Chương này điều tra về thời gian cần thiết để đưa sản phẩm ra thị trường của nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Ngành xe hơi đã giảm thời gian  đưa sản phẩm ra thị trường và số lượng phế phẩm xuống còn một nửa. Công ty Intel đã giảm chu kỳ sản xuất xuống 90 ngày và giảm số phế phẩm mặc dù các bộ vi xử lý ngày càng trở nên phức tạp hơn. Ngành xuất bản sách đã giảm chu kỳ xuất bản từ 18 xuống còn 9 tháng. Ngân hàng Banco Bradesco là một ví dụ điển hình về một ngân hàng không tiếng tăm đã ứng dụng kỹ thuật để nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường bằng nhiều loại dịch vụ mới, từ những điểm truy cập công cộng và thẻ thông minh đến dịch vụ ngân hàng qua Internet. Hệ thống ERP của Compaq đã cho phép công ty giảm chu kỳ hoạch định từ nhiều tháng xuống còn nhiều tuần.

“Bạn phải hành động thật nhanh nếu không muốn bị tiêu diệt. Đó là mệnh đề nghịch đảo của “tiêu diệt tức thời.”

RICHARD McGINN

Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Điều hành của Lucent Technology

Khách hàng muốn có những sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ và họ muốn có ngay tức khắc. Mỗi doanh nghiệp, cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay vật tư đều phải trải qua một quá trình thu gọn lại trên thị trường trong khi vẫn phải duy trì chất lượng cao và giá thành hạ. Công nghệ thông tin đã góp phần lớn trong việc thúc đẩy quá trình xảy ra nhanh hơn, tạo ra chất lượng cao hơn và lạm phát thấp hơn. Đây là những đặc điểm của doanh nghiệp trong thập kỷ qua.

Rất ít ngành công nghiệp nào nhận ra áp lực kép của giai đoạn suy thoái và nhu cầu cải tiến chất lượng sản phẩm nhanh bằng ngành công nghiệp xe hơi. Mẫu mã xe của Nhật Bản trong những năm 1980 tỏ ra mới hơn và chất lượng cải tiến thường xuyên hơn xe của Hoa Kỳ vì những nhà sản xuất xe hơi ở Nhật chỉ mất có ba năm từ lúc định hình ý tưởng cho đến khi sản phẩm hàng loạt một mẫu xe nào đó. Thông thường công nghiệp xe hơi của Mỹ phải mất từ bốn đến sáu năm và chi phí cao hơn.

Các công ty xe hơi của Mỹ đã đối phó bằng cách dùng công nghệ thông tin cải tiến để liên lạc với những đối tác bên ngoài, phá vỡ các rào cản về tổ chức đã ngăn cản sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thiết kế, sản xuất và nhân viên lắp ráp bắt đầu làm việc thành từng nhóm chặt chẽ, liên lạc với nhau bằng hệ thống điện tử, do đó cắt giảm thời gian từ khâu thiết kế đến trưng bày sản phẩm xuống hơn một nửa. Công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thiết kế trên máy tính (computer-aided design), đã đóng góp đáng kể trong việc cải tiến quy trình sản xuất của công nghệ xe hơi. Các khả năng tạo mẫu không gian ba chiều của công nghệ này đã giúp các kỹ sư thiết kế ra các mẫu xe mới mà không cần lập mô hình giả. Những nhà thiết kế có thể quan sát xem các phụ tùng có thích hợp với nhau không và có thể thay đổi thiết kế chi tiết linh kiện đó mà không cần tạo ra một công cụ đặc biệt nào. Việc sử dụng luồng lưu chuyển thông tin kỹ thuật số để tăng tính hiệu quả của hệ thống cung cấp sẽ được bàn kỹ hơn trong chương 12, nhưng điều đáng lưu ý là những kết nối bằng phương thức điện tử giữa nhà sản xuất xe và nhà cung ứng vật tư đã làm giảm 72% tỷ lệ sai sót trong phân phối phụ tùng và giảm 8 giờ chi phí lao động trên mỗi đầu xe.

Người tiêu dùng được hưởng lợi từ việc có được xe tốt hơn, sản xuất nhanh hơn. Hãng xe hơi Ford đã lập được những thành tích tiêu biểu cho toàn ngành công nghiệp xe hơi của Mỹ. Năm 1990 công ty Ford phải mất hơn 5 năm để sản xuất một mẫu xe mới và cứ 100 xe thì có 150 lỗi, tức là mỗi xe 1,5 lỗi. Đến năm 1998, Ford đã cắt giảm chu kỳ sản xuất xuống còn dưới 24 tháng và tỉ lệ sai sót còn 81 trên 100 xe. Hãng Toyota Motor vốn đã dẫn đầu trong việc sử dụng hệ thống thông tin, cũng cải tiến được tỉ lệ sai sót trong thời gian tương tự và giữ được vị trí dẫn đầu về chất lượng, trong khi tỉ lệ sai sót trong toàn ngành xe hơi đã giảm xuống không đầy một lỗi trên mỗi xe.

