Hãy cùng nhau nỗ lực

HỎI: Virgin là một tập đoàn với nhiều mảng kinh doanh đa dạng và văn hóa trao quyền. Ông làm cách nào để tránh được những gián đoạn trong giao tiếp và đảm bảo các quyết định đúng được đưa ra? Một câu hỏi nữa là ông giải quyết hàng trăm e-mail nhận được như thế nào? Bí quyết là gì?

– Shezad Virji, Kenya

ĐÁP: Khi đọc các e-mail gần đây, tôi đã rất ngạc nhiên về lượng câu hỏi mà độc giả đưa ra về chủ đề làm thế nào để quản lý tốt hơn thời gian khi họ phải làm công việc điều hành các doanh nghiệp (và cuộc sống) phức tạp.

Khi một doanh nghiệp thành công trưởng thành và mở rộng, các cấp bậc bắt đầu xuất hiện và các thành viên trong ban quản lý cấp cao có thể dễ dàng lâm vào tình trạng quá tải bởi hàng núi các cuộc họp và thư từ. Trong giai đoạn này, một doanh nhân phải đối mặt với thử thách làm thế nào để quản lý hiệu quả cơ cấu mới này – giống như việc nắm vững trò quay đĩa của người Trung Quốc – và đây là một giai đoạn chuyển tiếp có khả năng phá hỏng nhiều doanh nghiệp.

Đầu tiên, chúng ta hãy nói đến cách quản lý thời gian, bước đầu tiên để quản lý những rắc rối của một doanh nghiệp. Trung bình tôi nhận được khoảng 400 tin nhắn mỗi ngày, vì vậy quản lý thời gian hiệu quả là một vấn đề lớn đối với tôi. Tôi biết rằng một số nhà điều hành cấp cao chỉ đơn giản là xóa mọi e-mail từ những người mà cá nhân họ không quen biết với lý do những tin nhắn như vậy chỉ tạo thêm sự sao nhãng không cần thiết. Đối với họ, việc tìm ra bất kỳ ý kiến hấp dẫn nào, nếu có, không có ích bằng việc loại bỏ mọi e-mail không mời này. Tôi cho rằng đây là một cách giải quyết bất lịch sự và không hay trong kinh doanh.

Nhớ lại thời điểm tôi mới bắt đầu và cần lời khuyên, tôi cố trả lời e-mail của độc giả càng nhiều càng tốt. Khi đang không di chuyển, tôi luôn tìm cách phân phối thời gian để nhìn qua một lượt danh sách, đọc các câu trả lời nhanh cho các trợ lý của tôi, chuyển một số cho các đồng nghiệp và luôn tự viết một hai câu trả lời dài hơn, chi tiết hơn. Đây là cách hiệu quả nhất để tôi giải quyết hòm thư đến, và trong khi làm vậy, tôi được biết về các xu hướng có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của Virgin hay những vấn đề có thể khiến tôi chú ý.

Bạn phải quản lý chiếc điện thoại của bạn; đừng để nó quản lý bạn! Có quá nhiều nhà điều hành kiểm tra điện thoại khi đang họp và trong suốt giờ nghỉ của họ. Bên cạnh thực tế rằng việc này không khác gì một hành động thô lỗ trong cuộc họp, nó còn gây ra sự mất tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra quyết định. Hãy cho thiết bị nhỏ đó thấy ai mới là chủ trong mối quan hệ này! Hãy dành ra một khoảng thời gian và tập trung sử dụng nó chỉ trong khoảng thời gian đó: kiểm tra e-mail trong khoảng một giờ rồi sau đó, tập trung vào những công việc trước mắt.

