TẠI SAO CẦN PHẢI GHI CHÉP?

Tôi có nên ghi chép trong khi phỏng vấn?

Câu hỏi gây tranh cãi này vẫn chưa có được lời giải đáp, nhưng đa số các nhà tư vấn nghề nghiệp và những nhà tuyển dụng mà tôi nói chuyện đều bật đèn xanh cho bạn ghi chép trong buổi phỏng vấn. Thực vậy, một số người phỏng vấn sẽ cảm thấy căng thẳng khi thấy ứng viên rút ra một cuốn sổ tay và bắt đầu ghi chép. Nhưng những người khác lại ấn tượng trước phong cách chuyên nghiệp và sự quan tâm thể hiện qua việc ghi chép đó. Vậy bạn nên làm gì?

Hãy xem xét câu hỏi quan trọng này từ hai phía rồi cân nhắc lập luận của những người xuất sắc nhất trong những chuyên viên nhân sự. Chúng ta sẽ bắt đầu với những người phản đối.

Lập luận phản đối ghi chép

Một số nhà tư vấn nghề nghiệp tin rằng việc ghi chép trong khi phỏng vấn là không thích hợp với xã hội Mỹ. Lập luận này gồm 3 khía cạnh.

Trước hết, khi bạn đang đối thoại với người khác, phải lịch sự chú ý đến người đó.

Đối với những người theo lập luận này, ghi chép là bất lịch sự.

Thứ hai, một số nhà tư vấn nghề nghiệp đưa ra lập luận rằng ghi chép khiến người phỏng vấn đề phòng, như thể bạn đang thu thập bằng chứng cho một phiên tòa trong tương lai. Điều ứng viên không mong muốn nhất chính là làm cho người phỏng vấn cảm thấy căng thẳng.

Thứ ba, những người này cho rằng nếu ứng viên lôi ra một quyển sổ ghi chép trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đi đến kết luận rằng ứng viên đó gặp rắc rối trong việc ghi nhớ ngắn hạn hoặc tư duy.

Robin Upton, một nhà tư vấn nghề nghiệp tại Hiệp hội Bernard Haldane ở Dallas, Texas nói, “Tôi hướng dẫn cho các ứng viên không ghi chép trong các buổi phỏng vấn vì nếu bạn ghi chép, bạn không thể hoàn toàn chú ý lắng nghe”. “Một nhược điểm nữa là ghi chép làm căn bệnh bẩm sinh của con người là tự dối mình thêm trầm trọng”, cô còn nói thêm. “Chúng ta thường nghe câu hỏi theo cách chúng ta muốn nghe hơn là theo cách người phỏng vấn thực sự hỏi”, Upton nói. Các ứng viên có nguy cơ bị coi là lảng tránh nếu không trả lời được câu hỏi đưa ra.

Khi đang xem xét các ứng viên cho vị trí quản lý cao cấp, Tom Thrower, Tổng giám đốc của Hãng Tuyển dụng Quản lý, một công ty chuyên tuyển dụng ở Oakland, California, có cảm tình với những ứng viên thể hiện sự tự tin chuyên nghiệp. Đối với Thrower, ghi chép làm giảm lòng tin vốn áp đảo của công ty. “Tôi thích những người có trí nhớ tốt”, ông ta nói. “Tôi rất khó chịu khi thấy ứng viên ghi chép”.

Tuy nhiên Thrower cũng phải thừa nhận rằng điều này thì lại khác đối với những ứng viên cho các vị trí kỹ thuật, hoặc tài chính như quản lý hoặc thủ quỹ. Ông mong ứng viên cho những vị trí này thật chú ý đến chi tiết – do đó việc ghi chép là hoàn toàn hợp lý và các kỹ thuật viên cũng được khuyến khích ghi chép trong các buổi phỏng vấn xin việc.

Lập luận ủng hộ ghi chép

Đa số các nhà tư vấn và những nhà tuyển dụng đều ủng hộ việc ghi chép trong khi phỏng vấn. Họ tin rằng ghi chép có nhiều ích lợi hơn những bất lợi tiềm tàng. Trên thực tế bản thân các người phỏng vấn cũng thường ghi chép.

