Bạn có thể cảm thấy thất vọng nếu như thất bại, nhưng bạn sẽ không thể tồn tại được nếu như không nỗ lực.

— BEVERL SILLS, nữ danh ca opera.

Mỗi một người đều giải quyết các vấn đề rắc rối theo cách riêng của mình. Do vậy, trong khi việc giải quyết các vấn đề rắc rối trong nhóm có thể mang tính rất tích cực, đưa ra được những giải pháp sáng tạo mới mẻ thu hút sự tham gia của mọi người, thì nó cũng có thể là một vấn đề hết sức khó khăn nếu như bạn là người phải đảm nhận phối hợp các quyết định đề xuất của tất cả mọi người. Đây là cách làm sao để có thể tận dụng lợi thế của các đề xuất quyết định trong nhóm mà không phải chịu những ảnh hưởng bất lợi.

Nhận diện vấn đề

Các kênh thông tin gồm có:

ý kiến phản hồi của khách hàng

khảo sát điều tra về tinh thần thái độ

quan sát cá nhân

sự sai lệch so với các mục tiêu chất lượng và sản xuất Tập hợp nhóm lại

Lựa chọn những thành viên trong nhóm những người phải chịu tác động ảnh hưởng của vấn đề rắc rối, luôn tham gia vào việc thực hiện giải quyết bất kỳ vấn đề nào, có năng lực giải quyết sáng tạo các vấn đề rắc rối như đã được thể hiện trước đó và/ hoặc có thời gian để có thể nghiền ngẫm đưa ra được giải pháp tối ưu.

Đề ra những nguyên tắc cơ bản cho các buổi họp của nhóm. Những nguyên tắc này có thể bao gồm cả việc chọn ra một chủ tọa luân phiên, sẽ đảm bảo người rằng sẽ không có ai cố tìm cách thuyết phục hay ngắt lời người khác và mọi người đều có được cơ hội cống hiến, chúng còn có thể là một nghị quyết đơn giản về việc bắt đầu các buổi họp đúng giờ. Đảm bảo rằng các nguyên tắc này được cả nhóm tán thành, được viết ra và dán lên tường.

Đề ra các chỉ dẫn hoạt động: các bạn sẽ nhóm họp thường xuyên tới mức nào, khi nào và ở đâu. Các thành viên trong nhóm sẽ trao đổi bàn luận về các hoạt động kinh doanh của nhóm bằng cách nào trong khoảng thời gian giữa các buổi họp? Các thời hạn cuối cùng, nếu có được đặt ra, là gì? Những vai trò nào cần thiết đối với quá trình giải quyết vấn đề và ai là người sẽ đảm nhận chúng? Có được sự nhất trí đối với những câu trả lời cho các câu hỏi này và đề ra nghị quyết.

Xác định rõ vấn đề

Đặt ra các câu hỏi “Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao” và “Bằng cách nào” nhằm xác định vấn đề một cách cụ thể. Ví dụ như, nếu như vấn đề rắc rối đó là “bầu không khí bất đồng”, hãy thu hẹp nó lại thành “bầu không khí bất đồng giữa nhóm marketing và nhóm sản xuất tham gia vào Dự án X”.

Tìm ra nguyên nhân

Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Điều đó có thể thực hiện được bằng cách: – xem xét ý kiến của những người biết rõ vấn đề và/ hoặc

– phân tích bất kỳ dữ liệu liên quan nào tập trung vào những vấn đề chủ đạo

• Một lần nữa lại áp dụng những câu hỏi “Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao” và “Bằng

cách nào” để đảm bảo rằng các nguyên nhân đã được xác định rõ ràng.

Tìm ra giải pháp

Hãy nên động não và sử dụng bản kiến nghị ký tên theo vòng tròn để đưa ra được càng nhiều ý kiến càng tốt (tham khảo mục Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, trang 172). Một khi vấn đề đã được nêu ra, hãy bắt đầu vòng cân nhắc để đưa ra được những ý tưởng tốt nhất.

Đưa những giải pháp có vẻ phù hợp nhất (có hiệu quả về chi phí, thời gian và nhân sự) vào trong kế hoạch hành động, kèm theo việc xác định cụ thể vai trò cho mỗi thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng kế hoạch đó có kèm theo cả những phương pháp chắc chắn để đánh giá thành công (hay thất bại) của kế hoạch, và nêu ra cả những mục tiêu được xác định cụ thể (ví dụ như ngày tháng, thời gian, số lượng).

Thực hiện kế hoạch

Đánh giá và giám sát kết quả thu được:

Sử dụng những chỉ số đề ra trong kế hoạch hành động để đánh giá thành công của giải pháp tại buổi họp nhóm lần sau (các buổi họp cần phải được tiếp tục cho tới khi vấn đề có vẻ như đã được giải quyết).

Đánh giá lợi ích và chi phí mà giải pháp đem lại cho các lĩnh vực của công ty mà phải chịu ảnh hưởng tác động của vấn đề rắc rối cũng như giải pháp của nó.

Đánh giá tính hiệu quả của giải pháp.

Soạn thảo tài liệu về giải pháp và lợi ích của nó và dán chúng lên bảng thông tin của phòng coi đó như là khuôn mẫu cho các nhóm giải quyết vấn đề khác làm theo.

Đánh giá cao công lao của nhóm bằng cách đề cao, khen ngợi:

– giải pháp đưa ra nhằm giải quyết vấn đề

– những lợi ích mà nó mang lại cho công ty.