Có một phương thức kinh doanh mới đó là dựa vào thông tin di động. Hãy tạo thêm sức mạnh cho từng cá nhân bằng công nghệ mới. Hãy thực hiện kỹ thuật số hóa toàn  bộ. Hãy nắm bắt lấy thời đại kỹ thuật số.

“Bất kỳ lúc nào có thay đổi thì cơ hội sẽ xuất hiện. Vì vậy điều quan trọng là một tổ chức cần phải được tiếp thêm sinh lực thay vì bị làm cho tê liệt.”

JACK WELCH

Tổng Giám Đốc General Electric

Khách hàng là những người được lợi đầu tiên từ hiệu quả tích cực của nền công nghệ thông tin, và những lợi ích này sẽ còn tăng thêm khi nền kinh tế được kỹ thuật số hóa nhiều hơn nữa. Người được lợi khác là những doanh nghiệp khi các nhà lãnh đạo tận dụng phương pháp kỹ thuật số và xây dựng các giải pháp tiến bộ nhanh hơn sự cạnh tranh. Những giải pháp được nêu bật trong quyển sách này là kết quả của tinh thần lãnh đạo cũng như tầm nhìn rộng của các nhà kinh doanh đã mang công nghệ thông tin vào công việc của mình. Vì công nghệ kỹ thuật sẽ thay đổi phương thức làm việc với khách hàng và không đời hỏi công việc xử lý dữ liệu tại văn phòng, nên tổng giám đốc điều hành (CEO – Chief Executive Officer) phải là người tiên phong tích cực hơn nữa.

Những nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công sẽ tận dụng phương thức mới để thực hiện kinh doanh, một đường lối dựa trên tốc độ ngày càng tăng dần của thông tin. Phương thức mới ở đây không phải là áp dụng công nghệ kỹ thuật vì lợi ích của chính nó, mà là sử dụng công nghệ để định hình lại cách hoạt động của các công ty. Để tận dụng được toàn bộ tiện ích của công nghệ kỹ thuật, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ hợp lý hóa và hiện đại hóa các quy trình và tổ chức của mình. Mục đích của việc này là tạo cho doanh nghiệp khả năng phản ứng gần như tức thời và làm cho tư duy chiến lược trở thành một quy trình thường xuyên – không phải là một công việc nào đó được thực hiện mỗi 12 cho đến 18 tháng tách rời khỏi hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Đầu tư vào kỹ thuật công nghệ có nghĩa là cung cấp thông tin tốt hơn cho mọi nhân viên, những người sẽ sử dụng nó. Nhân viên tri thức chính là trí lực của công ty. Nếu bị tách khỏi các dữ liệu quan trọng của công ty, làm thế nào họ có thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình, làm sao họ có thể được hỗ trợ? Bạn có thể trao cho mọi người trách nhiệm và quyền hạn, nhưng nếu không có thông tin thì họ sẽ bị vô hiệu hóa. Kiến thức và thông tin chính là công cụ mạnh mẽ nhất.

Nếu thông tin về hệ thống sản xuất, các vấn đề về sản phẩm, khủng hoảng khách hàng, cơ hội, thâm hụt doanh số, và những tin tức kinh doanh quan trọng khác được thông qua tổ chức trong vòng vài phút thay vì vài ngày, và nếu những ai có trách nhiệm có thể giải quyết vấn đề trong vòng vài giờ thay vì vài ngày, lẽ tất nhiên doanh nghiệp đó sẽ đạt được một lợi thế vô cùng to lớn. Việc cơ cấu lại các quy trình sẽ luôn quan trọng hơn nhiều so với bất kỳ thay đổi nào khác từ khi công nghệ sản xuất hàng loạt ra đời.

Mọi công ty đều có thể dẫn đầu hoặc đi theo các xu hướng kỹ thuật số đang nổi lên. Các công ty được đề cập đến trong quyển sách này đã quyết định trở thành những người đi tiên phong. Tất cả các công ty này đều thuộc về những ngành kinh doanh khó khăn và phải cạnh tranh gay gắt với nhiều đối thủ quyết liệt khác. Mạng Internet hiện đang xác định lại những ngành kinh doanh của họ trong thời điểm thực tế. Chiến thắng không có nghĩa gì đối với họ.

Họ đã thấy rằng luồng lưu chuyển thông tin kỹ thuật số và việc hỗ trợ cho các nhân viên của mình là một phần của thành công và giữ vững được lợi thế cạnh tranh.

