Cách sắp xếp những giấy tờ phiền phức

Phương châm căn bản của tôi là vứt bỏ hết giấy tờ đi, nhưng sẽ luôn có vài thứ giấy tờ gì đó khó có thể vứt bỏ. Ở đây chúng ta hãy cùng xem xét cách xử lí những giấy tờ này.

TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU

Những người thích nghiên cứu có thể hay tham gia các hội thảo hoặc khóa học chẳng hạn liệu pháp điều trị bằng xạ hương, tư duy lôgic hoặc marketing. Một xu hướng gần đây ở Nhật Bản là tận dụng thời gian sáng sớm để tham gia các hội thảo buổi sáng. Nội dung và khung thời gian mở rộng, cho phép người ta có nhiều cơ hội lựa chọn. Đối với những người tham dự, những tài liệu được phát na ná như một chứng nhận danh dự, và do đó họ khó lòng mà vứt bỏ chúng. Nhưng khi tôi tới thăm nhà của những học viên nhiệt thành này, tôi thấy những tài liệu như thế chiếm quá nhiều không gian, khiến phòng của họ trở nên bức bí.

Một trong các khách hàng của tôi là một phụ nữ tuổi độ ba mươi làm việc cho một công ty quảng cáo. Khi tôi bước vào phòng cô ấy, tôi cảm thấy như mình đang ở trong một văn phòng làm việc. Tôi nhìn thấy hàng chồng tài liệu được in tiêu đề cẩn thận. Cô ấy nói với tôi: “Đó là tất cả các tài liệu của những hội thảo mà tôi tham gia”. Tự nhận là một người say mê các hội thảo, cô ấy đã lưu giữ tài liệu của mọi hội thảo mà cô ấy từng tham dự.

Người ta thường quả quyết: “Một lúc nào đó tôi sẽ nghiên cứu lại những tài liệu này”, nhưng hầu hết họ không bao giờ làm vậy. Hơn thế, phần lớn trong số họ luôn có những tài liệu của các cuộc hội thảo khác nhau về cùng một chủ đề hoặc một chủ đề tương tự. Tại sao vậy? Bởi vì họ không nhớ được gì từ những điều đã học ở các cuộc hội thảo. Tôi không có ý chỉ trích mà chỉ muốn chỉ ra lí do tại sao lại không đáng để giữ lại những tài liệu của các hội thảo trước đây. Nếu nội dung đã học không được áp dụng vào thực tế thì những khóa học như vậy thật là vô bổ. Giá trị của việc tham gia một khóa học hoặc một chứng chỉ bắt đầu từ khi chúng ta tham dự, và chìa khóa để phát huy toàn bộ giá trị của khóa học chính là ở chỗ áp dụng những điều đã học vào thực tế ngay khi khóa học kết thúc. Tại sao người ta lại trả học phí đắt đỏ cho những khóa học như vậy khi họ có thể đọc được cùng một nội dung đó trong một cuốn sách hoặc ở một nơi khác? Bởi họ muốn cảm nhận được niềm đam mê của giáo viên và trải nghiệm môi trường học tập đó. Do đó, tài liệu thực sự chính là bản thân buổi hội thảo hoặc sự kiện, và người ta cần phải trải nghiệm nó một cách thực sự sống động.

Khi bạn tham gia một khóa học, hãy kiên quyết vứt bỏ mọi tài liệu được phân phát. Nếu bạn tiếc nuối khi vứt bỏ chúng, sau đó lại tham gia một hội thảo tương tự, vậy thì lần này hãy áp dụng những gì đã học. Tưởng là nghịch lí, nhưng tôi tin rằng chính vì chúng ta còn bám víu lấy những tài liệu như vậy nên chúng ta mới thất bại trong việc áp dụng những điều mình đã học vào thực tiễn. Bộ sưu tập các tài liệu hội thảo lớn nhất mà tôi biết lên đến 190 tài liệu. Chẳng cần phải nói, tôi đã bảo khách hàng đó vứt bỏ đến tài liệu cuối cùng.

