Ít có nhà quản lý nào vui mừng khi một nhân viên rời bỏ công ty. Tuy nhiên, bạn có thể biến cái tiêu cực thành tích cực – tiến hành trò chuyện với nhân viên xin thôi việc có thể cung cấp những thông tin giá trị cho những cách cải tiến cả đội ngũ lẫn quá trình.

Trước khi nhân viên của bạn thôi việc

Hãy nhắc nhở rằng bạn sẽ đánh giá mọi ý kiến và sự thấu hiểu của người đó về những điều kiện làm việc tại công ty bạn và điều này sẽ ích lợi cho bạn với tư cách là người quản lý.

Mời trò chuyện với nhân viên phòng nhân sự nếu người đó không cảm thấy tiện trò chuyện với bạn.

Nhấn mạnh rằng mọi thông tin sẽ được giữ bí mật.

Lên lịch gặp vào tuần cuối cùng làm việc của nhân viên đó.

Lên kế hoạch gặp gỡ vào tuần làm việc cuối cùng của người đó.

Hãy ý thức về địa điểm bạn chọn và hỏi người nhân viên sắp nghỉ việc của bạn xem gặp gỡ ở đâu thì thoải mái nhất cho người đó – những nhân viên đã làm việc lâu thường thích một bữa trưa bên ngoài văn phòng. Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy chọn một nơi nào đó trung lập để làm nhẹ bớt cảm giác “cấp trên – cấp dưới”.

Khi trò chuyện

Khiến nhân viên của bạn thoải mái bằng cách xếp chỗ ngồi kề bên góc của bàn bốn người hơn là ngồi đối diện.

Hãy nhớ là bạn ở đó để lắng nghe và thu thập thông tin, không phải để tự vệ. Hãy ghi chép điều cần thiết. Hãy diễn giải những lời nhận xét để cho thấy bạn thành thật muốn hiểu (xem Lắng nghe, trang 209).

Hãy khích lệ nhân viên của bạn nói cụ thể. Hãy hỏi những câu hỏi mở về cách cảm nhận của người ấy đối với phong cách lãnh đạo của bạn, sự tương tác của nhóm hoặc bộ phận với sự quản lý ở mọi cấp độ, những trở ngại và khó khăn tại nơi làm việc, văn hóa của công ty nói chung và ảnh hưởng của nó trên cung cách làm việc, hoặc những khía cạnh của công việc mà người đó thích thú. Hãy hỏi xem có bất kỳ thông tin nào mà người đó cảm thấy bạn cần biết hay không.

Hãy sử dụng công việc mới của nhân viên của bạn như một công cụ để xác định xem có thể cải tiến những điều gì. Tìm hiểu về lương bổng và phúc lợi, môi trường làm việc mới, cái gì hấp dẫn người đó đến vị trí mới ấy. Nếu người đó thôi việc mà không có một vị trí nào mới cả, điều này có thể có nghĩa là có những vấn đề riêng tư buộc phải như vậy hoặc vì môi trường làm việc đã trở nên không thể chịu nổi. Hãy thử gợi ra những thông tin này, nhưng đừng trở nên thô lỗ hoặc kẻ cả.

Hãy cám ơn nhân viên của bạn vì thời gian và sự sẵn sàng giúp đỡ bạn, nhằm làm cho công ty của bạn trở thành một nơi làm việc tốt hơn. Hãy thành thật chúc mừng người ấy và chúc người ấy gặp nhiều may mắn.

Sau khi nhân viên của bạn thôi việc

Hãy sắp xếp thông tin bạn nhận được thành từng điểm quan trọng và chuyển những vấn đề cấp bách nhất đến những người có trách nhiệm giải quyết chúng. Hãy suy nghĩ về những đánh giá của nhân viên bạn đối với cung cách làm việc của bạn và điều chỉnh cho thích hợp.

Nếu thông tin từ cuộc trò chuyện chỉ đến một vấn đề nghiêm trọng hoặc rộng hơn trong bộ phận của bạn, hãy tổ chức một cuộc trò chuyện sau đó với người nhân viên cũ sau đó ít tuần. Quan điểm của người đó có thể đã thay đổi sau khi ra khỏi tổ chức của bạn, hoặc cùng với thời gian, những ý kiến của người ấy trở nên rõ ràng hơn. Một lần nữa, hãy hỏi xem người đó có thích trò chuyện với người phụ trách nhân lực hơn, để thu được những thông tin khách quan hơn.

Những câu hỏi trong cuộc trò chuyện với nhân viên xin thôi việc

Nếu bạn làm công việc của tôi, bạn sẽ thay đổi điều gì trước tiên? Tại sao?

Tôi có thể cải thiện khu vực làm việc của chúng ta như thế nào?

Điều gì khiến bạn mệt mỏi nhất trong công việc?

Điều gì bạn thích nhất trong công việc?

Những chính sách chung nào bạn thấy đáng khen nhất?

Những chính sách hoặc quy trình chung nào khiến công việc của bạn trở nên khó khăn nhất? Tại sao?

Công việc mới của bạn cho bạn cái gì mà chúng tôi không thể cho?

Bạn sẽ nhớ điều gì nhất về thời gian làm việc tại đây?

Nếu bạn có thể nói với giám đốc một điều, thì điều đó là gì?

Chúng tôi cần làm gì để đảm bảo là người thay thế bạn sẽ ở lại với chúng tôi?