MỞ CỬA TRÊN PHƯƠNG DIỆN KỸ THUẬT SỐ

Thuật ngữ này nghe có vẻ mới lạ, nhưng thật ra “quy trình kỹ thuật số” là cụm từ đề cập đến sự trao quyền cho từng cá nhân. Tạo cho nhân viên động cơ thực hiện trách nhiệm của mình không phải là một vấn đề thuộc về cơ cấu tổ chức mà là vấn đề thái độ tổ chức. Cho dù chúng tôi cố gắng hạn chế vấn đề cấp bậc trong công ty và các cấp truyền tin giao tiếp ngắn Microsoft vẫn có một biểu đồ tổ chức khá là truyền thống. Tôi cho rằng chính sách mở cửa sẽ quan trọng hơn là một cấu trúc không có thứ bậc. Công cụ kỹ thuật số là phương thức tốt nhất để mở cửa và tăng thêm tính uyển chuyển, linh hoạt. Tùy theo nhu cầu hoặc trường hợp khẩn cấp, thông tin sẽ được di chuyển qua một chuỗi lệnh hoặc chuyển ngay lên cấp trên, đến một cá nhân, nhóm người nào đó, hoặc đến bất kỳ ai ở đâu đó hoặc đến với tất cả mọi người trên thế giới.

Sự tin tưởng vào việc trao quyền cho nhân viên là chìa khóa để tận dụng hệ thần kinh kỹ thuật số. Chính những nhân viên tri thức và các nhà quản trị kinh doanh là người được lợi từ thông tin, không chỉ riêng ban lãnh đạo cao cấp. Khi nhân viên có được công cụ tốt mang đến những kết quả tốt hơn, họ sẽ yêu cầu nhiều hơn. Đó lại là một chu kỳ khả quan khác.

Dù bạn tổ chức công ty hoặc thúc đẩy các nhân viên của mình dưới hình thức nào đi nữa thì bạn cũng sẽ thấy một điều vô cùng rõ ràng: Bạn không thể quản lý hoàn toàn một công ty từ trung tâm. Một cá nhân hoặc ủy ban đơn lẻ không thể nào kiểm soát mọi vấn đề trong mọi chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh. Các nhà lãnh đạo cần phải vạch ra chiến lược và đường lối cũng như trang bị công cụ cho nhân viên của mình để họ có thể thu thập thông tin và hiểu biết thông suốt mọi điều trên toàn thế giới. Nhà lãnh đạo không nên cố gắng đưa ra mọi quyết định. Những công tỵ nào cố “quản lý sát sao” để chỉ đạo từng hoạt động, từng công việc từ trung tâm tuyệt đối sẽ không thể nào chuyển động nhanh đủ để bắt kịp tiến độ của nền kinh tế mới.

Trong kinh doanh, sự tranh luận giữa lãnh đạo và nhân viên chính là sự khác biệt giữa thuyết X dạng cổ điển – cho rằng nhân viên thì lười biếng và cần phải được đốc thúc – với thuyết Y – nêu rằng nhân viên đầy óc sáng tạo và nên được giao trách nhiệm. Quy trình kỹ thuật số ủng hộ việc công nhận nhân viên là những người có thể và sẽ làm việc nhiều hơn nếu được yêu cầu, được trao quyền và được khuyến khích tư duy cũng như hành động.

Cuộc chiến giữa hai phe không phải là một vấn đề trừu tượng. Sự chọn lựa một trong hai sẽ ảnh hưởng đến dự tính, thiết kế của công ty và hệ thống. Mô hình tàu con thoi không gian có người lái đầu tiên của Hoa Kỳ đã gây sốc đối với các phi hành gia vũ trụ đầu tiên từ nhiều năm trước vì không có các hệ thống hướng dẫn sử dụng. Các nhà khao học NASA đã giải thích: Không phải lo, hệ thống tự động sẽ lái con tàu vũ trụ. Những phi hành gia vũ trụ Hoa Kỳ, giống như những chú khỉ trước họ, chỉ đi chơi theo chuyến bay mà thôi. Các phi hành gia cảm thấy do dự. Tất cả những phi công thử nghiệm và chiến binh kỳ cựu đều biết quá rõ ràng các hệ thống hàng không “cao cấp” thường sẽ bị hỏng trong những điều kiện bất lợi. Các phi hành gia đã thắng, họ giành được quyền cầm lái và kính viễn vọng cần để điều khiển phi thuyền bằng tay. Trong một số chuyến bay – gồm những sứ mệnh trong quỹ đạo và lần đầu tiên đặt chân lên mặt trăng – chính hệ thống nội bộ và kỹ năng của người phi công đã mang các phi hành gia trở về an toàn khi hệ thống điều khiển từ trung tâm được lập trình trước đó đã bị hỏng.