Khi bạn nghĩ về cách quản lý thời gian, không chỉ của riêng mình, mà còn của mọi nhân viên, bí quyết là giúp mọi người giữ tập trung. Trong những năm gần đây, tôi ngày càng nhận thức rõ điều này. Tôi đã mời các nhóm doanh nhân đến những buổi gặp mặt tại đảo Necker, ở đây sẽ có các chuyên gia chia sẻ về các vấn đề như biến đổi khí hậu, nghèo đói và hòa bình. Tôi thường dành một chút thời gian để nói về trải nghiệm của bản thân, hy vọng chia sẻ được những bài học có ích đối với các khách mời mà nhiều người trong số họ là những quản lý đang trong quãng thời gian chuyển tiếp một công ty khởi nghiệp khởi đầu với hai bàn tay trắng thành một công ty hùng mạnh.

Lời khuyên mà các doanh nhân thấy hữu ích nhất trong giai đoạn này là trao cho những người còn lại trong đội của họ không gian để làm việc – trong nhiều trường hợp, bằng cách chuyển phòng làm việc của bạn ra khỏi tòa nhà. Hãy loại bỏ sự hiện diện của bạn khỏi các công việc hằng ngày của công ty, nếu không, hãy tìm ai đó thay thế bạn chỉ đạo các hoạt động để bạn có đủ khoảng thời gian không bị gián đoạn để giải quyết những việc lớn và lên kế hoạch cho hướng đi tương lai của công ty. Nếu không chia nhỏ khối lượng công việc, bạn và đội của bạn nhiều khả năng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý sự phức tạp, hoặc có thể tranh giành trách nhiệm điều hành công ty hiện tại thay vì xác định những chiến lược cho tương lai.

Bạn phải chắc rằng mình đã tuyển dụng được những con người tuyệt vời, đáng tin cậy, để điều hành doanh nghiệp. Nhưng hãy nhớ rằng, không có hai người nào làm việc giống hệt nhau và những người thay thế bạn sẽ không làm những việc như bạn. Tất cả mọi người – kể cả bạn – đều đôi khi mắc sai lầm, nhưng bạn phải cưỡng lại cảm giác thúc ép muốn lấy lại quyền kiểm soát. Đây là cách duy nhất để truyền ý thức trách nhiệm thực sự vào mỗi nhân viên, từ đó thúc đẩy ban quản lý cấp cao của bạn điều hành doanh nghiệp như thể họ là chủ sở hữu nó.

Tôi thường nói về các lợi thế của việc giữ doanh nghiệp của mình ở quy mô nhỏ, một trong những điểm mạnh của tập đoàn Virgin xét trên khía cạnh truyền đạt thông tin. Nhiều doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi cần ít cấp bậc hơn, do đó, người của chúng tôi dễ dàng biết ai đang làm gì và tại sao hơn.

Bạn có thể xây dựng hệ thống giao tiếp tốt trong công ty bằng cách bảo đảm rằng những cuộc thảo luận được xây dựng trên nền tảng cởi mở, ngôn từ rõ ràng và sẵn sàng lắng nghe tất cả các ý kiến góp ý và chia sẻ. Khi nói “tất cả”, tôi muốn ám chỉ mọi nhân viên từ lễ tân cho đến quản lý cấp cao. Hãy bảo đảm mọi người được khuyến khích tò mò và hãy quan sát kết quả nó mang lại. Nếu nhân viên của bạn từng đưa ra những đề xuất hay và thấy các kết quả trong quá khứ, họ sẽ đặt ra các câu hỏi và kiên định, một điều sẽ giúp họ giải quyết bất kỳ vấn đề nào họ đang đối mặt.

Điều này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào bức tranh lớn: Hỗ trợ khi thấy một vấn đề cần sự quan tâm của bạn, giúp ban quản lý cấp cao giải quyết một cuộc khủng hoảng, vận dụng chuyên môn của mình khi các nhà điều hành đang bối rối trước một vụ làm ăn, và quan trọng nhất là giải quyết các e-mail từ những người đang tìm kiếm lời khuyên hay giải quyết những lời phàn nàn, cả hai việc này đều có thể trở thành một nguồn cảm hứng!