Hoạt động kinh doanh, hơn bất kỳ một ngành nghề nào khác, là liên tục làm việc với tương lai: đó là một việc tính toán liên tục, một sự rèn luyện khả năng nhìn xa thấy trước theo bản năng.

— HENRY R. LUCE (1898 -1967), Nhà biên tập và xuất bản Mỹ

Lập kế hoạch chiến lược là một hoạt động thường được coi là phạm vi của những nhà quản lý cấp cao. Tuy nhiên, tất cả các nhà quản lý đều cần suy nghĩ và hành động có chiến lược, để họ có thể ảnh hưởng đến tương lai, hơn là để bị tương lai chi phối. Các bước bạn cần tiến hành để phát triển một kế hoạch được trình bày dưới đây. Hãy tùy cơ ứng biến cho thích hợp với môi trường công việc của bạn.

Bước 1: Lập kế hoạch cho kế hoạch

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình chậm chạp, khó khăn. Trước khi bắt đầu, hãy tự hỏi:

Bạn có thể dành bao nhiêu thời gian cho quá trình, bao gồm cả việc nghiên cứu và tài liệu hóa

Bạn cần sự hỗ trợ nào từ cấp trên, cấp dưới và người ngang hàng với bạn

Bạn có khả năng thu hút ra sao đối với những người cần giúp bạn áp dụng những thay đổi

Bạn muốn thu hút đến mức độ nào đối với những người có thể áp dụng sự thay đổi

Bạn sẽ làm những bước nào

– Bạn muốn hoàn thành kế hoạch vào lúc nào

Bạn sẽ làm gì với kế hoạch đó khi nó kết thúc. Bước 2: Phát triển tầm nhìn và sứ mệnh

Đưa ra tuyên bố về tầm nhìn. Tầm nhìn thể hiện điều bạn khao khát có được. Nó thường là một câu nói thể hiện giấc mơ của ban lãnh đạo. Tuyên bố này có thể không hoàn toàn khả thi hoặc thực tế, nhưng nó sẽ kích động sức lực và sự tập trung của toàn đội. Những từ như “Hàng đầu thế giới”, “Benchmark”, “Đẳng cấp thế giới”, và “Được kính trọng nhất” là thích hợp cho tầm nhìn.

Tạo ra tuyên bố sứ mệnh (xem Những tuyên bố về sứ mạng, trang 333). Cùng làm với đội của bạn để phát triển tuyên bố về điều bạn làm hàng ngày. Tuyên bố này cần phải là một sự mô tả thực tế về cách bạn sẽ làm thỏa mãn các bên có liên quan (khách hàng, hội đồng quản trị và nhân viên). Sứ mạng của bạn cần:

Dễ hiểu

Ngắn, không dài quá hai hoặc ba câu

Tương đối cụ thể, để thúc đẩy việc đề ra mục đích và truy vết

Đủ khái quát, không chứa thời điểm.

Treo tuyên bố sứ mệnh tại một vị trí trang trọng và đề nghị tất cả các thành viên ký tên của họ ở dưới. Điều này tượng trưng cho sự đồng ý.

Bước 3: Đánh giá vị trí hiện tại của bạn

Hãy xem các số liệu thống kê đang có hiệu lực của bạn để đánh giá chi phí, chất lượng, độ nhanh nhạy, tinh thần, sức khỏe và sự an toàn của công ty bạn.

So sánh với những người lân cận để cảm giác được mình tốt hay xấu.

• Tiến hành phỏng vấn từng người một hoặc trong nhóm để tìm ra:

Điều gì khiến người khác bực bội khi làm việc với bạn

Điều gì khiến họ tức tối

Mức độ dễ sử dụng của các dịch vụ khách hàng

Những chính sách nào cản trở người ta làm hết sức của họ. Bước 4: Xây dựng một mô hình cho sự thành công

Dựa trên các nghiên cứu của bạn trong Bước 3, hãy tạo nên một mô hình cho sự thành công. Những yếu tố quan trọng có thể như trong biểu đồ dưới đây.

