VIẾT THƯ VÀ ĐƠN NHƯ THẾ NÀO?

Bạn viết thư hoặc viết đơn cũng phải cẩn thận như một luật sư chuẩn bị giấy tờ ra hầu toà. Nếu bạn không có đủ kinh nghiệm để viết, hãy hỏi ý kiến chuyên gia và nhờ họ giúp. Những nhà doanh nghiệp đàng hoàng thường hay nhận những người hiểu biết về nghệ thuật tự giới thiệu và những người hiểu tâm lý ông chủ. Ai muốn bán các dịch vụ của mình cũng nên lưu ý đến điều đó. Trong đơn phải có những thông tin sau đây:

Trình độ học vấn. Mô tả ngắn gọn, nhưng rõ ràng, là bạn đã học ở những trường nào, đã qua những môn gì, nếu có thành tích trong những lĩnh vực nào đó thì cũng đừng quên liệt kê ra.

Thâm niên làm việc theo chuyên môn. Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc theo chuyên môn, hãy mô tả kỹ lưỡng, và đừng quên ghi địa chỉ và họ tên những người lãnh đạo trước đây của bạn. Bạn hãy biết rằng nếu bạn kể rõ ràng và cụ thể về kinh nghiệm đặc biệt mà bạn đã thu được trước đây, về những khả năng độc đáo của bạn, thì điều đó sẽ giúp rất nhiều trong việc nhận được công việc mà bạn mong muốn.

Giấy giới thiệu. Công ty nào cũng muốn biết càng nhiều càng tốt về hoạt động trong quá khứ của người mà họ muốn nhận vào làm. Hãy kèm theo đơn xin những giấy giới thiệu sau: a- của chủ cũ; b-của các thày giáo mà bạn đã học; c- lời giới thiệu của những người nổi tiếng được mọi người tin tưởng.

Ảnh. Đừng quên gửi kèm ảnh của mình.

Hỏi xin cương vị cụ thể. Hãy tránh nhắc đến cương vị cụ thể mà bạn rất muốn nhận được. Đừng bao giờ nói: Chính cương vị này! – bởi vì nó chứng tỏ bạn có lỗ hổng trong trình độ của mình.

Chứng minh là mình có đủ trình độ cần cho công việc trong tương lai. Hãy trình bày chi tiết nguyên nhân tại sao bạn tin rằng bạn có đủ trình độ để chiếm cương vị đó. Đây là phần quan trọng nhất trong đơn. Nó sẽ quy định tương lai của bạn mạnh hơn tất cả những điều khác.

Đề nghị sẵn sàng làm việc có thời gian thử thách. Có thể điều này là hơi quá đáng, nhưng thực tế cho thấy rằng nếu bạn tin vào trình độ của mình thì thời gian thử thách chẳng có gì đáng sợ. Đề nghị này từ phía bạn cho thấy bạn tự tin vào sức lực của chính mình và đảm đương được cương vị mà bạn muốn được nhận. Nhưng bạn phải nhận thức rõ ràng rằng đề nghị của bạn dựa trên cơ sở: a-Tin rằng bạn phù hợp với cương vị đó; b- Tin rằng bạn sẽ được nhận sau thời gian thử thách; c- Kiên quyết dành được cương vị đó.

Kiến thức của bạn trong lĩnh vực này. Trước khi xin vào làm việc hoặc nhắm một cương vị nào đó, hãy làm quen với hoạt động của xí nghiệp và đừng giấu kiến thức của mình trong lĩnh vực này. Điều đó có thể gây ấn tượng mạnh, chứng tỏ sự quan tâm của bạn đối với cương vị đó và chứng tỏ bạn có sức sáng tạo.

Bạn hãy nhớ: luật sư không phải là người học thuộc lòng các bộ luật, mà là người biết cách chuẩn bị các sự kiện và chứng minh để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Nếu như những ô chứng minh của bạn được lựa chọn chính xác và đưa ra có ý nghĩa, thì quá nửa chiến thắng đã được đảm bảo. Và đó mới chỉ là khởi đầu!

Đừng ngại viết đơn dài. Ông chủ cũng mong muốn kiếm được những chuyên gia có trình độ cao chẳng kém gì bạn mong muốn có được một chỗ làm việc tốt. Nói cách khác, sự thành đạt của các nhà doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào việc họ có tuyển được cho mình những người phó có trình độ cao hay không. Vì thế họ rất muốn có những thông tin cần thiết và hữu ích.

