Đa số ai cũng thích việc khó, đặc biệt khi họ phải trả tiền.

— FRANKLIN P. JONES(1887 -1929) Chủ tịch và lãnh đạo Hiệp hội Quản trị Mỹ

Hiệu quả – năng suất chúng ta tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ – là một thành phần quan trọng để trở nên cạnh tranh. Dưới đây là một vài ý tưởng để giúp bạn cải tiến tốt hơn:

Hãy xác định cách bạn và đồng nghiệp sử dụng thời gian. Hãy hỏi chính mình bạn dành bao nhiêu phần trăm thời gian vào việc tiến hành các hoạt động trực tiếp liên quan đến mục đích của bạn. Bất kỳ một điều gì nhỏ hơn 95% cũng là có vấn đề.

Có những mục đích rõ ràng (Tham khảo Đề ra mục tiêu cho nhóm, trang 366). Chia sẻ những điều này với người của bạn. Động viên họ dành thời gian để đạt những mục đích đó. Chia mục đích chung thành những mục đích cá nhân.

Hãy đo mức tiến bộ hướng tới mục đích. Hãy ghi lại và treo lên để mọi người có thể nhìn thấy sự thay đổi.

Động viên các cộng sự của bạn đo hiệu quả của chính họ để họ cảm thấy trách nhiệm về cung cách làm việc của chính mình.

Hãy lắng nghe và áp dụng những ý tưởng mới, giúp cho bạn và nhân viên của bạn làm việc sáng tạo hơn, không phải nặng nhọc nữa. Hãy cho phép người ta thử những ý tưởng mới.

Hãy nhìn nhận những kiến nghị. Chia sẻ những ý tưởng mới với người khác trong nhóm của bạn để họ cũng nhận ra được ích lợi.

Thường xuyên đánh giá những quy trình chính. Hãy kéo nhân viên của bạn vào trong quá trình tài liệu hóa tất cả các bước trên bản đồ quá trình (Tham khảo Cải thiện quá trình, trang 359). Đánh giá bản đồ đó bằng cách hỏi:

Có bước nào không cần thiết không?

Có sự lặp lại không?

Có phải bước nào cũng làm tăng giá trị?

Chúng ta bị trì hoãn chủ yếu ở khâu nào?

Tập trung vào việc làm đúng ngay từ lần đầu tiên. Làm nhanh sẽ dẫn đến lỗi, kết quả là dịch vụ khách hàng kém và hiệu suất thấp.

Tìm cách thực hiện công việc tốt nhất. Ghi chép lại. Sau đó huấn luyện người khác làm cho đúng. Động viên nhân viên tuân theo quy trình hiệu quả nhất.

Đề nghị nhân viên huấn luyện chéo, để họ giúp nhau khi công việc bị chồng chất tại một khâu nào đó. Những nhân viên linh hoạt còn có thể thế chỗ cho nhau vào giờ giải lao, kỳ nghỉ hoặc khi có người bị ốm đau.

Đừng tự động hóa chỉ để cho có. Hãy làm quá trình trở nên đơn giản và hiệu quả hết mức có thể trước khi xem xét việc thay thế những công việc thủ công bằng máy móc.

Cắt bớt những cuộc họp không cần thiết. Tổ chức những cuộc gặp không chính thức tại văn phòng hoặc tại sảnh của nhà máy, không lâu hơn 5 hay 10 phút.

Đánh giá mức độ cần thiết của những giấy tờ bạn làm. Hãy tự hỏi:

Có ai đọc nó không?

Có ai quan tâm đến thông tin đó không?

Các dữ liệu có thúc đẩy việc làm quyết định không?

Nếu bạn trả lời Không cho bất kỳ câu hỏi nào trên đây, hãy tìm cách đơn giản hóa hoặc bỏ báo cáo đó đi.

Sắp xếp nơi làm việc. Đặt đồ vật ở những nơi dễ thấy hoặc dễ tìm. Tìm kiếm tài liệu thường chiếm mất 30% thời gian của chúng ta.

Hãy rà soát lại trình tự các hoạt động trong khu vực làm việc của bạn. Chuyển vị trí nhân viên sao cho quá trình trôi chảy hơn. Ngoài ra, cũng đặt những người làm việc cùng nhau ở gần nhau hơn để cải thiện việc thông và giảm thời gian vận chuyển vật liệu.

Đừng thuê thêm người vào giai đoạn đỉnh điểm. Hãy mời những nhân viên tạm thời. Tốt hơn nữa là hãy rà soát lại quy trình để xem bạn có thể đơn giản hóa và giảm lượng công việc cần làm không.

Sử dụng kỹ thuật đối sánh cho các quá trình của bạn (xem Sử dụng kỹ thuật đối sánh, trang 353). Việc sử dụng kỹ thuật đối sánh sẽ khiến bạn có thể so sánh:

Những chỉ số đo được của cung cách làm việc

Những phương pháp và quy trình.

Bạn có thể so sánh những việc bạn làm với: – Những lĩnh vực tương tự trong tổ chức
– Những lĩnh vực tương tự trong các tổ chức khác – Những lĩnh vực khác trong các tổ chức khác.
Bạn càng sẵn sàng so sánh mình với những tổ chức khác nhau và càng tiếp thu những ý tưởng mới triệt để, bạn càng có nhiều cơ hội. Ví dụ, so sánh thời gian sắp xếp tại văn phòng trả hóa đơn tiền nước với bàn tiếp tân của một khách sạn sẽ bộc lộ nhiều cơ hội hơn là so sánh với thời gian sắp xếp tại một văn phòng thanh toán hóa đơn tiền nước khác.

Chỉnh sửa những ý tưởng mới cho thích hợp với hoàn cảnh của bạn. Những câu hỏi chỉ ra khả năng cải tiến

Hãy cùng với các đồng nghiệp của bạn xem xét những câu hỏi dưới đây để khám phá những ý tưởng cải thiện hiệu suất làm việc.

Có phải từng bước trong quá trình của chúng ta đều cần thiết?

Từng bước có bổ sung giá trị cho khách hàng của chúng ta?

Có thiếu một vài hoạt động nào không?

Người ta tự kiểm tra công việc của mình hay khi họ hoàn thành thì có người khác làm điều đó?

Tuần tự công việc có lôgíc không?

Các hoạt động kế tiếp nhau có được đặt gần nhau không?

Chúng ta có những chính sách hoặc quy trình cản trở sự cải tiến không?

Người của chúng ta có quyền cải tiến trong công việc của riêng họ không?

Chúng ta có đo hiệu quả công việc không?

Chúng ta có chia sẻ những dữ liệu về hiệu quả với những người vận hành không?

Chúng ta có kéo người của mình vào việc tìm kiếm những ý tưởng cải thiện hiệu quả hay không?

Có những mức độ yêu cầu chấp thuận không cần thiết không?

Ở điểm nào quá trình bị dừng lại trong thời gian lâu nhất? Tại sao?

Những khâu sản xuất nào bị đình trệ? Làm cách nào để loại bỏ chúng?