DUY TRÌ NHỊP ĐỘ TRƯỚC CÁC PHỨC TẠP PHÁT SINH

Đối với một vài ngành công nghiệp, vấn đề không phải là thời gian nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường mà là có duy trì được thị trường trong tình hình ngày càng có nhiều phức tạp to lớn nảy sinh. Ví dụ như công ty Intel đã hoạch định một chu kỳ sản xuất cố định là 90 ngày cho một sản phẩm mạch điện tử, hiện đang được dùng để chạy hầu hết các máy tính cá nhân trên thế giới. Intel muốn duy trì tốc độ này cho dù những mạch vi xử lý ngày càng phức tạp hơn. số mạch bán dẫn trong mỗi bộ vi xử lý đã tăng từ 29.000 năm 1978 lên 7,8 triệu ở bộ vi xử lý Pentium năm 1998, và khả năng của bộ vi xử lý đã tăng lên gấp 10 lần trong cùng thời gian 20 năm. Intel dự kiến vào năm 2011 sẽ sản xuất những bộ vi xử lý có 1 tỉ mạch bán dẫn. Sự cải tiến theo cấp số nhân này xuất phát từ định luật Moore, tiên đoán rằng sức mạnh của các bộ vi xử lý sẽ tăng lên gấp đôi trong thời gian từ 18 đến 24 tháng. Căn cứ vào định luật này, nếu những sản phẩm như xe hơi sẽ phát triển theo hướng tương tự như máy tính cá nhân thì giờ đây xe hơi chỉ có 27 đôla một chiếc xe và một hộp ngũ cốc thì có giá vài xu.

Công ty Siemens SG của Đức dùng các công cụ thiết kế kỹ thuật số và các công cụ giả định tiền sản xuất để giảm bớt thời gian tung sản phẩm ra thị trường và gia tăng chất lượng trong việc sản xuất thiết bị điều khiển logic lập trình (PLC), một thiết bị cực nhỏ dùng để điều khiển nhiều loại máy móc công nghiệp. Khả năng cung cấp thông tin phải hồi liên tục và kết quả sản xuất đến các công cụ kỹ thuật số đã góp phần đưa đến những cải tiến đáng kể. Trong khoảng thời gian từ 1987 – 88 và 1997 – 98, Siemens cắt giảm thời gian sản xuất xuống 2,5 lần và giảm số sản phẩm hư hỏng xuống 10 lần. Việc sử dụng những công cụ kỹ thuật số để giảm thời gian đưa sàn phẩm ra thị trường và gia tăng chất lượng sẽ được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp.

Công ty Intel đã vận dụng hàng loạt các kỹ thuật quản lý, sản xuất và kỹ thuật số để duy trì tính hiệu quả, đồng thời tìm cách gắn thêm ngày càng nhiều mạch bán dẫn lên một bộ vi xử lý chỉ nhỏ bằng ngón tay cái.Vào những năm 1970 các nhân viên kỹ thuật trong phòng thí nghiệm của Intel làm việc trong một môi trường sạch sẽ hơn hàng trăm lần so với bất kỳ phòng mổ hiện đại nào. Họ mặc những bộ quần áo liền nhau như bạn vẫn thấy ở các quảng cáo trên TV. Bộ quần áo này trong thực tế màu trắng bạc. Khi tiếp xúc nhân viên tiếp thị, Intel nói rằng họ đã ngã sang màu bạc hết cả rồi. Hiện nay, việc di chuyển hàng trăm miếng Silicon cùng lúc từ công đoạn này sang công đoạn khác do người máy đảm nhiệm.

Mỗi đời mạch vi xử lý đòi hỏi phải có những nhà máy chế tạo công suất lớn trị giá hàng tỉ đôla. Năm 1998, Intel tung ra một chiến lược cải tiến mang tên “sao chép chính xác” để duy trì mức độ hiệu quả đồng bộ và chất lượng sản phẩm ở tất cả các nhà máy sản xuất bộ vi xử lý. Để tránh phải lập lại hàng trăm lần một quy trình sản xuất thử một bộ vi xử lý mới, từ khâu thiết kế đến khâu sản xuất, Intel đã triệu tập các quản đốc ở bộ phận sản xuất tham gia ngay từ đầu ở khâu thiết kế để bảo đảm quy trình sản xuất tham gia ngay từ đầu ở khâu thiết kế để bảo đảm quy trình sản xuất được điều chỉnh ngay từ đầu, nhằm đạt được độ tin cậy và chất lượng cao. Quy trình hoàn chỉnh này được sao chép chính xác ở mọi nhà máy, cho phép Intel đưa các nhà máy mới vào sản xuất ngay trên quy mô lớn với quy trình sản xuất hoàn thiện sẵn có.

