Con quỷ mà bạn biết tốt hơn con quỷ mà bạn không biết.

–Khuyết danh

Thuê không đúng người vào làm việc có thể làm hỏng cả một cơ sở (không nói đến chi phí huấn luyện và sự gián đoạn công việc), trong khi thuê đúng người có thể thúc đẩy tinh thần và hiệu suất của tất cả mọi người. Để nhận được người thay thế thích hợp nhất, bạn cần nắm vững nghệ thuật phỏng vấn người xin việc. Một cuộc phỏng vấn tốt nhất được kết cấu như một cuộc họp – phần mở đầu để nêu vấn đề, thu thập thông tin (cả từ bạn lẫn người được phỏng vấn) và một kết luận vững chắc. Cũng như đối với một cuộc họp, bạn cần chuẩn bị trước và đánh giá sau đó.

Chuẩn bị

Hãy làm quen lại với công việc đó, môi trường và kỹ năng bạn đang tìm kiếm.

Rà soát hồ sơ của ứng cử viên. Xác định những điểm quan trọng cần làm rõ hoặc xác minh lại.

Sắp xếp đồ đạc trong văn phòng hoặc phòng họp của bạn sao cho thúc đẩy cuộc trò chuyện cởi mở. Ngồi bên cạnh hoặc đối diện với ứng cử viên trong những chiếc ghế thoải mái. Ngồi đằng sau bàn sẽ tạo khoảng cách giữa bạn và ứng cử viên.

Hãy chuẩn bị giấy bút để bạn có thể ghi lại những điểm quan trọng. Đừng chỉ dựa vào trí nhớ của bạn, đặc biệt khi bạn có một số cuộc phỏng vấn liền nhau.

Hãy cân nhắc cuộc phỏng vấn với một cộng sự, người có thể giúp đỡ bạn hiểu rõ và khách quan hơn. Người thứ hai cũng có thể ghi chép giúp bạn khi bạn đặt câu hỏi, hoặc ngược lại; suy cho cùng, rất khó để viết thông tin kỹ lưỡng trong khi bạn đang lắng nghe.

Hãy dành đủ thời gian giữa các cuộc hẹn để đánh giá từng người được phỏng vấn và ghi lại những suy nghĩ của bạn. Nếu không làm điều này, sẽ rất khó để đánh giá chính xác từng ứng cử viên. Phỏng vấn sơ bộ có thể kéo dài tới một giờ; phỏng vấn lần cuối cùng có thể kéo dài tới hai giờ.

Mở đầu

Cười và bắt tay chào người được phỏng vấn. Tự giới thiệu hoặc giới thiệu những người cùng phỏng vấn với bạn.

Hãy bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng việc mô tả nội dung và thời gian bạn dự định cho cuộc phỏng vấn. Lời mở đầu của bạn có thể như: “Trước hết, tôi muốn biết về bạn nhiều hơn, sau đó chúng ta sẽ cùng thảo luận về vị trí công việc, và tôi sẽ nói cho bạn rõ hơn về công ty. Cuối cùng, tôi sẽ cố gắng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có. Chúng ta sẽ mất khoảng một tiếng cho việc này.” Cho các ứng cử viên biết về thời lượng bạn đã bố trí sẽ cho họ biết chắc là họ có cơ hội cung cấp thông tin cũng như có thời gian đặt câu hỏi.

Tránh nhận định quá sớm khi phỏng vấn. Sự phán xét sớm chứng tỏ bạn không có khả năng lắng nghe và trở nên khách quan.

Thu thập thông tin

Cố gắng tìm hiểu người xin việc. Sử dụng hồ sơ, đơn xin việc, và bất kỳ một tài liệu nào mà người đó đã nộp để đặt câu hỏi và nắm bắt được lịch sử nghề nghiệp của người đó.

Hãy đặt những câu hỏi mở, cụ thể, để thu được những câu trả lời không được chuẩn bị trước. Chẳng hạn, hãy hỏi “Hãy cho tôi ví dụ về cách bạn kỷ luật một nhân viên” và sau đó hỏi tại sao, như thế nào và kết quả nhận được là gì. Điều này sẽ cho bạn thấy ứng cử viên có khả năng suy nghĩ rõ ràng, giải quyết vấn đề, thông tin hiệu quả và súc tích hay không?

