Một điều mà người nói nên ghi nhớ: Bộ óc người ta có khả năng nhận thức được chỉ khi họ còn đủ kiên nhẫn ngồi nghe.

— Khuyết danh

Phát biểu là một trong những nhiệm vụ khó khăn và đáng ngại nhất. Những ý kiến sau sẽ giúp cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Chuẩn bị cho một bài phát biểu

Chỉ chấp thuận những lời mời với khoảng thời gian chuẩn bị hợp lý. Nếu như bạn không có thời gian để chuẩn bị và luyện tập thì hãy nên từ chối.

Biết được càng nhiều thông tin càng tốt về những thính giả của bạn. Hãy nắm vững những chi tiết về họ như:

tuổi tác

giới tính

trình độ

lai lịch.

Đặt ra một mục tiêu, một điều gì đó mà bạn sẽ nói vào lúc kết thúc để khiến cho bài phát biểu của bạn trở nên đáng ghi nhớ. Làm lại để giúp bài phát biểu được trôi chảy.

Phác họa một sơ đồ trong tâm trí bạn về những gì bạn muốn để có thể giúp cho thính giả hiểu được bạn. Ví dụ như một bài nói chuyện về hoạt động lãnh đạo có thể có được một mô hình theo như dưới đây:

Phát triển một dàn ý bao gồm các vấn đề chính.

Sắp xếp các vấn đề bạn đề cập giúp cho các ý tưởng được liền mạch.

Nêu ra các vấn đề phụ vào trong mỗi mục chính.

Ghi chép các thông tin bạn có vào trong những tấm thẻ cỡ 3 -5 inch nhằm đưa ra những lời nhắc nhở hay gợi ý. Sử dụng một thẻ cho mỗi vấn đề chính được nêu.

Đừng nên đọc bài phát biểu của mình theo đúng nguyên văn. Việc đọc nó sẽ khiến cho thính giả cảm thấy buồn chán và làm kiểu nói của bạn trở nên đơn điệu tẻ nhạt. Điều đó cũng sẽ làm tăng cảm giác không thoải mái cho bạn do bởi đấy không phải là cách nói năng thông thường của bạn.

Hãy luyện tập cho tới khi bạn cảm thấy tự tin. Việc tập dượt này có thể được tiến hành thông qua các hình thức sau:

đứng trước gương

đọc vào máy ghi âm

trước một người cố vấn giàu kinh nghiệm

quay vào video.

Tránh những ngôn ngữ cơ thể thể hiện thái độ không chân thành, bối rối hay không hài lòng. Hãy xem những chương trình tivi mà ở đó các nhân vật được phỏng vấn được các phóng viên điều tra giàu kinh nghiệm luyện tập để có thể học được cách nhận biết và tránh những lối ứng xử gây tác động tiêu cực.

Nêu ra một vài lời nhận xét tốt đẹp trước khi kết thúc để tổng kết lại những ý tưởng chủ đạo của bạn và đem lại cho thính giả cảm giác phấn chấn.

Hình dung là mình đang phát biểu hết sức tự tin. Tưởng tượng rằng thành công của bạn sẽ là một lời tiên đoán mà chính bạn sẽ thực hiện được.

Hãy ghi nhớ ba bí quyết của những bài thuyết trình gây được ảnh hưởng tác động sâu sắc:

hãy chân thành

hãy có tác phong nhanh nhẹn

hãy bình thản, tự tin.

Khi đang phát biểu

Ăn mặc phù hợp với khung cảnh. Nếu bạn không biết rõ lắm về thính giả, thì ăn mặc chỉnh tề sẽ tốt hơn là quá xuềnh xoàng. Hãy ăn mặc nền nã trong hầu hết các hoàn cảnh giao dịch kinh doanh.

Thu hút mối quan tâm của các thính giả:

Tạo ra thử thách đối với các thính giả bằng cách nêu ra một trong năm câu hỏi: Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Vì sao và Như thế nào, ví dụ như: Ai mong muốn……..? Cái gì có thể là một trong những……..? Lần cuối cùng, các quý vị …… là khi nào? Đâu là nơi thú vị nhất mà các bạn đã…..? Vì sao mà……? Bằng cách nào quý vị có thể…….?

Nêu ra những số liệu liệt kê gây nên sự kinh ngạc hay đưa ra quan điểm lập trường đối lập.

Mở đầu bằng một câu chuyện hài hước, nhưng chỉ khi bạn có năng khiếu kể chuyện đùa, và chỉ khi câu chuyện đó có liên quan tới chủ đề sẽ được nêu. Tránh những câu đùa có thể khiến mọi người cảm thấy khó chịu hay bị xúc phạm. Những câu chuyện hài hước phù hợp nhất là những chuyện trong đó bạn tự chế giễu mình, không chỉ vì những chuyện như vậy sẽ khiến mọi người cảm thấy vui vẻ mà nó còn tạo nên sự gắn bó đối với họ, do bạn đã thể hiện với mọi người rằng bạn chỉ “bình thường thôi”.

• Thể hiện ngôn ngữ cơ thể mang tính tích cực:

Đứng thẳng và cao người lên. Ưỡn ngực ra. Một dáng điệu cơ thể mang tính tích cực sẽ thể hiện sự tự tin và khiến bạn cảm thấy thoải mái.

Tránh chống tay lên một hay cả hai bên hông. Chống tay lên hai bên hông sẽ gây chia rẽ bạn với người nghe do bởi điều này thể hiện thái độ ngạo mạn. Ưỡn một bên hông ra là dấu hiệu cho thấy rằng bạn không muốn có mặt ở đó.