Để giảm bớt các quy trình thử nghiệm trong công việc thiết kế, Albert Yu, Phó chủ tịch cao cấp phụ trách sản xuất của Intel, tung ra một chương trình tên là Development 2000 (Phát triển 2000) hay gọi tắt là D 2000, để bảo đảm rằng mọi kỹ sư thiết kế đều nắm được thông tin về những cách làm việc tốt nhất ở mọi bộ phận trong công ty. Qua nghiên cứu quá trình thiết kế bộ vi xử lý

Pentium và Pentium Pro, Intel nhận thấy rằng 60% những khó khăn mà bộ phận thiết kế gặp phải đã được các bộ phận khác giải quyết. Hầu như mọi công ty sản xuất hay thiết kế với quy mô lớn và quy trình thủ công tại chỗ đều gặp phải những công việc chồng chéo hay lập đi lập lại như thế.

Để bảo đảm rằng các kỹ sư thiết kế làm tiếp công việc đã được thực hiện thay vì mỗi lần phải làm lại từ đầu, nhóm của Yu tạo ra một cơ sở dữ liệu lưu trữ những phương pháp sản xuất nổi tiếng nhất để xử lý các trục trặc kỹ thuật và dùng một giao diện trình duyệt để truy cập đến nhiều site thiết kế khác nhau. Intel cũng triển khai các công cụ phần mềm để xác định độ chính xác trong thiết kế mạch và theo dõi những sai sót trong sản xuất, cũng như xác định các vấn đề trong quy trình chế tạo. Toàn bộ các công cụ phần mềm trong chương trình D 2000 đã giúp Intel tăng gấp đôi tốc độ sản xuất các sản phẩm mới từ năm 1994. Intel hoàn toàn có khả năng đạt được mục tiêu của chương trình D 2000 về khối lượng sản xuất lớn ngay từ khi thiết kế lần đầu của một bộ vi xử lý, thay vì phải thông qua nhiều ngõ ngách thiết kế để hoàn thiện sản phẩm.

Khả năng rút ngắn thời gian sản xuất nhờ vào công nghệ đã không chỉ ảnh hưởng đến ngành sản xuất hoặc những ngành công nghiệp kỹ thuật cao. Trong ngành xuất bản sách, những công cụ thông tin đã rút ngắn một nửa chu kỳ từ lúc duyệt bản thảo đến khi xuất bản, từ 18 tháng xuống còn 9 tháng.

TẠO RA SỨC MẠNH TẬP THỂ

Mặc dù ngân hàng là ngành kinh doanh sử dụng công nghệ thông tin nhiều nhất, lại là ngành được quy định chặt chẽ nhất, bản thân các ngân hàng vẫn không được coi là nơi có nhiều sáng kiến đổi mới hoặc nhanh chóng tiếp cận thị trường bằng những chương trình hoặc dịch vụ mới. Tuy nhiên, Ngân hàng Banco Bradesco, ngân hàng lớn nhất Brazi với 20 triệu khách hàng, lại là một ngoại lệ đáng lưu ý. Từ khi thành lập, ngân hàng này đã tích cực thực hiện khẩu hiệu “tiếp cận thị trường kịp thời.”

Với gần 2.200 chi nhánh, Banco Bradesco có tài sản cố định trị giá 68,7 triệu đôla để phục vụ 3 triệu khách hàng mỗi ngày. Banco Bradesco là ngân hàng tư nhân đầu tiên ở Brazil sử dụng máy tính vào năm 1962, và cũng là ngân hàng đầu tiên sử dụng máy rút tiền tự động và dịch vụ ngân hàng tại nhà cho khách hàng vào năm 1982. Lịch sử lạm phát ở Brazil đã buộc các ngân hàng phải thường xuyên cập nhật thông tin tài khoản. Thậm chí đến ngày nay, các ngân hàng ở Hoa Kỳ và nhiều quốc gia khác cũng không cập nhật thông tin tài khoản thường xuyên như các ngân hàng Brazil. Bradesco có khi được gọi là “ngân hàng số một Brazil” vì nó sử dụng công nghệ để đưa ra các giải pháp sáng tạo phục vụ khách hàng nhanh hơn bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào.Bradesco không chỉ cung cấp cho khách hàng dịch vụ ngân hàng truyền thống mà còn cung cấp bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến tài chính – tất cả nhằm để giữ chân khách hàng.

