Trong phần trước, chúng ta đã đề cập đến quy trình phỏng vấn. Có thể tóm tắt lại như sau:

• Sau vài phút hỏi chuyện ban đầu, nhà tuyển dụng sẽ hỏi các câu hỏi trong danh sách câu hỏi chung cho tất cả các ứng viên.

• Tiếp theo, họ sẽ hỏi các câu hỏi liên quan đến hồ sơ xin việc của bạn. Rõ ràng, chúng là phần chính của cuộc phỏng vấn và sẽ đề cập chi tiết hơn ở các chương sau.

• Tiếp theo, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp cho bạn một vài thông tin về công ty và công việc.

• Cuối cùng, họ sẽ yêu cầu bạn hỏi.

 Hiểu được quy trình phỏng vấn sẽ rất có ích cho bạn, nhưng bạn cũng cần biết cách xử trí trong một cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp. Do đó, chúng ta sẽ xem xét các mục trong phong cách trả lời phỏng vấn, các dạng câu hỏi cần chuẩn bị và cách ứng phó với nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn theo hình thức hội thảo. Cuối cùng, tìm đầu ra cũng quan trọng như đầu vào, chúng ta sẽ xem xét làm thế nào để kết thúc một cuộc phỏng vấn dễ dàng và mau lẹ.

Phong cách trả lời phỏng vấn

Một kỹ năng trả lời câu hỏi tích cực nhất có thể sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng (hoặc tránh để họ phớt lờ mình). Cách bạn trả lời câu hỏi cũng quan trọng như các câu trả lời của bạn, vì vậy, bạn cần thể hiện cả hai điều đó.

• Nói to và rõ ràng các câu trả lời. Ngôn ngữ cử chỉ phù hợp và nhìn thẳng sẽ giúp bạn thực hiện điều này tự nhiên.

• Không ngắt lời nhà tuyển dụng – thậm chí ngay cả khi họ ngắt lời bạn.

• Ngoại trừ việc hỏi rõ lại câu hỏi nếu cần, nên tránh hỏi nhiều, tối đa là vài câu hỏi ngắn gọn trong một cuộc phỏng vấn. Đây là thời gian để nhà tuyển dụng hỏi bạn bạn sẽ có cơ hội đặt câu hỏi sau.

• Cách nói cũng nên giống với nhà tuyển dụng. Nếu họ nói kiểu trang trọng, bạn cũng cần trả lời trang trọng. Thận trọng với những câu hài hước nhẹ nhàng nếu nhà tuyển dụng luôn thể hiện tính hài hước trong cuộc đối thoại (trong trường hợp này, hãy cười lịch sự với các câu chuyện cười của họ).

• Không hỏi nhà tuyển dụng những câu hỏi liên quan đến lương bổng, vì khi đó người ta nghĩ rằng bạn chỉ quan tâm đến tiền. Nếu được tuyển dụng, bạn sẽ có rất nhiều cơ hội thảo luận về lương bổng với họ (phần thương lượng về gói lương khởi điểm được đề cập ở Phần 3 trong cuốn sách này). 

 Các nguyên tắc trả lời phỏng vấn

Các chương sau sẽ đề cập cách trả lời các câu hỏi cụ thể, Còn đây là những nguyên tắc chung nhất định để trả lời bất kỳ câu hỏi nào của nhà tuyển dụng. Chúng giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tích cực về bạn, đánh giá bạn là người tự tin, có năng lực và trung thực.

• Không nói lan man: Khoảng thời gian tối đa để bạn trả lời mỗi câu hỏi tối đa là 2 phút, một số người có thể trả lời trong thời gian ngắn hơn. Nhưng cố gắng tránh câu trả lời quá ngắn trừ phi câu hỏi của nhà tuyển dụng chỉ nhằm mục đích làm rõ (ví dụ, năm nay anh/chị 18 tuổi hay 19 tuổi?).

• Đưa ra ví dụ: Hãy đưa ra nhiều ví dụ cụ thể minh họa cho các thành tích, thách thức và thành công của bạn, dự phòng tất cả các xác nhận và thể hiện mọi kỹ năng hoặc thành tích của bạn bằng các ví dụ sinh động.

• Luôn nhớ phần mô tả công việc: Luôn trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng theo hướng nêu lên những đặc điểm liên quan đến công việc. Ví dụ, khi nhà tuyển dụng hỏi về thế mạnh của bạn, hãy đưa ra một điểm mạnh cần thiết cho công việc sắp tới và ví dụ minh họa.

• Dừng lại nếu thấy cần thiết: Bạn nói muốn suy nghĩ một chút trước khi trả lời câu hỏi, điều đó chứng tỏ bạn đang suy nghĩ rất cẩn thận câu trả lời.

