Bạn có nguy cơ thất bại nếu tới phỏng vấn mà không hề chuẩn bị trước. Càng chuẩn bị kỹ, bạn càng có nhiều cơ hội được tuyển. Tất nhiên, bạn đã chuẩn bị kỹ đơn xin việc và CV để có được cuộc phỏng vấn này, nhưng để qua được “vòng 2”, bạn còn có nhiều việc phải làm. 

Cảnh báo!

…Bạn chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị và ngồi vào bàn phỏng vấn. Nhà tuyển dụng hỏi: “Bạn biết những gì về công ty này?” và bạn chỉ nói được lĩnh vực hoạt động và địa chỉ công ty (vì bạn đang ở công ty), bạn không thể trả lời xuất sắc câu hỏi. Bạn cảm thấy thế nào?

Về cơ bản, bạn phải coi mình như một người bán hàng và hãy chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn như người bán hàng chuẩn bị trước cho việc giành được một hợp đồng lớn, ngay cả khi công việc mà bạn đang ứng tuyển không hề liên quan đến bán hàng. Bản chất vấn đề là bạn đang chào bán chính mình, và nhà tuyển dụng đóng vai khách hàng. Khách hàng sẽ xem xét bạn và các đối thủ cạnh tranh chào bán cái gì, và sau đó sẽ quyết định lựa chọn mua. Việc của bạn là thuyết phục họ rằng, mua bạn có lợi hơn mua các đối thủ của bạn.

Người bán hàng không bao giờ gặp gỡ khách hàng mà không chuẩn bị kỹ càng cho cuộc gặp. Vì vậy, bạn cần:

• Đặt ra mục tiêu

• Tìm hiểu công ty mà bạn đang ứng tuyển

• Chuẩn bị tình huống của bạn

• Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn

Đặt ra mục tiêu

Mục tiêu là đích hướng đến. Nếu không biết chính xác mình đang tiến đến đâu thì bạn không thể đến đó nhanh chóng được. Cũng có thể là bạn không đến được đó. Bạn có thể cho rằng mục tiêu của mình đã rõ ràng: tìm kiếm việc. Mục tiêu đó cho bạn biết mình sẽ đi đâu, nhưng không cho biết phải làm thế nào để đến đó. Một hành trình được lên kế hoạch kỹ càng phải bao gồm cả lộ trình và đích đến. Một mục tiêu được lên kế hoạch chi tiết cần cho bạn biết bạn sẽ đi đâu và bằng cách nào đến đó? 

Bạn làm thế nào để kiếm được việc làm? Đây là một mục tiêu cụ thể hơn dành cho bạn: có được việc làm bằng cách thể hiện trước nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất với công việc đó.  

Hãy thử lại lần nữa: có được việc làm bằng cách thể hiện trước nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất với công việc đó, xét cả về khả năng, kinh nghiệm và nhân cách. Nếu bạn có thêm thông tin, bạn có thể điền vào theo sự ưu tiên cụ thể của nhà tuyển dụng, bạn có thể bổ sung thông tin đó vào mục tiêu của bạn. Nếu bạn biết nhà tuyển dụng thật sự cần một người có kinh nghiệm đàm phán với nhà cung cấp thì mục tiêu của bạn sẽ là: có được việc làm bằng cách thể hiện trước nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất với công việc đó, xét cả về khả năng, kinh nghiệm, nhân cách và đặc biệt là khả năng đàm phán với nhà cung cấp. Đó chính là một mục tiêu cụ thể, rõ ràng và thật sự hữu ích cho bạn.

Một mục tiêu hữu ích? Nó sẽ giúp bạn như thế nào? Chúng ta rất dễ rơi vào bẫy khi nghĩ rằng chỉ lãng phí thời gian để đặt ra mục tiêu. Rất nhiều người tiến hành công thức hóa các mục tiêu, rồi sau đó bỏ qua chúng. Là người thông minh, bạn sẽ đặt ra mục tiêu cho mình, sau đó tìm ra những giá trị của nó.

