Viết mà không suy nghĩ cũng giống như bắn mà không ngắm.

— ARNOLD H. GLASGOW

Giao tiếp bằng văn bản là một kỹ năng kinh doanh cơ bản, nhưng không may là đó lại là một kỹ năng mà nhiều người cảm thấy rất lo lắng. Kỹ năng viết sẽ chỉ được cải thiện thông qua thực hành, nhưng dưới đây là một vài lời gợi ý để có thể giúp bạn tiến nhanh hơn trên con đường đạt được khả năng giao tiếp bằng văn bản thật hiệu quả:

Bạn có nên sử dụng văn bản không?

Một vài ý tưởng được thể hiện tốt nhất thông qua lời nói hoặc bằng cách nhìn tận mắt. Giao tiếp bằng văn bản được sử dụng hiệu quả nhất khi chúng đưa ra những quyết định quan trọng hay phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian suy ngẫm.

Đảm bảo tính đơn giản

Sắp xếp dữ liệu của bạn theo một trình tự lô gích về vấn đề được nêu cũng như hình thức. Chắc chắn rằng chúng có thể lý giải rõ các vấn đề theo những câu hỏi: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu và Như thế nào.

Viết theo lối thường, theo cách mà bạn thường nói với các thành viên trong nhóm.

Chỉ gửi bản sao chụp cho những đồng nghiệp có liên quan trực tiếp.

Đảm bảo sự ngắn gọn

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu nếu có thể. Hãy nêu bật những vấn đề và ý tưởng chủ đạo bằng cách sử dụng những cách thức sắp xếp số liệu và ngữ cảnh hơn là bằng cách lặp đi lặp lại.

Những câu, và đoạn văn ngắn sẽ giúp việc đọc chúng trở nên dễ dàng hơn và sẽ hướng độc giả của bạn tới những phần quan trọng trong hoạt động giao tiếp.

Gắn kèm những chi tiết và tài liệu bổ xung vào phía cuối như là các phần phụ lục hơn là đưa chúng vào phần văn bản chính.

Đảm bảo tính tích cực

Nêu trước những lợi ích khi đọc các ghi chép của bạn (“Kế hoạch này sẽ giúp làm tăng hiệu quả của nhóm lên tới 75%”).

Nhấn mạnh phương diện tích cực trong đề xuất của bạn.

Sắp xếp diễn đạt văn bản của bạn giúp có thể phản ánh sự hiểu biết của bạn đối với các nhu cầu của độc giả bằng cách sử dụng nhiều cụm từ “các quý vị” trong lời văn của mình.

Luôn luôn sử dụng ngôn ngữ không mang tính thiên kiến và sử dụng chủ ngữ ở dạng số nhiều, các đại từ và danh từ trung lập hay ở dạng số nhiều và tránh các từ sở hữu.

Hãy thực hành

Đọc to văn bản của bạn, sửa chữa cho tới khi bạn cảm thấy hợp lý.

Giữ lại bản sao các văn bản mà bạn thấy đặc biệt hiệu quả và hãy thường xuyên tham khảo chúng.