Khi một hoạt động kinh doanh dẫn đầu trong việc sản xuất hiệu quả nhằm giảm giá thành, cải thiện chất lượng, hoặc cả hai, thì hoạt động kinh doanh ấy có thể tạo nên một lợi thế cạnh tranh bền vững.

— DAVID A. AAKER, Tác giả của các chiến lược phát triển kinh doanh

Các nghiên cứu về quá trình cho thấy rằng những hoạt động tăng thêm giá trị cho khách hàng chỉ tốn 5% thời gian. Do đó, cơ hội rút ngắn chu kỳ và thời gian giao hàng là rất lớn. Dưới đây là cách bạn có thể cùng làm với các nhân viên của mình để triệt để cải tiến quá trình:

Bước 1: Xác định cơ hội

Tìm một quá trình cần cải tiến. Điều này sẽ không khó – tất cả các quá trình đều cần cải tiến! Có lẽ hơn cả là bạn sẽ phải sắp xếp trật tự ưu tiên cho các cơ hội. Để định hướng, hãy chọn quá trình:

Khiến khách hàng mệt mỏi và kêu ca

Có thể tiết kiệm nhiều tiền nếu được cải tiến

Liên quan đến sứ mạng của bộ phận hoặc sứ mạng chung

Tương đối dễ giải quyết.

Bước 2: Hình thành một nhóm

Mời 6 đến 10 người để giúp bạn cải tiến quá trình. Nhóm cần đại diện cho tất cả các giai đoạn của quá trình và bao gồm người từ hai bộ phận hoặc nhiều hơn. Hãy chọn những người:

Hiểu quá trình

Quan tâm đến sự cải tiến

Đại diện cho từng giai đoạn của quá trình

Sẽ có thời gian để làm việc với nhóm

Có khả năng tạo sự thay đổi.

Nếu nhóm của bạn bao gồm những người làm việc ở cấp thấp nhất, để có thể tiến hành sự thay đổi, bạn sẽ cần ủy thác của người quản lý chính. Sự ủy thác này sẽ cho những người tham dự có cảm giác là công việc khó nhọc của họ sẽ không vô ích.

Tổ chức cuộc họp đầu tiên của nhóm. Vào lúc bắt đầu, bạn cần:

Giới thiệu các thành viên với nhau

Giải thích quá trình và các bước bạn sẽ làm

Huấn luyện người khác về các công cụ để biểu đồ hóa quá trình

Nhận được sự cam kết của mỗi người về việc tham gia của họ. Bước 3: Biểu đồ hóa quá trình

Cho mọi người một tuần để thu thập thông tin về quá trình làm việc từ lĩnh vực của họ.

Tại cuộc họp kế tiếp, hãy ghi lại tất cả các bước của quá trình trên một chiếc bảng trắng. Bảng cần được vẽ trước, với những người tham gia được liệt kê tại bên trái và thời gian ở dưới.

Lưu ý những ý kiến của các thành viên khi bạn hướng dẫn các bước của quá trình cho họ. Hãy ghi lại các hoạt động, bắt đầu từ trái qua phải. Hãy ghi lại mỗi hoạt động

và quyết định trên bảng ghim. Ưu thế của bảng ghim là nó có thể di chuyển dễ dàng.

Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ phần nào của bản đồ, hãy để trống và tiếp tục.

Bạn có thể nghiên cứu chi tiết sau.

Sử dụng những biểu tượng thích hợp cho từng bước trong quá trình. Những biểu tượng thường sử dụng nhất là:

Bản đồ quá trình cần chỉ ra – Từng bước

– Đầu vào và đầu ra của từng bước

Mọi quyết định

Tất cả những người tham gia

Thời gian để làm từng bước.

Làm một bản nháp quy trình và cho các thành viên của nhóm cơ hội xác định tính chính xác với đồng nghiệp.

Bước 4: Phân tích quá trình

Vào buổi họp kế tiếp, hãy điều chỉnh quá trình dựa trên sự phản hồi của các thành viên của nhóm.

Đối sánh quá trình của bạn để xác định mức độ không hiệu quả của nó (xem Sử dụng kỹ thuật đối sánh, trang 353). Nếu hoàn toàn không hiệu quả, hãy cân nhắc việc loại bỏ nó. Nếu cần phải điều chỉnh kỹ lưỡng, hãy phân tích từng bước một.

Phân tích quá trình bằng cách xác định xem:

Từng bước có cần thiết hay không

Trình tự hợp lý

Các bước đều bổ sung giá trị

Có hoạt động bị bỏ sót

Có hoạt động lãng phí

Có sự lặp lại.

Hãy liệt kê những vấn đề. Sắp xếp trật tự ưu tiên dựa vào tác động trên khách hàng, giá thành và yêu cầu thời gian.

Xử lý từng vấn đề một, tìm những lý do quan trọng nhất. Thường đó là con người, phương pháp, nguyên liệu hoặc máy móc (thiết bị).

Giải quyết những nguyên nhân chính.

Dựa trên các ý tưởng của nhóm, hãy vẽ lại bản đồ quá trình để giảm lãng phí, sự lặp lại và thời gian.

Phát triển kế hoạch hành động cho mọi sự cải tiến.

Phổ biến sự thay đổi giữa càng nhiều người càng tốt để đảm bảo gánh nặng công việc được phân bố đều.

Tổ chức cuộc họp với tất cả những người bị tác động để chắc chắn là:

Hiểu những sự thay đổi

Đồng ý với những sự thay đổi

Sẽ làm sự thay đổi.

Tiếp tục theo dõi sát sao để chắc chắn là những thay đổi đang được áp dụng.

Động viên và nhìn nhận sự cố gắng làm giảm những khó khăn thường liên quan đến sự thay đổi.

Bước 8: Đánh giá kết quả

• Đánh giá những kết quả đạt được. Vẽ đồ thị và trưng bày cho mọi người cùng xem để thúc đẩy lòng tự hào trong những người đáp ứng. Điều này cũng gia tăng sự hứng khởi với dự án cải tiến quá trình tiếp theo của bạn.

BẢN ĐỒ CHỈ DẪN CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH