Một phần công việc của tôi là duy trì cảm giác mơ hồ về mối lo lắng trong toàn công ty. Thời điểm bạn nói rằng công việc đã được hoàn thành thì bạn đã trở nên vô dụng.

ARTHOR MARTINEZ, Giám đốc điều hành Tập đoàn thương mại Sears Roebuck Co.

Tình trạng không hiệu quả trong hầu hết các công ty nảy sinh do mọi người luôn “giải quyết lại” cùng một kiểu vấn đề. Đây là năm gợi ý đơn giản giúp chuyển những vấn đề rắc rối của nhóm bạn trở thành các cơ hội hoặc khiến cho chúng biến đi mãi mãi.

1. Hãy nên ưu tiên

Trước hết, hãy lựa chọn ra những vấn đề quan trọng nhất; Bắt tay vào giải quyết những vấn đề gây nhiều lời phàn nàn nhất từ phía khách hàng, gây nên những khoản chi phí cao nhất hay tạo ra nhiều xung đột nhất.

Chú ý xem xét những vấn đề rắc rối của chính bản thân bạn trước khi chuyển sang tìm kiếm vấn đề của những người khác.

Giải quyết những vấn đề bạn có thể kiểm soát được trước khi tập trung vào những vấn đề mà điều kiện hoàn cảnh của chúng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

2. Chia nhỏ vấn đề

Phân tách một vấn đề ra làm nhiều phần và tìm ra được giải pháp cho từng phần nhỏ một. Trước hết, hãy bắt đầu bằng vấn đề lớn nhất trước và tiếp đó, tiến hành có hệ thống cho tới khi bạn hoàn thành – hoặc cho tới khi những vấn đề còn lại quá vụn vặt và không đáng kể.

• Đặt ra trình tự giải quyết vấn đề. Một trình tự hợp lý là: Xác định vấn đề; Tìm ra nguyên nhân, Đưa ra giải pháp, Lên kế hoạch, Tiến hành và Theo dõi. Trình bày trình tự đó ở một vị trí dễ nhận biết và khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn áp dụng mỗi khi họ phải đối mặt với vấn đề khó khăn. Luôn ghi nhớ rằng các giải pháp chỉ có được sau khi, chứ không bao giờ là trước khi tiến hành những nghiên cứu phân tích.

3. Thu thập dữ kiện

Những vấn đề rắc rối thường phát sinh từ những thông tin bị thất lạc. Hãy tìm ra những dữ kiện liên quan đến từng phần nhỏ của vấn đề và bạn có thể sẽ tìm ra được giải pháp dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu như vấn đề là hết sức rõ ràng và đòi hỏi phải có được những giải pháp nhanh chóng, hãy xem xét hỏi ý kiến của những người có liên quan.

Đảm bảo rằng bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trước khi bạn đề ra được giải pháp.

Hãy hiểu vấn đề của bạn rõ ràng bằng cách xác định nó thông qua các câu hỏi có liên quan tới vấn đề đó như: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao và Bằng cách nào.

4. Thu hút sự tham gia của tất cả mọi người

Càng có thêm nhiều người tham gia vào việc tìm ra giải pháp cho một vấn đề thì sẽ càng có thêm nhiều người cam kết thực hiện giải pháp đó.

Tuỳ theo tình hình thực tế huy động thêm càng nhiều người càng tốt tham gia nhằm chia sẻ bớt khối lượng công việc phải làm. Càng có thêm nhiều người = Càng giảm bớt được công việc.

Những đồng nghiệp khác nhau sẽ đóng góp những kỹ năng khác nhau cho quá trình giải quyết vấn đề: càng tập trung được nhiều kỹ năng vào một vấn đề thì càng tiếp cận được những giải pháp mang tính sáng tạo hơn. Đề nghị cho những nhân viên mới tham dự vào quá trình giải quyết vấn đề. Họ sẽ không bị bó buộc bởi những “hình mẫu công thức của công ty” và thường sẽ đưa ra được những giải pháp mới lạ và bất ngờ.

Đưa ra một quyết định mang tính đồng thuận giúp cho mọi hành viên tham gia đều nỗ lực hết sức cho một giải pháp.

5. Tiến hành những điều mới mẻ

Hướng tới những giải pháp mang tính sáng tạo, mới mẻ cho các vấn đề. Hãy cùng cả nhóm động não suy nghĩ. Khuyến khích cả những đề suất có vẻ bất bình thường vì chúng thường chứa đựng những ý tưởng mầm mống cho giải pháp.