Sự chần chừ chỉ làm lãng phí thời gian.

— EDWARD YOUNG (1683 – 1765), nhà thơ và kịch bản gia Anh.

Không ai là hoàn hảo. Mọi người đều làm lãng phí chút ít thời gian. Ba hoạt động gây phí phạm thời giờ nhất là những buổi họp hành kéo dài, sự gián đoạn công việc và các cuộc gọi điện. Đây là những cách giúp bạn có thể hạn chế bớt những hoạt động gây lãng phí thời giờ đó một cách đáng kể:

Họp hành

Tránh đặt ra hay tham dự những cuộc họp không cần thiết.

Chuẩn bị chương trình nghị sự chi tiết (Xem Soạn thảo một chương trình nghị sự, trang 180).

Cử một vài người kiểm soát thời gian và thông báo nhắc nhở những người tham dự nếu như họ thực hiện không đúng theo chương trình.

Vào đầu giờ họp, hãy lấy ý kiến thống nhất về các mục tiêu nhằm đảm bảo tính tập trung và tránh thảo luận dài dòng, mất thời giờ vào những chủ đề không liên quan.

Ghi lại các ý kiến lên biểu giấy nhằm tránh tình trạng lặp đi lặp lại.

Tránh giải quyết những vấn đề không được nêu trong chương trình nghị sự. Nếu có ai đó đi lạc đề, bạn hãy nên:

hỏi một cách lịch sự xem vấn đề đó có liên quan gì tới mục tiêu đã được nhất trí không hỏi xem vấn đề đó có thể được xem xét ở cuộc họp sau hay ở ngoài buổi họp hay không đưa vấn đề vào một “nơi đỗ xe mới” (nghĩa là ghi nó vào một biểu giấy riêng) để có thể xem xét giải quyết vào một khoảng thời gian được thỏa thuận.

Gián đoạn công việc tại văn phòng

Hãy đứng khi một đồng nghiệp vào phòng chỉ để tán gẫu. Điều này sẽ khiến anh ta cảm thấy không được thoải mái.

Hỏi anh ta xem vấn đề anh ta nói có quan trọng không.

Hỏi anh ta xem bạn có thể nói chuyện đó sau, trong văn phòng của anh ta không – đó là một nơi mà bạn có thể kiểm soát thời lượng cuộc nói chuyện.

Ra khỏi văn phòng đủ lâu để có thể đẩy anh ta ra khỏi văn phòng của bạn và sau đó kín đáo quay trở lại tiếp tục công việc của mình.

Đóng cửa văn phòng lại.

Các cuộc gọi điện

Hãy để lại giấy nhắn đầy đủ cho những người bạn không gặp giúp cho họ không cần phải gọi điện lại.

Lắp đặt hệ thống thư thoại.

Trả lời cho những người gọi đến hộp thư thoại sau giờ làm việc.

Hướng dẫn các đồng sự thay mặt bạn giải quyết những vấn đề nằm trong lịch trình và trả lời hộ những cuộc gọi của bạn khi bạn đang phải chịu sức ép công việc.

Tránh những câu chuyện tán gẫu không cần thiết bằng cách khi trả lời điện thoại tiếp sau tên mình hãy đưa ra câu hỏi giả dụ như: “Tôi có thể giúp gì được cho anh?”

Tăng cơ hội nói chuyện được với ai đó sau khi bạn được thông báo rằng người đó đã: “rời khỏi bàn làm việc” hay “đang bận họp” bằng cách nêu ra các câu hỏi:

Có thể nhắn tin cho anh ta được không?

Có thể tìm bà ta giúp tôi không?

Có thể phiền ngắt xen ngang công việc của ông ta không? Hoặc bạn hãy nói:

Tôi đang trả lời một cuộc điện thoại rất quan trọng của bà ấy.