CÁC BẢN SAO KÊ TÀI KHOẢN THẺ TÍN DỤNG

Một thứ nữa cần phải vứt bỏ đó là tất cả các bản sao kê tài khoản thẻ tín dụng. Mục đích của chúng là gì? Với hầu hết mọi người, chúng đơn giản là một thứ công cụ để kiểm tra xem họ đã dành dụm được bao nhiêu tiền trong một tháng cụ thể nào đó. Vì vậy, khi đã kiểm tra nội dung để khẳng định là nó chính xác và lưu lại con số vào sổ ghi của gia đình, bản sao kê đã hoàn thành sứ mệnh và bạn nên vứt nó đi. Hãy tin tôi. Bạn không cần phải cảm thấy bứt rứt về chuyện này.

Liệu bạn có nghĩ rằng đến một lúc nào đó mình sẽ thực sự cần đến những bản sao kê tài khoản? Liệu có ngày nào đó bạn có thể cần đến chúng cho một phiên tòa để chứng minh đã rút ra khỏi tài khoản bao nhiêu tiền? Chuyện đó chẳng bao giờ xảy ra nên bạn không cần tích trữ những bản sao kê này suốt đời. Điều tương tự cũng đúng với những thông báo rút tiền khỏi tài khoản để chi trả chi phí sinh hoạt thường ngày. Hãy cương quyết và nắm lấy cơ hội để vứt bỏ chúng.

Trong số các khách hàng của tôi, có một cặp vợ chồng từng trải qua quãng thời gian vô cùng khó khăn để có thể vứt bỏ tài liệu của họ. Cả hai đều là luật sư. Họ cứ liên tục hỏi: “Nhỡ tài liệu này lại cần đến ở tòa án thì sao?” Ban đầu, họ chỉ đạt được chút ít tiến triển, nhưng cuối cùng, thậm chí họ có thể bỏ đi hầu hết những giấy tờ của mình mà không gặp phải bất kì vấn đề nào. Nếu họ làm được thì bạn cũng có thể làm được.

GIẤY BẢO HÀNH CHO THIẾT BỊ ĐIỆN

Cũng như vô tuyến hay máy ảnh kĩ thuật số, tất cả các thiết bị điện đều có giấy bảo hành. Đây là loại giấy tờ có mặt ở bất kì ngôi nhà nào, và là thứ được hầu hết mọi người cất giữ cẩn thận. Tuy nhiên, phương pháp sắp xếp chúng thường không đúng cách.

Nhìn chung, người ta thường cất giữ giấy tờ bảo hành trong những chiếc cặp nhựa hoặc các túi hồ sơ nhiều ngăn. Sức hấp dẫn của những túi hồ sơ này ở chỗ giấy tờ có thể được cất trong những ngăn riêng biệt. Tuy nhiên, vấn đề lại chính là chỗ đó. Vì giấy tờ được chia cách rõ ràng nên người ta có thể dễ dàng bỏ qua nhiều thứ. Phần lớn mọi người cất giữ không chỉ giấy bảo hành còn cả sổ tay hướng dẫn sử dụng trong cùng một ngăn. Trước hết, hãy bắt đầu bằng việc vứt bỏ những sổ tay hướng dẫn. Hãy nhìn chúng xem. Bạn đã bao giờ sử dụng chúng chưa? Nói chung, chỉ có một vài sổ hướng dẫn mà chúng ta thực sự cần đọc, chẳng hạn sổ hướng dẫn sử dụng máy vi tính hoặc máy ảnh kĩ thuật số, và những sổ hướng dẫn này dày tới mức khó có thể nhét vừa vào túi hồ sơ. Vì thế, về căn bản, bạn có thể thoải mái vứt bỏ bất kì sổ hướng dẫn sử dụng nào đựng trong túi đựng giấy bảo hành.

