Sự vắng mặt khiến mọi người đều bị thiệt hại. Nó làm tăng các chi phí của bạn vì cần phải thuê nhân viên tạm thời và chi trả cho thời gian làm ngoài giờ tăng. Nó làm giảm chất lượng phục vụ khách hàng vì những nhân viên thay thế kém hiệu quả hơn. Nó khiến những nhân viên khác bực bội vì hay bị gọi tới để lấp chỗ trống.

Bạn không thể tránh khỏi hiện tượng nhân viên vắng mặt ở một mức độ nào đó. Nhưng mức độ cao hơn 10% chỉ ra một vấn đề nghiêm trọng; mức độ nhỏ hơn 5% là tốt. Nếu bạn gặp vấn đề này, dưới đây là cách bạn có thể xoay chuyển tình thế:

Giữ số liệu thống kê để tìm ra vấn đề và khuynh hướng. Cơ sở dữ liệu cần cho bạn biết:

Ai vắng

Vắng khi nào

Tại sao vắng.

So sánh khu vực của bạn với những khu vực có công việc tương tự. Hãy tìm xem nhân viên của bạn có:

Tốt hơn trung bình

Trung bình

Kém hơn trung bình.

• Phân tích dữ liệu của bạn. Tìm cách áp dụng nguyên tắc 80/20. Bạn có thể thấy rằng:

– 20% nhân viên của bạn vắng mặt 80% thời gian

80% sự vắng mặt diễn ra trong 20% số ngày

20% lý do gây ra 80% thời gian vắng mặt.

Hãy cho nhân viên của bạn biết rằng bạn biết và quan tâm đến vấn đề này.

Hãy đề nghị họ giúp bạn xác định những nguyên nhân quan trọng nhất. Hãy xem thử xem bạn có thể cải thiện được gì không. Những điều bạn có thể cải thiện gồm:

Sự buồn tẻ

Đơn điệu

Thiếu khen thưởng

Thiếu thách thức

Thiếu trách nhiệm

Thiếu nhận xét, góp ý.

Những điều bạn có ít hoặc không có sự kiểm soát gồm

Những vấn đề riêng tư.

Bệnh tật.

Vấn đề gia đình (con ốm, mất người thân).

Hãy giải quyết vấn đề nhân viên vắng mặt ngay lập tức, dù cộng sự của bạn vắng một ngày hay một tháng. Khi người đó quay lại, hãy trò chuyện với họ để biết lý do. Hãy bày tỏ sự quan tâm và lo lắng của bạn.

Hãy cho những nhân viên mới biết về thái độ của bạn đối với việc vắng mặt ngay trong giai đoạn giới thiệu công việc cũng như các chính sách và quy định của công ty.

Trong khi cách tiếp cận của bạn không được mang tính đe dọa, người ta cần phải biết rằng hậu quả có thể là:

Không được trả lương

Sự không hài lòng của đồng nghiệp phải làm thay hoặc làm thêm việc

Lưu ý trong hồ sơ nhân viên

Giáng chức

Đuổi việc.

Hãy nhất quán và làm theo các hướng dẫn của công ty, nhưng hãy bày tỏ sự thông cảm với những người hiện đang gặp phải vấn đề chính đáng. Hãy làm việc cùng họ để giúp họ trở lại như trước.

Tập trung sức lực của bạn vào những người hay vắng mặt nhất. Thường thì 20% số người chịu trách nhiệm tới 80% vấn đề.