Chúc mừng b ạn đã được mời phỏng vấn. Bạn đã gây được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng thông qua CV và đơn xin việc. Họ không thể phỏng vấn tất cả các ứng viên, vì thế rõ ràng họ đã thấy bạn có điều gì đó nổi trội hơn những người khác trong đơn xin việc của bạn.

Tất nhiên, thể hiện mình trong đơn xin việc dễ hơn so với trong cuộc phỏng vấn sắp tới. Đừng quá lo lắng; khi bạn biết mình đang làm gì, việc giành được công việc bạn mong muốn cũng sẽ dễ dàng hơn. Công tác chuẩn bị bắt đầu từ đây. Điều đầu tiên giúp bạn có một cuộc trả lời phỏng vấn xuất sắc là biết được nhà tuyển dụng hy vọng điều gì ở mình. Càng ít bị bất ngờ càng tốt. Điều gì sẽ xảy ra trong cuộc phỏng vấn?

Đặt mình vào vị trí của nhà tuyển dụng

Bạn cần biết nhà tuyển dụng có nhiệm vụ gì, tại sao họ lại thực hiện cuộc phỏng vấn này? Họ bắt đầu tiến hành tuyển chọn từ một chồng hồ sơ xin việc, xem xét kỹ lưỡng và chọn ra những người phù hợp để phỏng vấn, trong đó có bạn.

Nhà tuyển dụng sẽ loại bỏ những người mà họ cho rằng không làm được việc, vì vậy danh sách ứng viên chỉ bao gồm những người mà theo quan điểm của họ là có khả năng đảm đương được công việc. Đó cũng là động lực khích lệ bạn. Bạn sẽ không có tên trong danh sách phỏng vấn nếu nhà tuyển dụng căn cứ vào đơn xin việc và CV của bạn nghĩ rằng: bạn không thể đáp ứng yêu cầu công việc của họ.

Nhà tuyển dụng cũng có những khó khăn nhất định. Họ lúng túng trong việc lựa chọn. Họ có một danh sách dài những ứng viên, tất cả đều có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của họ. Vậy cuối cùng họ sẽ chọn ai? Họ cần thêm thông tin trước khi có thể đi đến quyết định. Cuộc phỏng vấn sẽ cung cấp thêm thông tin cho họ. 

Bạn có biết?

Tại Việt Nam, hình thức phỏng vấn xin việc đang ngày càng trở nên phổ biến. Điều này có nghĩa là bạn cần thành thạo kỹ năng trả lời phỏng vấn để giành được công việc mình yêu thích.

Nhà tuyển dụng sẽ phải quyết định điểm gì của ứng viên sẽ phù hợp nhất đối với công việc của họ. Họ không cố gắng so sánh bạn với người khác, mà so sánh bạn với các tiêu chuẩn trong công việc. Trong số các ứng viên, người này có thể có nhiều kinh nghiệm hơn người kia, nhưng đó không phải là vấn đề quan trọng, mà có thể kỹ năng làm việc nhóm hay sử dụng thành thạo một phần mềm mới là điều họ quan tâm.

Vì thế, đó sẽ là sự lựa chọn khó khăn. Mỗi ứng viên đều có những điểm mạnh và điểm yếu. Nhà tuyển dụng sẽ phải cân nhắc kỹ lưỡng. Liệu họ cần người có kinh nghiệm lâu năm hay người có ít kinh nghiệm nhưng phù hợp hơn? Điều gì sẽ xảy ra nếu người có trình độ chuyên môn kém nhất lại có vẻ phù hợp nhất với văn hóa của công ty? Nhà tuyển dụng sẽ chọn ứng viên có thâm niên và đáng tin cậy hay ứng viên sáng tạo hơn nhưng không đáng tin cậy?

