Quy tắc chung: hãy từ bỏ mọi thứ

Ngay khi bạn sắp xếp xong sách vở, hãy chuyển sang giấy tờ. Ví dụ, giá thư từ treo trên tường đựng đầy phong bì; những tờ thông báo của nhà trường dán trên tủ lạnh; thư mời dự ngày hội trường chưa trả lời để cạnh chiếc điện thoại bàn; những tờ báo xếp lớp trên bàn suốt mấy ngày qua. Có một số nơi trong nhà, giấy tờ có xu hướng chất chồng lên như những đống tuyết vậy.

Mặc dù người ta thường quan niệm là giấy tờ ở nhà ít hơn nhiều so với ở nơi làm việc, nhưng thực tế không phải vậy. Nhìn chung số lượng giấy tờ tối thiểu mà các khách hàng bỏ đi là hai túi rác cỡ 45 lít. Số lượng tối đa lên tới 15 túi. Rất nhiều lần tôi còn thấy máy cắt giấy của khách hàng bị kẹt. Cực kì khó khăn để có thể quản lí được một số lượng lớn giấy tờ như vậy, thế nhưng thi thoảng tôi cũng gặp được một vài khách hàng có được những kĩ năng sắp xếp giấy tờ tài liệu khiến tôi phải kinh ngạc. Khi tôi hỏi: “Bạn quản lí giấy tờ của mình như thế nào?”, họ đưa ra những giải thích cực kì cặn kẽ.

“Giấy tờ liên quan tới lũ trẻ sẽ để trong kẹp tài liệu này. Kẹp tài liệu kia là công thức nấu ăn của tôi. Các bài cắt ra từ tạp chí để ở đây, còn tài liệu hướng dẫn sử dụng thiết bị điện cho vào trong hộp này…”. Họ đã phân loại giấy tờ của mình hết sức chi tiết đến mức đôi lúc tâm trí tôi lơ đễnh trong khi họ trình bày những lập luận của mình. Tôi phải thừa nhận là tôi ghét việc sắp xếp giấy tờ! Tôi không bao giờ sử dụng các kẹp hồ sơ hoặc viết nhãn tài liệu. Hệ thống sắp xếp tài liệu này có lẽ hữu hiệu hơn bộ dụng cụ lưu trữ giấy tờ ở nơi làm việc vốn có nhiều người sử dụng tài liệu chung, nhưng thực ra thì hoàn toàn không cần đến một hệ thống sắp xếp giấy tờ chi tiết đến như vậy ở nhà.

Nguyên tắc cơ bản của tôi trong việc phân loại giấy tờ là vứt hết chúng đi. Các khách hàng của tôi đã choáng váng khi nghe tôi nói thế, nhưng quả thực chẳng có gì phiền phức hơn giấy tờ cả. Rốt cuộc, chúng sẽ chẳng bao giờ mang lại niềm vui, cho dù bạn có giữ gìn chúng cẩn thận thế nào chăng nữa. Vì lí do này, tôi khuyên bạn nên vứt đi bất cứ thứ gì không thuộc vào một trong ba nhóm sau: hiện đang sử dụng, cần sử dụng trong thời gian giới hạn và phải giữ lại vô kì hạn.

Nhân đây, tôi phải nói rằng thuật ngữ “giấy tờ” không bao hàm những giấy tờ có giá trị về tinh thần như những bức thư tình ngày xưa hoặc nhật kí. Cố gắng phân loại những giấy tờ này chỉ khiến tiến độ của bạn giảm sút rõ rệt mà thôi. Trước hết hãy giới hạn ở việc phân loại giấy tờ không mang lại cho bạn một chút rung động nào và hoàn thành công việc này thật chớp nhoáng. Thư từ của bạn bè và người yêu có thể để lại đến khi bạn xử lí những thứ liên quan tới cảm xúc.

Khi bạn đã xử lí xong toàn bộ số giấy tờ không gợi cho bạn bất kì cảm xúc vui vẻ nào, bạn sẽ làm gì với những giấy tờ mà bạn quyết định giữ lại? Phương pháp cất giữ giấy tờ của tôi cực kì đơn giản. Tôi phân chia chúng thành hai nhóm: giấy tờ cần lưu giữ và giấy tờ cần xử lí. Mặc dù chính sách của tôi là vứt bỏ tất cả giấy tờ đi, nhưng đây là hai nhóm giấy tờ tôi thấy không thể bỏ đi được. Những bức thư cần trả lời, những đơn từ cần đệ trình, một tờ báo sắp đọc – hãy tạo một góc riêng cho những giấy tờ cần được xử lí đó. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ tất cả các giấy tờ dạng này cùng một chỗ. Đừng bao giờ để chúng rải rác khắp nơi trong nhà. Tôi khuyên bạn nên dùng một vật chứa có dạng thẳng đứng để giấy tờ cất trong đó có thể dựng thẳng lên và bố trí một nơi dành riêng cho nó. Tất cả các giấy tờ cần được chú ý có thể đặt ở trong đó mà không bị phân tán.

Đối với giấy tờ cần được lưu giữ, tôi chia nhỏ chúng theo tần suất sử dụng. Cách làm của tôi cũng không hề phức tạp. Tôi sắp xếp chúng thành nhóm ít sử dụng và nhóm thường xuyên sử dụng. Nhóm ít sử dụng bao gồm hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ bảo hành và giấy tờ nhà đất. Thật không may, bạn buộc phải giữ những giấy tờ này bất kể thực tế là chúng không mang lại niềm vui cụ thể nào. Vì bạn hầu như không bao giờ cần xử lí những giấy tờ thuộc nhóm này, bạn không phải mất quá nhiều sức lực để cất giữ chúng. Tôi khuyên bạn nên để tất cả chúng vào trong một chiếc cặp hồ sơ nhựa thông thường và không cần phải lo nghĩ về việc phân loại chúng thêm nữa.

Nhóm kia bao gồm những giấy tờ mà bạn sẽ lấy ra và sử dụng thường xuyên hơn, chẳng hạn các bản đề cương hội thảo hoặc các bài báo cắt ra. Những giấy tờ này sẽ trở nên vô nghĩa trừ phi chúng được cất giữ sao cho có thể dễ dàng tiếp cận, do đó tôi khuyên bạn nên cất chúng vào trong một chiếc cặp hồ sơ nhựa có nhiều ngăn. Mặc dù những giấy tờ kiểu này không thực sự cần thiết nhưng chúng có xu hướng ngày một nhiều lên. Giảm bớt số lượng của nhóm giấy tờ này là chìa khóa cho việc sắp xếp giấy tờ của bạn.

Chỉ nên sắp xếp giấy tờ thành ba nhóm: cần được chú ý, nên lưu giữ (các giấy tờ hợp đồng) và nên lưu giữ (các giấy tờ khác). Mấu chốt là cần giữ tất cả giấy tờ thuộc một nhóm ở trong cùng một vật chứa và cố gắng hạn chế phân chia nhỏ chúng ra thêm nữa. Nói cách khác, bạn chỉ cần ba vật chứa hoặc ba chiếc cặp đựng giấy tờ. Đừng quên giữ cho chiếc hộp “cần chú ý” ở trạng thái rỗng. Nếu vẫn còn giấy tờ trong đó, điều này có nghĩa là bạn đang có những việc chưa hoàn thành đang cần sự chú ý của bạn. Mặc dù tôi chưa bao giờ cố gắng xoay xở để làm trống triệt để chiếc hộp “cần chú ý”, nhưng đây chính là mục tiêu cần hướng tới.