Sự đánh giá hiệu quả có thể dẫn đến cung cách làm việc tốt hơn. Hãy luôn tiến hành đánh giá trong tinh thần giải quyết vấn đề và hướng về tương lai, không phải quá khứ. Quá trình này cần không gây lên sự ngạc nhiên, vì những vấn đề hàng ngày cần được xử lý ngay lập tức.

Chuẩn bị

Thường xuyên cập nhật thông tin về đời sống của nhân viên, để những nhận xét góp ý của bạn có tính thực tế.

Bố trí thời gian gặp mặt với nhân viên của bạn. Cho người đó đủ thời gian chuẩn bị. Đừng sắp xếp cuộc họp vào thứ Sáu, đặc biệt nếu vấn đề về cung cách làm việc sẽ được thảo luận.

Dành đủ thời gian. Cần tới hai tiếng để trao đổi hết ý kiến.

Cung cấp cho nhân viên mẫu câu hỏi, giúp người đó phần nào tập trung suy nghĩ vào quá trình và nội dung cuộc trò chuyện, giảm khả năng bị bất ngờ và giúp người đó có cơ hội hoàn thành mẫu thích hợp theo cách nhìn của mình.

Tài liệu của bạn cần được chuẩn bị sẵn. Hãy rà soát lại hồ sơ để bạn quen thuộc với: – Những mục đích về cung cách làm việc trước đây

– Thỏa thuận của tập thể (nếu thích hợp) – Mô tả công việc

– Những vấn đề kể từ lần đánh giá cuối cùng.

Khi chuẩn bị, hãy xác định những dự án, mục đích và tiêu chuẩn mới cần đạt được trong giai đoạn tiếp theo. Hãy sẵn sàng bàn bạc về những mục đích không thực tiễn hoặc những điều bạn không thể ủng hộ.

Tiến hành đánh giá

Tạo bầu không khí thúc đẩy sự trao đổi hiệu quả. Hãy mỉm cười chào nhân viên của bạn.

Ngồi ở vị trí thuận tiện cạnh nhân viên hơn là ngồi sau bàn. Điều này sẽ tạo sự giao tiếp tốt hơn.

Đặt những nguyên tắc căn bản cho cuộc họp. Điều này có thể bao gồm:

Cởi mở

Thẳng thắn

Căn cứ vào sự kiện khi có thể

Tích cực

Tập trung vào tương lai.

Hãy hỏi về những mối quan tâm của nhân viên đối với quá trình này. Hãy đáp lại cách cởi mở và trung thực.

Tiếp theo, hãy xem xét lại công việc của nhân viên. Bạn có thể thấy rằng các bạn có những ý tưởng khác nhau về bản chất của những trách nhiệm công việc. Những trật tự ưu tiên có thể đã thay đổi. Hoặc có thể hệ thống các kỹ năng của nhân viên của bạn giờ đây đã cho phép công việc có chiều hướng mới.

Hãy xem lại những mục đích đã đặt ra trước đó. Những mục đích đó đã đạt được chưa? Nếu không thì tại sao? Những vấn đề đó trong hay vượt ngoài tầm kiểm soát của nhân viên của bạn?

Hãy xem lại những điều nhân viên của bạn đã đạt được. Hãy tra lại hồ sơ. Cũng hãy hỏi về những lĩnh vực mà nhân viên của bạn đã làm hiệu quả. Tập trung vào những lời tường thuật hơn là những sự xếp loại bằng con số.

Hãy xem lại những lĩnh vực cần cải thiện. Hãy cụ thể về những điều bạn quan tâm. Đưa ví dụ minh họa sự hiểu biết của bạn về vấn đề đó.

Nếu hệ thống yêu cầu, bạn cần đưa ra đánh giá chung về nhân viên của mình. Nếu cuộc trò chuyện từ đầu đến giờ đã diễn ra cởi mở, thẳng thắn, dựa trên sự kiện, thì sự đánh giá cuối cùng sẽ không tạo điều gì ngạc nhiên cả.