Nhà tuyển dụng gặp khó khăn khi lựa chọn và bạn cũng gặp khó khăn bởi bạn không biết nhiều về những kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không biết những ưu tiên của họ, bạn cũng có thể hiểu chung chung về những điều họ cần. Và nếu bạn biết rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình, bạn có thể chuẩn bị để phát huy những điểm mạnh và tìm cách khắc phục những điểm yếu. Hãy bắt đầu bằng việc xác định những điểm mạnh và điểm yếu của bạn thông qua bài tập sau:

 Những tài liệu cơ bản

Trước khi gặp ứng viên, nhà tuyển dụng có ít nhất bốn tài liệu giúp đưa ra quyết định. Những tài liệu này thuộc hai loại: tài liệu giúp xác định rõ tính chất công việc và tài liệu giúp đánh giá ứng viên. Tài liệu giúp xác định rõ tính chất công việc là:

• Bản mô tả công việc: mô tả mục tiêu tổng thể và trách nhiệm cơ bản đối với công việc.

• Yêu cầu công việc: mô tả các kỹ năng và phẩm chất mà ứng viên cần có. 

Bạn nên có một bản mô tả công việc của chính mình, trong đó bạn đánh giá khả năng làm việc của mình. Bản tự đánh giá của bạn là tài liệu để bạn so sánh những gì cần thể hiện trước những điều họ muốn. Tuy nhiên, rất ít nhà tuyển dụng cho ứng viên biết trước yêu cầu công việc. Điều đó giống như cho xem trước đề thi ứng viên sẽ chuẩn bị câu trả lời mà họ muốn nghe.

Còn hai tài liệu giúp nhà tuyển dụng biết bạn là người như thế nào:

• CV 

• Đơn xin việc

Nhà tuyển dụng sẽ so sánh hai tài liệu này với hai tài liệu trước, nói cách khác họ sẽ cố gắng tìm ra một ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của công việc. Nhiệm vụ của bạn là thể hiện bạn chính là người phù hợp. 

 Ngay cả khi không biết nhiều về phỏng vấn, nhà tuyển dụng cũng sẽ có hai danh sách câu hỏi sau:

• Danh sách câu hỏi để hỏi tất cả các ứng viên. Đó là những câu hỏi đã soạn trước về công việc, sử dụng hai tài liệu – bản mô tả công việc và yêu cầu công việc. Nếu không hỏi ứng viên các câu hỏi giống nhau, họ không thể đánh giá ai là người phù hợp nhất với công việc.

• Danh sách các câu hỏi đặc trưng cho từng ứng viên. Họ soạn chúng sau khi xem xét đơn xin việc và CV của bạn. Đó có thể là các câu hỏi về kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ chuyên môn hoặc hoàn cảnh gia đình, sự nghiệp, sở thích và phong cách làm việc của bạn.

Quy trình phỏng vấn

Hầu như tất cả các cuộc phỏng vấn đều theo một quy trình cơ bản giống nhau. Đó là:

1. Nhà tuyển dụng bắt đầu bằng việc chào hỏi và có thể trò chuyện với bạn trong vài phút nhằm giúp bạn thư giãn. Họ có thể mời bạn một tách cà phê hoặc trà.

2. Tiếp theo, họ sẽ hỏi bạn một loạt câu hỏi chung cho tất cả các ứng viên như: “Hãy kể về bản thân bạn”? hoặc “Bạn có những kinh nghiệm làm việc gì?”

3. Tiếp theo, họ sẽ hỏi bạn các câu hỏi đặc trưng mà họ có được từ đơn xin việc và CV của bạn như: “Bạn mới làm việc cho ông chủ hiện nay được sáu tháng. Tại sao bạn lại rời bỏ công việc đó nhanh như vậy?” hoặc “Trong đơn xin việc, bạn đã ghi sở thích của bạn là thám hiểm Nam cực. Liệu nó có phù hợp với công việc hành chính này không?”

