Người quân tử luôn nhớ hình phạt mình đã chịu vì những lỗi lầm. Kẻ tiểu nhân lại chỉ nhớ những món quà mình đã nhận.

— Khổng Tử (551 – 479 trước công nguyên)

Nói chuyện về kỷ luật là một trong những trách nhiệm của người quản lý hay bị né tránh nhất. Nó sẽ dẫn đến những vấn đề về cung cách làm việc trầm trọng đến mức, nếu không được giải quyết, có thể dẫn đến đình chỉ hoặc thậm chí đuổi việc. Dưới đây là cách bạn có thể xử lý tình trạng khó khăn này:

Trước khi nói chuyện

Chuẩn bị kỹ càng. Hồ sơ của bạn cần chứa tư liệu cụ thể về những vấn đề trong cung cách làm việc, có thời điểm, và bản lưu của những lần khuyên bảo trước đó.

Giữ bản sao của bất kỳ lần cảnh cáo bằng văn bản nào, trong đó có chứa cả ngày tháng, thời gian và những nguyên tắc đã bị phá vỡ hoặc những chính sách bị vi phạm.

Trong môi trường làm việc có tổ chức công đoàn, bạn cần phải tuân thủ những nguyên tắc thỏa thuận của tập thể. Nếu bạn không chắc về những quyền của mình, hãy hỏi lời khuyên của chuyên gia về các mối quan hệ lao động.

Mời nhân viên đến một chỗ riêng để nói chuyện, tốt hơn là ở một chỗ trung lập. Trong một vài trường hợp, bạn có thể muốn ghi âm lại cuộc nói chuyện. Nếu cần, hãy chắc chắn là người quản lý cửa hàng cũng có mặt tại đó.

Trong khi nói chuyện

• Hãy đi thẳng vào vấn đề bằng cách giải thích lý do cuộc nói chuyện.

Hãy cụ thể khi mô tả vấn đề. Đưa ra những ví dụ, có thời gian, địa điểm.

Hãy hỏi xem nhân viên có chia sẻ với sự quan sát và lo lắng của bạn hay không. Bạn mô tả vấn đề càng cụ thể, người đó sẽ càng đồng ý với bạn.

Hãy cho nhân viên của bạn cơ hội giải thích, và hãy cẩn thận lắng nghe.

Hãy hỏi nhân viên xem người đó dự định sẽ giải quyết vấn đề như thế nào. Chỉ đưa ra những đề nghị khi người đó không có ý tưởng nào cả. Hãy xác minh xem người đó có đồng ý áp dụng những hành động và thay đổi cung cách của mình hay không.

Cho nhân viên của bạn biết đây đã là giai đoạn nào của tiến trình kỷ luật: ví dụ, trước hết là cảnh cáo miệng, hoặc sau đó là cảnh cáo bằng văn bản. Hãy tuyên bố rằng những sự cảnh cáo sẽ được lưu trong hồ sơ cá nhân của người đó trong bao lâu.

Hãy nói về những hậu quả nếu vấn đề tiếp tục xảy ra. Một lần nữa, hãy xác định xem người đó có hiểu không.

Nếu bước tiếp theo là đuổi việc, điều này cần được lưu ý trong báo cáo bằng văn bản cuối cùng. Chẳng hạn, “nếu cung cách làm việc tiếp tục xấu, nhân viên sẽ bị mất lương trong thời gian x ngày.”

Hãy tóm tắt lại nội dung cuộc nói chuyện để tránh mơ hồ hoặc hiểu lầm.

Hãy định một cuộc họp tiếp theo để đánh giá lại cung cách làm việc của nhân viên.