• Không nói dối: Hãy trả lời trung thực. Bạn có thể và nên xê dịch sự thật theo hướng tích cực, nhưng không được thay đổi thực tế. Trong trường hợp bạn không biết câu trả lời thì còn dễ chấp nhận hơn là bị lúng túng.

• Không chỉ trích ông chủ cũ: Nếu lần đầu tiên bạn đến với thị trường việc làm, không được chê bai giáo viên hay khóa học ở trường đại học của mình. Nó khiến các nhà tuyển dụng có cái nhìn phản cảm đối với bạn và cho rằng bạn là người “kén cá chọn canh” (nhà tuyển dụng có thể muốn biết ẩn ý đằng sau câu chuyện của bạn là gì), và điều đó chắc chắc sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ sự trung thành của bạn.

• Không để lộ những bí mật của ông chủ hiện tại: Nếu nhà tuyển dụng là đối thủ cạnh tranh của ông chủ hiện nay của bạn, họ có thể sẽ cố gắng gợi chuyện để bạn nói nhiều về kế hoạch và công ty của ông chủ hiện tại. Nên nhớ, một mặt họ có thể muốn có những thông tin này, nhưng mặt khác họ cũng đang thử bạn. Nếu bạn để lộ những bí mật của ông chủ hiện tại cho một đối thủ cạnh tranh, thì liệu bạn có trung thành với họ khi họ tuyển dụng bạn không? 

Lời khuyên hữu ích

Bạn muốn biết các chuyên gia muốn bạn nên và không nên làm điều gì trong cuộc phỏng vấn. Dưới đây là danh sách những điều nên và không nên làm do tạp chí Career World thống kê:

Những điều nên làm:

• Trả lời câu hỏi và không nên tự đưa ra những thông tin không liên quan đến câu hỏi

• Trả lời ngắn gọn, súc tích, tập trung vào sự kiện chứ không phải đánh giá

• Nói rõ ràng và tự tin, không thể hiện sự nản chí

• Tự nhủ rằng mình có một cái gì đó để bán và cố gắng có những đóng góp tích cực trong vai trò người bán

Những điều không nên làm:

• Cố gắng thể hiện mình rất tài giỏi

• Nói dối, ngụy tạo hoặc đưa ra câu trả lời thoái thác

• Mất bình tĩnh, bối rối hoặc sợ hãi

• Chỉ trích ông chủ hiện tại

Các dạng câu hỏi

Các câu hỏi cụ thể sẽ được đề cập ở các chương sau. Dưới đây là bản tóm tắt các dạng câu hỏi chung mà bạn cần chuẩn bị:

• Câu hỏi có tính giả thuyết: Chúng có dạng “Nếu điều x xảy ra, bạn sẽ làm gì?”. Điều dễ nhận thấy ở dạng câu hỏi này là không nhất thiết phải đưa ra câu trả lời đúng. Nhà tuyển dụng có thể quan tâm đến cách bạn diễn giải vấn đề hơn là một đáp án đúng. Vì vậy, tốt nhất là bạn hãy suy nghĩ kỹ trước khi trả lời. 

• Câu hỏi chuyên môn: Nếu bạn ứng tuyển vào một vị trí chuyên môn, hãy chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi yêu cầu giải thích một vấn đề hoặc một quy trình. Đó có thể là một tình huống mang tính giả thuyết mà nhà tuyển dụng đặt ra, hoặc họ có thể đề nghị bạn đưa ra ví dụ từ chính những kinh nghiệm của bản thân bạn và giải thích cụ thể. Vì vậy, hãy sẵn sàng cho dạng câu hỏi này và chuẩn bị trước các ví dụ.

• Câu hỏi gây áp lực: Một số nhà tuyển dụng cố ý gây khó chịu hoặc áp lực cho bạn để xem bạn sẽ phản ứng như thế nào. Nhiều người người cho rằng kiểu câu hỏi này có vẻ thiếu đạo đức, và thậm chí còn nghĩ rằng không nên làm việc cho ông chủ sử dụng chiến thuật này. Nhưng nếu bạn yêu thích công việc và cảm thấy có thể chấp nhận phương pháp này thì tốt hơn là hãy giữ bình tĩnh và vui vẻ trả lời cho dù áp lực đó rất lớn. 

Cảnh báo! 

… bất ngờ, nhà tuyển dụng vặn lại và buộc tội bạn nói dối về bằng cấp của bạn. Ngay lập tức, bạn thể hiện sự phẫn nộ và phản ứng lại để bảo vệ mình. Nhưng sau đó, bạn nhận ra họ không hề có ý nghi ngờ bằng cấp của bạn. Họ chỉ muốn biết liệu bạn có thể giữ bình tĩnh và không rối trí trước áp lực hay không.

Các hình thức phỏng vấn

Thông thường, bạn sẽ gặp hình thức phỏng vấn trực tiếp, rất có thể là với người sẽ là cấp trên trực tiếp của bạn nếu bạn được tuyển dụng. Tất nhiên, đây không phải là hình thức phỏng vấn duy nhất. Tất cả các nguyên tắc trong cuốn sách này đều có thể áp dụng với bất kỳ hình thức phỏng vấn nào, ngoài ra, nếu bạn gặp các hình thức phỏng vấn khác, hãy làm theo những hướng dẫn rất hữu ích dưới đây.

Phỏng vấn theo hình thức hội thảo

Hình thức phỏng vấn này có ba hay bốn người phỏng vấn. Họ có thể bao gồm một nhà quản lý chuyên môn, một đại diện phòng nhân sự và tất nhiên là cán bộ phụ trách kỹ thuật nếu bạn đang dự tuyển vào vị trí kỹ thuật, một đại diện công đoàn hay thậm chí là một nhà tâm lý học.

Về bản chất, phỏng vấn theo hình thức hội thảo có vẻ trang trọng hơn phỏng vấn trực tiếp. Do đó, chúng có thể gây căng thẳng hơn, nhưng không có nghĩa là bạn sẽ khó ứng xử hơn so với các hình thức phỏng vấn khác. Hãy tìm hiểu trước về hình thức phỏng vấn này. Cố gắng tìm hiểu tên của họ thông qua bộ phận lễ tân.

Hãy ghi nhớ, người đại diện công đoàn và nhà quản lý chuyên môn có cách tiếp cận phỏng vấn khác nhau. Người đại diện công đoàn thường tiến hành phỏng vấn vì cuộc sống, họ sẽ hỏi rất nhiều điều liên quan đến cuộc sống và họ biết chính xác mình phải tìm điều gì. Họ không làm việc trực tiếp với bạn, vì vậy, các mối quan tâm của họ tương đối rõ ràng: họ muốn bạn càng phù hợp với đặc điểm lao động của công ty càng tốt.

Bạn có biết?

Phỏng vấn theo hình thức hội thảo rất phổ biến trong ngành dịch vụ công cộng. Do đó, nếu bạn xin việc thuộc ngành này, hãy tìm hiểu trước về hình thức phỏng vấn và ghi lại tên tuổi, chức danh của nhóm phỏng vấn. Hãy ghi nhớ tên tuổi và chức danh của họ để có thể gọi tên của họ trong cuộc phỏng vấn (bạn chỉ cần chứng tỏ rằng mình đã có sự chuẩn bị, không được nhắc tên của họ thường xuyên).

Ngược lại, nhà quản lý chuyên môn lại ghét hỏi về tất cả những gì họ đã biết. Họ đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn đối với họ, vì vậy, họ sẽ chuyện trò với bạn. Họ cũng sẽ quan tâm xem liệu bạn có mối quan hệ công việc tốt với họ và với những người trong nhóm hay không. Do đó, hãy để họ hiểu bạn dễ dàng hòa mình vào nhóm. Câu trả lời của bạn phải làm thỏa mãn người đặt câu hỏi cho bạn, đồng thời cũng phải làm hài lòng những người còn lại trong nhóm phỏng vấn.

Ghi nhớ:

• Bắt tay tất cả mọi người trong nhóm phỏng vấn. Nếu nhóm phỏng vấn gồm nhiều người (6 người trở lên), bạn có thể chỉ cần bắt tay trưởng nhóm (người đứng lên và chào bạn).

• Nhìn thẳng vào mắt tất cả những người trong nhóm và chắc chắn rằng họ cảm nhận được ánh mắt của bạn trong câu trả lời.

• Chú ý vào người đang đặt câu hỏi.

• Khi bạn muốn đặt câu hỏi, hãy hỏi trực tiếp người chủ trì cuộc phỏng vấn.

Phỏng vấn liên tiếp

Hình thức phỏng vấn này thường diễn ra ở các công ty lớn. Bạn sẽ phải lần lượt tham dự một loạt cuộc phỏng vấn trực tiếp với nhiều người khác nhau, có thể là với nhà quản lý chuyên môn, giám đốc cấp cao, đại diện phòng nhân sự và cán bộ phụ trách kỹ thuật. Ngoài việc bạn có thể cảm thấy mình đang bị xoay như chong chóng, thì hình thức phỏng vấn này là một cơ hội khá tốt đối với bạn. Nếu cảm thấy mình chưa thể hiện tốt trong lần phỏng vấn trước, bạn vẫn có cơ hội thể hiện xuất sắc trong lần phỏng vấn sau.

Tất nhiên, các nhà tuyển dụng không phỏng vấn riêng lẻ. Họ sẽ thảo luận trước, phân công mỗi người phụ trách một mảng, và họ sẽ so sánh các phiếu nhận xét trước khi đưa ra quyết định. Họ cũng có thể nói chuyện với nhau giữa các cuộc phỏng vấn. Khi đó, bạn có thể biết người phỏng vấn trước còn nghi ngờ một điều gì đó về bạn và rất có thể họ đề nghị người phỏng vấn tiếp theo nên điều tra kỹ lưỡng điều đó.

