Phong cách làm việc với web sử dụng các công cụ và quy trình kỹ thuật số sẽ cho phép các tổ chức và cá nhân định nghĩa lại vai trò của họ. Công nghệ web có nghĩa là mỗi công ty, trong nhiều dự án, có thể tạo ra quan hệ đối tác trên web và thực hiện phương pháp làm việc “phim trường” trong một xu hướng chung nhằm tiến đến những lực lượng lao động nội bộ công ty nhỏ hơn. Những công ty lớn sẽ dùng phương thức làm việc với web để thực hiện những công việc cơ bản tốt hơn. Những công ty nhỏ sẽ có thể đấu thầu những hợp đồng lớn mà trước đây họ không được tham dự. Web cho người lao động nhiều cơ hội hơn và lực lượng lao động tự do sẽ gia tăng. Người công nhân sẽ chuyển từ vai trò một đinh ốc thành những người có trách nhiệm và có thể là những nhân viên tự do. Phương thức làm việc với web sẽ xóa nhòa các giới hạn về biên giới địa lý.

“Sự kết nối mang đến cho bạn sự độc lập và ngược lại, sự độc lập lại cổ vũ cho sự kết nối”.

STAN DAVIS và CHRISTOPHER MEYER

Blur: tốc độ thay đổi trong nền kinh tế nối kết

Luồng thông tin kỹ thuật số làm thay đổi cách thức làm việc của con người và các tổ chức và thay đổi cả cách thức kinh doanh thương mại giữa các tổ chức. Công nghệ Internet cũng sẽ thay đổi ranh giới của tất cả tổ chức lớn nhỏ. Trong khi thay đổi các ranh giới đó, “phong cách lao động với web” sử dụng công cụ và quy trình kỹ thuật số và tạo điều kiện cho các tổ chức và cá nhân xác định lại vai trò của mình.

Một công ty có thể sử dụng Internet để làm việc liên tục với những người chuyên nghiệp như luật sư và nhân viên kế toán là người “ngoài” công ty với tư cách chuyên viên cố vấn thay vì nhân viên chính thức. Một nguyên tắc tái thiết kế quan trọng là các công ty phải tập trung vào năng lực chủ yếu của chính mình và loại bỏ các yếu tố khác. Internet cho phép công ty tập trung khả năng nhiều hơn trước đây bằng cách thay đổi phương thức làm việc của nhân viên trong công ty và những yếu tố bên ngoài công ty trong vai trò phụ tá, tư vấn hay đối tác. Năng lực chủ yếu của chúng tôi tại Microsoft là tạo ra những sản phẩm phần mềm chất lượng cao, cộng tác với các công ty phần mềm khác, và cung cấp dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. Chúng tôi loại bỏ một số công việc không thuộc vào loại này, từ khâu hỗ trợ tại chỗ cho nhân viên đến làm ra sản phẩm cụ thể cho những phần mềm trọn gói của chúng tôi.

Phong cách lao động với web tạo điều kiện cho chúng tôi đối phó tốt hơn với những yêu cầu bất ngờ. Vì khi bạn cần phải có chuyên môn trong một lĩnh vực nào đó nhưng không có được, bạn sẽ cần đến một đội ngũ nhân viên linh động để đối phó với những tình huống bất trắc. Internet có nghĩa là ngày càng có nhiều công ty áp dụng phương thức “trường quay” để điều hành những phần chính trong công việc kinh doanh. Những trường quay lớn ở Hollywood có những nhân viên làm việc cả ngày đêm để xử lý tài chính, tiếp thị và phân phối các dự án đang được tiến hành, nhưng công việc chính là sáng tác, tức đội ngũ làm phim thật sự, thì không có bao nhiêu người. Khi cần làm một bộ phim, đạo diễn sẽ quy tụ một số người và sẽ giải tán họ khi phim đã làm xong. Tất cả mọi người, từ đạo diễn đến diễn viên, chuyên viên điện ảnh và các chuyên viên chủ chốt khác đều chuyển qua các dự án khác.