Cho tới bây giờ, tất cả các khách hàng của tôi đều đã vứt bỏ hầu hết các sổ tay hướng dẫn sử dụng của họ, bao gồm sổ tay hướng dẫn cách dùng máy vi tính và máy ảnh, và không ai trong số họ gặp phải bất kì vấn đề nào. Nếu có gặp vấn đề gì, họ luôn có thể tự sửa chữa bằng cách mày mò, và có thể tìm được giải pháp cho bất cứ thứ gì mà mình không thể tự tìm ra bằng cách vào Internet hoặc hỏi nơi bán thiết bị. Vì thế tôi cam đoan rằng bạn có thể vứt chúng đi mà không phải băn khoăn gì.

Trở lại với giấy tờ bảo hành. Phương pháp sắp xếp mà tôi gợi ý là hãy đặt tất cả chúng vào trong một chiếc cặp nhựa mà không cần phải phân chia chúng thành từng nhóm. Rút cuộc giấy bảo hành chỉ có thể dùng đến một lần trong năm. Việc sắp xếp và phân loại kĩ càng những giấy tờ này là không cần thiết vì nhiều khả năng là ít khi cần dùng đến chúng. Hơn nữa, nếu bạn đã xếp chúng vào trong cặp hồ sơ nhiều ngăn thì bạn sẽ phải lật giở từng trang để tìm đúng giấy bảo hành mình cần. Trong trường hợp đó, một cách dễ dàng là cất giữ tất cả trong cùng một túi hồ sơ, khi cần thì lấy hết ra và tìm đúng thứ mình cần.

Nếu phân loại quá chi tiết, điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ ít có cơ hội hơn để xem từng giấy bảo hành. Trước khi bạn nhận ra điều này, có thể giấy bảo hành đã hết hạn. Nếu bạn phải xem xét kĩ càng tất cả khi chỉ cần tìm một tờ giấy bảo hành nào đó thôi thì đây lại là cơ hội tuyệt vời để kiểm tra ngày hết hạn của các giấy bảo hành khác. Với phương pháp này, bạn sẽ không bị phiền toái vì phải thận trọng kiểm tra mọi giấy tờ bảo hành trong cặp hồ sơ chỉ để biết ngày hết hạn bảo hành, và thường là bạn không phải mua những chiếc cặp nhựa để cất giấy tờ bảo hành bởi vì gần như nhà nào cũng có ít nhất một chiếc. Cuối cùng, phương pháp này chỉ chiếm 1/10 diện tích so với những phương pháp thông thường khác.

THIỆP CHÚC MỪNG

Ở Nhật Bản có phong tục gửi thiệp chúc mừng tới mọi người nhân dịp Năm Mới (nhiều chiếc thiệp còn in xổ số ở bên dưới). Điều này có nghĩa mỗi chiếc thiệp sẽ hoàn thành sứ mệnh của nó vào thời khắc người nhận đọc xong lời chúc mừng trên thiệp. Sau khi kiểm tra xem những con số trên thiệp có trúng giải xổ số nào không, bạn có thể bỏ chúng đi với sự trân trọng vì chúng đã truyền tải tới bạn sự quan tâm của người gửi. Nếu bạn giữ lại những tấm thiệp để xác minh địa chỉ gửi đi cho năm tiếp theo, vậy thì chỉ giữ chúng trong vòng một năm. Hãy vứt bỏ bất kì tấm thiệp nào đã hai hoặc ba năm tuổi, ngoại trừ những tấm thiệp mang lại niềm vui cho tâm hồn bạn.

SỔ SÉC ĐÃ QUA SỬ DỤNG

Sổ séc đã qua sử dụng là những thứ đã được dùng xong rồi. Bạn sẽ không xem lại chúng nữa, và dù có xem lại thì cũng không làm tăng thêm số tiền của bạn trong ngân hàng, vì thế hãy vứt bỏ chúng.

PHIẾU THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Mục đích của phiếu thanh toán tiền lương là thông báo cho bạn biết số tiền lương bạn được trả tháng này. Ngay khi bạn xem xong nội dung, nó không còn hữu ích nữa.