Một mục tiêu rõ ràng, cụ thể chính là thước đo tiêu chuẩn cho tất cả những gì bạn làm. Nó giúp bạn luôn tập trung. Nếu bất kỳ hành động nào không đáp ứng mục tiêu, hãy ngừng ngay lại. Hãy dành thời gian làm những việc giúp hoàn thành mục tiêu của bạn, như tìm hiểu về cơ quan mà bạn ứng tuyển. Bạn cần tìm hiểu đủ để thể hiện bạn đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, ngoài ra bạn cần biết mình phải khám phá điều gì?

Câu trả lời là: bạn cần khám phá bất cứ điều gì đáp ứng mục tiêu của bạn. Bây giờ, hãy quay lại ví dụ trước: có được việc làm bằng cách thể hiện trước nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất với công việc đó, xét cả về khả năng, kinh nghiệm, nhân cách và đặc biệt là khả năng đàm phán với nhà cung cấp, bạn cần tập trung mọi nỗ lực để tìm hiểu về các nhà cung cấp của họ: họ có bao nhiêu nhà cung cấp, những nhà cung cấp đó là ai, v.v…

Chọn câu trả lời “Không” nghĩa là bạn không thể đi đến kết luận, ví dụ về một vấn đề mà bạn nghiên cứu, nếu bạn không đặt ra mục tiêu cụ thể. Nhưng nếu bạn đặt ra mục tiêu và xem xét tỉ mỉ quy trình đặt mục tiêu đó thì nó sẽ giúp bạn tập trung vào những lĩnh vực cần thiết và quay trở lại xem xét các lĩnh vực đó. Nó sẽ giúp bạn không bị sao nhãng khỏi mục tiêu chính.

Tìm hiểu công ty mà bạn đang ứng tuyển 

Nhà tuyển dụng mong muốn bạn tìm hiểu đôi chút về công ty họ. Điều đó không có nghĩa là họ sẽ hỏi bạn những câu hỏi khó để xem bạn có tìm hiểu về công ty họ không, mà họ chỉ muốn biết bạn:

• Đã nỗ lực để giành được công việc này

• Quan tâm đến công ty của họ

• Nhiệt tình

Làm sao bạn có thể chắc chắn là mình muốn làm việc cho công ty đó nếu bạn không biết gì về nó? Nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi bạn một số câu hỏi về công ty của họ chỉ để chắn chắn bạn đã thể hiện nỗ lực, sự quan tâm và nhiệt tình với công ty. 

 Bạn nên tìm kiếm những tài liệu nào khi tìm hiểu về công ty? Đây là một vài gợi ý cho bạn:

• Báo cáo năm

• Quảng cáo bán hàng

• Bản tin khách hàng

• Tạp chí nội bộ

• Các bài đăng trên báo và tạp chí thương mại

Bạn có thể tìm kiếm những thông tin này bằng nhiều cách như hỏi một người đang làm việc trong công ty, hỏi người có thể hướng dẫn bạn tìm đến có tài liệu và cách đơn giản nhất là gọi điện và hỏi những thông tin đó.

Nhà tuyển dụng không hề muốn làm khó bạn. Vì vậy, hãy gọi điện và hỏi họ (hoặc thư ký/trợ lý của họ): “Tôi muốn tìm hiểu một chút về công ty trước khi phỏng vấn. Anh làm ơn gửi cho tôi một số thông tin được không? Họ sẽ rất vui khi làm việc đó và ấn tượng với hành động của bạn.

Bạn có biết?

Hiện nay, tại Việt Nam, rất nhiều công ty, tổ chức có trang web. Hãy lên mạng, vào trang web của công ty mà bạn đang ứng tuyển để tìm kiếm thông tin về họ.