Lập kế hoạch cải thiện. Hãy tích cực. Hãy hỏi về các ý tưởng cải thiện những điểm yếu. Nếu nhân viên của bạn đang vật lộn đã xác định những giải pháp thích hợp, hãy đưa ra vài đề nghị của bạn. Cần nhận được sự cam kết.

Lên kế hoạch hành động để chắc chắn là những điểm yếu sẽ được xử lý.

Hãy đề cập những mục đích và khát vọng nghề nghiệp của nhân viên. Hãy thành thật. Đừng làm những lời hứa khó giữ. Cũng có ít cơ hội thăng tiến trong những tổ chức đang giảm biên chế. Tập trung vào sự phát triển tiến bộ cá nhân và tạo những cơ hội để đảm nhận những dự án mới, nếu điều này thích hợp.

Trước khi kết thúc, hãy hỏi những nhận xét, ý kiến về quá trình. Nhân viên của bạn có thỏa mãn không? Cuộc họp có đạt được những mục đích của nó?

Cuối cùng, hãy tóm lại những điểm chính của đợt đánh giá và kết thúc cuộc gặp theo chiều hướng tích cực. Hãy đưa một bản sao về sự đánh giá cho nhân viên.

Tiếp theo

Thường xuyên tổ chức những cuộc họp chính thức và không chính thức với nhân viên của bạn để chắc chắn là những kế hoạch hành động nhằm cải thiện đang được áp dụng. Hãy nhìn nhận những thành tựu đặc biệt. Nếu người đó không sống đúng với những cam kết, hãy xem lý do tại sao và giúp người đó sửa lại (Tham khảo Nhận xét và góp ý, trang 242).

Bảng liệt kê những mục cần kiểm tra khi đánh giá cách thực hiện công việc

Hãy học từ mỗi lần đánh giá bằng cách xác định những lĩnh vực cần cải thiện cụ thể.

Dành 2 đến 3 phút ngay sau mỗi lần trò chuyện để nhớ lại cách thực hiện của bạn.

Đối với từng câu sau, hãy cho điểm theo thang từ 1 đến 10. Bạn càng giống với đặc tính được nêu ra, điểm càng cao. Sau khi đã trả lời xong, hãy cộng tổng số điểm của bạn.

Tôi để cho nhân viên nói là chính.

Tôi lắng nghe các ý tưởng của nhân viên.

Tôi có chuẩn bị đề nghị những giải pháp cho các vấn đề và yêu cầu phát triển nhưng tôi để cho nhân viên đóng góp trước.

Tôi không dạy, cãi nhau hoặc bảo vệ thẩm quyền của mình.

Tôi nhìn nhận cung cách làm việc tích cực, xác định và giải quyết những vấn đề còn tồn tại.

Tôi ủng hộ các ý tưởng của nhân viên hơn là ép theo ý riêng.

Tôi để ngỏ cho các phương án và không cho rằng chỉ có một cách tiếp cận duy nhất với vấn đề.

Tôi sử dụng những câu hỏi mở, có suy nghĩ và chỉ hướng để khuyến khích sự thảo luận.

9. Tôi đã cụ thể và đã mô tả khi thể hiện những quan tâm của tôi về cung cách làm việc của nhân viên.

Nhân viên của tôi biết rằng tôi muốn họ thành công. Tổng

– 100: Bạn đã dẫn dắt buổi trò chuyện thành công.

– 80: Bạn có những điểm mạnh đáng kể. Một ít điểm cần cải thiện.

– 69: Bạn có một vài điểm mạnh, nhưng tương đối nhiều điểm cần cải thiện.

Dưới 50: Cần nghiêm túc cố gắng để cải thiện một vài lĩnh vực, đặc biệt những lĩnh vực bạn có điểm 6 hoặc thấp hơn, không phụ thuộc vào tổng số điểm của bạn.