Cũng cần phải nhớ cả những sự việc khác tưởng chừng như không quan trọng: sự cố gắng và cẩn thận trong khi bạn viết đơn nói lên sự nhiệt tình của bạn. Tôi có kinh nghiệm viết đơn cho khách hàng và nó khá thành công, đến mức họ được nhận ngay mà không cần gặp mặt ông chủ.

Khi đơn viết xong, hãy in bằng chữ to những dòng như sau:

THÔNG TIN VỀ TRÌNH ĐỘ CỦA

ROBERT K. SMITH

MUỐN LÀM THƯ KÝ RIÊNG

CHO NGÀI CHỦ TỊCH

CÔNG TY BLANK INC.

Địa chỉ người nhận có thể thay đổi tuỳ ý. Quảng cáo cá nhân như thế nhất định sẽ thu hút được sự chú ý. Hãy in đơn cẩn thận trên loại giấy tốt nhất có thể có được, đặt vào phong bì dày dặn như kiểu các hiệu sách vẫn thường làm. Nếu bạn muốn gởi đơn không phải chỉ cho một công ty, thì có thể thay đổi tên gọi công ty. Một trong những trang đầu tiên của đơn phải có dán ảnh của bạn. Còn khi bạn viết thư, thì nói chung cũng theo những chỉ dẫn trên, chỉ có điều phải dựa vào trí tưởng tượng riêng của mình nhiều hơn.

Người bán thành công bao giờ cũng tự chăm chút cẩn thận. Anh ta hiểu hơn ai hết, rằng ấn tượng ban đầu có ý nghĩa quan trọng như thế nào. Lá đơn của bạn là kẻ môi giới mà xem nó, người ta liên hệ ngay đến người bán, bạn đừng quên điều đó. Hãy tặng nó bộ com-lê thích hợp nhất và tạo cho nó một nụ cười, nó sẽ khác hẳn những đề nghị khác mà ông chủ tương lai đã gặp. Cương vị bạn mong muốn càng xứng đáng thì sự chuẩn bị càng phải cẩn thận. Và nếu bạn bán được dịch vụ của mình đồng thời gây được ấn tượng cho ông chủ doanh nghiệp, thì cũng có thể ngay từ đầu người ta đã định ngay cho bạn một khoản lương khá cao.

Nếu bạn phải thuê nhân viên quảng cáo hoặc nhân viên giúp việc của ông chủ tương lai, hãy đưa cho anh ta một bản sao đơn mà bạn đã lập. Như vậy là bạn đã tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả mọi người và tăng cơ hội cho chính mình.

HÃY TÌM CÔNG VIỆC MÀ MÌNH THÍCH

Ai cũng muốn làm công việc mà mình yêu thích. Họa sỹ làm việc với màu vẽ, thợ kim hoàn làm việc bằng tay, văn sỹ – bằng đầu. Nhiều người thích hợp với doanh nghiệp hoặc công nghiệp. ở Mỹ có một điều tuyệt diệu là có thể thoải mái lựa chọn nghề nghiệp: nếu thích, có thể trở thành nông dân, thợ sản xuất công nghiệp, nhân viên marketing, truyền đạo, luật sư, nhân viên ngành y tế.

Hãy xác định cho mình là bạn thích ngành nghề gì. Nếu chưa có nghề nghiệp đó thì ai cấm bạn sáng lập ra nó?

Hãy chọn công ty hoặc ông chủ mà bạn muốn làm việc.

Hãy làm rõ tất cả về ông chủ tương lai: về các phẩm chất cá nhân và cơ hội thành đạt.

Hãy phân tích và đánh giá mọi khả năng và năng khiếu của mình, lập kế hoạch và suy nghĩ về phương tiện sẽ giúp bạn đưa ra những đề nghị có lợi, hoặc dịch vụ của mình, hoặc ý kiến nhằm hoàn thiện công việc. Bạn phải vững tin vào những điều bạn đưa ra.

Hãy quên đi việc bạn đang cần có chỗ làm việc. Hãy quên đi những nghi ngờ không biết liệu mình có tìm được việc làm hay không. Hãy quên đi câu hỏi cửa miệng mà ai cũng biết: Ông còn thừa chỗ nào không? Hãy tập trung suy nghĩ xem bạn có thể chào mời những gì.