Khi đã có được những thông tin này, bạn sẽ làm gì với chúng? Bạn cần sàng lọc những thông tin đó để tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy bạn là người phù hợp nhất với công việc, tất nhiên là dựa theo mục tiêu của bạn. Ví dụ:

• Giả sử bạn nhận thấy công ty đó thường xuyên quan hệ buôn bán với khu vực Mỹ Latinh. Bạn lại nói tiếng Tây Ban Nha rất tốt. Điều này sẽ mang lại cho bạn lợi thế hơn hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả, các ứng viên khác.

• Bạn nhận thấy công ty đó đang phát triển rất nhanh, như với công ty bạn đang làm, bạn biết điều đó có thể là nguyên nhân gây ra những rắc rối cho bộ phận công nghệ thông tin (nơi bạn đang ứng tuyển). Bạn đã từng gặp những rắc rối này và biết cách khắc phục nó.

• Công ty đang cần tuyển biên tập viên và trước đây bạn từng biên tập tạp chí cho một công ty.

Bạn có thể tìm được một vài cơ hội tốt để thể hiện mình là người phù hợp với công việc khi xem xét kỹ lưỡng tài liệu mà bạn có được.　 

 Chuẩn bị tình huống của chính bạn

Nếu bạn chỉ đơn giản đến phỏng vấn và trả lời các câu hỏi mà không hề chuẩn bị trước, bạn cũng có thể có được công việc đó. Nhưng nếu bạn thật sự muốn có được công việc này thì điều đó chưa đủ. Bạn hoàn toàn không hình dung được sự cạnh tranh khốc liệt đến mức nào. Nếu đó là công việc không mấy hấp dẫn, bạn không cần chuẩn bị trước cho cuộc phỏng vấn mà cũng có thể có được việc làm. Nhưng nếu đó là một công việc hấp dẫn thì sao? Một cơ hội bị bỏ lỡ bạn quên đề cập đến một điều gì đó có thể khiến cán cân thăng bằng nghiêng về phía đối thủ của bạn.

Vì vậy, bạn phải đảm bảo điều đó không bao giờ xảy ra. Trước khi đến phỏng vấn, bạn phải có trong đầu danh sách tất cả những điều mà bạn muốn thực hiện những việc gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất đối với công việc.

Bạn đã tự đánh giá bản thân để xác định điểm mạnh của mình. Nếu điểm mạnh đó có thể đo lường khách quan – trình độ chuyên môn, khả năng sử dụng một thiết bị cụ thể… bạn chỉ cần chỉ ra cho nhà tuyển dụng. Nhưng một số điểm mạnh như kinh nghiệm hay kỹ năng giao tiếp thì cần đưa thêm các ví dụ minh họa. 

Vì vậy, hãy chuẩn bị trước các ví dụ. Giả sử giao tiếp là một trong những kỹ năng chính của bạn, và mục tiêu của bạn chỉ ra rằng nó là một trong những điều thuyết phục nhà tuyển dụng. Khi họ hỏi điều này (họ sẽ hỏi nếu đó là yêu cầu quan trọng đối với công việc), việc khẳng định mình giỏi chưa đủ, ngay cả khi kỹ năng đó rất quan trọng đối với công việc. Do đó, không nên chứng tỏ bạn giỏi mảng công việc đó.

Bạn cần đưa ra những ví dụ sinh động. Kể cho họ nghe câu chuyện về một khách hàng nóng tính chửi bới om xòm trong cửa hàng và ném cà chua vào các nhân viên nhưng bạn đã trấn tĩnh anh ta. Hay câu chuyện toàn bộ đội lái xe vận tải suýt đình công nếu bạn không nói chuyện với họ. Hãy kể cả hai câu chuyện nếu bạn có cơ hội. 

Cảnh báo!

… một trong những yêu cầu quan trọng của công việc là khả năng lãnh đạo nhóm. Bạn có rất ít kinh nghiệm quản lý và bạn nói với nhà tuyển dụng rằng bạn từng quản lý một người làm việc toàn thời gian và một người làm việc bán thời gian. Sau khi kết thúc phỏng vấn, bạn mới nhớ ra bạn quên không đề cập đến công việc gần nhất của mình là việc từng tổ chức trang trí của một cuộc triến lãm thương mại, trong đó bạn điều hành một nhóm trong một tuần hoặc vài lần trong một năm.