“Tôi hết sức tán thành những người ghi chép, miễn là điều đó không cản trở buổi phỏng vấn”, Janice Brookshier, Chủ tịch của Seattlejobs.org, nói: “Nói cho cùng, tôi cũng sẽ ghi chép”. Buổi phỏng vấn xin việc không phải là một sự kiện xã hội, mà là buổi gặp gỡ vì công việc. Và trong văn hóa kinh doanh Mỹ, ghi chép cho buổi họp không chỉ phù hợp mà còn là biểu hiện của sự chuyên nghiệp.

Ghi chép thể hiện một người chuyên nghiệp có đầu óc tổ chức, chứ không phải sự phá rối hay nhược điểm. Trên thực tế văn hóa các công ty như IBM, Cisco Systems và Computer Associates International rất khuyến khích ghi chép trong tất cả các cuộc họp. Nhân viên được phát sổ tay với mong đợi họ sẽ sử dụng những cuốn sổ này như một phần của văn hóa yêu cầu nhân viên phải có trách nhiệm với mục tiêu đề ra.

Melanie Mays, một nhà tuyển dụng của công ty Tư vấn Empyrean ở Dallas, bang Texas, cũng tán thành việc ghi chép vì việc ghi chép khuyến khích ứng viên nghe nhiều hơn nói. “Tôi hướng dẫn cho các ứng viên áp dụng quy luật 80-20 trong buổi phỏng vấn: 80% thời gian lắng nghe và chỉ 20% để nói. Nếu ghi chép giúp ích, tôi hoàn toàn ủng hộ”.

Những nhà tuyển dụng này tin rằng ghi chép thực sự giúp người nói tập trung hơn nhờ giảm bớt những lần ngắt quãng vì ứng viên ghi ra một loạt những hiểu biết và những câu trả lời có thể tham khảo khi đến lượt người nghe nói. Ghi chép không hề làm bạn rối trí. Mục đích ghi chép không phải là để ghi lại từng từ trong cuộc đối thoại, đó là điều quá sức, mà là để nhắc cho bạn về những điểm quan trọng được đưa ra cũng như những câu hỏi hoặc lời giải thích mà bạn không muốn mình quên mất khi tới lượt mình được nói.

Quan trọng nhất là bạn phải xin phép. “Tôi chưa bao giờ thấy phiền lòng nếu ứng viên xin phép ghi chép trong buổi phỏng vấn”, Sandra Grabczynski, Giám đốc phát triển nhân sự của CareerSite.com, một dịch vụ tuyển dụng trực tuyến ở Ann Arbor, Michigan, nói: “Tôi thường rất ấn tượng trước những ứng viên nắm bắt cơ hội một cách nghiêm túc”. Lấy sổ ra ghi chép mà không xin phép có thể làm cho người phỏng vấn nghĩ rằng bạn quá táo bạo.

Không chỉ có ứng viên mới ghi chép. Rich Franklin, Giám đốc Nhân sự tại KnowledgePoint, một công ty chế tạo phần mềm ở Petaluma, California, mở đầu các cuộc phỏng vấn luôn nói rằng ông sẽ ghi chép vài điều trong suốt cuộc phỏng vấn. “Lúc đó tôi mời họ cùng ghi chép nếu họ muốn”, Franklin nói và thêm rằng ông cảm thấy rất hài lòng khi họ làm theo, “Phúc lợi và bảo hiểm là những vấn đề khá phức tạp, vì vậy tôi đánh giá rất cao những ứng viên chịu khó ghi chép. Điều đó cho tôi thấy họ thực sự nghiêm túc”.

Quy tắc của cuộc chơi

Xin phép

Xin phép là một việc đơn giản nhưng lại tạo nên khác biệt lớn. Trước hết là thể hiện sự tôn trọng. Thứ hai là thu hút sự chú ý đến hành động, để người phỏng vấn khỏi ngạc nhiên. ứng viên chẳng mấy khi mong muốn sự ngạc nhiên này. Đây là một số cách để xin phép:

Ông không phiền nếu tôi ghi chép chứ? Tôi muốn ghi nhớ thật chi tiết cuộc thảo luận này vì tôi càng biết được nhiều hơn về cơ hội này, tôi càng thêm tự tin rằng mình sẽ có đóng góp quan trọng.

Hãy chú ý cách ứng viên kín đáo gửi một thông điệp đặc biệt trong lời thỉnh cầu đó.