Vấn đề không phải là các hệ thống máy tính ban sơ thời đó có thể bay nhanh hơn các phi công bằng xương bằng thịt hay không. Ngày nay máy bay và tàu vũ trụ với khả năng vận hành cao đều sử dụng rộng rãi công nghệ máy tính để mở rộng khả năng của con người khi bay vào những môi trường khắc nghiệt, vấn đề là có ai đó “ở trung tâm” và không theo sát những tình huống thực tế có thể dự đoán được tất cả mọi việc sẽ thay đổi hoặc dẫn đến mất bình tĩnh hay không – cho dù đó là trong không gian hoặc tại văn phòng kinh doanh.

Việc trao quyền cho các nhân viên đòi hỏi phải có sẵn những máy móc thông minh dành cho họ. Một hệ thống được xây dựng trên khái niệm về máy tính “trung tâm” đối với “cá nhân” là không đủ đối với nhân lực luôn di động và mở rộng. Một hệ thống như thế cũng sẽ đại diện cho quan điểm chống đối của người lao động. Nó nói lên rằng nhân viên vẫn còn là những bánh răng trong thời đại công nghiệp, rằng họ sẽ thực hiện công việc một cách nhàm chán, những công việc đơn điệu và không nên vượt ra ngoài phạm vi công việc của mình – công cụ, thật ra, sẽ ngăn cản không cho họ vượt ra ngoài phạm vi công việc.

Có được những công cụ quản lý hệ thống phân quyền là một điều tốt, nhưng quan niệm về việc xác định trước những hoạt động của nhân viên tri thức từ trung tâm là một điều phản tác dụng. Những công cụ kỹ thuật số nên kích thích tính sáng tạo và năng suất của nhân viên. Dù cho cấp trên đã hướng dẫn, chỉ đạo lúc ban đầu như thế nào đi nữa, các nhân viên tri thức cũng cần đến công cụ để khám phá, hợp tác và thực hiện sửa chữa thiếu sót trước những thay đổi trong công việc của mình. Nhân viên được trang bị công cụ kỹ thuật số sẽ có khả năng hạn chế việc một số ít các công ty trong một ngành kinh doanh tách khỏi cộng đồng của mình.

XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG HỖN LOẠN ĐỊNH KỲ

Rất nhiều bộ phận kinh doanh có thể được phát triển nhờ vào các hệ thống kỹ thuật số mà phải mất khoảng vài năm mới có thể phát triển tối đa mỗi bộ phận riêng biệt. Mỗi bit dữ liệu trong một công ty nên được số hoá và có thể phận truy cập một cách dễ dàng. Các dữ liệu này sẽ bao gồm mọi tài liệu, hồ sơ, thư điện tử và trang web. Mọi quy trình xử lý nội bộ đều nên được số hóa và tích hợp với mọi quy trình khác. Ví dụ, một ý kiến thống nhất về một khách hàng nào đó phải ghi lại đầy đủ mọi giao dịch kinh doanh có liên quan đến khách hàng đó. Mọi giao dịch với các đối tác và khách hàng cũng nên được kỹ thuật số. Bạn nên cho các khách hàng và đối tác kinh doanh của mình quyền được truy xuất vào mọi bit dữ liệu thích hợp với họ, và ngược lại.

Những thời kỳ kinh tế trước đây đã được đánh dấu bằng những khoảng thời gian ổn định theo sau bởi những khoảng thời gian ngắn của thay đổi do tiến độ của công nghiệp. Những người ủng hộ thuyết tiến hoá gọi hiện tượng tiến là Sự thăng bằng định kỳ (punctuated equilibrium). Ngày nay tác động mạnh mẽ của thông tin kỹ thuật số đang tạo ra một môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi. Những người ủng hộ thuyết tiến hóa gọi hiện tượng này là Sự hỗn loạn định kỳ (punctuated chaos) – nghĩa là sự biến chuyển không ngừng được đánh dấu bởi những khoảng thời gian nghỉ ngắn. Nhịp độ của thay đổi đôi khi bị xáo trộn.

