Cũng như trong mọi vấn đề, các nhà quản lý khi tới tham dự buổi họp của những nhân viên khác cũng nên cho thấy một thái độ lịch sự như họ vốn mong đợi ở những cuộc họp do chính họ tổ chức. Đây là cách làm thế nào để có thể trở thành nhân vật quan trọng như bạn mong muốn tại buổi họp của mình.

Hãy chuẩn bị và chuẩn bị thật kỹ lưỡng

Hãy đọc xem chương trình nghị sự nếu có – còn nếu không có hãy gợi ý nên soạn thảo ra nó (Tham khảo Soạn thảo một chương trình nghị sự, trang 180).

Nắm rõ thời gian họp và hãy sắp xếp để có khoảng thời gian rỗi ít nhất là trong những phần họp bạn đòi hỏi phải tham dự.

Có được tất cả những tài liệu quan trọng trước khi buổi họp được tiến hành và đọc qua chúng ít nhất một lần. Nếu bạn có vấn đề thắc mắc hãy ghi chúng vào phiếu ý kiến thảo luận.

Tới tham dự

Bắt đầu bằng cách tới dự họp đúng giờ và lựa chọn chỗ ngồi cho phép bạn có thể nhìn được chủ tọa.

Tự nguyện viết biên bản, phụ trách ghi chép biểu giấy hay đảm nhận những vai trò trợ giúp khác – nếu như một nhà quản lý đề nghị được đảm nhận những công việc này, điều đó sẽ khiến cho những người tham dự cảm nhận được tầm quan trọng của buổi họp.

Lắng nghe quan điểm của mọi người, không nên ngắt lời, đưa ra nhận xét và các câu hỏi của bạn một cách thực tế, khách quan. Để tránh tình trạng nhầm lẫn, hãy đề nghị tóm tắt hay diễn giải lại những điểm chưa được rõ.

Tiến hành họp

Làm công việc của bạn là xem xét xem chương trình nghị sự và lịch trình có được tuân thủ hay không bằng cách đề nghị được đảm nhận vai trò người giám sát thời gian. Xem đồng hồ của mình khi buổi thảo luận bắt đầu có vẻ kéo dài, hướng buổi họp quay trở lại với chủ đề chính trong khi cuộc thảo luận lộn xộn đang diễn ra bằng cách yêu cầu chuyển sang mục tiếp theo trong chương trình nghị sự và phương cách cuối cùng là hỏi xem bạn có nhất thiết phải tham dự ở những mục còn lại của chương trình nghị sự hay không.

Không tham gia vào những cuộc thảo luận ngoài lề. Tổng kết lại các vấn đề để chuyển sang phần bế mạc (Tham khảo Đảm bảo buổi họp được tiến hành ngắn gọn, trang 183).

Tóm tắt lại

Nếu như nội dung họp không rõ ràng, đề nghị được tóm tắt lại những vấn đề thảo luận và các quyết định.

Yêu cầu có một bản sao biên bản họp và bản ghi nhớ sau khi họp và nhấn mạnh sự cần thiết phải định ra thời hạn cuối cùng cho những khoản mục cụ thể.

Đảm bảo rằng bạn nắm vững nhiệm vụ cụ thể của bạn và của nhóm bạn là gì, dán chúng ở nơi dễ thấy trên bản thông tin của phòng.