Khi nào trong óc bạn xuất hiện ý nghĩ và một kế hoạch nào đó, hãy ghi ngay ra giấy và sau đó chép lại sạch sẽ, xử lý sơ bộ mọi khía cạnh của nó.

Hãy đưa kế hoạch đó cho người cần thiết, và anh ta sẽ làm nốt mọi thứ. Công ty nào cũng cần những người có khả năng đưa ra những đề nghị đáng giá, không quan trọng đó là cái gì cụ thể: tư tưởng, dịch vụ hay quan hệ. Công ty nào cũng sẽ dành chỗ cho người có kế hoạch hành động xác định, nếu rõ ràng kế hoạch đó mang lợi cho công ty.

Lẽ đương nhiên, việc làm này đòi hỏi một vài ngày hoặc một vài tuần, nhưng sự chênh lệch trong thu nhập, tốc độ đề bạt và công nhận sẽ bớt cho bạn những năm dài lao động nặng nhọc với một đồng lương khiêm nhường. Phương pháp nêu ra ở trên chứa đựng nhiều ưu thế tiềm ẩn, trong đó chủ yếu nhất là thời gian. Nhiều khi có thể tiết kiệm được từ một đến năm năm trên con đường dẫn đến mục tiêu mong muốn.

Ai có một kế hoạch suy nghĩ thấu đáo và xây dựng chi tiết, người đó có thể cắt được nửa đường đi trên bậc thang danh vọng.

XÃ HỘI SẼ GIÚP BẠN

Ai muốn trong tương lai bán được dịch vụ của mình đắt giá, phải chú ý đến những đổi thay trong quan hệ giữa người làm công với ông chủ.

Quan hệ giữa:

Ông chủ;

Người làm công;

Xã hội mà họ cùng phục vụ

Ngày càng mang tính chất liên kết và hợp tác.

Sở dĩ có những quan hệ kiểu mới này là do những nguyên nhân sau đây. Trước hết, trong tương lai, cả ông chủ lẫn người làm công đều phục vụ xã hội và làm việc có hiệu quả nhất cho xã hội. Trước đây, ông chủ và người làm công mặc cả với nhau, thoả thuận với nhau hợp đồng có lợi cho mình và không để ý rằng khía cạnh thứ ba cũng có mặt trong hợp đồng ấy – đó là xã hội mà họ phục vụ.

Nhã nhặn và tương trợ ngày hôm nay là khẩu hiệu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó liên quan đến ông chủ lẫn người bán sức lao động của mình, bởi vì họ đều phục vụ xã hội. Nếu họ không thực hiện được điều này, thì họ sẽ mất đi mọi ưu thế mà họ đã có được.

Chúng ta vẫn còn nhớ cái thời nhân viên đi xem công-tơ gaz đạp cửa rầm rầm làm văng mẳnh và nhăn nhó càu nhàu khi người ta ra mở cửa: Còn bắt người ta đợi đến bao giờ hả? Bây giờ chúng ta nhìn thấy những đổi thay đáng kinh ngạc. Người đến xem công-tơ trông như một quân tử, và sẵn sàng phục vụ ngay. Bởi vì trong khi các công ty gaz còn đang đôi co với những khách hàng thường xuyên bất mãn của mình, những người bán bếp dầu lanh lợi đã qua mặt họ và tràn ra khắp trong nước.

Thời kỳ suy thoái tôi đã ở vùng than Pensilvania mấy tháng để điều tra nguyên nhân suýt làm sụp đổ tận gốc rễ ngành than nước Mỹ. Những ông trùm ngành than và công nhân của họ khôn lỏi thoả thuận với nhau nâng giá than mãi cho đến tận khi hiểu ra rằng bằng cách đó chính họ đã tạo điều kiện phát triển ngành sản xuất và kinh doanh dầu mỏ.

Có lẽ câu chuyện này dạy ta rằng không ai có thể vượt quá sức mình và rằng cả cuộc đời ta phụ thuộc vào hành vi của chính chúng ta! Nếu như có những nguyên tắc nào đó kiểm soát được doanh nghiệp, tài chính và giao thông vận tải, thì cũng chính những nguyên tắc ấy kiểm soát hành vi của con người và quy định địa vị kinh tế của họ.

