Một buổi họp chỉ nên diễn ra trong khoảng thời gian đủ để đạt được những mục tiêu đề ra. Thường thì điều đó chiếm mất nhiều thời gian hơn dự định. Đây là biện pháp giúp bạn có thể rút ngắn thời gian họp đáng kể:

Trước khi tiến hành họp

Tự hỏi xem buổi họp này có thực sự cần thiết không? Nếu không hãy tìm một giải pháp thay thế hiệu quả hơn để có thể đạt được mục đích.

Đặt ra các mục tiêu rõ ràng. Nếu như bạn không biết rõ mình muốn đạt được điều gì, sẽ không ai nắm được điều này và cuộc họp sẽ diễn ra mà không có mục đích rõ ràng.

Đảm bảo rằng những người cần có mặt sẽ tới dự. Nếu như họ không thể tới dự hãy sắp xếp lại thời gian biểu cho buổi họp.

Thông báo trước cho mọi người về mục tiêu và chương trình nghị sự (Tham khảo Soạn thảo một chương trình nghị sự, trang 180). Đề nghị họ chuẩn bị sẵn sàng để đưa ra được giải pháp cho những mục nêu trong chương trình nghị sự.

Trong khi họp

Khai mạc cuộc họp đúng giờ. Không chờ những người tới muộn.

Vào đầu buổi họp lấy ý kiến thống nhất về các mục tiêu và thời gian đặt ra.

Phân bố thời lượng cụ thể cho mỗi mục ghi trong chương trình nghị sự. Điều này sẽ cho phép bạn quản lý thời gian tốt hơn nếu như có những mục nhất định diễn ra vượt quá khoảng thời lượng dự tính.

Đề nghị một người tình nguyện giám sát thời gian. Đề nghị người giám sát thời gian cho bạn biết nếu bạn đang đi chậm hơn về bất kỳ một vấn đề cụ thể nào trong chương trình nghị sự.

Tránh tình trạng đi lạc đề. Nếu như một vấn đề không liên quan đang đe dọa làm trệch hướng cuộc thảo luận, đề nghị giải quyết riêng vấn đề đó sau.

Đặt ra một “khoảng trống” trong biểu giấy của bạn. Nếu như vấn đề không liên quan đến buổi họp, hãy đề nghị ghi chúng vào “khoảng trống” đó và chúng sẽ được đề cập sau. Thường thì khi một vấn đề đã được ghi nhận, người nêu ra nó sẽ không chú tâm lắm tới vấn đề đó nữa.

Tránh nhắc đi nhắc lại bằng cách ghi các ý kiến lên biểu giấy.

Tiến hành những buổi họp đứng tại cửa hàng hay trong văn phòng nhằm tránh phải lãng phí thời giờ đi tới phòng họp. Hơn nữa mọi người sẽ muốn được ngồi sau khi đã đứng tới hơn 15 phút, do đó ít có khả năng là họ sẽ cố kéo dài thêm buổi thảo luận.

Tổ chức các buổi họp vào cuối ngày, sắp xếp cho chúng kết thúc cùng lúc hết giờ làm việc chính thức. Điều này sẽ khuyến khích mọi người kết thúc buổi họp đúng giờ.

Thảo luận thông qua video

Trong khi nhiều công ty hiện nay tiến hành thảo luận thông qua video và Internet, hoạt động này là không đáng tin cậy trừ phi:

Mọi người tham gia đều có máy tính loại tốt, chạy nhanh, có khả năng hoạt động ở mức tối thiểu là 500MHz.

Bạn phải được tiếp cận những dải băng tần rộng do công ty cáp vi tính cung cấp. Khả năng để có được hệ thống video chất lượng tương đương máy truyền hình đòi hỏi phải tiếp cận được dải băng tần rộng ít nhất 300 kilobit/giây (Kbps), hay bằng khoảng sáu lần tốc độ của modem nhanh nhất được sử dụng hiện nay.

Bạn phải tiếp cận được những nhà cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị thông qua video. Những chuyên gia này có khả năng mang lại những hình ảnh chất lượng cao với những đặc điểm kèm theo ví dụ như trao đổi file, quản trị dự án, “các bảng trắng” để cho thời gian suy nghĩ, phòng chat phục vụ cho thảo luận bất thường, chia sẻ ứng dụng và trình chiếu slide.

Gặp gỡ trực tiếp vẫn là phương pháp tối ưu bởi bằng cách này bạn có thể đánh giá thái độ tích cực đối với các ý kiến thông qua quan sát ngôn ngữ cơ thể.