Để có thể giữ vững vị trí dẫn đầu, không được phép mất hơn sáu tháng mới có một sáng kiến phục vụ khách hàng, vì vậy Bradesco tập trung vào các chu kỳ phát triển ngắn hạn – chỉ tính theo thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng. Ngân hàng cũng muốn đưa mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ mới đến toàn bộ khách hàng cùng lúc nên đã hoạch định thời gian rất cẩn thận.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp nhỏ, Bradesco triển khai một phần mềm ứng dụng quản lý tiền mặt để giúp họ chi trả hoặc nhận tiền. Hiện nay có khoảng 4.100 doanh nghiệp sử dụng phần mềm này. Đối với một khách hàng khác, Bradesco sử dụng một loại thẻ tiền lương để công nhân có thể lĩnh trực tiếp tiền lương từ máy rút tiền tự động của Bradesco mà không cần có tài khoản ngân hàng. Hiện nay thẻ này được sử dụng ở 1.300 công ty, và nhanh chóng mở rộng ra đến 2.000 công ty với 1 triệu nhân viên.

Bradesco luôn luôn là ngân hàng đầu tiên ra những ứng dụng này để phục vụ khách hàng.

Năm 1996, Banco Bradesco trở thành tổ chức tài chính đầu tiên của Brazil – và là tổ chức thứ năm trên Thế giới – sử dụng Internet để cung cấp dịch vụ ngân hàng. Mùa hè năm 1998, Bradesco trở thành ngân hàng đầu tiên trên thế giới cung cấp dịch vụ ngân hàng qua mạng cho những khách hàng khiếm thị. Một công cụ phát âm sẽ đọc to nội dung trang web cho khách hàng. Đến 1998 Bradesco có khoảng 350.000 trong số 400.000 khách hàng trực tuyến thực hiện các giao dịch qua Internet thay vì qua đường điện thoại cổ điển và con số này tiếp tục gia tăng 12% mỗi tháng. Dịch vụ ngân hàng trực tuyến phát triển ở Brazil nhanh hơn ở bất kỳ quốc gia nào khác. Khách hàng có thể sử dụng được tất cả dịch vụ tài chính thông qua web site BradescoNet của ngân hàng Banco Bradesco.

Ngoài những dịch vụ ngân hàng thường lệ, Bradesco còn tham gia mười chương trình đầu tư khác nhau, kể cả các quỹ tương trợ trên Internet, và hiện đang tham gia với nhiều đối tác để phát triển các điểm giao dịch trên mạng thông qua trang chủ BradescoNet hoặc web site của đối tác. Mỗi công ty đối tác – tính đến cuối năm 1998 là 20 công ty và vẫn còn đang gia tăng – cung cấp một bản danh mục sản phẩm còn Bradesco làm tất cả phần việc còn lại.

Khách hàng chọn sản phẩm họ muốn mua, theo cách vẫn làm trên các cửa hàng trực tuyến khác. Điểm khác biệt là khách hàng trả tiền thông qua một quỹ trực tiếp chuyển từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản của công ty đối tác đó. Vì có sự kết nối trực tiếp với tài khoản của khách hàng, người sử dụng không cần phải khai báo số thẻ tín dụng của mình trên mạng. BradescoNet giúp khách hàng mua bất cứ thứ gì, từ thanh kẹo sôcôla đến điện thoại di động, thanh toán hóa đơn điện thoại và các loại hóa đơn khác hàng tháng, thậm chí có thể đóng phí giao thông.

Một ví dụ điển hình về quyết tâm của Bradesco làm người tiên phong trên thị trường là việc nó tham gia vào kinh doanh trên Internet trong khi nhiều người vẫn còn coi Internet sẽ xóa sổ họ, thì Bradesco đã đi tiên phong khai thác mảnh đất màu mỡ này. Giám đốc phụ trách thông tin Alcino Rodrigues de Assuncao nói, “Chúng tôi vẫn thường nghe các công ty khác, đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực tài chính, than phiền rằng công nghệ tiến bộ đã giúp cho những nhà kinh doanh phi tài chính qua mặt họ trong việc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng. Chúng tôi không lo điều đó. ở Banco Bradesco, chúng tôi thực hiện những bước đi tiên phong. Công nghệ chỉ đe dọa được chúng ta khi nào chúng ta ngồi yên không hành động, để mặc cho người khác sử dụng nó. Nó sẽ giúp đỡ chúng ta nếu chúng ta dùng nó để làm ra những dịch vụ mới, biến ngân hàng thành người trung gian mang đến thêm nhiều lợi ích cho khách hàng.”