Hãy để ý ngôn ngữ điệu bộ của người đó (xem Đọc ngôn ngữ cơ thể, trang 97). Đặc biệt chú ý đến cách trang điểm không thích hợp, dấu hiệu lo lắng hoặc quanh co (thường xung quanh những khoảng cách thời gian không được giải thích trong quá khứ hoặc chứng nhận nghề nghiệp) hoặc, ngược lại, bằng chứng của sự nhiệt tình và thích thú (hướng về phía trước, gật đầu). Bạn nhất thiết phải tính đến những khác biệt về văn hóa.

Hãy phân tích hồ sơ tuyển dụng của người đó. Vì ngày nay đa số đều có những hồ sơ được chuẩn bị rất chuyên nghiệp, hãy cẩn thận trước những sự mô tả công việc hoặc thành tích khuyếch trương, chung chung, những khoảng cách trong quá khứ nghề nghiệp, những giấy chứng nhận thiếu, v.v… và đặt những câu hỏi về những điểm bạn thấy có vấn đề.

Hãy chuyển tiếp một cách logic. Sắp xếp các câu hỏi của bạn sao cho đề tài này dẫn đến đề tài khác, và ghi chép. Đừng nhảy phắt từ đề tài này sang đề tài khác – điều này sẽ khiến ứng cử viên bối rối và hạn chế lượng thông tin bạn thu được.

Hãy cho các ứng cử viên thời gian trả lời câu hỏi. Sự im lặng sẽ buộc người ta phải nói. Nếu bạn buộc phải giục người đó trả lời câu hỏi, hãy nhắc lại câu cuối cùng của người đó như một câu hỏi với giọng ôn hòa. Ví dụ: “Tôi nghỉ việc một hay hai lần trong tháng” có thể được hỏi bằng câu “Một hay hai lần trong tháng?” để thu được nhiều thông tin hơn.

Thay vì đặt những câu hỏi mang tính dẫn dắt hãy mô tả những tình huống thách thức có thể có tại nơi làm việc và hỏi xem ứng cử viên sẽ xử lý ra sao. Yêu cầu những ý tưởng cụ thể. Tốt hơn hết, hãy đề nghị ứng cử viên mô tả cách mình xử lý trong tình huống tương tự trong quá khứ. Nếu người đó viện những lời nói chung chung hoặc khuôn sáo, hãy yêu cầu người đó nói tỉ mỉ hơn.

• Hãy nhớ rằng luật pháp ngăn cấm tuỳ hoàn cảnh của mỗi quốc gia những câu hỏi về

Chủng tộc

Tôn giáo

Nơi sinh

Lịch sử phân biệt đối xử

Tuổi

Tình trạng hôn nhân

Định hướng tình dục

Tình trạng tài chính.

Hãy cung cấp lại thông tin. Hãy mô tả cho ứng cử viên công việc, văn hóa tại một bộ phận hoặc tổ chức và những mong đợi của bạn. Cho phép người đó quyết định mình có hợp hoặc thích thú với vị trí như được mô tả hay không.

Cung cấp thông tin

Sau khi thu thập thông tin liên quan từ ứng cử viên, bạn cần nói chuyện về công việc. Mô tả các nhiệm vụ và tiêu chí thành công, để ứng cử viên có thể quyết định công việc đó có hợp với mình không.

Mô tả công ty, văn hóa của công ty và những mong đợi của bạn liên quan đến vị trí tuyển dụng. Đừng dành quá nhiều thời gian quảng cáo công ty của bạn – hãy dành thời gian để người xin việc hỏi.

Kết thúc

Hãy tóm tắt quá trình tuyển dụng cho ứng cử viên. Nếu có những vòng phỏng vấn kế tiếp, thời hạn cuối cho vị trí tuyển dụng hoặc những yếu tố phức tạp khác (như điều khoản về thâm niên trong hợp đồng buộc phải gia nhập công đoàn), thì lúc này hãy nhắc cho họ biết.

Hãy trung thực. Nếu ứng cử viên không phù hợp cho vị trí đó, hãy nói như vậy. Đừng cố tình đánh lừa họ. Cố gắng lịch thiệp nhưng đừng gợi lên những hy vọng sẽ không thành hiện thực. Nếu ứng cử viên có phẩm chất tốt, nhưng không đúng cho một vị trí nào đó, hãy nói với người đó là bạn sẽ lưu hồ sơ của họ cho trường hợp khác, khi một vị trí thích hợp hơn mở ra.