Cũng nên xin phép trước khi bạn tham khảo những ghi chép của mình trước khi đưa ra câu hỏi:

Trong khi chúng ta nói chuyện, tôi đã ghi lại vài điểm tôi muốn hỏi thêm. Tôi có thể xem lại những ghi chép của mình một lát được không?

Hoặc:

Cám ơn ông đã mô tả chi tiết về cơ hội và công ty. Tôi biết ông đã trả lời hầu hết các câu hỏi của tôi trong cuộc phỏng vấn này. Trước khi tới đây, tôi đã ghi lại vài câu hỏi tôi không muốn mình quên mất. Liệu tôi có thể tham khảo lại những ghi chép đó không?

Sử dụng sổ tay

Ở Chương 1, tôi đã đưa ý kiến là sắp xếp các câu hỏi bằng cách viết lên các tấm thẻ mục lục. Đó là một cách rất có ích vì bạn có thể xác định xem nên hỏi những câu nào và hỏi theo thứ tự nào. Nhưng sau khi đã có các câu hỏi và sắp xếp thứ tự, hãy chép lại vào một cuốn sổ bìa da thật đẹp. Lôi ra một tập thẻ mục lục rất dễ khiến bạn bị hiểu lầm. Lại thêm khả năng bạn tuột tay và những tấm thẻ sẽ rơi vãi khắp nơi.

Một trong những lý do dùng sổ tay trong khi phỏng vấn là bạn sẽ nghĩ đến những câu để hỏi người phỏng vấn. Có thể người phỏng vấn đang nói về một sản phẩm mới công ty sắp tung ra. Bạn nhớ ra rằng trong công việc trước đây, một trong những lần giới thiệu sản phẩm mới gặp một khó khăn bất ngờ như thế nào và bạn đã giúp giải quyết vấn đề ra sao. Không muốn ngắt lời người phỏng vấn nên bạn chỉ đánh dấu sẽ nói về sự kiện này sau.

“Bạn nên nhớ rằng ấn tượng ban đầu vô cùng quan trọng”, Grabczynski của CareerSite.com nói. “Nếu bạn dự định ghi chép, đừng dùng bút chì hay viết lên những mảnh giấy rời hoặc mặt sau của vé xe. Hãy dùng bút tử tế và một cuốn sổ tay chuyên dụng sạch sẽ, bìa da thì càng tốt”. Cây bút bạn chọn nói lên nhiều điều về bạn. Hãy chắc rằng cây bút thể hiện bạn là con người rất chuyên nghiệp. Nếu biết cách dùng thì chọn một chiếc bút máy là ổn. Có thể là bút bạc, nhưng không nên chọn bút vàng. Để khỏi phải hối tiếc thì phải kiểm tra xem bút có viết được không. Chẳng gì có thể làm bạn thất bại ngoài việc cứ lóng ngóng với một cây bút hết mực. Hỏi mượn bút của người phỏng vấn là điều tối kỵ. Và vì chúng ta có hộp bút, giờ không phải là lúc lấy ra một chiếc bút chì giắt sau vành tai. Nếu bạn là ứng viên cho vị trí giám đốc nghệ thuật, bạn có thể bị loại vì sử dụng bút nhớ sặc sỡ, nhưng ngược lại nếu bạn dùng bút nhọn người phỏng vấn sẽ nghi ngờ liệu bạn có đáng tin cậy hay không.

Ngôn ngữ cử chỉ

Chú ý để ngôn ngữ cử chỉ thể hiện bạn thật cởi mở. Nghĩa là đặt giấy lên bàn để viết chứ không phải để trên đùi. Hãy học cách ghi chép trong khi vẫn thỉnh thoảng nhìn lên người phỏng vấn. “Đừng để việc ghi chép tạo khoảng cách giữa bạn và người phỏng vấn”, Mays nói: “Nếu bạn không thể vừa ghi chép vừa thể hiện ngôn ngữ cử chỉ cởi mở thì đừng ghi chép”.

Đồng thời phải giữ kín những ghi chép của bạn. Bạn không muốn tạo cho người phỏng vấn ấn tượng rằng bạn là một kẻ tọc mạch và những gì bạn ghi chép có thể sẽ được dùng để chống lại họ. Bạn nên biết rằng điều này cũng giống như bạn đã vượt qua ranh giới cần thiết giữa bạn và người phỏng vấn hỏi khi bạn nói cho ông ta rằng ông ta có quyền im lặng khi bị bạn “thẩm vấn”.