Là site thương mại lớn trên Internet đầu tiên ở Brazil, BradescoNet có cơ hội trở thành một site cổng truy cập – truy cập qua site cổng là cách truy cập Internet chủ yếu ở Brazil. Liệu còn cách nào tốt hơn để giữ được khách hàng?

Tuy vậy, công ty vẫn chưa hài lòng và đang tìm cách sử dụng hệ thần kinh kỹ thuật số tốt hơn trong tương lai. Ngày nay, Bradesco thu thập nhiều thông tin về khách hàng thông qua những dịch vụ đơn lẻ như tiết kiệm, thẻ tín dụng, cho vay, bảo hiểm, … Mục tiêu của ngân hàng là thu thập thông tin thông qua tất cả các loại giao dịch đó để lập ra hồ sơ toàn diện về khách hàng. Bằng cách nhắm vào đúng từng đối tượng khách hàng, Bradesco có thể cung cấp dịch vụ chính xác hơn, hoặc cung cấp những dịch vụ mới mà công nghệ hiện đại mang đến cho nó. Ví dụ như thông qua những khách hàng mua bảo hiểm xe cộ, ngân hàng có thể cung cấp dịch vụ cho vay mua xe mà trước đây khách hàng vẫn phải tìm nơi khác.

Đối với những khách hàng lớn, đã từng giao dịch nhiều lần, Bradesco tạo cơ hội cho họ vay với lãi suất thấp.

Các dữ liệu về khách hàng sẽ là những tư liệu quý giá cho ngân hàng. Hồ sơ về mỗi giao dịch tài chính đều được lưu trữ. Ngân hàng có thể tùy nghi thiết kế hệ thống để có thể sử dụng các tư liệu đó theo cách nào có lợi nhất. Bradesco, vốn đã xây dựng được cơ sở hạ tầng dữ liệu xung quanh các ứng dụng theo hệ thống ngành dọc, dự tính sẽ xem xét khả năng mở rộng hoạt động sang các ngành có liên quan để tìm hiểu rõ hơn về các khách hàng sử dụng dịch vụ ngân hàng. Có thể họ sẽ phải mất vài năm mới tổng hợp được tất cả những thông tin khách hàng này, nhưng khi đó họ sẽ có thể nhanh chóng thiết kế và cung cấp nhiều loại dịch vụ hơn cho khách hàng.

CHIẾN THẮNG THỜI GIAN

Có thể không có nơi nào mà chu kỳ sản phẩm bị rút ngắn lại như ngành công nghiệp máy tính, và những thay đổi do thời gian tung ra thị trường bị rút ngắn lại cho thấy ảnh hưởng của nó đối với những ngành công nghiệp khác. Trong tình huống này, một luồng thông tin kỹ thuật số sẽ góp phần giải quyết vấn đề tốt hơn, đồng thời nó còn là một yếu tố cần thiết mang đến thắng lợi.

Chỉ trong vòng vài năm, chu kỳ sản phẩm của máy tính Compaq đã giảm từ 18 tháng xuống còn 12 tháng. Đến cuối năm 1998, họ đã giảm từ 12 tháng xuống còn 6 tháng cho sản phẩm kinh doanh và 4 tháng cho sản phẩm tiêu dùng. Nhưng khi sử dụng hệ thống thông tin cQ, Compaq phải mất 45 ngày mới tổng hợp được thông tin về doanh số bán toàn cầu thành những số liệu thống nhất nhằm để lên kết kế hoạch sản xuất. Khi Compaq có thể thông báo nhu cầu sản xuất của mình cho các nhà cung cấp thì đã quá nửa chu kỳ 4 tháng đối với các sản phẩm quan trọng. Trong một ngành công nghiệp mà yếu tố thời gian chiếm phần quan trọng nhất, công ty phải có những kế hoạch năng động để đủ sức cạnh tranh.

Compaq đưa vào sử dụng một hệ thống hoạch định nguồn lực công ty (enterprise resource planning System – ERP) sử dụng phần mềm SAP làm cơ sở. Trong sản xuất, một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ theo dõi hoạt động hàng ngày của công ty và cung cấp cho các nhà quản lý khả năng kiểm soát khả năng đáp ứng của hệ thống sản xuất. Hệ thống ERP ở Compaq nâng cao khả năng hoạch định sản xuất chính xác của công ty, tận dụng tối đa công suất, giảm lượng hàng tồn kho và xuất hàng đúng hạn.

Compaq khởi đầu dự án ERP cách đây vài năm; khi đó công ty cong có những hệ thống tài chính và hoạch định sản xuất khác nhau ở từng chi nhánh trên khắp thế giới. Ngày nay Compaq áp dụng phần mềm SAP cho tất cả các cơ sở sản xuất, kể cả những cơ sở sáp nhập của Tandem, và ở 39 trong số 46 chi nhánh bán hàng của công ty trên toàn thế giới. Song song đó, Compaq áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất kết hợp khả năng cung ứng, đặt hàng và sản xuất thành một cơ sở dữ liệu thống nhất trên phần mềm SAP.