BA PHƯƠNG PHÁP TỰ ĐÁNH GIÁ

Phần trên chúng tôi đã trình bày những phương pháp bán đắt giá nhất dịch vụ của mình thường xuyên và có hiệu quả. Sẽ không ai đạt được một thành công đáng kể nào, nếu anh ta không nghiên cứu, phân tích và hiểu rõ những điều đã nêu. Mỗi một người phải biết bán dịch vụ của mình. Số lượng và chất lượng dịch vụ cũng như sự cảm hứng tinh thần kèm theo, sẽ xác định thời gian thuê và tiền lương được trả. Để bán dịch vụ của mình với hiệu quả cao nhất (tức là giá cả thích hợp và điều kiện tốt nhất), bạn phải tuân thủ công thức CSS: chất lượng, số lượng và sức mạnh tinh thần trong hợp tác. Nó đảm bảo cho bạn thành công chắc chắn. Hãy ghi nhớ công thức CSS. Hãy biến nó thành khẩu hiệu, niềm đam mê, thành thói quen của bạn!

Ta hãy phân tích để chắc chắn rằng ta đã hiểu rõ.

Chất lượng dịch vụ – đó là sự hoàn thiện đến từng chi tiết nhỏ nhặt nhất, và chỉ đạt được khi tất cả mọi ý nghĩ của bạn đều hướng vào việc cải tiến sự phục vụ.

Số lượng dịch vụ – đó là thói quen phục vụ một cách đầy đủ nhất vào bất cứ thời gian nào và luôn mở rộng danh mục các loại hình dịch vụ. Đừng quên tự hoàn thiện nghệ thuật của mình. Và hãy để cho nó trở thành thói quen của bạn.

Sức mạnh tinh thần, sự sốt sắng và hưng phấn hợp tác – đó là sự tương tác nhiệt tình và tối đa với các phó cũng như cộng sự của mình, lấy mình làm gương tốt để thúc đẩy họ hành động đúng trong công việc.

Như vậy, chỉ có số lượng và chất lượng là hoàn toàn không đủ để đảm bảo trình độ dịch vụ mà bạn mong muốn. Thái độ và cung cách mà bạn phục vụ chính là nhân tố quyết định tất cả – cả tiền hoa hồng được nhận, cả thời gian làm việc.

Ngài Andrew Carneghi nhấn rất mạnh điều này – tức là sự cần thiết phải cư xử đúng mực – khi bàn về nguyên tắc bán dịch vụ cá nhân. Ông nói rằng không bao giờ ông nhận vào công ty một người không thực hiện công việc của mình với sự cảm hứng nhất định. Ngài Carneghi bao giờ cũng phải chắc chắn rằng ông thấy thích người đó đã. Ông đã giúp cho nhiều người mà ông đánh giá là đủ tiêu chuẩn thông minh và xứng đáng trở nên giàu có. Những người không đủ tiêu chuẩn nói trên, ông nhường cho các hãng khác.

Người có tâm hồn, thoải mái trong giao tiếp, có trạng thái tinh thần luôn tươi tỉnh – nói cách khác, là người có khả năng lôi cuốn người khác – sẽ có đủ phương tiện khắc phục được những khiếm khuyết về chất lượng cũng như khối lượng dịch vụ mà anh ta thực hiện. Nói gì thì nói, không gì có thể thay được tác phong tốt.

ÍCH KỶ HAY LÀ NHÂN ÁI

Dịch vụ cũng là một loại hàng hóa như các mặt hàng tiêu dùng khác. Các quy tắc ứng xử chung trong buôn bán hàng hóa cũng đúng cho lĩnh vực này. Tuy nhiên, phải thường xuyên nhắc nhở rằng đại đa số những người bán dịch vụ của mình đều phạm một sai lầm chung: không cảm thấy mình cũng có những trách nhiệm giống như các nhà doanh nghiệp trong lĩnh vực buôn bán hàng hóa thông thường.

Thời đại của bọn ích kỷ đã vĩnh viễn qua rồi. Thay vào đó là những người nhân ái.

Giá trị thật sự những khả năng trí tuệ của bạn được xác định bằng thu nhập do bạn bán dịch vụ cá nhân. Nếu xác định giá trị khả năng trí tuệ của bạn bằng cách lấy thu nhập hàng năm nhân với 16,666, – thì ta sẽ được con số gần chính xác. Hãy so sánh với thu nhập bằng cách gửi tiền vào ngân hàng, – trung bình là gần 6% một năm. Bạn phải biết rằng tiền không thể có giá hơn khả năng trí tuệ. Khi so sánh với tài năng và trí tuệ thì tiền bạc nhiều khi chỉ là một mớ giấy.

