Cho người một con cá, bạn nuôi họ được một ngày. Dạy người câu cá, bạn nuôi họ cả một đời.

— Ngạn ngữ TRUNG HOA

Là người quản lý, bạn cần phải có những kỹ năng có thể được truyền lại cho người khác. Phiên họp là cách hiệu quả để dạy người khác.

Lập kế hoạch cho phiên họp

Thời gian huấn luyện không quá sớm hoặc quá trễ. Nếu bạn huấn luyện quá sớm so với thời điểm người ta cần sử dụng những kỹ năng được huấn luyện, họ sẽ quên chúng. Huấn luyện sau khi họ đã bắt đầu làm lại đòi hỏi sự huấn luyện lại vì họ có thể đã hình thành những thói quen sai.

Hãy tự hỏi xem sự huấn luyện có ích lợi cho khách hàng (bên trong và bên ngoài) của bạn hay không. Nếu không, đừng phí thời gian và tiền bạc của tổ chức.

Hãy xác định xem người ta cần kiến thức hay kỹ năng, hay cả hai. Nếu cần kỹ năng, bạn sẽ phải có phần thực hành trong hội thảo của mình.

Học từng phần ngắn. Người ta sẽ nắm được các kỹ năng hiệu quả hơn nếu bạn chia sự huấn luyện thành từng đơn vị (module) dài nửa ngày.

Hãy cân nhắc việc mua chương trình trọn gói, nếu chi phí phát triển chương trình của bạn quá cao. Tránh những chương trình:

– Không thể thay đổi cho hợp với hoàn cảnh

– Có chứa băng, hình từ rất nhiều ngành nghề khác nhau

Nhắm tới đối tượng khán giả rất khác nhau

Được sản xuất tại nước ngoài.

• Tìm hiểu về học viên của bạn. Bạn cần biết:

Trước đây họ đã tham dự những khóa học nào

Điều họ cần biết

Điều cần họ làm tốt hơn

Trạng thái động cơ của họ

Mức độ học vấn của họ.

Phát triển những tài liệu thích hợp với đối tượng. Thí dụ, những tài liệu cho người có học vấn thấp cần có nhiều hình ảnh và biểu đồ hơn.

Những tài liệu sẽ tốt hơn nếu chúng:

Chứa một ý tưởng trong một trang

Được viết trong ngôn ngữ đơn giản

Có nhiều chỗ để ghi chú

Có sự tương tác – có chỗ để người ta viết câu trả lời, làm trắc nghiệm hoặc hoàn thành bảng liệt kê những mục cần kiểm tra.

Đặt phòng họp sớm. Báo địa điểm cho học viên. Cung cấp bản đồ nếu cần thiết. Trước phiên họp

Đến phòng huấn luyện sớm. Kiểm tra trang thiết bị của bạn.

Hãy sắp xếp phòng họp cho thích hợp với mục đích của phiên họp. Hãy sử dụng: – Phong cách nhà hát nếu sẽ có minh họa và kể chuyện

– Dạng chữ U để huấn luyện tương tác

– Dạng bàn tròn cho các bài tập theo nhóm.

Hòa nhập với các thành viên để tạo mối quan hệ.

Khi bắt đầu phiên họp

Hãy bắt đầu một cách trọng thể. Ghi nhớ phần mở đầu để giờ khai mạc diễn ra suôn sẻ, tạo không khí chung cho cả khóa học, hoặc nhờ người quản lý cấp trên khai mạc phiên họp giúp bạn.

Ngay từ ban đầu, hãy thỏa thuận về điều bạn chờ đợi ở những người tham dự và điều họ có thể chờ đợi ở bạn. Hãy nhắc cho họ rằng:

Họ chịu trách nhiệm về việc học của mình

Họ cần báo cho bạn nếu những yêu cầu của họ không được đáp ứng

Bạn sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

Ngoài ra, cũng cho họ biết về: – Cửa thoát khi có hỏa hoạn

– Chỗ gọi điện thoại – Vị trí nhà vệ sinh
– Thời gian nghỉ giải lao.

