Khủng hoảng là tên gọi khác của cơ hội.

— Khuyết Danh

Những dự án cuốn hút tai họa như các gia đình hoàng gia thu hút những nhà viết tiểu sử xấu. Tuy nhiên, chỉ cần một chút may mắn và cẩn thận, bạn có thể giữ cho dự án của bạn không rơi vào thùng rác của công ty.

Phát triển một mệnh lệnh cụ thể và chi tiết

Xác định mục đích của dự án (chẳng hạn, nhằm nghiên cứu, hoặc áp dụng sự thay đổi).

Thiết lập các thông số của dự án: về địa lý, bộ phận, thẩm quyền.

Liệt kê những lĩnh vực mà dự án tác động tới: những mức độ tổ chức nào, sản phẩm hoặc dịch vụ nào, những hệ thống và quá trình nào.

Tập hợp một đội ngũ tốt nhất. Hãy tự hỏi những câu sau:

Các thành viên của nhóm có đại diện cho các bộ phận mà dự án có tác động tới không?

Họ có thời gian để tham gia đầy đủ vào dự án không?

Họ có những kỹ năng tốt và cần thiết không?

Những người tham gia có sự hiểu biết tốt về những lĩnh vực mà dự án sẽ bao trùm không? Một ví dụ rõ ràng, nếu một phần của dự án là lập một cơ sở dữ liệu, bạn sẽ cần ít nhất là một chuyên gia về kiến trúc thông tin và một người trong lĩnh vực cụ thể mà từ đó thông tin được lấy.

Có đại diện của nhiều quan điểm và phương pháp luận không?

Nhóm và dự án có nhà tài trợ không?

Gặp nhóm của bạn

Chào mừng nhóm của bạn và giải thích nhiệm vụ của dự án, tầm quan trọng, các thông số, thành phần của nhóm và chương trình chung của bạn. Mời họ tham gia.

Thiết lập những nguyên tắc cơ bản về cách nhóm sẽ làm việc với nhau. (Ví dụ, “Chúng ta sẽ cởi mở với những ý tưởng mới, cho phép tất cả mọi người đều tham gia đầy đủ, và báo trước cho người lãnh đạo dự án nếu chúng ta bị trễ so với thời khóa biểu nhằm đạt mục đích.”)

Hoạch định một vài hướng dẫn chung về tổ chức: khi nào các bạn sẽ gặp mặt, tần suất và địa điểm. Những điều này cần phát triển tự nhiên từ việc chia nhỏ các mục đích của kế hoạch. Điều quan trọng là làm sao để cả nhóm đều có vị trí trong những cơ cấu này.

Nhanh chóng khiến cả nhóm cùng động não để lường trước được những trở ngại, rào cản có thể có và kết hợp những cách vượt qua trong chương trình chung.

Kết thúc cuộc họp theo chiều hướng tích cực bằng cách liệt kê những ích lợi cho các thành viên của nhóm khi dự án thành công.

Phát triển một kế hoạch

Làm cùng cả nhóm, chia dự án thành những bước (mục đích) có thể đo đạc, định lượng được, và khiến cho từng bước đều quan trọng để hoàn thành dự án.

Sử dụng những công cụ ghi chép thích hợp để tư liệu hóa chương trình của bạn. Có nhiều phần mềm ví tính tinh vi nhưng đơn giản mà để giúp bạn xây dựng biều đồ

Gant hoặc PERT (Program Evaluation and Review Technique – Kỹ thuật Xem xét và Đánh giá Chương trình) để chỉ đạo và theo dõi các hoạt động của bạn. (Biểu đồ Gant mô tả chi tiết các nhiệm vụ khác nhau, ai sẽ làm, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Biểu đồ PERT mô tả tất cả các bước cần tiến hành để hoàn thành một nhiệm vụ, cũng như những công đoạn trọng yếu, mà nếu bị trì hoãn, sẽ trì hoãn cả quá trình.)

Đặt ra những thời hạn cụ thể cho từng bước. (“Càng nhanh càng tốt” không đủ tiêu chí để coi là một thời hạn).

Đưa ra mục đích cho từng người cụ thể.

Xác định bản đồ chỉ dẫn căn bản để đạt từng mục đích.

Chương trình cần nhận được sự tán thành của nhà tài trợ dự án.

Quản lý quá trình

Theo dõi sự tiến bộ qua việc đạt được những mục đích con. Hãy lập một biểu đồ theo dõi sự tiến bộ bắt mắt để động viên cách thành viên và gia tăng tinh thần.

Hãy giám sát, đừng làm thay. Nếu ai đó không làm việc, hãy thay người đó hoặc gọi những nguồn nhân lực bổ sung. Nhiệm vụ của bạn là quản lý nhóm, làm gương (hãy đứng ngoài những cuộc chiến trong văn phòng hoặc bộ phận), tập trung vào bức tranh lớn và liên kết nó với tầm nhìn chung và tổ chức những cuộc họp đầy đủ và súc tích, theo những mục đích cụ thể.

Hãy phân phát báo cáo tiến bộ định kỳ cho các thành viên của nhóm để tiếp thêm nhuệ khí và khiến họ cảm thấy được đánh giá đúng.

Hãy ghi nhận những sự xuất sắc của cá nhân, và truyền đạt sự tuyên dương này cho cả nhóm và cấp trên của người đó.

• Hãy sửa đổi kế hoạch và các thông số của dự án khi cần thiết.

Quản trị những dự án khẩn cấp

Bạn có thể làm một cú hích cuối cùng cho một dự án có vấn đề được hoàn thành bằng cách:

Tăng mức độ cố gắng lên 10 lần (làm công việc bạn nghĩ là cần thiết nhiều hơn 10 lần).

Hãy mời người trợ giúp đến – một người bạn, người cố vấn hoặc đồng nghiệp, người có thể hỗ trợ và tư vấn cho bạn.

Duy trì đà tấn tới – bằng cách tuần nào cũng tiến về phía trước, bạn sẽ kéo theo những phần còn lại của dự án.

Mời nhóm đại diện gồm những khách hàng quan trọng và chỉnh sửa những mục đích và thông số của dự án để tạo nên kết quả bất thường dựa trên thông tin của họ.

Dự trữ – thử cho phép thời gian và chi phí gấp đôi so với nhu cầu.

Tóm lại

Trình bày những kết quả của dự án với cấp trên để được đồng tình và ghi nhận.

Ăn mừng kết thúc dự án theo cách thích hợp. Một bữa ăn hoặc tặng phiếu (đã thanh toán) là hai cách để cám ơn các thành viên trong nhóm.