Đừng bứt dứt nếu sự cám dỗ đưa ra lời khuyên tưởng chừng không thể cưỡng lại được, bởi vì xu hướng bỏ qua lời khuyên là rất phổ biến.

— Khuyết danh

Đôi khi những vấn đề riêng tư của nhân viên có ảnh hưởng trên cách làm việc của họ.

Nếu điều này xảy ra, một người quản trị cần can thiệp để giải quyết vấn đề.

Chuẩn bị

Thu thập các sự kiện. Dữ liệu sẽ có ích lợi hơn nhiều so với ý kiến. Hãy để ý cách làm việc của người đó sa sút ở mức độ nào.

Đặt những mục đích rõ ràng. Phải biết điều bạn muốn đạt được khi kết thúc quá trình.

Hãy ghi chép về điều bạn định nói. Hãy luyện lại phần mở đầu của bạn để đảm bảo sự bắt đầu suôn sẻ cho cuộc nói chuyện.

Lên thời khóa biểu cho cuộc nói chuyện. Dành ít nhất 30 phút để nói chuyện riêng.

Gặp tại địa điểm trung lập hoặc phòng họp. Sự riêng tư là cần thiết.

Sắp xếp đồ đạc sao cho bầu không khí thúc đẩy việc giải quyết vấn đề. Ngồi cạnh người cộng sự của bạn.

Có kế hoạch ghi lại những thỏa thuận và kế hoạch hành động.

Trong khi trò chuyện

• Chào thân mật các nhân viên của bạn, nhưng đừng cố gắng xoa dịu họ bằng những lời khen ngợi không liên quan gì đến cuộc nói chuyện. Bạn đề cập vấn đề càng nhanh càng tốt.

Hãy mô tả vấn đề. Đưa ra những ví dụ.

Khuyến khích nhân viên của bạn tìm giúp ra nguyên nhân của vấn đề. Hãy hỏi những câu hỏi mở, kiểu như:

Anh có biết bất kỳ lý do nào khiến chuyện đó xảy ra không?

Anh nghĩ vấn đề là gì?

Hãy lắng nghe một cách đồng cảm. Hãy bày tỏ sự ủng hộ và lòng tin của bạn vào khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên.

Nếu người đó không muốn trò chuyện về vấn đề, hãy hỏi xem vấn đề đó có phải là chuyện riêng tư không. Nếu vậy, bạn có hai phương án:

Nếu người đó thoải mái khi trò chuyện về vấn đề này với bạn và tin vào khả năng giúp đỡ của bạn, hãy có cách tiếp cận nhằm giải quyết vấn đề: khích lệ nhân viên đó xác định vấn đề, nguyên nhân gốc rễ của nó và những phương pháp giải quyết có thể. Hãy tổ chức một cuộc gặp kế tiếp để khi đó bạn có thể quan sát sự tiến bộ và bày tỏ việc bạn tiếp tục quan tâm đến chuyện đó.

Nếu người đó không thoải mái khi trò chuyện về vấn đề riêng tư, hãy hỏi xem người đó có nên tìm đến sự giúp đỡ của chuyên gia không. Nếu được chấp nhận, hãy nhanh chóng xin tư vấn. Chăm sóc tiếp theo là cần thiết để chứng tỏ sự ủng hộ và tiếp tục quan tâm của bạn.

Nếu cộng sự của bạn từ chối trò chuyện về vấn đề này nhưng nó lại đang ảnh hưởng đến cách làm việc, bạn sẽ phải phỏng đoán lý do và xác định cách giải quyết của bạn.

Khi đã xác định được lý do, hãy hỏi xem nhân viên của bạn sẽ làm gì về điều đó. Nếu có nhiều hơn một cách giải quyết, hãy lập một danh sách. Hãy bảo nhân viên đó đánh giá từng biện pháp.

Đừng gánh lấy trách nhiệm giải quyết vấn đề. Nhân viên của bạn phải tự quyết định. Đòi hỏi sự cam kết trong một khoảng thời gian nhất định.

Hãy tóm tắt lại cuộc trò chuyện của bạn để tránh những sự không rõ ràng trong tương lai.

Sau cuộc trò chuyện

Tiếp tục chăm sóc để chắc chắn rằng người đó tiến hành làm những việc đã đồng ý làm. Hãy bày tỏ sự đánh giá đối với những thay đổi tích cực. Nếu không có sự thay đổi nào diễn ra, hãy lặp lại tiến trình trên, nhấn mạnh hậu quả nếu không có sự cải thiện. Hậu quả có thể bao gồm:

Ghi chép trong hồ sơ nhân viên

Một thời gian làm không lương

Đuổi việc.