Chương trình nghị sự là một bản đồ chỉ dẫn giúp đưa bạn đi từ A cho tới B trong một khoảng thời gian ngắn nhất có thể. Tiến hành một cuộc họp không lập trước kế hoạch thì đó là một thảm họa. Đây là một vài lời khuyên bằng cách nào có thể hoàn thiện chương trình nghị sự cho buổi họp lần sau của bạn.

Ghi lại những mục tiêu họp ra giấy. Hãy biết rõ về những gì mà bạn mong muốn đạt được.

Viết ra những bước hay hành động cần thiết để có thể đạt được những mục tiêu mà bạn đề ra.

Phân tích từng bước nhằm xác định xem nó có liên quan tới những yếu tố sau hay không:

việc diễn đạt thông tin

ý kiến phản hồi từ những người tham dự

quá trình đưa ra giải pháp cho vấn đề

quá trình đưa ra quyết định

quá trình hoạch định.

Xác định quá trình (biện pháp) nhằm đạt được kết quả cho mỗi hành động. Ghi lại những biện pháp vào một cột riêng (hãy xem một chương trình nghị sự mẫu ở dưới đây).

Xác định khoảng thời gian cần thiết dành cho mỗi mục đưa ra trong chương trình nghị sự. Bây giờ điều này đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều vì ở trên bạn đã đề ra được

biện pháp hay quá trình.

Hãy đưa vào mục đầu tiên là lấy ý kiến nhất trí về mục tiêu, trình tự, thời gian và biện pháp đưa ra quyết định.

Tiếp theo cho phép có một hay hai phút để làm công tác tổ chức. Bạn cần phải chỉ định (hay có được sự tự nguyện) một người giám sát thời gian, một thư ký và một người ghi ý kiến vào băng giấy. Trong khi điều này thường tiến hành trong lúc họp, bạn cũng có thể làm những công việc đó từ trước để tiết kiệm thời gian.

Ghi vào chương trình nghị sự của bạn những người đến dự, thời gian khai mạc, bế mạc và địa điểm họp.

Dành thời gian vào cuối buổi họp để:

phát triển các kế hoạch hành động cho những quyết định đã được đề ra

tổng kết buổi họp

có ý kiến đánh giá về buổi họp.

Đưa ra trước chương trình nghị sự của bạn sớm để giúp cho mọi người có thể lên kế hoạch tới dự và chuẩn bị ý kiến của mình.