Trong khi đó, một ứng viên khác cũng có ít kinh nghiệm quản lý nhóm nhưng lại nói với nhà tuyển dụng rằng công việc hiện tại đòi hỏi anh ta phải quản lý một nhóm người cung cấp lương thực ngoài công ty, những người quét dọn và những người giúp việc khác khi họ tổ chức các sự kiện như các chương trình giới thiệu sản phẩm của công ty.

Bạn có thể nhanh chóng nghĩ ra bất kỳ một ví dụ nào minh họa cho điểm mạnh của mình. Nhưng nếu chuẩn bị trước, bạn sẽ chọn lọc được ví dụ điển hình nhất liên quan nhiều nhất đến công việc mà bạn đang ứng tuyển.

Đó là danh sách cơ bản những điểm mạnh của bạn. Bạn cũng cần xem xét bản mô tả công việc theo cách trên, tìm kiếm các ví dụ chứng tỏ bạn có kinh nghiệm trong tất cả các phạm vi trách nhiệm chủ yếu. Nếu bạn không có bản mô tả công việc (thường được gửi kèm với đơn xin việc), hãy gọi điện đến văn phòng của nhà tuyển dụng và đề nghị họ gửi cho bạn. Điều này hoàn toàn bình thường, nên nhà tuyển dụng sẽ không hề cảm thấy phiền hà. 

 Nhà tuyển dụng có thể muốn xem một số bằng chứng để kiểm chứng những điểm mạnh và kinh nghiệm của bạn. Ngoài bằng chứng về trình độ chuyên môn, họ sẽ bị ấn tượng với bất kỳ điều gì mà bạn có thể cung cấp như:

• Giấy chứng nhận của khách hàng hay nhà cung cấp hài lòng

• Những bản báo cáo mà bạn đã viết

• Những ví dụ về công việc trước đây

• Những bài báo mà bạn đã viết

• Những bài báo về các sự kiện mà bạn tổ chức

… và những thứ tương tự. Vì vậy, hãy tìm kiếm bất kỳ thứ gì giúp bạn thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn đúng như những gì bạn thể hiện. Tuy nhiên, không nên mang quá nhiều tài liệu đến cuộc phỏng vấn. Chỉ mang theo những gì có thể xách tay, được kẹp gọn gàng hoặc để trong cặp giấy nếu vật mang theo gồm nhiều bản phác họa ảnh và minh họa trên báo. Sau đó, cho nhà tuyển dụng biết những thứ mà bạn còn có thể gửi cho họ hoặc mang tới cuộc phỏng vấn lần hai nếu họ muốn xem. 

 Sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn

Bạn đã biết những điều bạn muốn nói tại cuộc phỏng vấn. Bất kỳ câu hỏi nào mà nhà tuyển dụng đưa ra cũng có những điểm bạn muốn giải thích hoặc đã chuẩn bị trước, nhưng bạn có bao nhiêu thời gian trả lời? Bạn có thể trả lời đầy đủ những điểm chính trong 15 phút hay bạn có 1 tiếng đồng hồ để chậm rãi trả lời từng câu hỏi?

Cách duy nhất có thể tìm được câu trả lời cho những câu hỏi trên là hỏi. Bạn hãy gọi đến văn phòng của nhà tuyển dụng và hỏi (tốt nhất là hỏi cùng các câu hỏi khác): “Làm ơn cho tôi biết thời gian dành cho cuộc phỏng vấn của tôi là bao nhiêu?” Họ sẽ vui lòng trả lời bạn.