Cuộc khủng khoảng kinh tế Châu Á vào năm 1998 là một ví dụ về sự thay đổi của dòng thông tin kỹ thuật số trên thế giới. Cách đây một thế hệ, sự phát triển thịnh vượng hoặc sự sụp đổ tại bất kỳ thị trường tài chánh nào – thị trường chứng khoán hay thị trường tiền tệ – cũng phải mất hàng tuần hoặc hàng tháng mới lan rộng ra trên toàn thế giới. Ngày nay những tham gia trong các thị trường này đều được kết nối toàn bộ theo công nghệ kỹ thuật số. Bất kỳ sự suy thoái hay phát triển nào trong một thị trường trọng yếu đều ảnh hưởng trong một sớm một chiều đến các thị trường khác. Các doanh nghiệp phải phản ứng thật nhanh nhạy trước những thay đổi tiền tệ, những rủi ro tín dụng mới và những định giá mới. Các quyết định do doanh nghiệp phải ứng thật nhanh nhạy trước những thay đổi tiền tệ, những rủi ro tín dụng mới và những định giá mới. Các quyết định do doanh nghiệp đưa ra phải chuyển động theo nhịp độ của những thị trường điện tử. Một số công ty đã rất nhanh nhẹn trong việc phản ứng, đối phó lại với những thay đổi này, và cũng có những công ty chỉ mới theo dõi mà thôi. Khi tất cả đã được tuyên bố và thực hiện, những công ty nào đã chuyển dịch nhanh chóng – ví dụ như cẩn thận mua tài sản đã được chọn lựa khi giá hạ – sẽ là những công ty thành công nhất. Họ đã phải hành động nhanh không chỉ để điều chỉnh công việc kinh doanh của mình mà còn để nắm bắt được những cơ hội mới.

Những kết nối kỹ thuật số tương tự sẽ sớm xuất hiện trên tất cả thị trường. Thế giới kỹ thuật số không chỉ bắt buộc các công ty phải phản ứng trước những thay đổi mà còn trang bị cho họ những công cụ mà nhờ đó họ có thể thành công. Công nghệ thông tin là con đường duy nhất để có được những phản ứng nhanh chóng liên kết được chiến lược kinh doanh và phản ứng thuộc về tổ chức.

Ngày nay các doanh nghiệp Hoa Kỳ đều vượt trội hơn những doanh nghiệp ở các quốc gia khác trong việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số. Có nhiều lý do để giải thích điều này, trong đó có thể kể đến khả năng chịu rủi ro, biết trao quyền cho cá nhân và khả năng chuyển dịch lao động. Các phương tiện truyền thông chi phí thấp và một thị trường lớn đồng bộ cũng có tác dụng tốt. Vì luôn luôn có khả năng bắt kịp nên các công ty của Mỹ đều không cần thiết phải có sự lãnh đạo thường xuyên. Mọi quốc gia đều cần phải học những bài học thực tiễn tốt nhất ở khắp nơi trên toàn thế giới.

Có rất nhiều vị lãnh đạo doanh nghiệp mà tôi đã gặp bên ngoài quốc gia Hoa Kỳ đều biết rằng họ cần phải thích nghi và làm theo phương pháp tiếp cận kỹ thuật số. Trong một số trường hợp họ đã bị đẩy lùi vì thiếu những kết nối tốc độ cao ngay tại đất nước mình và có lúc đó họ gặp trở ngại vì thiếu phát kiến của các sinh viên đại học đối với công nghệ kỹ thuật số trong chính hệ thống giáo dục của mình. Hàng năm, họ không tuyển dụng được những nhân viên mới hiểu biết về web. Cũng có những khi họ gặp khó khăn vì các đối tác và khách hàng của mình không sẵn sàng tham gia vào quy trình kỹ thuật số. Đầu tư vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật số và giáo dục chính là chìa khóa dễ vươn tới vị trí cạnh tranh trong tương lai của mỗi quốc gia.

Các lĩnh vực mà Hoa Kỳ đang nỗ lực để thúc đẩy bao gồm việc sử dụng Internet trong chính phủ, các chính sách của chính phủ về vấn đề mã hóa và phổ biến các loại thẻ thông minh.

CHIẾN THẮNG BẰNG TRI THỨC

Con người không phải là sinh vật lớn nhất, mạnh nhất, nhanh nhất, cũng không phải là sinh vật nhanh nhạy nhất về thị giác và khứu giác. Chính vì những lý do đó nên quả là một điều đáng ngạc nhiên khi chúng ta có thể tiếp tục tồn tại được trước nhiều sinh vật hung tợn của thiên nhiên. Chúng ta đã tồn tại và phát triển được là nhờ vào chính khối óc của mình. Chúng ta đã tiến hóa và hoàn thiện trí tuệ tư duy của mình. Chúng ta đã học cách sử dụng các công cụ xây dựng nơi ản náu, sản xuất nông nghiệp, thuần hóa thú nuôi, phát triển nền văn minh và văn hóa, điều trị và ngăn ngừa bệnh tật. Chính công cụ và công nghệ đã giúp chúng ta tạo nên môi trường xung quanh mình.