4. Sau đó, họ có thể hỏi lại kỹ hơn những vấn đề đã hỏi trước đó nếu họ vẫn còn quan tâm.

5. Cuối cùng, họ sẽ cho bạn biết thêm thông tin về công việc và đề nghị bạn đưa ra những câu hỏi của mình. 

Bạn có biết?

Nhà tuyển dụng chỉ nói khoảng 20-30% thời gian phỏng vấn. Điều này có nghĩa là họ hy vọng bạn sẽ nói 70-80% thời gian phỏng vấn.

Khẳng định lại với nhà tuyển dụng

Nếu nhà tuyển dụng vẫn còn băn khoăn về một điều gì đó trong đơn xin việc của bạn khiến họ nghĩ rằng bạn có thể không có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của họ, họ sẽ làm gì? Nếu họ hiểu rõ nghề nghiệp của mình, họ sẽ điều tra kỹ cho đến khi nhận được câu trả lời thỏa đáng từ bạn. Đó cũng là điều mà bạn mong muốn.

Nếu họ không đặt câu hỏi, kết quả có thể là họ không tuyển dụng bạn vì họ còn băn khoăn về 18 tháng nghỉ việc ghi trong CV của bạn. Họ cho rằng không thể tuyển dụng bạn vì lý lịch quá sơ sài hoặc thiếu kinh nghiệm. Trên thực tế, bạn nghỉ việc 18 tháng để chăm sóc người thân bị ốm hoặc sinh con. Nếu nhà tuyển dụng không hỏi, bạn có thể khẳng định lại với họ rằng: khoảng thời gian nghỉ việc đó không hề ảnh hưởng đến khả năng đảm nhiệm công việc mà bạn đang dự tuyển.

Lời khuyên hữu ích

Nhà tuyển dụng sẽ băn khoăn điều gì?

Chúng tôi đề nghị một số nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cho biết điều gì khiến họ băn khoăn nhất trong đơn xin việc. Họ nói rằng: họ sẽ băn khoăn nếu thấy những bằng chứng chứng tỏ ứng viên:

• Thiếu kinh nghiệm liên quan đến công việc (bạn cần nêu rõ ràng tất cả những mảng kinh nghiệm liên quan).

• Thiếu năng lực cá nhân như không chịu được áp lực công việc hay không biết tạo động lực thúc đẩy người khác (hãy xem điều gì cần thiết trong công việc mà bạn đang dự tuyển và thể hiện bạn có khả năng đó).

• Thang sự nghiệp phát triển chậm hơn họ mong đợi (hãy giải thích điều này, chẳng hạn sự nghiệp của bạn phát triển chậm vì bạn còn trẻ, hoặc bạn không được thăng chức vì một lý do khách quan nào đó).

• Có những khoảng thời gian không có việc làm (hãy giải thích rõ những công việc mà bạn làm trong những khoảng thời gian đó và tại sao kinh nghiệm thu được lại giúp bạn phù hợp với công việc đang dự tuyển).

Khi đó, một số nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hỏi kỹ lưỡng về những điều họ quan tâm. Nhưng một số khác thiếu quyết đoán và lo ngại rằng họ có thể khiến bạn khó chịu hoặc bối rối. Họ không hỏi thêm, bạn sẽ phải tạo cơ hội khẳng định lại với họ. Đối với những nhà tuyển dụng dè dặt, hãy sẵn sàng đón nhận những lời nói ám chỉ của họ và giải thích cho họ hiểu. Nếu không, cả nhà tuyển dụng và bạn đều không hiểu hết vấn đề, và bạn có thể trượt chỉ vì nhà tuyển dụng vẫn có một vài băn khoăn mà không được giải đáp.

