Thư điện tử đã trở thành một phương thức giao tiếp kinh doanh hữu hiệu nhất. Chỉ trong nháy mắt thư điện tử có thể được gửi đi vòng quanh trái đất, tới tất cả những người bạn muốn, vào bất kỳ thời điểm nào cả đêm lẫn ngày. Nhưng một vài người còn cảm thấy không mấy thoải mái với công nghệ thư điện tử, và những người khác không thể coi các thư điện tử cũng như việc viết thư điện tử một cách nghiêm túc như là việc giao tiếp bằng văn bản thông qua các bản in giấy. Đây là một số lời khuyên giúp cho thư điện tử trở nên dễ dàng và hiệu quả theo như bạn muốn.

Tính hiệu quả

Thư điện tử là một phương tiện hết sức nhanh chóng – hãy đừng để các bức điện bị bỏ quên trong các tệp lưu của bạn. Hãy trả lời các thư điện tử kinh doanh trong cùng ngày làm việc, hoặc tốt nhất là ngay sau khi bạn nhận được chúng.

Đừng nên gửi những file có kèm theo tiếng động hay tranh ảnh trừ phi bạn có thể nén chúng lại – thời gian để tải chúng xuống sẽ khiến cho người nhận cảm thấy bực bội. Đừng nên gửi nhiều tài liệu kèm theo cho những người sử dụng dịch vụ Internet cá nhân bởi họ thường bị hạn chế kích cỡ file – thư điện tử của bạn có thể sẽ bị gửi trả lại.

Đảm bảo sự đơn giản

Hãy viết ngắn gọn súc tích và đi thẳng vào vấn đề.

Ngắt quãng các đoạn văn rõ ràng, do nhiều máy tính được kết nối mạng sẽ xử lý sắp xếp lại những thư điện tử bên ngoài gửi vào.

Nếu như bạn cần nhiều khoảng trống trong văn bản để gửi thư của bạn, hãy viết một ghi chú ngắn và gửi kèm theo bản chi tiết.

Nếu như bạn trả lời một vài phần cụ thể trong bức thư điện tử thì hãy chỉ đưa riêng những phần đó vào trong thư phúc đáp, chứ đừng gửi lại toàn bộ bức thư.

Học cách gửi và nhận thư điện tử hiệu quả

Luôn đưa ra tiêu đề súc tích và chính xác ở dòng chủ đề.

Sử dụng hộp “CC” để gửi thư điện tử cho những người có quan tâm khác. Tuy nhiên, nếu như bạn muốn người nhận chính không biết rằng những người khác cũng nhận được bức thư điện tử đó thì hãy sử dụng hộp “BCC”.

Nếu như bạn thường xuyên gửi đi những bức thư điện tử giống nhau cho cùng một nhóm người, hãy đưa chúng vào một danh mục địa chỉ. Hãy cẩn thận để không gửi tới danh mục địa chỉ đó bức thư mà bạn dự định chỉ gửi cho một người trong đó.

Giữ bản in trên giấy của những thư điện tử quan trọng.

Một số chương trình sẽ cho phép bạn loại bỏ những thư điện tử không cần thiết hay thuộc diện không được ưu tiên (thường là thư cá nhân). Hãy sử dụng chức năng này nếu như số lượng thư điện tử của bạn lớn.

Đảm bảo tính rõ ràng trong giao tiếp

(Tham khảo cả mục Giao tiếp bằng văn bản, trang 103)

Nên chia thành nhiều đoạn hơn bạn thường làm đối với những bức thư thông thường do việc đọc trên màn hình khó khăn hơn là ở trên giấy. Bạn càng tạo ra nhiều khoảng trống thì người ta càng có khả năng hiểu được bức thư của bạn.

Đọc và sửa văn bản để sửa những lỗi sai về chính tả và ngữ pháp.

Đọc lại nội dung thư trước khi bấm nút Gửi. Do tốc độ soạn thảo một thư điện tử thông thường và do thư điện tử thường được coi là kém trang trọng hơn bức thư giao dịch chính thống nên người ta thường không thận trọng lắm trong cách diễn đạt như với những bức thư chính thống hơn. Lối diễn đạt có thể khiến cho người nhận suy diễn sai, dẫn đến sự bất lợi cho bạn. Cần luôn đảm bảo rằng lối diễn đạt của bạn chuyển tải được những gì mà bạn mong muốn.

Nắm được nguyên tắc viết thư điện tử

Không tỏ ra “đao to búa lớn” (tránh sử dụng tất cả các từ đều viết hoa).

Nên biết rằng thư điện tử không phải là một phương tiện của cá nhân; những bức thư mà bạn gửi cho một người có thể được gửi tiếp tới những người khác. Hãy tỏ ra thận trọng trong ngôn ngữ cũng như cách pha trò của bạn.

Cẩn thận với những gì bạn gửi tiếp đi và đối tượng được bạn gửi. Chỉ vì điều đó được viết ra không có nghĩa đó là sự thực! Trong trường hợp nhận được lời cảnh báo có virus, hãy tra một trang web (www.symantec.com là một trang web tốt) để bạn có thể kiểm tra tính hiện thực của lời cảnh báo đó trước khi gửi nó đến các địa chỉ khác.