Hãy nêu ra những vấn đề phức tạp nhất theo cách thật dễ hiểu, chỉ với vài từ đơn giản.

— NAPOLEON BONAPART (1769 -1821)

Viết báo cáo là một kỹ năng hết sức quan trọng một khi bạn đang trèo lên từng bậc thang của doanh nghiệp. Đây là một vài ý tưởng giúp bạn làm việc này hiệu quả:

Hiểu rõ mục tiêu báo cáo của mình. Loại bỏ bất kỳ thông tin nào gây hại tới mục tiêu đó.

Biết rõ về những độc giả của mình:

Tưởng tượng ra họ muốn tìm thấy những gì trong bản báo cáo đó.

Đoán trước và xử lý những chi tiết có thể gây nên sự phản cảm đối với họ.

• Hãy là một người kể chuyện:

Mở đầu bằng cách thu hút sự quan tâm của độc giả đối với một vấn đề thử thách.

Duy trì sự thích thú với một đoạn giữa truyện đầy hấp dẫn.

Tặng cho độc giả một kết thúc đáng ghi nhớ.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Đừng nên khiến họ bối rối hay cố gắng gây ấn tượng với họ bằng những từ hiếm khi được sử dụng.

Hãy viết ngắn gọn súc tích. Loại bỏ những từ không giúp cho câu văn trở nên rõ ràng hay chính xác hơn.

• Tránh dùng những cụm từ hay từ có thể khiến mọi người khó hiểu, bao gồm:

tiếng lóng

biệt ngữ

những lời sáo rỗng.

• Tạo cho bản báo cáo có được độ tin cậy:

Tránh trình bày quá khái quát, chung chung.

Không cường điệu quá mức

Tránh sử dụng ngôn ngữ không được phép.

Hãy nêu rõ người đọc dường như là bạn đang nói chuyện với họ.

Duy trì một văn phong thoải mái, tích cực.

Đơn giản hóa câu văn của bạn. Sau mỗi câu hay đoạn văn hãy tự hỏi bản thân: “Có còn cách nào dễ dàng hơn để diễn đạt những gì mà tôi đã viết không?”

Sử dụng ký hiệu chấm để liệt kê các quan điểm.

Sử dụng các tiêu đề hay tiêu đề phụ nếu có thể cho phép người đọc đọc lướt qua bản báo cáo mà vẫn nắm được nội dung chính.

Đảm bảo cho những đoạn văn càng ngắn gọn càng tốt. Chia nhỏ những đoạn văn có độ dài quá 10 dòng.

Để càng nhiều các khoảng trống càng tốt nhằm gây ấn tượng thân thiện với người đọc.

Hãy bắt đầu mỗi ý tưởng bằng một câu văn mới. Tránh dùng các từ nối “và” hay “nhưng”.

Hãy sửa lại bản báo cáo của mình nếu như bạn có bất kỳ câu trả lời “Không” nào.