Ngay sau khi phỏng vấn

Hãy đánh giá ngay ứng cử viên. Nếu tổ chức của bạn có mẫu chuẩn để đánh giá một ứng cử viên, hãy sử dụng trực tiếp sau khi phỏng vấn để lưu lại những ấn tượng tức khắc của bạn. Nếu không, hãy ghi chép tóm tắt sự đánh giá về:

Quá khứ/học vấn/lịch sử nghề nghiệp

Kỹ năng/phẩm chất

Sự/mức độ thích hợp với công việc

Bộ dạng/giọng nói/phong cách

Diện mạo.

Kiểm tra phần xác nhận của các cơ quan cũ

Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng phần xác nhận của các cơ quan cũ về những ứng cử viên đã trúng sơ tuyển. Trừ ra những trường hợp bạn bè hoặc người thân, là những người sẽ đưa ra những ý kiến thiên vị. Tập trung vào sếp cũ, đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng (bên trong và bên ngoài) của ứng cử viên.

Nếu các ứng cử viên có bằng cấp chuyên môn, hãy đề nghị cung cấp bảng điểm. Nếu không có, hãy kiểm tra lại độ tin cậy với các tổ chức cấp học vị, bằng hoặc giấy chứng nhận.

Hãy khẳng định lại thông tin từ hồ sơ của ứng cử viên và từ cuộc phỏng vấn về: – Ngày tuyển dụng

– Những vị trí đã giữ

– Độ chính xác của những tuyên bố hoặc thành tích đặc biệt – Khả năng

– Hoàn cảnh khi họ thôi việc.

Hãy đặt những câu hỏi mở:

Điểm mạnh của ứng cử viên là gì?

Điểm yếu của ứng cử viên là gì?

Sự góp phần đáng kể nhất của người đó đối với tổ chức của bạn là gì?

Bạn nhớ gì nhất về người đó?

Bạn cảm thấy như thế nào về quyết định thôi việc của người đó?

Bạn có thể mô tả mối quan hệ của người đó với sếp/đồng nghiệp/cấp dưới?

Hãy đặt những câu hỏi tiếp theo khi thích hợp. Chẳng hạn: “Bạn có thể giải thích điều đó được không?” hoặc “Bạn có thể cho tôi biết thêm được không?” hoặc “Bạn có thể cho tôi một ví dụ được không?”

Hãy xác nhận lại bất kỳ linh cảm nào hình thành trong bạn khi phỏng vấn.

Cuối cùng, hãy hỏi xem có câu hỏi nào mà người chứng nhận nghĩ bạn cần hỏi không.

Những câu hỏi chung bạn có thể hỏi

Nếu được nhận vào làm, trong tháng đầu tiên bạn sẽ có những hành động nào?

Bạn sẽ xử lý thế nào nếu ngân quỹ giảm đi 10%?

Bạn không thích điểm nào nhất ở công việc hiện tại? Tại sao?

Bạn thích điểm nào nhất ở công việc hiện tại? Tại sao?

Sếp tốt nhất mà bạn từng có là ai? Tại sao?

Sếp tệ nhất mà bạn từng có là ai? Tại sao?

Cách nghĩ của bạn và sếp của bạn giống nhau ở điểm nào? Khác nhau ở điểm nào?

Điểm khó nhất trong công việc hiện tại của bạn là gì? Tại sao?

Mục đích nghề nghiệp của bạn là gì? Bạn có kế hoạch nào để đạt mục đích đó?

Bạn phản ứng ra sao khi nhận được những nhận xét tiêu cực?

Cho tôi một ví dụ về cách bạn kỷ luật một nhân viên. Kết quả thế nào?

Điểm tệ nhất trong công việc của bạn là gì? Điều gì đã xảy ra? Bạn đã xử lý ra sao?

Nếu bạn có một điểm yếu lớn nhất, thì đó là gì? Bạn đang làm những gì để cải thiện điều đó?

Nếu tôi nhờ sếp cũ của bạn mô tả về bạn trong 5 từ, ông ấy sẽ nói gì?

Khi tôi phỏng vấn các ứng cử viên khác, bạn muốn tôi ghi nhớ điều gì về bạn trong mối quan hệ với vị trí này?