Hãy học cách vừa ghi chép vừa tiếp xúc bằng mắt. Người phỏng vấn sẽ thấy bị xúc phạm nếu họ chỉ được nói chuyện với đỉnh đầu bạn. Ghi chép trong khi vẫn ngẩng đầu là một kỹ năng cần phải luyện tập. Đây là một cách để luyện kỹ năng quan trọng này: Bật một trong những chương trình phỏng vấn Chủ nhật trên TV. Khi bạn ghi chép những câu hỏi của người phỏng vấn, hãy tập luyện sao cho mắt vẫn nhìn vào màn hình, chỉ thỉnh thoảng mới nhìn xuống. Khi bạn có thể ghi tốc ký và nhắc lại những câu hỏi đó là lúc bạn đã sẵn sàng cho thời điểm quan trọng nhất này.

Đợi người phỏng vấn nói xong

Điều cần nhớ nhất là bạn chỉ nên ghi chép trong khi người phỏng vấn đang nói. Trong khi bạn đang trả lời thì không được ghi chép hoặc thậm chí cũng không được xem lại những ghi chú đó. Người phỏng vấn muốn xem bạn tự suy nghĩ ra sao chứ không phải nghe bạn đọc lại những ghi chép. Như đã nói ở trên, chỉ có một ngoại lệ duy nhất là khi người phỏng vấn hỏi xem bạn có câu hỏi nào không, thì lúc đó bạn có thể xin phép xem lại những ghi chép của mình.

Hãy chuẩn bị ít nhất 4 câu hỏi cụ thể cho mỗi cuộc phỏng vấn. Những câu hỏi này nên khéo léo thể hiện những điều cơ bản bạn đã tìm hiểu được về công ty, kết hợp với những điểm mạnh trong kinh nghiệm và năng lực của bạn. Sau đó nếu người phỏng vấn làm bạn ngạc nhiên với câu hỏi “Về điểm này bạn có còn câu hỏi nào không?”, thì bạn có thể sẵn sàng ngay không hề lúng túng.

Cuối cùng, nếu bạn vẫn còn chưa dám chắc xem có nên mang sổ tay vào buổi phỏng vấn hay không, hãy nghe lời nhận xét của John Hawke, Giám đốc điều hành của Howe Barnes Investments, một công ty ở Chicago chuyên môi giới cho các ngân hàng cộng đồng và địa phương. Ông nói về động lực thúc đẩy: “Khi bạn muốn người khác thể hiện nhiều hơn, hãy đến chỗ họ với một cuốn sổ trong tay. Hãy để họ tự bộc lộ bản thân”.

Nhận xét đó là: “Đến chỗ họ với một cuốn sổ trong tay”. Nếu bạn đến tay không, nghĩa là bạn không định nghe những điều đáng ghi nhớ, rằng bạn quyết định đi phỏng vấn mà chẳng cần hợp tác để đạt tới quyết định đó. Có thể tôi nghĩ hơi quá, nhưng tôi tin rằng tham dự bất kỳ một quy trình tập thể nào với một cuốn sổ trong tay đều thể hiện rằng bạn tôn trọng đóng góp của những người khác trong nhóm và sẵn sàng chú tâm hết mức vào những gì họ nói. “Tay không, trí rỗng”, là cách ví von của Dale Dauten, người phụ trách chuyên mục kinh doanh trên tờ Phoenix, Arizona, thường lấy bút danh là “Corporate Curmudgeon” (Kẻ keo kiệt).

Các thiết bị điện tử thì sao?

Còn các thiết bị điện tử như máy Palm Pilots (điều khiển cầm tay), máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số khác (PDAs), và sổ tay máy tính thì sao? Bạn có nên mang vào phòng phỏng vấn không?

Ngày nay ngày càng có nhiều người làm như vậy. Trong xã hội hữu tuyến ngày càng phát triển của chúng ta, sổ tay và cả máy quản lý thời gian biểu đang dần bị thay thế bởi các thiết bị điện tử, vì vậy đương nhiên thiết bị điện tử đang được sử dụng ngày càng nhiều tại các buổi phỏng vấn. Và không phải tất cả trong số đó đều là của các ứng viên. Rất nhiều công ty trang bị cho người phụ trách nhân sự máy Palm

Pilots hoặc các thiết bị tương tự. “Nếu bạn là người chín chắn, có vẻ như máy PDA rất phù hợp trong buổi phỏng vấn”, Beau Harris của hãng Handspring nói: “Quan trọng là không nên quá chú trọng vào công nghệ đến mức làm cho người phỏng vấn không thể tìm hiểu được gì về bạn”.