Cùng với nhân viên của bạn, hãy xác định các chỉ số để đánh dấu sự tiến bộ của bạn (xem Đánh giá hoạt động của nhóm trang 152). Khích lệ nhân viên của bạn lựa chọn những chỉ số trong phạm trù:

Chất lượng/dịch vụ

Thời gian/sự nhanh nhạy

Chi phí/giá trị

Sức khỏe và sự an toàn

Tinh thần.

Bạn không được có nhiều hơn hai chỉ số trong một phạm trù, nếu không bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để thu thập dữ liệu, khiến bạn còn rất ít thời gian để phân tích, lập kế hoạch và làm những hành động khắc phục.

Hãy chắc chắn là những chỉ số bạn lựa chọn có liên quan cụ thể đến những dự định của bạn như đã được đề ra trong sứ mạng.

Những chỉ số tốt nhất trong mỗi phạm trù sẽ là những chỉ số:

Dễ thu thập

Chính xác

Đã được thu thập

Đo được

Là cái mà nhóm có thể ảnh hưởng đến.

Nếu bạn đã lựa chọn một chỉ số hiện tại không được đo, hãy lập hệ thống thu thập dữ liệu và phân công nhân viên của bạn chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu.

Bước 5: Đề ra những mục tiêu

Cùng với cộng sự của bạn đề ra mục tiêu. Những mục tiêu của bạn cần SMART (thông minh):

– Specific – cụ thể

– Measurable – đo được

Agreed -upon – có được sự đồng thuận

Realistic – thực tế

Time -based – căn cứ theo thời gian.

Treo những mục đích và mức độ thực hiện công việc hiện tại để mọi người đều thấy. Bước 6: Phát triển những chương trình cải tiến

Hãy phát triển những chương trình cụ thể để đạt được những mục đích cùng với người của bạn.

Đối với những kế hoạch cần đạt được trong 12 tháng kế tiếp, hãy liệt kê tất cả các hành động, người thực hiện, và thời điểm cần làm xong. Ngoài ra, cũng hãy liệt kê những người sẽ bị ảnh hưởng bởi những quyết định đó để họ được biết.

Hãy treo kế hoạch tại khu vực làm việc để mọi người đều biết về chúng. Hãy xóa đi những điểm đã được giải quyết.

Hãy xác định các cột mốc cho những mục đích dài hạn hơn. Chẳng hạn, nếu bạn muốn thiết lập những chương trình bảo dưỡng dự phòng cho 60% thiết bị của bạn vào năm thứ hai, 90% vào năm thứ ba, và 100% vào năm thứ tư.

Bước 7: Xác định những mối đe dọa và lập kế hoạch loại bỏ chúng

Lập danh sách những cản trở khiến bạn không đạt được những mục đích của mình. Hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Phân chúng thành loại bạn có sự kiểm soát và loại bạn không có sự kiểm soát.

Tập trung và những cản trở chính mà bạn có sự kiểm soát. Hãy phát triển những hành động cụ thể để giải quyết chúng.

• Hãy làm việc với những người ngoài bộ phận của bạn, là những người mà bạn cần thiện chí của họ để loại bỏ những rào cản bạn không có sự kiểm soát.

Liên tục thăm dò môi trường

Trong khi bạn thực hiện các bước từ 1 đến 7, hãy nhìn ra bên ngoài khu vực công việc của bạn để thấy những xu hướng và thay đổi sẽ ảnh hưởng trên bạn hoặc bạn có thể lợi dụng.

Hãy động viên nhân viên của bạn giúp bạn xác định những sự thay đổi thực sự hoặc tiềm năng trong môi trường bằng cách:

Lưu hành những bài báo quan tâm

Đặt mua và lưu hành các tạp chí thương mại

Tham dự các hội nghị

Thăm các triển lãm thương mại

Thăm đối thủ cạnh tranh

Thăm khách hàng.

BẢN ĐỒ LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

10 NGUYÊN TẮC VÀNG CHO VIỆC LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

Hãy lôi kéo tất cả những người bạn cần để thực thi kế hoạch của bạn.

Tài liệu hóa kế hoạch của bạn.