Bây giờ, bạn đã có trước tất cả các thông tin cần thiết và công tác chuẩn bị cũng đã hoàn tất. Bước cuối cùng là sẵn sàng đến cuộc phỏng vấn vào đúng ngày, giờ hẹn. Bạn đến sớm bao lâu không quan trọng bạn tìm trước địa điểm phỏng vấn, sau đó đi bộ, đi ăn trưa hoặc mua cây cảnh ở các cửa hàng gần đó, bạn không nên đến bàn tiếp tân quá sớm. Nhưng dù bạn chỉ đến muộn 2-3 phút thì đó lại là vấn đề lớn, đặc biệt nếu nhà tuyển dụng là người rất khắt khe về mặt thời gian. 

Cảnh báo!

… mọi thứ như một cơn ác mộng. Bạn ra khỏi nhà đúng giờ nhưng đường tắc, xe của bạn bị xịt lốp, hoặc bạn không thể tìm thấy công ty. Bạn đã đến sớm nửa giờ nhưng không thể tìm thấy công ty. Hoặc có thể bạn đến sớm 20 phút trước cuộc phỏng vấn lúc 2 giờ, nhưng đến khi nơi, bạn mới phát hiện ra mình đã không để ý bản thông báo cuộc phỏng vấn được đổi sang 12 giờ.

Tất nhiên, bạn có thể viện đủ mọi lý do giải thích bạn không thể có mặt đúng giờ hẹn. Nhưng nếu những lý do đó không chính đáng thì nhà tuyển dụng cũng không muốn nghe lời giải thích. Họ chỉ muốn bạn có mặt đúng giờ. Vì vậy, hãy:

• Đến sớm trước cuộc phỏng vấn. 

• Mang theo thư mời phỏng vấn, trong đó có đề thời gian diễn ra cuộc phỏng vấn, và bất kỳ hướng dẫn nào mà bạn nhận được.

• Hỏi thăm nơi đỗ xe nếu bạn đi bằng ô tô riêng và đề phòng đó cũng là một nguyên nhân khiến bạn có thể tới cuộc phỏng vấn muộn.

• Mang theo điện thoại di động hoặc tiền, đề phòng trường hợp bạn cần gọi điện. Nếu bạn vẫn đến muộn, dù bạn đã đề phòng trước, thì ít nhất bạn cũng có thể gọi điện trước cho nhà tuyển dụng để thông báo lý do.

Ngay cả khi bạn chắc chắn là sẽ đến đúng giờ, bạn cũng cần mang theo:

• Những tài liệu chứng minh cho các câu trả lời của bạn cũng như tài liệu hướng dẫn cho cuộc phỏng vấn, điện thoại di động và bất kỳ thứ gì cần thiết cho cuộc phỏng vấn tất cả phải được sắp xếp gọn gàng trong một chiếc cặp.

• Một tập giấy và một chiếc bút (cũng để trong cặp) để ghi chép nhanh những điểm cần lưu ý trong suốt cuộc phỏng vấn.

Những việc cần chuẩn bị

Vài tuần trước cuộc phỏng vấn, hãy gọi điện đến văn phòng của nhà tuyển dụng nếu cần biết:

• Những thông tin mà họ có thể cho bạn biết về công ty của họ

• Bản mô tả công việc

• Thời gian ấn định cho một cuộc phỏng vấn

Hãy tìm kiếm thông tin về công ty bằng các nguồn khác như trang web. Nghiên cứu chúng kỹ lưỡng và tìm bất kỳ cơ hội nào thể hiện cho họ thấy bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và bạn là người phù hợp nhất với công việc.

Hãy xem xét cẩn thận những yêu cầu, những nhiệm vụ cơ bản được liệt kê trong bản mô tả công việc và tìm kiếm những ví dụ sinh động minh họa cho những điểm mạnh và khả năng của bạn. Hãy mang theo mọi thứ mà bạn đã chuẩn bị đến cuộc phỏng vấn.

Đến sớm trước cuộc phỏng vấn và đảm bảo bạn đã mang theo tất cả những thứ cần thiết.