Mountain View, chi nhánh của Handspring tại California, tung ra thị trường dòng máy PDA Visor được ưa chuộng, vì vậy chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi Harris thấy ấn tượng khi một ứng viên rút ra một máy Visor trong buổi phỏng vấn. Tất nhiên, ứng viên sẽ cười ngượng nghịu nếu họ sử dụng máy của Palm Pilots hoặc của một đối thủ cạnh tranh nào khác. “Đừng lo”, Harris bảo họ. “Nếu bạn trúng tuyển, chúng tôi sẽ trang bị cho bạn máy Visor”. Harris sử dụng máy Visor trong suốt buổi phỏng vấn. Nếu là vấn đề thời gian, máy Visor sẽ rung lặng lẽ báo cho Harris biết nên kết thúc buổi phỏng vấn ở đây. Nếu muốn đưa ứng viên vào vòng phỏng vấn thứ hai, ông đã có lịch ngay trước mặt. Nếu ứng viên cũng có máy PDA, việc sắp xếp buổi gặp mặt lần tới trở nên hết sức đơn giản.

Rich Franklin của KnowledgePoint đặc biệt ấn tượng khi thấy ứng viên rút ra máy PDA. “Những người này hoàn toàn có thể bổ khuyết cho công ty”, ông tiếp. “Tôi thực sự rất thích máy PDA khi tôi muốn sắp xếp buổi phỏng vấn thứ hai. Các ứng viên có máy PDA có thể ngay lập tức kiểm tra lại kế hoạch làm việc của họ, thay vì phải báo lại cho tôi sau”.

Harris của Handspring đã quan sát xem ứng viên có thể sử dụng máy PDA hiệu quả đến mức nào để tổ chức tốt quá trình phỏng vấn. “Điền vào đơn xin việc trở nên dễ dàng hơn nhiều khi họ có danh bạ và lịch bên cạnh”. Harris thường liên hệ với ứng viên về những ứng dụng của máy Visor. Thậm chí đôi khi, ứng viên và nhà tuyển dụng còn chia sẻ những ứng dụng hay ho bằng cách bấm qua bấm lại với nhau.

“Ngày nay mỗi công việc đều liên quan đến việc sáng tạo ra thứ gì đó trên máy tính”, Liz Reiersen, nhà tuyển dụng kỹ thuật cấp cao của Verizon Communication ở Irving, Texas, phát biểu. “Sổ tay trên máy tính quả là tuyệt vời để con người trình bày mật mã máy tính, bảng tính, hoặc những tài liệu marketing mà họ nghiên cứu”.

Nhưng một số công ty có thể vẫn chưa cho phép mang các thiết bị điện tử ngoại trừ các máy quản lý thời gian biểu ra vào cơ quan. Các tổ chức hoạt động bí mật cho quân đội hoặc tiến hành những thử nghiệm an ninh chuyên sâu có thể đặt ra các luật lệ đối với việc mang thiết bị điện tử vào trong. Trong bất cứ trường hợp nào, thiết bị điện tử đều có thể cản trở không cho bạn vào hoặc ra khỏi một tòa nhà. Hãy kiểm tra trước để xem bạn có nên mang bất cứ vật gì quan trọng hơn một sổ tay máy tính vào trong những công ty này hay không?

Cuối cùng, chú ý đến việc sử dụng máy ghi âm : Không nên. Máy ghi âm có thể khiến người phỏng vấn căng thẳng và cảnh giác, một điều bạn không hề mong muốn. Với những người quá nhạy cảm với kiện tụng, đừng để họ có bất kỳ lý do gì để nghi ngờ bạn sẽ dùng cuốn băng đó để chống lại họ. Máy ghi âm tạo cảm giác rằng bạn không chỉ không tin tưởng vào trí nhớ của mình mà bạn còn không tin cả người phỏng vấn nữa. Cả hai trường hợp đều quá tệ.