Giữ cho quá trình này sống động bằng cách liên tục cập nhật. Hãy chỉnh sửa kế hoạch khi cần.

Giữ cho kế hoạch được luôn được nhìn thấy bằng cách treo sứ mệnh, chỉ số và kế hoạch hành động của bạn lên.

Cộng tác với những người ngoài khu vực làm việc của bạn nếu bạn cần sự giúp đỡ của họ.

Hãy nhớ tại sao bạn phát triển kế hoạch của mình: đó là để giúp bạn giành được và cải thiện dịch vụ cho khách hàng.

Hãy chắc chắn là kế hoạch của bạn thích hợp với những mục đích của cấp quản lý cao hơn.

Dùng từ khác đơn giản.

Đừng quá ôm đồm. ôm đồm quá nhiều dẫn đến làm việc cẩu thả, vỡ ảo tưởng, chỉ trích lẫn nhau và thất bại.

Hãy lan truyền những kế hoạch hoạt động của bạn để chúng được tiến hành có trật tự.

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài thông qua nhập linh kiện

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài là một cách nhanh chóng và hiệu quả để cắt bớt những hoạt động không cần thiết trên đường trở thành một tổ chức thực sự.

— Khuyết danh

Các nhà quản lý liên tục tìm kiếm những cách mới để phục vụ khách hàng tốt hơn, nhanh hơn, với chi phí thấp hơn. Đôi khi nhiệm vụ này có vẻ như rất nản lòng, đặc biệt sau thất bại của những sáng kiến mới. Trong những hoàn cảnh như vậy, tìm kiếm những giải pháp ngoài tổ chức của mình có thể thích hợp, bằng cách hợp tác với một nhà cung cấp từ bên ngoài.

Trên khắp thế giới, phối hợp với nguồn lực bên ngoài đang trở nên ngày càng dễ dàng hơn với sự cải tiến hàng ngày của công nghệ mạng, là cái giờ đây cho phép người ta nghe và nhìn thấy nhau theo yêu cầu. Giờ đây hoàn toàn có thể xây dựng một tổ chức “ảo”, với những tổ chức khắp thế giới cộng tác thực hiện những quá trình công việc chung. Phối hợp với nguồn lực bên ngoài là một quyết định của người quản lý chính, và về bản chất là điều có tính chất chiến lược. Người quản lý chính hãy cân nhắc những ưu thế sau của việc phối hợp với nguồn lực bên ngoài:

Những tổ chức chuyên môn trong một lĩnh vực, như huấn luyện hoặc dịch vụ thông tin hoặc vận tải, nói chung gần với sự hoàn thiện các hệ thống của họ hơn, và do đó có chi phí thấp hơn. Xu hướng liên tục đổi mới của họ đảm bảo năng lực tầm cỡ thế giới.

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài cho bạn khả năng tiếp cận các bí quyết. Tổ chức của bạn không thể vượt trội trong tất cả những gì mình làm. Hãy tập trung vào những lĩnh vực thực sự có tác động trên thành công của bạn, và để lại một vài khía cạnh “không chính yếu” khác cho các chuyên gia.

Đặt các hoạt động không phải là then chốt đối với tương lai của tổ chức của bạn dưới mái che của một nhóm quản trị tài giỏi sẽ cho phép bạn tập trung vào những điều bạn làm tốt nhất. Nhập linh kiện bảo tồn các nguồn lực bằng việc cho phép bạn hướng đội ngũ nhân viên, vốn liếng và thời gian vào những hoạt động cung cấp những giá trị khách hàng cao nhất.

Các tổ chức bên ngoài có thể cung cấp những nguồn lực căn bản cho các hãng không có thời gian hoặc tiền bạc để đầu tư vào trang thiết bị tối tân hoặc trong việc phát triển sự tinh thông.

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài trong hoạt động nhập linh kiện khiến quá trình lắp đặt máy móc mới diễn ra nhanh hơn. Thiết kế lại và sắp xếp hợp lý các quá trình công việc trên giấy tờ dễ hơn nhiều với việc áp dụng chúng. Rất khó nhận được sự tán thành của tất cả các bên liên quan để thay đổi. Để họ áp dụng và duy trì những sự thay đổi đó thậm chí còn khó hơn nữa.