Công nghệ web cho phép triển khai nhiều dự án theo kiểu công việc trường quay. Một chủ dự án muốn quy tụ một đội ngũ nhân viên có thể lên mạng, mô tả dự án, và tuyển mộ những người thích hợp nhất. Những người nào hoặc tổ chức nào có các kỹ năng thích hợp có thể bày tỏ ý thích của mình và người chủ dự án có thể tuyển mộ được một đội ngũ nhân viên rất nhanh. Những người tìm việc sẽ có nhiều cơ hội có việc làm phù hợp ý thích và nhu cầu của mình – ví dụ như khi họ có tài năng chuyên môn đặc biệt nào đó hay khi họ chỉ muốn làm việc một thời gian nào đó thôi. Web có thể làm trung gian với bộ phận tuyển dụng nhân lực cho dự án một cách có hiệu quả hơn hình thức tuyển dụng theo kiểu truyền thống.

Mặc dù có sự xuất hiện của những ranh giới mới linh động hơn, những công ty lớn vẫn chưa tự kiến thiết thành những công ty làm việc theo từng dự án. Họ cần phải vượt trội lên trong việc thực hiện những khả năng chuyên môn của họ. Những công ty lớn vẫn tiếp tục cân đối công việc như trước đây – chỉ có điều là họ tận dụng công nghệ để làm việc hiệu quả hơn mà thôi. Mỗi công ty sẽ phải tìm tời thử nghiệm để xác định qui mô và cơ cấu tổ chức thích hợp, mặc dù xu thế vượt trội sẽ làm giảm quy mô tổng thể của công ty.

Đối với Microsoft, giảm nhân sự là phương thức kiềm chế sự mở rộng đội ngũ nhân viên và giảm tổng chi phí điều hành nhưng không làm giảm sự phát triển của nhân viên. Phong cách làm việc với web, trong đó mỗi cộng tác viên cũng như mỗi công ty phải tự tổ chức một cách tối ưu, cho phép chúng tôi phát triển mạnh đối tác điện tử và tôi hy vọng rằng sẽ góp phần hạn chế sự bành trướng sang các lĩnh vực sai lầm và trở nên kém hiệu quả do chi phí điều hành quá cao.

Các công ty có quy mô vừa và nhỏ có thể tận dụng lợi thế của web là có khả năng thay đổi ranh giới nhanh chóng để mở rộng hoạt động mà không cần tuyển dụng thêm nhân viên hay mở thêm cơ sở. Một công ty nhỏ với khả năng chuyên môn thích hợp có thể đấu thầu và nhận hợp đồng sản xuất một bộ phim, thực hiện một hợp đồng xây dựng hoặc một chiến dịch quảng cáo. Bằng cách huy động nhanh các công ty khác và các nhân viên chuyên nghiệp, công ty đó có thể hoạt động như một công ty lớn để tính toán dự án theo phương thức có lợi nhất. Vì công ty có thể giải tán đội ngũ nhân viên ngay khi kết thúc dự án, nên có thể quản lý nguồn nhân lực mà không phải nuôi nỗi đội ngũ nhân viên hành chính. Những công ty nhỏ hơn có thể dùng web để làm việc mà không cần một đội ngũ nhân viên thường xuyên.

THAY ĐỔI PHONG CÁCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

Trong các công ty dù lớn hay nhỏ, vẫn có một số nhân viên lo lắng về tương lai khi web trở nên phổ biến. Họ cho rằng nếu như áp dụng công nghệ web để tái cơ cấu công ty, họ sẽ mất việc. Nếu không phải thế thì việc tái cơ cấu tại công ty chỉ là chiêu bài biện minh cho việc sa thải nhân viên. Khi một công ty thu nhỏ quy mô sản xuất, nó sẽ phải sa thải nhân viên. Khi công ty sử dụng nguồn lực bên ngoài, công việc sẽ di chuyển. Mục tiêu của việc di chuyển không phải là giảm bớt việc làm, mà là để chuyển bớt trách nhiệm cho các chuyên gia bên ngoài công ty; như vậy sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho nhiều công ty, trong đó có cả Microsoft. Ví dụ như một công ty có thể thuê một công ty bên ngoài lắp đặt và hỗ trợ kỹ thuật máy tính. Họ sẽ làm việc tốt hơn vì có chuyên môn và thông thường chúng ta có thể đấu thầu để chọn giá tốt nhất.