Đối với các cuộc phỏng vấn liên tiếp, bạn phải ghi nhớ rằng mỗi nhà tuyển dụng sẽ xem xét một mảng khác nhau trong hồ sơ của bạn. Bởi sẽ chẳng ích gì nếu họ nhắc lại cùng một câu hỏi với bạn. 

Tất nhiên, những người phỏng vấn khác cũng có thể đưa ra các câu hỏi trên. Nhưng vấn đề là bạn phải biết mỗi người phỏng vấn đang cần tìm kiếm điều gì, trả lời và đưa ra những ví dụ liên quan đến khả năng đảm nhiệm công việc của bạn theo các quy tắc ứng xử riêng của họ.

Phỏng vấn qua điện thoại

Một số nhà tuyển dụng coi hình thức phỏng vấn qua điện thoại là cách giảm bớt số lượng khổng lồ các ứng viên xuống còn một số lượng nhất định các ứng viên được phỏng vấn trực tiếp. Một số nhà tuyển dụng khác sử dụng hình thức phỏng vấn qua điện thoại khi vị trí công việc liên quan đến việc liên lạc qua điện thoại để có thể đánh giá kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của bạn. Hình thức phỏng vấn qua điện thoại cũng thường được sử dụng cho những công việc ở nước ngoài. Nhà tuyển dụng có thể thông báo trước một cuộc hẹn phỏng vấn qua điện thoại hoặc không.

Vì vậy, nếu có bất kỳ cơ hội nào nhận điện từ nhà tuyển dụng, ví dụ nếu bạn đang xin một công việc đòi hỏi phải thường xuyên liên lạc điện thoại, bạn nên chuẩn bị:

• Đặt bản CV và đơn xin việc, bút và giấy bên cạnh điện thoại.

• Đặt một cuốn lịch bên cạnh điện thoại nếu họ thấy ấn tượng với giọng nói của bạn qua điện thoại, họ sẽ hẹn bạn đến phỏng vấn trực tiếp.

• Nếu bạn sợ mình không có nhà khi họ gọi đến, hãy chuẩn bị trước cho điều này. Ghi lại thời gian liên lạc tốt nhất với bạn ở CV hoặc thư gửi kèm đơn xin việc, sử dụng điện thoại có chế độ trả lời tự động, và chỉ dẫn cho người gọi đến cách ghi lại tin nhắn chi tiết với tên, số điện thoại,… của họ.

• Nếu nhà bạn có đông người, hãy cố gắng bố trí để bạn có thể nghe điện thoại riêng. Việc đề nghị nhà tuyển dụng chờ máy trong khi bạn nhấc máy nhánh hoàn toàn có thể chấp nhận được.

• Ngồi trong suốt cuộc phỏng vấn nếu có thể, nhớ sử dụng ngôn ngữ cử chỉ đúng (vì chúng sẽ ảnh hưởng đến giọng nói của bạn) và sẵn sàng mỉm cười ngay cả khi không ai nhìn thấy bạn.

• Nhớ ghi tên của nhà tuyển dụng và bất kỳ chi tiết nào mà họ cung cấp cho bạn như số điện thoại hoặc sự chỉ dẫn của họ khi mời bạn đến phỏng vấn trực tiếp. 

 Sau khi kết thúc phỏng vấn

Nhà tuyển dụng sẽ ra hiệu khi cuộc phỏng vấn kết thúc. Giống như bất kỳ một bậc thầy bán hàng nào, bạn có thể không hy vọng ngay lập tức ký kết được hợp đồng, nhưng ít nhất bạn cũng muốn thỏa thuận bước tiếp theo. Vì vậy, hãy hỏi điều gì sẽ diễn ra tiếp theo và khi nào. Bạn muốn biết liệu có còn phỏng vấn vòng 2 hay không, thông báo qua điện thoại hay qua thư, khi nào họ liên hệ với bạn…

Ngoài ra, khi cuộc phỏng vấn kết thúc, bạn hãy đứng dậy, thu gọn những thứ mang theo và nhanh chóng ra ngoài. Trước khi ra ngoài, hãy bắt tay nhà tuyển dụng một lần nữa nếu họ đưa tay ra, cảm ơn họ vì đã tiếp bạn và mỉm cười thân thiện.

Nếu nhà tuyển dụng đi cùng bạn tới quầy lễ tân hoặc lối ra chính, hãy nói chuyện với họ trên đường đi, nhớ rằng bạn vẫn đang phải thể hiện mình. Không nên kết thúc cuộc phỏng vấn bằng những câu bình luận vô ý.