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài giúp bạn có được sự kiểm soát đối với các chức năng đang bị quản lý kém. Một vài chức năng phức tạp đến mức chúng có thể gây ra khủng hoảng nếu vài người quan trọng bỏ đi. Đặt những hoạt động này bên ngoài tổ chức của bạn giúp bạn nhẹ gánh đối với vấn đề này.

Những tổ chức hợp tác cùng nhau sẽ chia sẻ mọi sự rủi ro có thể liên quan, giống như mất những người then chốt hoặc những thay đổi trong công nghệ.

Phối hợp với nguồn lực bên ngoài thông qua nhập linh kiện giúp bạn sử dụng vốn của mình tốt hơn. Các quy trình, công nghệ và thiết bị của bạn có thể có giá trị đối với nhà cung cấp bên ngoài. Điều này làm tăng nguồn thu tiền mặt và có thể được sử dụng cho những quy trình lợi nhuận hơn.

Thời điểm nhập linh kiện rất quan trọng. Hãy xem xét khả năng trì hoãn nhập linh kiện nếu:

Có nguy cơ mất bí quyết. Nhập linh kiện một chức năng quan trọng chiến lược có thể trở nên đắt giá nếu mối quan hệ thay đổi và bạn lại phải thực hiện chức năng đó trong tổ chức của mình.

Bạn không sẵn sàng buông. Hãy đánh giá nhu cầu kiểm soát của bạn. Nếu bạn không thoải mái trong việc buông thả công việc của mình thì việc nhập linh kiện có thể khiến bạn nhiều đêm mất ngủ và có mối quan hệ xấu với các đại lý bên ngoài.

Giá thành thật sự cao hơn giá nếu bạn sản xuất. Giá nhập linh kiện không đơn thuần chỉ là những hóa đơn do các nhà cung cấp bên ngoài đưa ra. Thêm vào đó có còn chi phí thời gian và các nguồn chi phí vào việc quản trị các mối quan hệ.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhanh chóng. Có vẻ như bạn không thể lật ngược tình thế chỉ qua một đêm khi người khác đang ngồi ở ghế lái. Băng dán tưởng như làm máu ngừng chảy, nhưng vấn đề có thể vẫn tiếp tục mưng mủ dưới bề mặt.

Bạn cần linh hoạt. Các hãng nhập linh kiện có xu hướng chuyên môn hóa và xuất sắc ở một vài lĩnh vực. Họ không thể làm mọi thứ cho mọi người.

Nếu bạn là người quản lý bậc trung hoặc ở cấp thấp nhất, chiến lược của bạn cần phải tránh nhập những linh kiện của chính công ty hoặc nhóm của mình. Dưới đây là cách giúp bạn cẩn thận:

So sánh sản phẩm hoặc dịch vụ của mình với những cơ sở tốt nhất bên trong hoặc ngoài ngành của bạn. Điều này sẽ không chỉ cho bạn cảm giác được mức độ hiệu quả của mình, nhưng còn cho bạn biến các chi phí của bạn có tương ứng với những người bên ngoài tổ chức của bạn hay không.

Cải thiện cung cách làm việc tại lĩnh vực công việc của bạn để cạnh tranh được với những nơi tốt nhất hiện có.

Lôi kéo nhân viên của mình vào việc tìm kiếm những cách làm việc mới và được cải thiện để phục vụ khách hàng.

Hãy đo lường những cách thực hiện công việc của bạn. Hãy phát triển và theo dõi tính hiệu quả của mình bằng cách sử dụng những chỉ số cho thấy:

Chất lượng sản phẩm của bạn

Chất lượng dịch vụ đối với khách hàng bên trong và bên ngoài

Dịch vụ của bạn có đúng lúc không

Chi phí hiệu quả ra sao

Tinh thần làm việc

Mức độ ảnh hưởng trên an toàn và sức khỏe.

• Hãy luôn để những người ra quyết định ý thức được về các tiến bộ của bạn.