Thời gian là cách thức tự nhiên giữ cho mọi việc không đồng thời diễn ra.

— Khuyết danh

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ khiến bạn có thể đảm bảo được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư. Điều đó sẽ làm giảm bớt sự căng thẳng và cải thiện sức khỏe của bạn. Trên hết nó sẽ giúp phát triển công việc của bạn bởi bạn dành được nhiều thì giờ hơn để làm thỏa mãn những khách hàng của mình cả ở trong nước cũng như ở nước ngoài.

Thời gian chính là một loại hàng hóa hết sức quý giá bởi đó là một nguồn lực không có khả năng tái tạo. Nếu như bị sử dụng kém hiệu quả hay bất hợp lý thì nó sẽ không thể có lại được nữa. Thêm vào đó, lãng phí thời gian sẽ làm phát sinh những căng thẳng không cần thiết và dẫn tới tình trạng không thể đảm bảo hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn và tạo ra những dịch vụ khách hàng kém chất lượng. Đây là một vài ý tưởng hiện thực giúp cho bạn quản lý hiệu quả hơn thời gian của mình.

Hãy bắt tay vào việc

Ghé tới văn phòng của bạn vào một buổi cuối tuần và lau dọn nhà cửa: – Hãy ném bỏ những mẩu giấy linh tinh.

– Ghi tất cả những thông tin của bạn vào cùng một hệ thống. – Cải tiến hệ thống hồ sơ giấy tờ của bạn.

Đưa mọi thứ vào những nơi bạn có thể tiếp cận các thông tin dễ dàng và nhanh chóng.

Phân tích cách thức sử dụng thời gian của bạn. Hãy nên áp dụng các cách phân loại: A là khoảng thời gian bạn cần để phục vụ một khách hàng (trong hoặc ngoài nước); B là khoảng thời gian dành cho công việc trợ giúp những người đang giúp đỡ cho khách hàng; C là khoảng thời gian cần để thực hiện những công việc mà xét cả về trực tiếp hay gián tiếp đều không mang lại lợi ích cho khách hàng (thường đó là các trò tiêu khiển). Ghi lại những khoảng thời gian bạn dành cho các công việc A, B và C trong suốt hai ngày làm việc bình thường. Tiến hành phân loại các mức thời gian. Phân tích xem bạn bị lãng phí mất bao nhiêu thời giờ và ghi chú xem điều này đã xảy ra trong những hoàn cảnh nào.

Đề ra một kế hoạch cắt bớt những công việc thuộc nhóm B. Ghi lại kế hoạch đó. Đưa ra cam kết thực hiện. Thường xuyên xem xét tham khảo lại kế hoạch.

Sắp xếp kế hoạch thực hiện những công việc thuộc nhóm C không thường xuyên. Hãy nên giải trí và làm những gì bạn thích với mục đích đảm bảo được sự tỉnh táo minh mẫn của bạn. Nhưng hãy đừng nên dành quá nhiều thời gian và công sức vào những hoạt động đó vì e rằng chúng có thể làm ảnh hưởng tới những công việc của nhóm A.

Đầu tư vào hệ thống quản lý thời gian – cho dù là giản đơn hay được vi tính hóa – nhằm mang lại cho bạn một cơ cấu làm việc.

Công việc hàng ngày

Bắt đầu mỗi ngày với danh sách những việc mà bạn muốn hoàn thành.

Tiếp theo hãy phân loại và ưu tiên mỗi công việc thuộc nhóm A hay B. Công việc thuộc nhóm A là những việc mà nếu như không được thực hiện chúng sẽ gây ảnh hưởng bất lợi tới uy tín của bạn hay tác động tiêu cực tới hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn. Những hoạt động khác thuộc vào nhóm B.

Lên kế hoạch thực hiện tất cả những công việc thuộc nhóm A trước tiên. Tuy nhiên, nên tránh dành tới hơn 70% khoảng thời gian trong ngày làm việc của bạn cho những hoạt động thuộc nhóm A do những vấn đề bất thường sẽ luôn làm phá hỏng kế hoạch của bạn và choán hết cả quỹ thời gian mà bạn không dành ra cho nó.

Chuyển những việc thuộc nhóm B sang ngày khác trong lịch làm việc của bạn, không nhất thiết là sang ngày hôm sau.

Luôn nắm trong tay danh sách kiểm tra công việc hàng ngày. Danh sách đó sẽ không có mấy giá trị nếu như bạn cứ phải thường xuyên tìm kiếm nó.

Giữ cho bàn làm việc của bạn sạch sẽ. Hãy để mọi thứ ở nơi bạn có thể tìm được chúng.

Tận dụng hiệu quả thời gian đi lại. Hầu hết mọi máy bay và tàu hỏa hiện nay đều được trang bị điện thoại và bạn có thể sử dụng máy tính xách tay của mình để không mấy khi bị gián đoạn công việc.

Xe ô tô của bạn có thể được biến thành một trung tâm đào tạo nơi bạn có thể nghe các băng cassette về những vấn đề quản lý. Yêu cầu bản thân phải ghi lại được những vấn đề nổi bật được đề cập trong băng trong khi bạn vẫn đang thưởng thức cốc cà phê đầu tiên buổi sáng.

Tránh tham dự vào những buổi họp không quan trọng. Nếu như mục đích duy nhất của bạn khi tới dự họp chỉ là thu thập thông tin thì bạn có thể có được các thông tin đó từ biên bản họp.

Trình bày với các nhân viên lịch trình làm việc của bạn, nhờ đó bạn có thể chia sẻ giải quyết các công việc theo kế hoạch, những vấn đề rắc rối hay những nhiệm vụ mang tính thách thức (Xem Ủy thác, trang 224).

Thực hiện từng việc một, hoàn thành nó trước khi bắt tay vào công việc tiếp theo.

Đề nghị những người làm việc cùng coi trọng khoảng thời gian bạn cần yên tĩnh – những lúc bạn đang lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày (giờ làm việc đầu tiên) hay khi bạn dọn dẹp chỗ làm việc của mình vào lúc cuối ngày.

Tránh không nên có thái độ trì hoãn. Xác định và giải quyết nguyên nhân gây ra tình trạng không thoải mái của bạn. Bạn càng trì hoãn công việc lâu hơn thì bạn sẽ càng bị stress nghiêm trọng hơn.

Trước tiên hãy bắt tay vào những việc không mấy thú vị nhưng quan trọng. Bạn sẽ có được tâm trạng thoải mái đỡ căng thẳng và thành công hơn.

Công việc bàn giấy

Hãy giữ cho bàn làm việc sạch sẽ. Sắp xếp mọi thứ ở nơi mà bạn có thể tìm được chúng. Đừng nên vứt tạm giấy tờ tài liệu ở một nơi nào đó.

Hãy giải quyết từng loại giấy tờ một. Sắp xếp chúng vào các mục hồ sơ, trả lời hay loại bỏ chúng.

Giảm bớt thời giờ bằng cách viết trả lời các thư từ văn bản lên chính lá thư đó. Gửi lại bức thư qua fax hay sao chụp nó và chuyển lại cho người gửi.