Những nhân viên nào lo sợ trước viễn cảnh mất việc vì công ty sử dụng nguồn lực bên ngoài thường hay nghĩ rằng việc làm phải thuộc về “bên trong”, không phải “bên ngoài” công ty. Khi công ty tái cơ cấu tổ chức, sẽ có một số người bị thuyên chuyển.

Dù nỗi lo đó là hoàn toàn chính đáng, nhiều nhân viên cũng nhận ra rằng sự thay đổi biên độ là cơ hội để tự xác định lại công việc của mình theo ý muốn và để làm việc cho một tổ chức có quy mô và phong cách thích hợp với họ. Hoặc họ có thể nhân cơ hội thay đổi lớn này để thành lập doanh nghiệp của riêng mình. Cách đây không lâu, một nhà báo được tự do tìm hiểu kỹ cách huy động nguồn nhân lực bên ngoài công ty của Microsoft và nhận ra một cơ hội cho mình. Hiện nay người này quản lý một công ty nhỏ có khoảng mười nhân viên chuyên cung cấp dịch vụ viết lách và Microsoft đang dùng thì giờ để chỉ đạo công việc phải làm thay vì quản lý một nhóm nhân viên chuyên công việc viết lách cho nhiều người khác nhau. Nói chung những thay đổi trong cơ cấu tổ chức sẽ tạo điều kiện cho nhân viên giỏi phát huy năng lực của mình.

Phong cách làm việc với web đặc biệt thích hợp cho các nghề như luật sư, kế toán, kỹ sư, bác sĩ vì họ thường làm việc độc lập hoặc theo từng nhóm nhỏ. Một trong những lý do các nhân viên chuyên nghiệp thường tập trung thành công ty là để dễ dàng hợp sức đối phó với những nhu cầu thường xuyên thay đổi của khách hàng. Hiện nay, thay vì phải tụ lại thành nhóm để bảo đảm thực hiện công việc, họ có thể chọn con đường làm việc độc lập và dùng Internet để tìm khách hàng. Luật pháp và tập quán sẽ làm hạn chế bớt quy mô của những thay đổi này. ở nhiều quốc gia, bác sĩ và luật sư thường bị hạn chế trong việc tìm kiếm khách hàng. Nhưng ngay cả khi họ không thể tiếp xúc trực tiếp với bệnh nhân hoặc khách hàng, họ vẫn có thể làm việc độc lập và nhận việc làm ở các công ty muốn dùng người bên ngoài.

Nhờ có web, không chỉ có những vận động viên thể thao, nghệ sĩ, diễn viên hay những ngành nghề mang tính chuyên môn và sáng tạo mới hành nghề tự do. Khả năng này mở rộng cho mọi người thuộc giới nhân viên tri thức. Đã có tổ chức tập hợp của người làm nghề tự do, bao gồm những người tự làm chủ, nhà thầu độc lập, và nhân viên thời vụ ở các công ty; riêng ở Hoa Kỳ đã có đến 25 triệu người. Một ích lợi của việc hành nghề tự do là đa dạng hóa. Khi bạn làm việc cho nhiều nơi cùng lúc, xác suất thất nghiệp sẽ thấp đi.

Phong cách làm việc với web làm giảm bớt giới hạn địa lý

---

Trước khi có web, người nhân viên bị hạn chế trong phạm vi địa lý. Nếu cư ngụ tại Greenwood tiểu bang Arkansas, hay Aiken ở South Calitornia, bạn không thể làm việc ở một công ty phù hợp với khả năng chuyên môn của bạn nhất. Nếu muốn làm việc cho một công ty lớn, điều kiện tiên quyết là phải sống gần công ty đó.