Sự kết hợp này mang đến cho Compaq sự nhất quán về cơ sở dữ liệu để hoạch định bán hàng và sản xuất. Khi Compaq ứng dụng hệ thống này, họ đã rút ngắn chu kỳ hoạch định từ 45 ngày xuống còn một tuần. Thông thường, họ cũng cần có thông tin bán hàng trong một tuần để có cái nhìn khái quát về thị trường để lập kế hoạch kinh doanh dài hạn. Tuy nhiên, Compaq vẫn tiếp tục tìm cách rút ngắn hơn nữa chu kỳ sản xuất. Hiện nay, công ty đang tiến hành lập chương trình cung ứng vật tư hàng ngày. Chẳng bao lâu nữa, họ sẽ lập chương trình cung ứng vật tư theo từng làm việc tám tiếng và tiến tới chương trình cung ứng vật tư cho mỗi 4 tiếng.

Trong khi rút ngắn chu kỳ hoạch định thường xuyên, Compaq cũng áp dụng hệ thống thời gian thực để có ứng phó với những thay đổi bất ngờ của nhu cầu khách hàng. Sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu, công ty muốn có một hình ảnh riêng biệt ba lần trong một đêm về các thông tin có liên quan đến khả năng cung ứng và tiến bộ thực hiện các đơn đặt hàng – chính xác là vào nửa đêm ở Hoa Kỳ, Âu Châu và Á châu. Nhờ dữ liệu cập nhật theo thời gian thực thay vì dữ liệu cách vài tuần hay vài ngày như trước kia, Compaq muốn biết và ứng biến với những điều bất ngờ, ví dụ như đột nhiên có khách hàng đưa một đơn đặt hàng 7.000 máy tính, và phối hợp với nhà cung cấp để nhận các ngay số linh kiện cần thiết cho đơn đặt hàng đột xuất này.

Để triển khai khả năng ứng biến của công ty theo cách này, Compaq chuyển dần các hệ thống truyền dữ liệu phối hợp điện tử (Electronic Data Exchange – EDI) hiện có sang Internet, sử dụng giao thức và chuẩn mực Internet. Trong khi sự phức tạp của hệ thống EDI ngăn cản khả năng đáp ứng theo từng tuần, giải pháp thương mại điện tử Internet tạo cho công ty khả năng phát triển một khả năng đáp ứng yêu cầu của đối tác theo từng nhân viên kế hoạch của Compaq có thể nhìn thấy cùng lúc trên hệ thống mạng nội bộ mở rộng.

John White, Giám đốc phụ trách thông tin của Compaq trong thời gian hơn 4 năm, trong năm 1998 đã ví công việc lắp đặt hệ thống ERP của công ty như việc thay đổi đôi cánh và động cơ của một chiếc phản lực cơ đang bay. Công ty vừa phải lắp đặt hệ thống mới vừa không được phép làm ngưng trệ hoạt động một giây phút nào. Trong khi Compaq đang thực hiện sự chuyển đổi, doanh thu của họ tăng từ 7 triệu lên 35 triệu và họ mua lại công ty Digital Eqipment Corporation – DEC; công ty này cũng mới bắt đầu việc chuyển đổi sang hệ thống SAP với một phương pháp hơi khác.

White đề nghị một công ty sản xuất thiết lập toàn bộ hệ thống ERP ở một vùng, tính theo khu vực địa lý bán hàng, các công ty vệ tinh hoặc các nhà máy sản xuất. Họ tiến hành thay đổi toàn bộ hệ thống cùng lúc thay vì phải làm gián đoạn công việc nhiều lần để lắp đặt lần lượt các hệ thống cung ứng vật tư, tài chính, sản xuất và hoạch định.

Một công ty có thể sử dụng một trong hai phương pháp ứng dụng ERP. Cách thứ nhất là mua toàn bộ phần mềm từ nhà cung cấp. Điều này sẽ mang đến lợi thế về khả năng tích hợp của hệ thống. Cách thứ hai là mua từng môđun phần mềm tùy theo nhà sản xuất nào cung cấp môđun đó tốt nhất. Các công ty sản xuất hiện nay có xu hướng mua trọn gói phần mềm ERP để hưởng lợi từ khả năng tích hợp của phần mềm đó. Khi có nhiều bộ phận linh kiện được chuẩn hóa nhằm cung cấp thông tin cho doanh nghiệp một cách chính thức, việc sử dụng các môđun khác nhau sẽ khả thi hơn.

