Họp hành thường nảy sinh những hành vi không mong muốn hoặc gây cản trở từ phía những người tới dự. Đây là một vài trong số những kiểu hành vi bạn có thể thấy, kèm theo với lời khuyên bằng cách nào có thể kiểm soát được chúng hiệu quả.

“Những kẻ đánh lạc hướng”

Đề ra một chương trình nghị sự chặt chẽ và bám sát chương trình:

Đảm bảo rằng chương trình nghị sự và các dữ liệu kèm theo được dán ở một địa điểm dễ nhận biết trước khi buổi họp được tiến hành.

Khi đề ra những nguyên tắc cơ bản cho buổi họp, hãy đề nghị cam kết rằng tất cả mọi người sẽ đều bám sát khoảng thời gian được ấn định cho mỗi mục nêu trong chương trình nghị sự – nếu cần hãy chỉ định một người giám sát về thời gian.

Dành ra một khoảng trống trên biểu giấy ghi những vấn đề có liên quan để ghi những vấn đề bên lề và đồng ý giải quyết những vấn đề đó sau, có thể là trong một buổi họp khác.

Nếu ai đó đi chệch ra khỏi vấn đề đang bàn, hãy hỏi xem vấn đề đưa xen vào của người đó có liên quan gì tới chủ đề đang được thảo luận (đôi khi có tình trạng như vậy – hãy sẵn sàng chấp nhận điều đó).

Ngừng lời bình luận của người đó và nói: “Cảm ơn anh, nhưng tôi nghĩ là chúng ta đã đi trệch ra khỏi vấn đề bàn bạc. Chúng ta có nhất trí quay trở lại với chương trình nghị sự không?”

“Những người chỉ ngồi dự”

Hãy khuyến khích sự tham gia của mọi người:

Đảm bảo rằng những người không chịu phát biểu đều đã có được tất cả những tài liệu phát trước. Điều đó sẽ khiến cho họ được chuẩn bị tốt hơn, củng cố thêm khả năng cũng như tinh thần sẵn sàng đóng góp ý kiến.

Xếp chỗ ngồi cho họ ở sát cạnh bạn, nhìn vào họ và khi bạn nêu ra vấn đề, hãy gọi tên mời họ phát biểu.

Đặt ra câu hỏi để chỉ cần phải trả lời đơn giản “có” hay “không” (những câu hỏi này dễ trả lời hơn rất nhiều so với các câu hỏi mở) và cảm ơn sự đóng góp của họ nếu như họ đưa ra ý kiến mở rộng thêm trong câu trả lời.

Bạn hãy khơi gợi ý kiến của họ khi ở ngoài buổi họp và đánh giá cao ý tưởng của họ, mang lại cho họ sự tin cậy. Chỉ định những người nhút nhát vào các vị trí vốn đòi hỏi tinh thần tham gia tích cực (người ghi biểu giấy, người phụ trách bản kiến nghị ký tên theo vòng tròn) và hãy khen ngợi những nỗ lực của họ vào cuối buổi họp.

Hãy nhận thức được rằng một số quy tắc về văn hóa và giới tính sẽ cản trở một vài đồng nghiệp phát biểu. Hãy quen với những trở ngại như vậy và hãy bù đắp cho chúng bằng những cách được gợi ý ở trên.

“Những người phát biểu quá nhiều”

Làm ngược lại những phương pháp mà bạn sử dụng để khích lệ những người nhút nhát phát biểu.

Xếp những người này ngồi cạnh bạn nhưng giảm thiểu số lần nhìn tới họ. Hãy nhìn vào mọi người trừ những người hay nói này khi nêu ra câu hỏi và không ngừng nhấn mạnh rằng bạn mong muốn có được các ý kiến phát biểu của tất cả mọi người.

Khi những người hay nói này ngừng lời để lấy hơi, hãy nói xen vào: “Xin cảm ơn. Còn có ý kiến nào khác nữa không?” và mời một người ít phát biểu, đưa ra ý kiến.

• Nếu cần, hãy bàn bạc với những người hay phát biểu ở ngoài cuộc họp, và trong lúc

cảm ơn người đó vì những ý kiến đóng góp, nên chỉ ra rằng vì sự thành công của buổi họp cần phải có sự tham gia của tất cả mọi người. Đề nghị người đó giúp đỡ để đạt có được điều này.

“Những kẻ hay gây sự”

Hãy giữ bình tĩnh.

Nếu như vấn đề mà người hay gây sự đưa ra là chính đáng, mặc dù có ra ngoài chủ đề thảo luận, hãy để cho người đó nói cho đã, và sau đó khi bạn nhận thấy rằng anh ta đã nói hết, hãy tiếp tục cuộc họp. Nếu như người đó có thái độ hằn học, hãy chỉ ra rằng đây không phải là cuộc họp mà ở đó các vấn đề của anh ta cần phải được bàn bạc – đưa chúng vào mục “các vấn đề có liên quan” trên biểu giấy và đảm bảo với người đó rằng chúng sẽ được xem xét giải quyết.

Nếu như kẻ hay gây sự cứ khăng khăng đưa ra những lời yêu cầu quá đáng và đưa cả những vấn đề chính trị vào cuộc họp, hãy tham khảo ý kiến các đồng nghiệp của anh ta xem có phải những gì mà anh ta phát biểu là không ăn nhập gì với vấn đề họp hay không. Nếu đã xác định được đúng là như vậy hãy nói một cách quả quyết: “Thôi, có vẻ như là không có ai khác tán thành với anh, tại sao chúng ta không nhất trí là sẽ thảo luận vấn đề này sau” và tiếp tục chuyển sang mục tiếp theo trong chương trình nghị sự.

Hãy nên nhớ rằng đôi lúc thái độ gây gổ trong lúc họp lại chỉ liên quan đến những vấn đề khó khăn không mấy dính dáng tới chủ đề buổi họp – hãy bàn bạc với người hay gây sự ở ngoài buổi họp, chia sẻ tâm trạng thất vọng và sự quan tâm của bạn với một thái độ bình tĩnh, và xác định xem vấn đề khó khăn đó là gì. Đề nghị sự giúp đỡ của người đó để đảm bảo rằng buổi họp sau sẽ diễn ra trôi chảy, không bị ảnh hưởng bởi thái độ không thoải mái.