Nhân viên của bạn đang nghĩ gì? Những ý nghĩ đó càng xấu, càng ít có cơ hội người ta bộc bạch với bạn. Sự không hài lòng đối với các chính sách quản lý, các quá trình hoặc nhân sự thường sẽ biểu lộ trong hiện tượng nghỉ làm, đổi việc và cung cách làm việc kém. Đó là những triệu chứng của một căn bệnh bên trong, và chỉ có thể được xử lý sau khi chẩn đoán kỹ lưỡng – tức một cuộc điều tra thái độ. Những cuộc điều tra thái độ, nếu được thiết kế và tiến hành tốt, sẽ cung cấp cho bạn một sự đánh giá chính xác về điều gì sai (và đúng) trong đội ngũ, bộ phận hoặc công ty của bạn.

Trước khi điều tra

Tìm hiểu các phương pháp và nguồn điều tra trước khi quyết định bạn có cần sự giúp đỡ từ bên ngoài không hay có thể thiết kế và tiến hành một cuộc điều tra nội bộ. Quyết định của bạn cần dựa trên:

Chi phí

Tính tin cậy (mọi lần đều cho kết quả giống nhau)

Tính xác thực (nắm bắt được cái muốn đánh giá)

Tính toàn diện (được nhiều đối tượng).

Sử dụng những nguồn bên ngoài sẽ có cả thuận lợi lẫn bất lợi. Bất lợi là ở chi phí, nhưng những thuận lợi sẽ gồm:

Những lời khuyên từ chuyên gia

Những điều tra đã được kiểm chứng

– Dữ liệu đối sánh (benchmark) trong ngành

Những phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp

Sự tín nhiệm của nhân viên

Tập hợp những nhận xét và góp ý dễ hiểu

Tiết kiệm thời gian

Những điều tra chung hoặc theo yêu cầu khách hàng. Chuẩn bị điều tra

• Hãy xác định những đối tượng cần. Ví dụ:

Sự công nhận

Truyền thông

Mối quan hệ với cấp trên

Lòng tin đối với cấp quản lý

Phát triển nghề nghiệp

Sự thỏa mãn với công việc

Huấn luyện và các cơ hội nghề nghiệp

Bồi thường và phúc lợi.

Hãy quyết định xem nên thu thập thông tin bằng câu hỏi mở hay đóng. Trong trường hợp sau, thường dùng thang Likert để cho điểm, với năm câu trả lời có thể là:

Rất phản đối

Phản đối

Không phản đối, cũng không tán thành

Tán thành

Rất tán thành.

Định ngày tiến hành điều tra. Để có mức độ tham gia cao nhất, hãy tiến hành điều tra trong nhà, trong giờ làm việc. Những cuộc điều tra hiếm khi kéo dài hơn 45 phút.

Báo trước với nhân viên của bạn – thường thì lưu ý trước một tuần là đủ. Hãy bảm đảm với họ về tính chuyên nghiệp và hữu ích của cuộc điều tra qua một cuộc nói chuyện trực tiếp, có thể trong “giờ thông tin”, hoặc khi gặp mặt với nhóm nhỏ. Trong những giờ này cần phải đề cập:

Mục đích của cuộc điều tra, quá trình điều tra, cách sử dụng và phổ biến dữ liệu thu thập được.

Ngày, giờ và địa điểm điều tra – điều này cho phép nhân viên sắp xếp thời khóa biểu của họ để họ có thể tham gia mà không bị ảnh hưởng tới công việc

Những biện pháp an toàn để bảo vệ sự cẩn mật và tình trạng nặc danh

Các nhân viên có thể xem kết quả điều tra khi nào và bằng cách nào.

Trong khi điều tra

Sử dụng phòng họp yên tĩnh, kích thước thích hợp hoặc phân nhóm nhân viên trong ngày nếu số lượng người điều tra lớn.

Trước khi bắt đầu cuộc điều tra, hãy giải thích tại sao bạn tiến hành điều tra và cách thức hoàn thành điều tra. Hãy dành thời gian cho câu hỏi. Nhấn mạnh rằng quá trình này mang tính tự nguyện. Nếu người ta không được thuyết phục về ích lợi hoặc sự cẩn mật, hãy cho phép họ không tham gia bằng cách bỏ trống hoặc gạch trên bản câu hỏi.

Xếp mọi người ngồi cách nhau một khoảng hợp lý, để họ không thể nhìn câu trả lời của nhau.

Hãy cho họ dư thời gian để hoàn thành phiếu điều tra. Cho phép họ đi sau khi đã điền xong. Cám ơn họ vì đã tham gia.

Sau khi điều tra

Phân tích dữ liệu. Xây dựng biểu đồ để chỉ ra những điểm chính, những khuynh hướng hoặc so sánh.

Hãy xem lại kết quả với cấp quản lý của bạn. Hãy lên kế hoạch chia sẻ thông tin với nhân viên. Hãy quyết định:

Cách truyền đạt thông tin

Khi nào cần làm

Thông tin nào cần cung cấp.

Truyền đạt kết quả điều tra cho tất cả nhân viên trong hình thức thật dễ hiểu. Cùng với văn bản tổng kết điều tra, cần đích thân báo cáo, sử dụng biểu đồ và đồ thị kèm với lời tóm tắt dưới bản thảo.

Phát triển kế hoạch cải thiện theo sự đóng góp của nhân viên.

Tiếp tục cải thiện tinh thần bằng cách giải quyết những vấn đề mới khi chúng nổi lên, để người khác thấy rằng bạn thành thật trong việc xử lý những mối bận tâm của họ. Hãy đánh giá thành công của bạn trong lần điều tra tiếp theo, một năm sau cuộc điều tra đầu tiên.

Tiến hành những nhóm đại diện (focus group) với các nhân viên khi cần làm rõ hoặc cần xác định những vấn đề đặc biệt của một bộ phận cụ thể. Hãy cân nhắc việc sử dụng một người điều hành chương trình trung lập để nhận được thông tin ích lợi nhất.