Đánh máy và ngồi yên ít thôi!

Tại sao nghe điện thoại lại khó đến vậy? Chúng nhỏ hơn nhiều so với trước đây, và ngày nay, ngay cả những người mù công nghệ như tôi cũng có thể dễ dàng gọi điện, nhắn tin, gửi e-mail, gửi tệp tin và ảnh đi khắp nơi. Bất chấp những tiến bộ này, chất lượng truyền thông trong doanh nghiệp đang ngày càng nghèo nàn hơn trong những năm gần đây khi mọi người tránh gọi điện và gặp mặt trực tiếp vì một mục đích sai lầm là tăng hiệu quả.

Gần đây, tôi nghe thấy một quản lý cấp cao biện hộ cho cách ông ấy giải quyết một tình huống như sau, “Tôi không biết tại sao họ không hiểu vấn đề. Tuần trước, tôi đã gửi đến cả tá e-mail dài về chủ đề này.” Nếu ông ấy tổ chức một cuộc trao đổi nhanh rồi sau đó gửi một e-mail súc tích nhằm xác nhận các bước cần thực hiện thì có lẽ, các vấn đề đã được giải quyết trong vài phút và ông ta không còn phải chật vật với những e-mail dài dòng hay đối mặt với những phức tạp theo sau.

Một nhà điều hành khác phàn nàn với tôi rằng, “Tôi đã gửi cho gã đó cả một đống tin nhắn. Tôi biết hắn ở đấy, thế sao hắn không trả lời tôi nhỉ?” Rõ ràng, sẽ tốt hơn nếu nhà điều hành này gọi điện thoại hoặc đi qua bàn của người đó và thảo luận trực tiếp, như vậy vấn đề sẽ được giải quyết và sự căng thẳng ngay lập tức bị loại bỏ.

Tóm lại, nếu những nhà quản lý này chịu di chuyển và giao tiếp, thay vì đánh máy và ngồi yên, họ đã có thể giải quyết các vấn đề này một cách dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm cho họ cả thời gian và công sức.

Tại sao không nhấc máy lên? Khi công nghệ phát triển, cách hành xử trong công việc cũng vậy. Mọi người có xu hướng chủ yếu sử dụng e-mail và tin nhắn bởi những cách giao tiếp này chính xác và ít áp lực hơn, trong khi một cuộc điện thoại có thể là dấu hiệu cho thấy vấn đề không thể được giải quyết theo cách thông thường. Nhưng cho phép một vấn đề nhỏ trở thành lớn thì không hiệu quả chút nào.

Để phá vỡ các rào cản giao tiếp mới này, hãy gặp trực tiếp các nhân viên trong văn phòng của bạn vào một lúc nào đó trong ngày. Việc làm này rất hiệu quả, và nếu không làm điều đó, bạn cũng như đội ngũ quản lý cao cấp của bạn đang đánh mất một trong những công cụ quản lý hiệu quả và rẻ tiền nhất.

Tôi luôn thích được tìm hiểu về người của Virgin. Tôi thấy đây là cách tốt hơn rất nhiều để trực tiếp cảm nhận được những điều đang thực sự diễn ra, so với việc ngồi yên trong văn phòng – hay nằm trên võng ở nhà – và đọc báo cáo. Nếu không phải ai cũng xởi lởi với bạn, thì sau đây là một số mẹo nhỏ:

Hãy công bằng. Đừng chỉ đi lại trong khu vực của mình ở công ty; hãy gặp các đồng nghiệp ở mọi cấp độ – không chỉ ở cấp cao nhất! Hãy đi lại vào những giờ không cố định – bạn không muốn các nhân viên tuyến đầu nghĩ rằng, “Giờ là 3 giờ ngày thứ Ba. Ông ấy sắp đến đây rồi.” Nếu các quản lý hoặc người đứng đầu bộ phận muốn đi theo, hãy lịch sự giải thích rằng bạn sẽ tìm hiểu mọi người tốt hơn nếu đi một mình.

Khi gặp một nhân viên lần đầu, hãy bắt tay và luôn giới thiệu tên với họ, dù cho vị trí của bạn trong công ty là gì. Hãy khiến việc này thật thoải mái. Câu “Chào, tôi là John Brown” sẽ thân thiện hơn nhiều so với câu “Xin chào. Tôi là Brown, Giám đốc Tài chính.”

Đừng chỉ nói chuyện về công việc. Nếu nhìn thấy một tấm ảnh gia đình trên bàn làm việc của nhân viên, một câu nhận xét như “Gia đình anh có một vận động viên tennis à? Mấy đứa con của tôi cũng thường khiến tôi mệt lả vì phải chạy khắp sân đấy,” sẽ giúp phá vỡ sự e ngại.

Hãy thoải mái và vui vẻ, đặt câu hỏi và lắng nghe. Hãy hỏi đồng nghiệp xem cô ấy thấy đâu là điểm mạnh và điểm yếu của mình trong lĩnh vực của cô ấy, và lắng nghe suy nghĩ của cô ấy về những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Ghi nhanh lại bất kỳ điều gì bạn thấy đáng xem xét. (Khi không cầm theo sổ tay, tôi thường ghi tạm vào tay.) Nếu có bất kỳ thông tin nào cần chia sẻ, hãy đưa ra một quan điểm khách quan – cả những phát triển tích cực lẫn những lo ngại. Các nhân viên bán hàng nhiều khả năng sẽ không biết nhiều về tình hình tổng quan, nên họ có thể cần bạn giúp đưa các vấn đề vào bối cảnh tổng thể. Nhưng họ lại có những ý kiến và quan điểm xác đáng không kém gì bạn, vì vậy, hãy lắng nghe tất cả và ghi lại.

Quan trọng nhất là hãy cố bắt gặp nhân viên đang làm một việc gì đó tốt – hãy nhận ra và tuyên dương những điểm mạnh cũng như thành tựu của họ ngay tại chỗ. Tuy nhiên, nếu bắt gặp một nhân viên đang làm sai, sẽ tốt hơn nhiều nếu âm thầm nói với người đó sau, thay vì khiến người đó bẽ mặt bằng cách bóc mẽ họ trước người quản lý và các đồng nghiệp.

Một ông chủ đã không có những phẩm chất này là Robert Crandall, nhà lãnh đạo huyền thoại của American Airlines những năm 1990. Ông đã từng thích dùng câu nói về đàn chó kéo xe như sau, “Nếu bạn không phải chú chó đầu đàn, tầm nhìn sẽ không bao giờ thay đổi.” Ngài Randall dường như không biết rằng trong kinh doanh, việc của chú chó đầu đàn là tránh ra để bảo đảm rằng những chú chó còn lại thấy được tầm nhìn phía trước.

Tại các công ty thuộc Virgin, chúng tôi đã phát hiện ra rằng, khi các quản lý cấp cao nỗ lực bồi dưỡng mối quan hệ với nhân viên và đồng nghiệp thì một tinh thần cộng đồng thực sự sẽ nổi lên. Vì vậy, làm ơn hãy ra khỏi ghế ngay bây giờ – sẽ không có lúc nào thích hợp để di chuyển như bây giờ. Mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn sau khi đã làm quen.

Nếu cần giải thích cho sự xuất hiện đột ngột của mình ở một nơi không quen thuộc, bạn có thể nói đơn giản rằng, “Richard bảo tôi đến”.