Điềm tĩnh nhìn thính giả. Đảo mắt liên tục thể hiện sự thiếu tự tin hay không chắc chắn.

• Sử dụng các động tác nhằm tăng thêm hiệu quả bài phát biểu:

Dang rộng cánh tay về phía thính giả nếu thấy phù hợp dường như đang muốn ôm lấy mọi người.

Để tay sang bên cạnh khi không sử dụng tới.

Làm chủ những động tác của cánh tay, đoạn từ cổ tay tới vai.

Tránh những cử động nhanh và ngớ ngẩn do chúng tạo ra ấn tượng bạn đang bối rối.

Thay đổi động tác cho phù hợp với nội dung bài phát biểu. Lặp lại mãi một động tác duy nhất sẽ gây thái độ hết sức phản cảm.

Đừng quá lạm dụng các động tác nếu không chúng sẽ bị mất tác dụng.

• Tận dụng càng nhiều khoảng trống ở phía trước thính giả càng tốt. Tránh đứng mãi phía sau bục nói.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Những từ có trên hai âm tiết sẽ khó hiểu hơn.

Đừng bao giờ nên sử dụng ngôn ngữ khiêu dâm hay nói điều gì đó thể hiện thái độ coi thường bất kỳ nhóm người dân tộc hay thiểu số nào. Bạn sẽ khiến thính giả cảm thấy bị xúc phạm.

Tạo sự quan tâm bằng cách thu hút sự tham gia của thính giả và thay đổi tốc độ nói của bạn. Ví dụ như hãy tiến hành thăm dò và hỏi ý kiến. Phát hiện xem ai đó có thể có liên quan gì tới ví dụ mà bạn đã nêu. Sự tác động qua lại này cho thấy rằng bạn rất quan tâm chú ý tới ý kiến của các thính giả.

Tránh đề cập quá kỹ lưỡng những chi tiết thuộc về những kiến thức thông thường. Những thông tin của bạn nên là những tin tức mới mẻ đối với người nghe nếu như bạn muốn thu hút mối quan tâm của họ.

Duy trì sự chú ý của thính giả và khiến cho bài phát biểu trở nên thú vị:

Lấy dẫn chứng minh họa cho các quan điểm với những giai thoại và lời trích dẫn.

Sử dụng những tư liệu bổ trợ để làm tăng thêm hiệu quả tác động. Nêu ra những sách báo, tạp chí khi bạn trích dẫn từ những chuyên gia nổi tiếng.

Thay đổi giọng nói lên xuống trầm bổng. Hãy nói nhanh, chậm, to, nhẹ tuỳ thời điểm.

Dừng lời trước hay sau một ý tưởng quan trọng.

Hãy nói với mọi người bạn dự định sẽ trình bày với họ vấn đề gì, nêu ra vấn đề đó và sau đó nói lại với họ những gì bạn đã trình bày.

Hãy nhận thức rằng đoạn kết bài phát biểu của bạn cũng khó khăn như lời mở đầu. Hãy nên lưu lại cho thính giả một vài điều gì đó để suy ngẫm.

Tránh cảm giác bị lúng túng

Nỗi sợ hãi lớn nhất của những người dân Bắc Mỹ, thậm chí còn kinh khủng hơn cả cái chết và rắn rết, chính là phải phát biểu trước mặt những người khác. Nhiều bài phát biểu đã bị hỏng do tâm trạng lo lắng. Dưới đây là những gì bạn có thể làm nhằm giảm bớt sự căng thẳng:

Chuẩn bị kỹ lưỡng nhằm làm tăng thêm sự tự tin.

Sử dụng những tấm thẻ ghi chép. Điều này sẽ giúp bạn nói năng bình thường mà vẫn nhìn được xuống phía thính giả và giữ mối liên hệ với mọi người.

Hãy là chính bạn. Ganh đua với người khác sẽ khiến bạn cảm thấy lúng túng khó xử và thính giả sẽ có thái độ hoài nghi.

Dành một vài phút chỉ có một mình trước khi thuyết trình nhằm sắp xếp lại các ý tưởng và tập trung sức lực.

Trước khi phát biểu, hãy nên hít thở sâu một vài lần.

Đừng bao giờ thừa nhận bạn đang cảm thấy lo lắng. Làm như vậy sẽ khiến bạn tập trung chú ý vào vấn đề đó hơn là vào nội dung bài phát biểu.

Nhìn vào một khuôn mặt thân thiện trong số khán thính giả. Bạn sẽ thấy tự tin hơn. Tương tự, tránh nhìn vào những người có dáng vẻ không hài lòng.

Đừng đùa nghịch với một cái que, bút, đồng tiền lẻ trong túi quần hay áo của bạn hoặc bất kỳ cái gì mà bạn cầm trong tay. Bạn sẽ khiến người nghe khó chịu. Hãy bỏ hết những gì trong túi của bạn ra trước khi phát biểu.

Nếu như bạn có một nhóm thính giả nhỏ, hãy tự nhiên mở đầu bài thuyết trình bằng một vài tranh luận của cả hai bên về một vài vấn đề nào đó đang được quan tâm. Điều này sẽ làm giảm bớt sự căng thẳng và cho phép bạn cảm thấy thoải mái khi đi vào bài phát biểu.

Nhìn nhận những thính giả của mình theo kiểu không có một mối đe dọa nào, như là đang ngồi trên ngai vàng vậy! Họ sẽ có vẻ đỡ đáng lo ngại hơn.