Bạn sẽ ngạc nhiên về những điều mình phải làm nếu vạch ra những điều mà nhà tuyển dụng quan tâm. Giả sử bạn thật sự thiếu kinh nghiệm hoặc có một năm thất nghiệp vì không thể kiếm được việc làm. Trong trường hợp này, điều quan trọng nhất là bạn hãy sẵn sàng trả lời câu hỏi. Đọc lại kỹ đơn xin việc và CV, cẩn thận vạch ra những chỗ mà nhà tuyển dụng sẽ quan tâm. Sau đó, bạn nên chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi của họ.

Nhìn chung, cách trả lời những câu hỏi này là phải trung thực nhưng đưa ra một loạt các yếu tố bù đắp lại. Nếu bạn thật sự thiếu kinh nghiệm, hãy thú nhận điều đó, nhưng giải thích rằng bạn có thể học rất nhanh. Và bạn tin tưởng những điểm mạnh của mình sẽ phát huy tác dụng trong công việc. 

Ứng viên nội bộ

Nếu bạn đang nộp đơn xin việc vào một vị trí nào đó trong công ty của bạn, bạn có phải trải qua một quy trình phỏng vấn như trên? Tất nhiên là có. Nhà tuyển dụng chỉ có thể đánh giá công bằng tất cả các ứng viên khi đã phỏng vấn. Điều đó có nghĩa là tất cả mọi người đều có một lượng thời gian bằng nhau, được tôn trọng và tách biệt, được hỏi cùng một danh sách câu hỏi cho dù họ là ứng viên bên ngoài hay ứng viên nội bộ.

Hơn nữa, mặc dù nhà tuyển dụng có thể đã biết câu trả lời của bạn cho một số câu hỏi, ví dụ: “Bạn có thể chịu được áp lực công việc đến đâu?”, họ vẫn muốn nghe câu trả lời của bạn. Vì vậy, bạn không nên nói: “Anh đã biết điều đó rồi còn gì”, hãy trả lời họ như bạn là một ứng viên bên ngoài. 

Bạn có biết?

Người sử dụng lao động đang tăng xu hướng tìm kiếm ứng viên cho những vị trí còn khuyết trong nội bộ công ty hơn là tạo cơ hội cho những người ngoài. Vì vậy, nhiều khả năng bạn có được vị trí đó thông qua quảng cáo nội bộ, bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng yêu cầu đối với ứng viên nội bộ và cách thức phỏng vấn.

Bạn là ứng viên nội bộ người mà họ đã biết, bạn có thể hy vọng nhà tuyển dụng tiến hành phỏng vấn theo quy trình như những ứng viên bên ngoài. Tuy nhiên, bạn không được giả vờ là bạn chưa từng biết họ. Họ sẽ dành 1-2 phút đầu tiên để trò chuyện và cư xử như với một người quen bình thường. Điều này sẽ giúp tạo không khí chung cho cuộc phỏng vấn.

Không nên bàn luận nhiều về tình trạng của bạn trong cơ quan, không nên nói đùa hay có nhận xét cá nhân – ngay cả mang tính tích cực về đồng nghiệp. Không cần giả bộ là nhà tuyển dụng không biết bạn đang nói về điều gì. Bạn nên trả lời các câu hỏi như bạn là người ngoài cơ quan, nhưng nên thêm cụm từ “Anh, chị… Có nhớ không…” hoặc “như anh, chị đã biết… ”. 

Chuẩn bị trước cho những câu hỏi phỏng vấn 

Bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn bằng cách phỏng đoán trước những điều mà nhà tuyển dụng muốn hỏi và đảm bảo chắc chắn mình đã làm những việc sau:

• Đánh giá bản thân theo yêu cầu của công việc ở các khía cạnh chủ yếu như kỹ năng, kinh nghiệm…

• Xem xét kỹ lưỡng những điểm chính trong đơn xin việc và CV, những điểm mà nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi bạn.

• Nghĩ kỹ xem CV hoặc đơn xin việc của bạn có điều gì (có thể đúng hoặc sai) khiến nhà tuyển dụng lo ngại về khả năng đáp ứng yêu câu công việc mà bạn dự tuyển không.