Trí tuệ hiểu biết, nếu được bán đúng giá, – sẽ là một dạng vốn đầu tư hữu ích hơn nhiều so với loại vốn kinh doanh cần trong sản xuất hàng hóa. Tại sao? Tại vì dạng vốn này không bao giờ mất giá – kể cả thời kỳ khủng hoảng suy thoái, kể cả nguyên nhân lạm phát. Vốn này không ăn trộm được, cũng không thể thua được trong ván đỏ đen. Ngoài ra, tiền, mặc dù đóng vai trò đáng kể trong kinh doanh, nhưng nếu không được kết giao với ý nghĩ, thì sẽ đáng giá không hơn cát biển, và cũng tựa như những hạt cát, lọt hết qua kẽ tay.

BA MƯƠI BA ĐIỀU BẤT HẠNH

Bi kịch thảm hại nhất của cuộc đời là ở chỗ nhiều người, cố gắng hết sức nghiêm túc nhằm thay đổi phần nào số phận của mình, song vẫn chịu thất bại. Và trong đại đa số trường hợp thì người không may vẫn nhiều hơn người thành đạt.

Tôi có vinh dự được phân tích phong cách hành động của hàng ngàn người, trong số đó những kẻ không may chiếm 98%.

Những nghiên cứu của tôi cho thấy có ba mươi ba bất hạnh, hay nói cách khác là ba mươi ba nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của mọi người. Nhưng cũng tồn tại mười ba nguyên tắc dẫn đến thành công. Đầu tiên ta hãy xem xét những điều bất hạnh. Hãy chú ý đọc bản liệt kê này, từng mục một, và có thể bạn sẽ tự hiểu cái gì đang ngăn cách bạn với thành công.

Di truyền yếu. Đây là một khuyết tật rất nhỏ, có thể không cần để ý tới. Nếu từ lúc sinh ra bạn bị ăn bớt một ít trí tuệ, dùng phương pháp sau đây rất dễ dàng khắc phục khó khăn đó. Hãy nhờ vào đội ngũ những người biết tư duy, những người mà chúng ta gọi là Ngài trí tuệ hay là Trung tâm não bộ. Hãy nhớ rằng trong tất cả các bất hạnh thì đây là điểm dễ khắc phục nhất.

Thiếu mục đích rõ ràng trong cuộc đời. Nếu con người không có một mục tiêu cụ thể trong cuộc đời hoặc ít nhất là sự cố gắng vươn tới một điều gì đó, thì anh ta không thể có một chút hy vọng thành công nào. Khi tôi phỏng vấn, trong số một trăm người được hỏi thì chín mươi tám người không đặt ra cho mình mục tiêu gì. Cũng có thể đây là nguyên nhân chính. Người ta không muốn gì cả, vì thế cho nên chẳng bao giờ nhận được cái gì cả. Hãy ngẫm nghĩ về điều này, và bạn sẽ hiểu ra nhiều.

Thiếu tham vọng, thiếu mong muốn vượt lên trên hiện thực. Chúng tôi cho rằng không nên đặt nhiều hy vọng vào những người lãnh đạm với số phận của chính mình đến mức chẳng muốn làm cho cuộc sống trở nên xứng đáng hơn, vào những người thờ ơ với sự tưởng thưởng.

Có lỗ hổng trong trình độ. Trở ngại này cũng tương đối dễ khắc phục. Kinh nghiệm cho thấy người có trình độ cao thường là người tự đào tạo và tự rèn luyện. Không một trường học nào có thể biến bạn thành người có trình độ. Chỉ có người nhận được từ cuộc đời tất cả những gì anh ta muốn mà không cần áp dụng bạo lực đối với những người khác và có quyền hạn ngang bằng với người khác – mới có thể được coi là người có trình độ. Trình độ không chỉ bao gồm kiến thức, mà còn cả kỹ năng vận dụng kiến thức. Người ta đánh giá kiến thức không chỉ bằng bản thân kiến thức, mà bằng cách sử dụng kiến thức.

Thiếu sức mạnh ý chí. Tự kỷ luật được thực hiện thông qua tự kiểm soát. Có nghĩa là con người cần kiểm soát tất cả các tính xấu của mình. Trước khi bạn học được cách kiểm soát được tình hình, cần phải biết cách kiểm soát được bản thân.