Gậy và đá có thể làm bạn bị gãy xương, nhưng lời nói có thể khiến trái tim bạn tan vỡ.

ROBERT FULGHUM, Tác giả cuốn Tất cả những gì tôi thực sự cần biết thì tôi đã học được ở nhà trẻ

Cho dù người ta đã phát minh ra vô vàn những cách tân về công nghệ phục vụ cho hoạt động giao tiếp liên lạc thì loài người cũng vẫn sẽ tiếp tục nói chuyện với mục đích truyền đạt thông tin. Một điều ngạc nhiên là nhiều người gặp khó khăn khi giao tiếp bằng lời nói trong môi trường kinh doanh. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp cuộc nói chuyện diễn ra giữa một nhà quản lý và một nhân viên. Một nhà quản lý giỏi sẽ biết được cách khiến cho cuộc nói chuyện diễn ra thân mật và người ta có thể nói năng thoải mái trong lúc giao tiếp.

Hãy mở cánh cửa

Tạo môi trường có thể khuyến khích mọi người nói chuyện với bạn.

Hãy luôn mở cửa văn phòng. Khuyến khích các nhân viên tiếp cận bạn bất cứ lúc nào mà không cần phải đặt trước cuộc gặp.

Năng đi lại và nói chuyện với mọi người thoải mái. Hết sức cố gắng để có thể nắm được một vài điều về từng nhân viên (tên con cái, con vật yêu thích) và hỏi han họ về những vấn đề đó, tiếp tục đề cập những buổi nói chuyện trước đó khi thấy thích hợp (tham khảo mục Giao tiếp với các nhân viên, trang 88).

Chọn lựa thời điểm

• Đừng nên nói chuyện tại một nơi ồn ào.

• Tìm thời điểm khi không ai bị hạn chế về thời gian hay bị hối thúc do thời hạn cuối sắp hết.

Không làm việc hay trả lời điện thoại khi đang nói chuyện.

Tắt máy nhắn tin hoặc điện thoại của bạn.

Khích lệ, khiến cho cuộc nói chuyện trở nên sinh động

Nêu ra cụ thể và rõ ràng về những gì bạn muốn bàn bạc.

Thận trọng lựa chọn từ ngữ – nên sử dụng từ “và” thay cho “nhưng” với tư cách là từ nối giữa các câu, nên xưng “tôi” hơn là dùng từ “anh” trong lời nói của mình.

Sử dụng ngôn ngữ không mang tính thành kiến.

Thay đổi giọng và cách nói nhằm nhấn mạnh một vài luận điểm nhất định khiến mọi người tập trung chú ý hơn. Đối với những vấn đề quan trọng, hãy ngả người về phía trước, mở to mắt và trình bày một cách rõ ràng.

Bắt đầu cuộc nói chuyện bằng những nhận định tích cực, đặc biệt nếu như vấn đề hiện tại đặt ra có khả năng gây nên tranh cãi.

Hãy nói năng ngắn gọn súc tích nhưng thú vị (bạn có thể sử dụng khiếu hài hước hay các giai thoại nhằm thu hút mọi người).

Nên lắng nghe

Đừng nên ngắt lời, dừng lời nói của người khác hay tiếp tục chỉ trích trước khi mọi người nói xong.

Cư xử với mọi người khi nói chuyện một cách tôn trọng và khuyến khích họ tham gia giao tiếp.

Thể hiện sự cảm thông – nếu như về mặt căn bản, bạn không nhất trí với những gì mà người ta nói, hãy cố gắng thấu hiểu và tán thành động cơ đã khiến họ nói ra ý kiến đó.

Hãy lắng nghe với ánh mắt chăm chú (xem Đọc ngôn ngữ cơ thể, trang 97). Kết thúc một cuộc nói chuyện

Đưa ra lời xác nhận đối với những cam kết cụ thể (nên nói: “Việc này sẽ được hoàn thành vào lúc 3 giờ chiều thứ Sáu” hơn là nói “Chúng tôi sẽ hoàn thành nó trước cuối tuần này”).

Khái quát và tổng kết lại những vấn đề chính của buổi nói chuyện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi người khác đều hiểu rõ những gì đã được bàn bạc.