Một điều nữa cần lưu ý là bạn muốn sử dụng hệ thống ERP theo những yêu cầu nào. Một số phần mềm cho phép bạn thay đổi tùy theo yêu cầu đến mức khi bạn đã cho hệ thống hoạt động, hệ thống vẫn tiếp tục tự cập nhật. Trong những trường hợp khác, công việc bạn có thể phải khởi động lại mã số để thích hợp với phiên bản mới. Đây là một phần trong cuộc cách mạng về phần mềm linh kiện (chúng tôi sẽ bàn kỹ hơn trong phần phụ lục) để tạo điều kiện dễ dàng cho việc phân chia và bảo trì các môđun tùy chọn mà không cần tốn nhiều thời gian cập nhật khi có phiên bản mới của ERP.

Cả hai lĩnh vực này – sự trao đổi dữ liệu dễ dàng giữa các phần mềm và duy trì các tùy chọn qua nhiều phiên bản phần mềm khác nhau – thể hiện sự hoàn thiện trong quan hệ giữa các nhà cung cấp phần mềm ứng dụng và Microsoft Chúng ta đang cùng nhau tiến đến sự chuẩn hóa trong từng ngành công nghiệp để bảo đảm rằng các công ty có thể tận dụng được tối đa hệ thống ERP của mình và các khoản đầu tư khác có liên quan.

GIA TĂNG CÔNG SUẤT VÀ GIẢM THIẾU THỜI GIAN

Yêu cầu cấp bách để Compaq đạt được mục tiêu xử lý theo thời gian thực là phải có công suất máy tính mạnh hơn. Trong hệ thống máy tính cũ, phải mất từ 8 đến 10 tiếng mới hoàn thành một chu kỳ hoạch định.

Sử dụng hệ thống máy tính cá nhân chất lượng cao, Compaq đã giảm thời gian xuống còn 25 phút. Nhưng để đạt được khả năng phản ứng kịp thời khi có đơn đặt hàng đột xuất, Compaq phải có cơ sở dữ liệu theo thời gian thực thường trong bộ nhớ. Phần mềm dành cho máy chủ mới 64-bit cung cấp khả năng này, cho phép Compaq tính toán trong bộ nhớ vấn đề kinh doanh phức tạp nhất thông qua sự kết hợp của 8.000 đơn vị số, 46 khu vực bán hàng, 6 cơ sở sản xuất chính và 12 trung tâm phân phối.

Những khả năng mới này là ví dụ điển hình cho thấy công nghệ và kinh doanh là hai thành phần không thể tách rời và công nghệ có thể tạo ra những quy trình kinh doanh mới. Không có những bộ xử lý mới mạnh hơn và hệ thống lưu chuyển thông tin kỹ thuật số, Compaq không thể nào rút ngắn chu kỳ kinh doanh của họ. Nếu phải mất từ 8 đến 10 tiếng để xử lý số liệu, và không thể cập nhật hoặc truy cập vào cơ sở dữ liệu trong thời gian đó, làm thế nào hệ thống thông tin của bạn có thể đáp ứng được theo yêu cầu của bạn trong thời đại giao hàng kịp thời này?

Công nghệ xuất bản và đăng ký là một yếu tố quyết định khác cho tương lai của Compaq. Nó là cầu nối giữa ERP và hệ thống hoạch định. Công nghệ xuất bản và đăng ký cho phép công ty trích xuất dữ liệu đáng tin cậy và theo sát thời gian thực. Ngay khi thông tin mới nhất về một đơn đặt hàng hoặc thực tế hàng tồn kho được xác nhận, hệ thống dữ liệu sẽ đưa thông tin này lên một máy chủ và máy chủ sẽ chuyển thông tin này đến máy tính cá nhân của những người cần được thông báo. Công nghệ này tạo cho Compaq khả năng sao chép thông tin cho những người cần biết mà không cần phải tải thông tin từ cơ sở dữ liệu trung tâm.

Hơn nữa, công nghệ xuất bản và đăng ký có thể tổng hợp sự kiện từ máy trạm của những người có liên quan trong một lĩnh vực kinh doanh, kể cả nhà cung cấp trên mạng nội bộ mở rộng. Khách hàng và nhà cung cấp cho Compaq không phải liên tục giám sát site nội bộ để theo dõi những sự thay đổi. Nếu có một đơn đặt hàng được gửi đến, cả khách hàng và nhà cung cấp sẽ được báo động trên máy tính cá nhân của họ.

