được gì.

Đi trước thời gian

Đặc trưng của thời đại thông tin hiện nay chính là nhanh chóng, tăng tốc và biến tốc. Chỉ có những người dám phấn đấu tiến lên mới có thể thực sự hiểu và nắm được đặc trưng này.

Khi Bill Gates bắt đầu lập nghiệp, mô hình “8086” của họ gần như là thứ rất khác thường, nó giống như người được đề cử theo mô hình mới với một trình tự hợp lý. Nhưng đến mùa thu năm 1978 , đến cuốn sổ tay họ vẫn chưa viết ra được. Raine và Oril chỉ còn cách căn cứ theo sách hướng dẫn của các kỹ sư Intel để làm ra bản của họ.

Phần mềm đi trước phần cứng. Cách làm này gần như là không hợp lý. Nhưng giai đoạn này, trong nội bộ công ty Microsoft, không khí làm việc vô cùng hăng say, không khí làm việc này thúc giục tất cả các nhân viên trong công ty nỗ lực làm việc.

Công ty Microsoft quả thực đang làm một việc hết sức mạo hiểm. Cách làm trước đây đều là đợi máy tính ra đời rồi các “anh hùng” phần mềm mới ra trận, ai làm nhanh làm tốt thì sẽ giành phần thắng. Trên cùng một con đường, rất khó nói trước được rằng ai là người về nhất. Phương pháp lần này của Microsoft là giành chạy trước. Nếu máy tính mới không ra đời thì coi như Microsoft đã phí công vô ích; nhưng nếu máy tính mới được cho ra đời thì chẳng ai có thể cạnh tranh với Microsoft. Công ty Microsoft nhất định sẽ đứng hàng đầu.

Quyết sách này đã đem lại cho Microsoft sự đền bù xứng đáng. Họ đã kiếm được một khoản tiền lớn. Chỉ trong vòng một tháng, Microsoft đã hoàn thành được mức tiêu thụ 1 triệu USD của cả năm, chính xác là 1.350.000 USD.

Trong cuộc sống thường nhật, bạn phải học cách chạy đua với bản thân, phải luôn đi trước thời gian, cố hết sức để vượt lên những thành tích của chính mình. Coi việc quản lý thời gian như một cuộc đấu có rất nhiều ưu điểm:

1. Có thể biến những công việc vô vị hàng ngày trở nên sinh động, đầy hứng thú. Vì dù thực hiện những công việc có tính chất kích thích nhất cũng không thể tránh được có những phần việc nhạt nhẽo.
2. Tự đọ sức với bản thân có thể kích phát hành vi trong tâm lý học gọi là “trạng thái thỏa mãn”. Đây là sự thay đổi nội tại, thời gian gần như rất ngắn nhưng thành quả bạn đạt được lại rất nhiều.
3. Cải thiện chất lượng làm việc của bạn. Để thực hiện được mục tiêu của mình, tốc độ của bạn phải nhanh và tốt như những vận động viên chạy vượt rào, đồng thời lại không được làm đổ rào.

Bill Gates nói, trong cuộc chạy đua với thời gian, ai cũng có thể trở thành người chiến thắng. Chỉ có những người không tham gia mới là những người thất bại.

Vận dụng phương pháp 80/20

Khi chúng ta áp dụng phương pháp 80/20 để quản lý thời gian, sẽ có thể xuất hiện những giả thiết sau:

Hầu hết những thành tựu lớn của một người – bao gồm hầu hết các giá trị mà một người có thể thể hiện được về các phương diện như chuyên ngành, tri thức, nghệ thuật, văn hóa…, đều đạt được trong một khoảng thời gian ngắn. Giữa khoảng thời gian mà đồ vật được sáng tạo ra và khoảng thời gian sáng tạo ra các hoạt động, có một sự bất công bằng rất lớn, cho dù thời gian này được đo bằng đơn vị ngày, tuần, năm, tháng hay bằng cả đời người.

Phương pháp 80/20 tức là 80% thành tựu đạt được với 20% thời gian; nói cách khác, 80% thời gian còn lại chỉ sáng tạo ra 20% giá trị.

80% niềm vui trong cuộc đời nảy sinh trong 20% thời gian; điều đó có nghĩa là 80% thời gian còn lại chỉ có 20% là niềm vui.

Nếu thừa nhận những giả thiết trên tức là những giả thiết trên là có thực đối với bạn, vậy thì bạn sẽ có được 4 kết luận khiến người khác phải kinh ngạc:

Thứ nhất: Những việc mà chúng ta đạt được hầu hết đều là những việc có giá trị thấp.

Thứ hai: Trong số thời gian mà chúng ta có, có một phần nhỏ thời gian có giá trị hơn phần lớn thời gian còn lại.

Thứ ba: Nếu muốn áp dụng đối sách thì chúng ta phải hành động triệt để. Chỉ sửa đổi chút ít hoặc chỉ cải thiện ở một mức độ nhỏ thì chẳng có ý nghĩa gì.

Thứ tư: Nếu tận dụng tốt 20% thời gian thì chúng ta sẽ phát hiện ra khoảng thời gian 20% này không thể được dùng hết.

Chúng ta nên bỏ ra một chút thời gian để kiểm chứng phương pháp 80/20. Tìm xem giữa sự phân bố thời gian và những thành tựu đạt được liệu có thực sự tồn tại sự bất cân bằng hay không. Xem xem thời gian 20% mà bạn có thể có được sức sản xuất lớn nhất liệu có tạo ra được 80% giá trị hay không? 80% niềm vui của bạn liệu có phải có được từ 20% thời gian trong cuộc đời bạn hay không?

Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng, không nên coi nhẹ. Chúng ta biết rất ít về phẩm chất và vai trò của thời gian. Rất nhiều người chỉ dùng trực giác là có thể hiểu được đạo lý này nhưng có rất nhiều người bận rộn lại không biết cách quản lý thời gian, họ chỉ bận rộn những việc không đâu. Chúng ta nên thay đổi thái độ của bản thân đối với thời gian.

Nếu bạn bỏ ra 20% số thời gian quý giá nhất của mình để làm một người lính tốt, đạt được sự kỳ vọng mà người khác dành cho bạn, hoặc tham gia một hội nghị mà người khác cho rằng bạn sẽ tham gia, hoặc đi làm những việc mà những đồng nghiệp của mình đang làm, hoặc quan sát vai diễn mà mình đã từng diễn, cho dù là việc nào thì có thể bạn cũng đều không mong muốn. Bởi vì đối với bạn, những việc kể trên đều là những việc không cần thiết.

Nếu bạn áp dụng hành động hoặc phương pháp giải quyết mang tính chất truyền thống thì bạn sẽ không thể tránh khỏi việc tiêu phí 80% thời gian vào những thứ không quan trọng.

Để tránh kết quả này, bạn phải tìm ra một phương pháp khả thi để quản lý thời gian của bản thân, vấn đề là, nếu bạn không muốn bị loại ra khỏi thế giới thì bạn có thể xa rời thói quen truyền thống được bao xa? Không phải biện pháp đặc sắc nào cũng đều có thể nâng cao được hiệu suất công việc, nhưng ít ra cũng có một phương pháp có thể áp dụng. Bạn nên nghĩ ra vài phương pháp, sau đó chọn lấy một phương pháp thích hợp nhất với cá tính của mình để tiến hành quản lý thời gian.

Vận dụng phương pháp 80/20, bạn có thể nhanh chóng tìm được phương pháp quản lý thời gian thích hợp với mình. Thời gian không thể không đủ dùng. Trên thực tế, thời gian là rất nhiều, chúng ta chỉ dùng đến 20% thời gian của chúng ta, đối với những người thông minh, một khoảng thời gian ngắn ngủi cũng có thể khiến họ tạo ra những sự khác biệt to lớn. Phương pháp này có thể giúp bạn nhanh chóng nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời phủ định phương pháp quản lý thời gian truyền thống.

3 PHÚT NGHỈ NGƠI TÍCH CỰC

“Nghỉ ngơi tích cực” khác với kiểu nghỉ ngơi đơn thuần, đó là kiểu nghỉ ngơi để duy trì hiệu suất làm việc. Kiểu nghỉ ngơi này đòi hỏi phải đạt được hiệu quả lớn nhất trong Một thời gian ngắn nhất. Trên thực tế, trong thời gian làm việc cũng không thể có được khoảng thời gian nghỉ dài.

Thông thường, công việc văn phòng sẽ khiến người ta cảm thấy mệt mỏi, đa phần là do phải duy trì một tư thế trong một thời gian dài, không có lợi cho việc tuần hoàn máu, dẫn đến hiện tượng các cơ bắp xuất hiện trạng thái mệt mỏi. Bởi vậy, bạn nên làm một số động tác ngược phương hướng trong khoảng thời gian nghỉ ngơi để máu ở các bộ phận bị áp lực có thể dễ dàng lưu thông, các cơ bắp hoạt động quá độ có thể được thư giãn. Những động tác như vậy thực sự đem lại hiệu quả.

Cảm giác mệt mỏi là sự phản ánh sinh lý tự nhiên. Nó nhắc nhở chúng ta rằng một bộ phận nào đó của cơ thể đã vượt quá sức chịu đựng của nó. Bởi vậy, khi xuất hiện thông tin cảnh báo, việc làm thông minh là để cho các bộ phận chịu áp lực lớn phục hồi lại trạng thái thông thường.

Vì là nghỉ ngắn, thời gian không nên quá dài, thông thường khoảng 3 phút. Dù đây là khoảng thời gian không dựa trên cơ sở khoa học nào nhưng cũng có căn cứ về mức độ nhất định. 3 phút là mức thời gian ngắn của rất nhiều sự việc, ví dụ, một cuộc điện thoại thông thường, từ lúc thông máy cho đến khi gác máy, đều lấy 3 phút làm đơn vị. Bởi vậy, chỉ cần 3 phút là chúng ta có thể làm cho một cơ thể mệt mỏi phục hồi trạng thái hoạt động ban đầu. Nếu vượt quá 3 phút thì rất có thể do khoảng thời gian ngừng quá lâu, bạn không thể ngay lập tức quay về công việc trước đó. Như vậy, sự nghỉ ngơi lại hạ thấp hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, không phải mỗi tiếng lại phải nghỉ 3 phút. Chỉ cần cảm thấy cơ thể vẫn duy trì được trạng thái tốt, không mệt mỏi thì vẫn có thể tiếp tục công việc. Nếu cứ quy định cứng nhắc rằng một tiếng phải nghỉ 3 phút thì có thể làm ngắt quãng công việc đang tiến hành, không những không thể nâng cao mà ngược lại, còn hạ thấp hiệu suất làm việc.

Thời gian nghỉ trưa cũng vậy. Nếu không quan tâm đến công việc đang làm, chỉ vì đến giờ nghỉ là nghỉ thì bạn có thể làm ngắt mạch công việc đang tiến hành. Bởi vậy, nếu công việc đang tiến triển thuận lợi, bạn có thể nghỉ muộn hơn thời gian quy định một chút.