(Bóng đá) kết hợp được cả hai yếu tố tồi tệ nhất trong lối sống ở Mỹ. Đó là tình trạng bạo lực trở nên trầm trọng hơn bởi các cuộc họp hội đồng.

GEORGE WILL, người phụ trách chuyên mục kiêm phát thanh viên, phát biểu khi chứng kiến một vụ lộn xộn khác tại một trận bóng đá.

Những buổi họp tồi tệ là nguyên nhân làm lung lay vị trí của mỗi nhà quản lý và là đề tài đàm tiếu của những câu chuyện đùa ở công ty. Còn để giúp cho hoạt động của một nhóm hay một dự án diễn ra trôi chảy, những người tham dự cần phải gặp gỡ, đóng góp ý tưởng, so sánh những điều ghi nhận và đề ra nhiệm vụ cho thời gian tới. Đây là một vài bước cơ bản giúp bạn điều hành được một buổi họp đạt hiệu quả cao:

Bạn có nhất thiết phải họp không? Có những cách nào khác để chia sẻ thông tin không? Hãy luôn ghi nhớ là thời gian dành cho họp hành chính là khoảng thời gian lấy từ quá trình thực hiện dự án. Nếu có được phương thức hữu hiệu hơn để trao đổi ý kiến và dữ liệu thì nên sử dụng phương thức đó.

Đơn giản hóa công việc họp hành. Chỉ mời tới những nhân vật chủ chốt. Chỉ chú trọng vào một vài vấn đề.

Hãy chuẩn bị. Đưa ra trước một chương trình nghị sự dựa trên cơ sở khoảng thời gian vạch sẵn (Tham khảo mục Soạn thảo một chương trình nghị sự, trang 180). Gửi trước chương trình nghị sự và những tài liệu cần thiết khác cho những nhân vật tham gia để cho họ tiến hành chuẩn bị. Và hãy nên đăng ký trước địa điểm họp.

Khai mạc buổi họp theo đúng quy định:

– Đặt ra trước những nguyên tắc cơ bản và yêu cầu sự tham gia góp ý cho chúng.

Xác nhận các mục tiêu, thời gian và quá trình (phương thức giải quyết đối với mỗi vấn đề nêu trong chương trình nghị sự).

Thực hiện công tác tổ chức. Khuyến khích các thành viên trong nhóm đảm nhận những vai trò khác nhau. Chỉ định một người viết biên bản, một người khác kiểm soát thời gian, người thứ ba ghi lại các ý kiến vào băng giấy và người thứ tư giám sát đảm bảo những nguyên tắc cơ bản được tuân thủ.

Tiến hành lần lượt theo từng mục được đưa ra trong chương trình nghị sự, làm việc theo đúng lịch trình nhưng đảm bảo là mỗi vấn đề đều được giải quyết trước khi chuyển sang mục khác. Đi theo đúng hướng đã được vạch ra và khuyến khích mọi người cũng thực hiện như vậy. Nếu như một vài dữ liệu thông tin cần thiết không được đưa ra trước, hãy nêu ra ngay khi bàn tới vấn đề có liên quan, điều đó khiến cho những người tham gia không cảm thấy bị rối trí.

Chú trọng tới giải pháp. Cho phép những người tham gia được đóng góp ý kiến cho nội dung họp.

Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình họp bằng cách nêu ra câu hỏi, có được sự nhất trí và tổng kết lại nếu cần. Ví dụ, những câu hỏi được đặt ra có thể bao gồm:

“Tiếp theo trong chương trình nghị sự sẽ là vấn đề gì?”

“Mọi người cảm nhận thế nào về vấn đề này?”

“Có ý kiến nào khác về vấn đề này không?”

“Chúng ta còn bao nhiêu thời gian?”

“Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này ra sao?”

“Chúng ta có nên bỏ phiếu không?”

– “Mọi người có thể chấp thuận điều đó không?”

Thu hút sự tham gia của mọi người. Không để cho chỉ một hay hai người (bao gồm cả chính bạn) chi phối hoạt động thảo luận. Và khi có thể, hãy đưa ra được quyết định thông qua sự đồng thuận. Đảm bảo rằng không ai ngắt lời, cố tìm cách thuyết phục hay có hành động dọa dẫm đối với bất kỳ ai khác. Nếu cần, hãy chỉ định một chủ tọa chính thức.

Tổng kết lại và bế mạc. Tổng kết lại từng điểm hành động trong chương trình nghị sự và đảm bảo rằng mỗi vấn đề đều có được một kế hoạch hành động kèm theo thời hạn cuối cùng cụ thể (quy định “càng sớm càng tốt” không được coi là cụ thể) và chỉ định người đảm nhận thực hiện. Tóm tắt lại chương trình hành động và đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ về những gì đã được thống nhất.

Gửi biên bản cho những người tham dự và dán nó lên bảng tin của phòng. Trong bản sao biên bản họp của mỗi người tham gia hãy chỉ rõ cam kết của người đó.

Bản kiểm tra đánh giá về buổi họp

Để đảm bảo có được những buổi họp hiệu quả hãy để cho một người giữ tờ ghi điểm số và cung cấp cho bạn ý kiến phản hồi trong vòng năm phút cuối cùng của buổi họp.