• Tự giới thiệu và đề nghị mọi người giới thiệu và thăm hỏi lẫn nhau. Họ có thể cho tất cả người khác biết về bạn học của mình:

Tên

Công việc và kỹ năng đặc biệt

Mục đích chính

Những điểm quan tâm trong hội thảo.

Làm rõ mục đích của chương trình. Treo ở nơi dễ thấy rõ ràng.

Hãy điểm lại chương trình hội thảo để mọi người biết cách bạn sử dụng nhằm đạt được những mục đích của mình.

Trong phiên họp

• Hãy theo sát thời gian biểu:

Thỏa thuận thời gian nghỉ giải lao với các học viên

Ghi thời gian bắt đầu lại trên bảng kẹp giấy lật (flipchart)

Đóng cửa vào thời gian đã thỏa thuận

Đừng chờ những người hay lề mề

Đừng nói tóm tắt lại cho những người đến muộn.

Nếu sự việc không diễn ra theo đúng kế hoạch, đừng khơi lên sự nhận biết về vấn đề bằng cách xin lỗi.

Đừng sợ thú nhận rằng bạn không có câu trả lời cho câu hỏi. Hãy hỏi người khác xem họ có câu trả lời không. Nếu không, hãy hứa sẽ trở lại vấn đề sau. Đừng nói dối hoặc tán dương lên. Sự trung thực và thật thà của bạn sẽ bị tổn thương và cùng với chúng là sự ảnh hưởng của bạn đối với người nghe.

Tránh sử dụng những từ phức tạp như từ thông số. Những từ như vậy chứng tỏ bạn là người lý thuyết và không sát thực tế.

Hãy sử dụng thị giác ở bất kỳ nơi nào có thể. Thị giác hiệu quả hơn những sự chỉ dẫn bằng lời nói từ sáu đến tám lần.

Hãy chắc chắn là bạn sử dụng những biểu đồ trung tính về văn hóa.

Thỉnh thỏang dừng lại để thăm dò khán thính giả. Hãy hỏi, chẳng hạn, “Bao nhiêu người đã thử cái này?” Một cuộc thăm dò tạo sự thay đổi tốc độ dễ chấp nhận và cho bạn thông tin bổ ích.

Hãy lặp lại hoặc diễn tả bằng cách khác câu hỏi mà tất cả mọi người chưa nghe rõ.

Thay đổi tốc độ và các kỹ thuật trình bày thường xuyên để giữ mức độ quan tâm cao. Hãy nhớ, sự chú ý của đa số người lớn kéo dài khoảng 7 phút. Do đó, phải thay đổi tiết tấu và phương tiện truyền đạt, và xen kẽ nhiệm vụ cho cả nhóm với các bài tập cho cá nhân.

Đừng chiếu phim hoặc diễn thuyết ngay sau bữa ăn trưa, vì đó là lúc năng lượng của con người ở mức thấp nhất. Thay vào đó, hãy tổ chức một hoạt động vui nào đó hoặc những bài thể dục.

Thu hút thông tin từ nhóm bất cứ khi nào có thể. Sự tham gia của họ sẽ giúp thay đổi tốc độ và còn xác nhận lại những ý tưởng của bạn trong điều kiện thực tế.

Hãy kết thúc hội thảo bằng một sự thách thức. Đề nghị mọi người cam kết sử dụng một phần nào đó của hội thảo trong vòng hai tuần tới. Hãy tiến hành điều tra, từng người một, về những dự định của họ.

Hãy đề nghị mọi người viết kế hoạch hành động của họ trên một trang giấy. Bỏ chúng vào trong phong bì có đề địa chỉ của chính họ và gửi lại cho các học viên vào ngày thứ 60 sau hội thảo.

Sau phiên họp

Hãy đánh giá sự huấn luyện của bạn không phải bằng số lượng người thích chương trình của bạn mà bằng việc họ có sử dụng những kỹ năng được học hay không.

Hãy tổ chức những khóa bồi dưỡng tiếp theo, trong đó bạn có thể khẳng định hiệu quả của khóa huấn luyện khởi đầu, củng cố thêm các kỹ năng và bổ sung thêm vài điều mới.