GIẢM THIẾU THỜI GIAN TIẾP CẬN THỊ TRƯỜNG

Các quy trình kỹ thuật số giúp các doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian tung hàng ra thị trường, mặc dù cũng cần phải có một lượng thời gian và công sức cần thiết cho việc chuyên chở hàng, ông Nicholas Negroponte ở viện Công nghệ Massachusset – MIT – so sánh sự khác biệt giữa sản phẩm vật chất và sản phẩm thông tin trong thời đại kỹ thuật số như sự khác biệt giữa các nguyên tử di chuyển khắp nơi (những sản phẩm vật chất như xe hơi hay máy tính) và các bit di chuyển (các sản phẩm điện tử như phân tích thông tin tài chính và các tin tức trên phương tiện truyền thông). Các nhà sản xuất bit có thể sử dụng Internet để giảm thời gian giao hàng xuống bằng zero. Trong khi đó, những nhà sản xuất nguyên tử vẫn chưa thể rọi chiếu các vật chất qua không gian, nhưng có thể dùng vận tốc bit – tức sự kết hợp kỹ thuật số theo mọi hình thức – để làm giảm thời gian một cách đáng kể. Hầu như toàn bộ thời gian sản xuất một sản phẩm nào đó là dùng để phối hợp công việc thay vì cho công việc sản xuất thật sự. Chính phủ Anh Quốc đã tiến hành điều tra và nhận thấy rằng phải cần ít nhất một năm từ lúc khai thác quặng nhôm từ mỏ lên đến lúc hoàn thành một món đồ tiêu dùng phân phối ở quầy tạp hóa, và hầu như toàn bộ thời gian đó là dùng để chờ đợi ở các khâu thủ tục giấy tờ.

Các hệ thống thông tin tốt có thể làm giảm bớt thời gian chờ đợi và những nhà sản xuất sản phẩm vật chất sẽ nhận thấy rằng dịch vụ trực tuyến – nỗ lực theo định hướng bit đối nghịch với nỗ lực theo định hướng nguyên tử – sẽ là một phần quan trọng của “sản phẩm” và kinh nghiệm khách hàng, tương đương với món hàng hóa vật chất mà họ chuyển giao. Tốc độ giao hàng và giao dịch với khách hàng do Internet tạo ra sẽ nhanh chóng chuyển sản phẩm thành dịch vụ. Các công ty sản xuất ngày nay cần phải tự so sánh, không phải với các đối thủ cạnh tranh mà với những công ty dịch vụ. Những công ty sản xuất hàng hóa cần phải bảo đảm rằng phong cách làm việc trong công ty và cơ sở hạ tầng của họ phải hỗ trợ được cho việc nghiên cứu, phân tích, hợp tác và thực hiện thật nhanh. Đồng thời họ phải coi web site của mình không phải chỉ là một món đồ trang trí, mà ngược lại, nó là một bộ phận cấu thành của việc phát triển và hoàn thiện sản phẩm.

Cuối cùng, vấn đề “tốc độ” quan trọng nhất đối với các công ty là văn hóa. Nó đang làm thay đổi các quan niệm về sự nhanh nhạy trong nội bộ công ty, nhờ đó mọi người đều phải tiến lên. Mọi người đều phải nhận thấy rằng nếu không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, nhưng không phải bằng cách hy sinh chất lượng, thì đối thủ cạnh tranh sẽ làm được. Khi ý chí hòa hợp với hành động, công nghệ kỹ thuật số sẽ tạo điều kiện để có những phản xạ tốt hơn.

Bài học kinh doanh

---

• Cấc doanh nghiệp đang rút ngắn thời gian tung sản phẩm ra thị trường, cho dù đó là doanh nghiệp cung cấp sản phẩm vật chất hay sản phẩm thông tin. Sử dụng kỹ thuật số để tung hàng hóa ra thị trường trước nhất sẽ làm cho bạn vượt lên trên đối thủ cạnh tranh.
• Vấn đề “tốc độ” quan trọng nhất thường không phải là kỹ thuật mà là văn hóa. Nó sẽ thuyết phục mọi người rằng sự tồn vong của công ty tùy thuộc vào việc mọi người có cùng tiến lên phía trước hay không.
• Tiến tới sử dụng một hệ thống ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ tính chính xác và chuẩn mực cần phải có đối với những dữ kiện tài chính.

Chẩn đoán hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn

---

• Bạn có dùng luồng lưu chuyển dữ liệu kỹ thuật số để đạt được sự biến
• đổi nhanh chóng, chất lượng cao và giá cả thấp không?
• Bạn có những kết nối điện tử giữa các nhà sản xuất, cung cấp, bán hàng và các chức năng khác để thu gọn chu kỳ hoạch định không?
• Bạn có hệ thống kỹ thuật số để có thể phản ứng nhanh đối với những thay đổi trong sản xuất chỉ trong vòng một ca sản xuất 8 tiếng không?