Những giới hạn đó đã thay đổi cùng với sự ra đời của công nghệ web. Chỉ trong vòng vài năm nữa công nghệ viễn thông sẽ trở nên phổ biến và bản chất của nó cũng sẽ thay đổi. Ngày nay, người ta có thể làm việc mà không cần có mặt tại công ty – ví dụ như trong công việc viết sách báo hoặc phân tích. E- mail và điện thoại cho phép người ta thực hiện một số giao dịch với đồng nghiệp hoặc khách hàng, nhưng hầu hết cấc công việc thực hiện từ xa chỉ là công việc dành cho một người. Trong tương lai, hội nghị diễn đàn và những công nghệ cho phép kết hợp các tài liệu bằng phương pháp điện tử, cùng với sự kết hợp giữa máy tính và điện thoại sẽ tạo ra sự hiện diện từ xa tại các văn phòng. Những điều này tuy ngày nay chưa có nhưng trong một tương lai không xa sẽ trở nên vô cùng phổ biến. Những công nghệ này đã loại bỏ biên giới địa lý trong công việc. Một số công ty phần mềm tại Ấn Độ đã thực hiện được công việc hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng tại Hoa Kỳ. Lợi dụng sự chênh lệch múi giờ, họ tiến hành xử lý kỹ thuật khi Hoa Kỳ còn đang ngủ và đưa ra giải pháp ngay đầu giờ làm việc sáng hôm sau theo giờ Hoa Kỳ. Cách đây không lâu, hai sinh viên Đan Mạch chuyên ngành tin học đang làm việc tại trụ sở của Microsoft ở Redmond, Washington, trở thành thí sinh đầu tiên trong lịch sử thi vấn đáp xuyên Đại Tây Dương qua Internet và nhận văn bằng cử nhân. Bằng cách dùng máy tính cá nhân để có thể hiện diện từ xa trước mặt các giám khảo ở Đan Mạch, hai sinh viên này có thể ở lại Hoa Kỳ lâu hơn và tiếp tục các khóa huấn luyện của họ.

Phần mềm NetMeeting, công nghệ thông tin qua máy tính cá nhân mà hai sinh viên này sử dụng, có những ứng dụng to lớn trong công nghệ viễn thông. Pythia, một công ty phần mềm nhỏ ở Indiana chuyên làm phần mềm cho ngành lập pháp, sử dụng NetMeeting làm một phần trong sản phẩm của họ. Đa số các khách hàng và kỹ sư hỗ trợ phần mềm cho Pythia sống tại Hoa Kỳ, nhưng các kỹ sư chính sống tại Hy Lạp. Họ dùng công nghệ điện thoại Internet để thảo luận các yêu cầu của sản phẩm phần mềm. Mỗi bên đều dùng màn hình máy tính cá nhân để làm bản vẽ các biểu đồ và thậm chí ghi các bộ mã.

Web sẽ tạo cơ hội bình đẳng cho mọi người có năng lực trên khắp thế giới. Ngày nay, nếu bạn muốn biết thu nhập của một người nào mà không tiện hỏi thẳng, thì có thể dùng một câu hỏi lịch sự hơn, “Anh đang sống ở đâu vậy?” Lý do đơn giản để hỏi như vậy là thu nhập giữa các quốc gia chênh lệch nhau rất nhiều. Hai mươi năm nữa thôi, nếu muốn biết thu nhập của người nào, ta phải hỏi, “Trình độ học vấn của anh đến đâu?”

Gates nói với người Nga rằng Internet sẽ nối kết họ với toàn thế giới:

“Người ta không cần thay đổi chỗ ở để có thể tìm việc làm ở bất kỳ nơi đâu trên toàn thế giới. Đây là điều hoàn toàn ngược lại với chảy máu chất xám. Có thể gọi đây là “giữ gìn chất xám”, nhưng đồng thời tạo ra những cơ hội tuyệt vời để những người có khả năng, có trình độ tìm được công việc thích hợp. Và nước Nga có rất nhiều người như thể”.