Tôi là một người lạc quan. Và tôi tin tưởng vào sự phát triển tiến bộ. Tôi thích sống ở thời này hơn bất kỳ thời nào khác trong lịch sử loài người. Không phải vì vào thời kỳ sơ khai thì các kỹ năng của tôi không có giá trị như ngày nay hay tôi cũng chỉ là một sự lựa chọn tốt nhất cho bữa tối của một con thú nào đó. Những công cụ của Thời đại Công nghiệp đã mở rộng những khả năng về sức lực của chúng ta, và những công cụ của thời đại kỹ thuật số đang mở rộng những khả năng về trí tuệ con người. Tôi thật sự cảm thấy hạnh phúc cho những đứa con của mình, những người sẽ trưởng thành trong thế giới đầy mới mẻ này.

Nắm bắt kịp theo thời đại kỹ thuật số, chúng ta có thể thúc đẩy nhanh các hiệu quả tích cực và giảm đi những thách thức như sự cách biệt giàu nghèo. Nếu chỉ ngồi và chờ thời đại kỹ thuật số đến với mình, chúng ta sẽ không thể làm được bất cứ điều gì cả. Phong cách sống thời đại web có thể khiến người dân quan tâm hơn đến chính quyền. Rất nhiều các quyết định đưa ra là mang tính chính trị và xã hội mà không phải là về kỹ thuật. Những điều này còn bao gồm việc chúng ta bảo đảm quyền truy cập cho mọi người và bảo vệ con cái chúng ta. Những công dân ở mỗi nền văn hóa khác nhau phải có trách nhiệm về ảnh hưởng của công nghệ kỹ thuật số đối với chính trị và xã hội để bảo đảm rằng thời đại kỹ thuật số mới sẽ phản ảnh chính xã hội mà họ mong muốn tạo ra.

Nếu phản ứng trở lại và để cho sự thay đổi lấn át mình hoặc bỏ qua cơ hội, chúng ta sẽ nhận thức sự thay đổi đó một cách tiêu cực. Nếu tiên phong thực hiện, tìm kiếm để hiểu được tương lai ngay từ bây giờ, và nắm bắt cơ hội, ý tưởng về những điều bất ngờ, chúng ta sẽ trở nên tích cực và tiến bộ hơn. Nhà thiên văn Carl Sagan đã viết trong quyển sách cuối cùng của ông, quyển Billions and Billions, như thế này: “Tôi có thể dự đoán với sự quả quyết cao nhất rằng những khám phá gây ngạc nhiên nhất sẽ là những khám phá mà ngày hôm nay chúng ta chưa đủ khôn ngoan để có thể nhìn thấy trước được.”

Khi thế giới kỹ thuật số có những yêu cầu đầy khó khăn và luôn thay đổi đối với thương mại – phải phát triển nhanh hay tự đào thải – thì tất cả chúng ta đều được lợi. Chúng ta sẽ có những sản phẩm và dịch vụ tiến bộ hơn, đáp ứng nhanh hơn yêu cầu của khách hàng, chi phí thấp hơn và nhiều lựa chọn hơn.

Thế giới kỹ thuật số đang ngày càng trở thành hiện thực. Một phần lớn của thế giới đó đến với chúng ta thông qua các doanh nghiệp sử dụng một hệ thần kinh kỹ thuật số mạnh mẽ để cải tiến một cách cơ bản các quy trình của mình.

Một hệ thần kinh kỹ thuật số mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự xác định lại mình và vai trò của mình trong tương lai, nhưng hoạt động tích cực hoặc tê liệt, thành công hay thất bại, tất cả đều tùy thuộc vào những nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Chỉ mình bạn mới có thể chuẩn bị tổ chức của bạn và thực hiện đầu tư cần thiết để đạt được lợi ích cao nhất trong buổi bình minh kỹ thuật số.

Công cụ kỹ thuật số đã mở rộng các khả năng mà chỉ được sở hữu bởi con người như suy nghĩ, thể hiện rõ những ý tưởng của mình và hợp tác làm việc để thực hiện những ý tưởng đó. Tôi luôn tin chắc rằng nếu các công ty cho phép nhân viên của mình quyền tự giải quyết vấn đề và trao cho những nhân viên đó công cụ hiệu nghiệm để cùng thực hiện công tác, họ sẽ luôn ngạc nhiên bởi tính sáng tạo và đầu óc sáng kiến của các nhân viên.