BILL GATES – 1997

Cũng không phải ai cũng muốn chọn con đường hành nghề tự do. Nhiều người vẫn muốn làm việc cho những công ty lớn. Họ muốn làm thành viên của một công ty, làm việc trong những dự án dài hạn, và quan hệ bền vững với con người và quen thuộc với phong cách làm việc ở một nơi chắc chắn. Họ đầu tư vào sự nghiệp của mình và công ty cũng góp phần đầu tư vào họ. Rất nhiều công việc hấp dẫn trong công ty, ví dụ như kỹ sư phần mềm ở Microsoft, thuộc vào những lĩnh vực chính yếu, không thể thuê người ngoài. Đa phần các công ty, kể cả Microsoft, đều cố gắng thu hút nhân viên giỏi về làm việc lâu dài cho họ. Nhiều nhà sản xuất và nghiên cứu cộng tác với Microsoft vì họ nhìn thấy cơ hội làm cả những phần mềm hoặc thiết kế những công nghệ sẽ được hàng triệu người sử dụng. Cũng như các nghệ sĩ, họ muốn sản phẩm của mình đến được với quảng đại quần chúng.

Những người muốn làm việc cho công ty lớn và những người muốn làm việc riêng lẻ cũng sẽ tìm được cơ hội cho mình. Phong cách làm việc với web tạo điều kiện dễ dàng cho những người có kỹ năng, tay nghề nhưng không thể hoặc không muốn làm việc theo giờ hành chính. Vì họ có thể tìm được nhiều công việc hơn trên Internet và làm việc từ xa, những người này sẽ có cơ hội mới, và xã hội sẽ cơ lợi nhiều hơn nếu sử dụng được nguồn lao động dồi dào này. Những công nhân tri thức sẽ sống ở bất cứ nơi đâu họ muốn và cơ cấu công việc theo ý thích để có thể tiếp tục đóng góp cho công ty mà họ làm việc. Theo phong cách làm việc với web, nhân viên có thể tận dụng tối đa sự tự do mà web mang lại và tự do chọn lựa phương thức làm việc.

Với tư cách là người lãnh đạo doanh nghiệp, bạn cần phải xem xét kỹ khả năng chuyên môn của công ty mình. Cân nhắc lại cấc lĩnh vực mà công ty của bạn không trực tiếp làm và xem xét khả năng dùng web để thuê người ngoài làm. Hãy giao một công ty khác trách nhiệm quản lý loại công việc đó và sử dụng công nghệ viễn thông hiện đại để làm việc trực tiếp với nhân viên đang làm việc – nói một cách chính xác, họ là đối tác thay vì là nhân viên như trước kia. Đồng thời cũng phải xem lại trường hợp những nhân viên có tay nghề, kinh nghiệm nhưng không muốn làm việc trọn giờ. Những công cụ liên lạc tốt hơn cho phép bạn tiếp tục tận dụng tài năng của họ mà không cần họ phải có mặt. Trong tương lai, sự cạnh tranh để tìm người giỏi giữa các công ty sẽ còn quyết liệt hơn. Những công ty nào tạo được sự linh động trong công việc của nhân viên sẽ có nhiều cơ may thành công hơn.

Bài học kinh doanh

---

• Web xác định lại ranh giới giữa các tổ chức với nhau cũng như giữa nhân viên và tổ chức. Nó cho phép công ty tái cơ cấu tổ chức để hoạt động có hiệu quả hơn.
• Phong cách làm việc với web giúp cho nhân viên liên lạc từ xa và cộng tác với những nhân viên hoặc đối tác ở nơi khác.
• Web tạo điều kiện cho các công ty lớn có vẻ như nhỏ hơn và linh động hơn, đồng thời những công ty nhỏ lớn hơn và hiệu quả hơn.

Chẩn đoán hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn

---

• Hệ thống kỹ thuật số của bạn có cho phép bạn làm việc liên tục với các nhân viên chuyên nghiệp như luật sư hay kế toán ở bên ngoài công ty hay không?
• Các hệ thống kỹ thuật số có giúp bạn tập trung vào những khả năng chính của công ty và giảm thiểu những điều còn lại không?
• Hệ thống kỹ thuật số có giúp bạn cân đối công việc hiệu quả hơn không?